雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書の書き方や例文を紹介

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人事・労務管理

更新日: 2024.4.2
公開日: 2022.1.13
【監修者】石原昌洋
(特定社会保険労務士・中小企業診断士)

雇用保険被保険者資格取得届の提出が遅れてしまった場合、遅延理由書の提出が必要となります。遅延理由書を書く場合には、堅苦しい書き方をする必要はないものの、簡潔にポイントをおさえた内容にしておかなければなりません。

今回は、雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書の書き方や例文、提出後にすべき対策について紹介していきます。

▼そもそも「雇用保険被保険者資格取得届とは？」という方はこちらをご覧ください
雇用保険被保険者資格取得届の加入要件や記入時の注意点について

1. 雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書の書き方とは
2. 遅延理由書の例文
3. 遅延理由書の提出後にやること
4. 雇用保険被保険者資格取得届の提出が大幅に遅れる場合は遅延理由書の提出が必要

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1. 雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書の書き方とは

雇用保険被保険者資格取得届は、翌月10日を期限として、事業所所轄のハローワークまで提出する必要があります。
例えば、4月1日に入社し、雇用保険の資格を取得した場合には、翌月5月10日までに提出しなければなりません。

もし、この期限を大幅に遅れてしまったら、雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書を作成し、雇用保険被保険者資格取得届と一緒に提出する必要があります。遅延理由書を提出すべき遅延の期間はハローワークにより異なりますが、原則、雇用保険被保険者資格取得届の提出が半年以上が遅れた場合には提出しなければならないものと覚えておきましょう。

1-1. 遅延理由書のみで雇用保険の資格取得ができるのは2年まで

遅延理由書のみでさかのぼって雇用保険の資格取得ができるのは2年前までとなります。
2年を超えると、雇用保険料の徴収が確認できる賃金台帳を提出しなければならないだけでなく、別の書類を作成しなければなりません。事務処理がさらに煩雑になるため、早めの手続きを行うほうがよいでしょう。

1-2. 遅延理由書のフォーマット入手先は？

雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書のフォーマットは、労働局のホームページからダウンロードにより入手することが可能です。PDF版とWord版が用意されているページもありますので、使用したいフォーマットを選択し、ダウンロードしましょう。

ただし、これらは法律で決まったフォーマットではないため、最低限必要となる項目を記入したうえで独自に作成し、提出することでも問題ありません。

1-3. 遅延理由書に最低限必要な項目は？

遅延理由書を書く際に最低限必要となる項目には、次の4項目があります。

◇遅延理由書に書くべき4項目
＊遅延理由書を提出するハローワーク（事業所所轄のハローワーク）
＊書類提出が遅延した理由
＊雇用保険の被保険者氏名・生年月日・資格取得日
＊事業主情報

所定のフォーマットを使用しない場合には、上記4項目については忘れず記載しておきましょう。

1-4. 遅延理由書の書き方

遅延理由書を書く場合には、遅延した理由と再発防止案について記入しておきましょう。ここでは、それぞれに記入しておくべき内容について説明します。

①遅延した理由の書き方

遅延した理由を書く際には、長い文章にするのではなく、簡潔にまとめるとよいでしょう。
その際には、「事務連絡に漏れがあったため」「業務多忙による失念」など、責任を認める書き方としましょう。

事務担当の怠慢や不手際といった内容で理由をまとめると、責任転嫁のようにとられるだけでなく、言い訳がましい印象をあたえるため、なるべく避けるのが賢明です。

②再発防止案の書き方

遅延理由書では、遅延した理由を書くと同時に、再発防止につながる策についても書き添えるようにすると、相手への謝罪の気持ちが伝わります。

もし、仮に不慮の事故や天候不順といった不可抗力による出来事が遅延の理由になった場合でも、お詫びの気持ちを表す文言については入れておくようにしましょう。

2. 遅延理由書の例文

雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書の例文は上記の通りです。
だらだらとした文章にしないことと、言い訳がましい文章にしない点にしないようