雇用保険被保険者資格取得届の電子申請のメリットや手続きの流れ | jinjerBlog

雇用保険被保険者資格取得届の電子申請のメリットや手続きの流れ

電子申請

事業主は、従業員がどのような雇用形態であっても、原則として「31日以上雇用される見込みがある」かつ「所定労働時間が週20時間以上」の場合、従業員を雇用保険に加入させる必要があります。

そして、その際に必要となるのが所轄のハローワークに提出する「雇用保険被保険者資格取得届」です。雇用保険被保険者資格取得届を申請する方法としては、以下3つの方法がありますが、今回はその中でも電子申請を行うメリットや手続きの流れについて詳しく解説します。

・所轄のハローワークの窓口で申請する
・郵送にて申請する
・電子申請する

▼そもそも「雇用保険被保険者資格取得届とは?」という方はこちらをご覧ください
雇用保険被保険者資格取得届の加入要件や記入時の注意点について

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1. 雇用保険被保険者資格取得届の際に電子申請を利用する4つのメリット

メリット

「窓口での手続きが一番慣れていてラク」「郵送での申請でも十分」とお考えの方もいらっしゃるかと思いますが、電子申請には主に次の4つの大きなメリットがあります。

1-1. 事業所のパソコンから申請が完結できる

電子申請の大きなメリットのひとつは、ハローワークの窓口や郵便局に出向くことなく、事業所内で申請を完結することができる点です。移動の手間や待ち時間などが発生しないため、業務効率がアップします。

また、書類に手書きで記入するといったこともないため、事業所内で人事管理システムなどを導入している場合には、記入ミスなどをかなり抑えることができるでしょう。

1-2. 時間を気にせず申請ができる

窓口での申請や郵送による申請の場合は、開庁時間や営業時間を気にしなければいけませんが、電子申請の場合は24時間申請が可能なため、業務時間内の好きな時に申請をすることが可能です。

また、雇用保険被保険者資格取得届の場合は、対象となる従業員を雇用した月の翌月10日までが提出期限となるため、申請のために外出する時間が取れない場合でも提出期限内の申請をスムーズに行うことができます。

1-3. 情報漏洩のリスクが軽減される

雇用保険被保険者資格取得届にはマイナンバーを記載する必要があるため、例えば郵送による申請の場合は、一般郵便で郵送することはできず、特定記録や簡易書留といった方法をとる必要があります。また、受理後に発行される書類の返信用の封筒にも同様の方法を取る必要があります。

一方、電子申請であれば社外に情報が漏れることはありませんので、情報漏洩のリスク軽減の面から考えても、窓口や郵送による申請よりも秀でているといえるでしょう。

1-4. 手数料などをその場で納付できる

役所などでの手続きと同様に、申請や届け出には手数料を支払う必要がある場合がありますが、電子申請であれば、インターネット経由でネットバンキングやPay-Easyなどを利用して納付をすることが可能です。

2. 電子申請の対象となる書類

大量の書類

雇用保険被保険者資格取得届の電子申請では、「e-Gov(イーガヴ)」と呼ばれるシステムを使用しますが、対象となる手続きは、雇用保険関係の手続きの他にも、社会保険関係手続や、労働基準関係手続、労働保険適用徴収関係手続など多岐に渡ります。

たとえば、雇用保険関係では、「雇用保険被保険者資格喪失届」「雇用保険被保険者転勤届」「育児休業給付金の申請」といった各種手続きも電子申請で行うことが可能です。

対象手続きの詳細についてはこちらのe-GovDeveloper「対象手続一覧」のページをご確認ください。

2-1. 押印が必要な書類もあるため注意

2020年12月付け省令改正にともない、雇用保険関係の各種届出等における事業主及び申請者の押印欄等が見直され一部廃止となりました。その中のひとつが雇用保険被保険者資格取得届になりますが、すべての書類において押印が不要になったわけではないので注意が必要です。

押印をひとつでもし忘れてしまったがために申請が通らず、書類が返却されることもあるので、二度手間にならないように気を付けましょう。

3. 電子申請の申請方法

電子申請

電子申請と一口に言っても、実はその申請方法は以下の3つの方法があります。

・直接入力方式
・連記式/CSVファイル添付方式
・API利用方式

ここからは、それぞれの概要について説明していきましょう。

3-1. 直接入力方式

直接入力方式は、その名のとおりe-Govの入力画面に沿って必要な情報を直接入力していく基本的な方法です。直接入力方式の場合は、1つの申請につき1被保険者の届出のみとなります。

紙ベースで申請する時と入力部分などがほぼ同じであるため、初めてe-Govをによる電子申請をする方でも比較的使いやすい方法でしょう。

3-2. 連記式/CSVファイル添付方式

雇用保険の電子申請では「連記式」と呼ばれ、社会保険の電子申請では「CSVファイル添付方式」と呼び方が違いますが、内容としては、電子申請用のCSVファイルを作成し、そのファイルをe-Govシステムに添付して申請をする方法です。

そのため、e-Govシステムに直接入力をして申請をするわけではなく、対応する給与ソフトや磁気媒体届出書作成プログラムなどを使用してCSVファイルをまずは作成しておく必要があります。

3-3. API利用方式

API利用方式は、e-Gov外部連携API対応のソフトウェア、つまり、各メーカーから販売されているe-Govに対応した外部連携APIシステムを使って、申請データの作成や申請処理、公文書取得といった一連の作業をソフトウエアで一元化して行える方式のことをいいます。

通常であればe-Gov電子申請のWebサイト上で作業を行いますが、API利用方式であれば普段事業所で使用している労務管理システム(e-Govに対応しているもの)からそのまま申請が可能なので、スムーズに申請手続きをすすめることが可能です。

4. 電子申請の手続きの流れ

手続き

最後に、実際の電子申請の手続きの流れについて見ていきましょう。

4-1. アプリをインストール

まず、「e-Gov電子申請アプリケーション」をインストールします。OSはWindows、macOSのいずれにも対応しています。画像による操作案内があるため、案内に沿ってすすめればスムーズにインストールが可能です。

4-2. アカウントの取得・ログイン

「e-Govアカウント」を取得します。アカウントの取得についても画面の画像に沿って3つのステップで完了します。

4-3. マイページから申請や届け出をする

2.の手順でログインすると、マイページにアクセスできるため、そこから利用したい手続を選択します。申請届出様式の入力画面が表示されたら、申請内容の入力や、必要に応じて必要書類の添付を行い、提出ボタンをクリックします。

なお、申請内容によっては電子署名を求められるケースもあり、その場合は認定局から電子証明書の発行を受けておく必要があります。

4-4. 処理状況などの確認をする

必要に応じてマイページから申請の処理状況を確認することができます。処理状況の確認についてはパソコンだけではなくスマートフォンからも可能です。

4-5. 手数料を納付する

申請や発行などに手数料が必要な場合は、Pay-Easy対応の金融機関であれば、インターネットバンキングやATMを使って電子納付が可能です。

4-6. 公文書を取得する

申請が受理されれば、公文書が発出されます。公文書のファイルはマイページからダウンロードが可能です。
なお、申請する手続きの内容によっては公文書発出されてないケースもあります。

本章で電子申請の方法について解説してきましたが、そもそも社会保険の手続きを理解していないと、具体的にどのように行うのかイメージがつきづらいかと思います。

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5. 社会保険の電子申請義務化の概要

2020年4月から、大法人といわれる、「資本金の額または出資金の額が1億円を超える法人並びに相互会社、投資法人及び特定目的会社にかかる適用事業所」事業所が社会保険に関する手続きを行う場合には、電子申請を必ず使用するような取り決めがなされました。

電子申請義務化の対象となる雇用保険に関係する書類は以下の5点です。

・被保険者資格取得届
・被保険者資格喪失届
・被保険者転勤届
・高年齢雇用継続給付支給申請
・育児休業給付申請

また、厚生年金保険や健康保険、労働保険も電子申請義務化となっておりますので、自社が該当するのか確認した上で正しい対応を取るようにしましょう。

参考:厚生労働省「2020年4月から特定の法人について電子申請が義務化されます

6. 将来性や利便性を踏まえて電子申請のご検討を

将来性

現在、雇用保険被保険者資格取得届の申請は、窓口、郵送、電子申請という3つの方法から選ぶことができますが、申請時間を気にしたり、紙の書類を発行・郵送する手間などを考えると電子申請が最もメリットが大きいと言えます。

さらに、e-Gov外部連携APIに対応したソフトウェアやサービスを使うことで、より電子申請は身近で簡単なものになります。現在は大企業などの一部のみ電子申請の義務化がされていますが、いずれ中小企業においても義務化が進められれる可能性は高いでしょう。

現在、窓口や郵送にて雇用保険被保険者資格取得届の申請を行っている方は、是非この機会に電子申請への見直しを検討されてみてはいかがでしょうか。

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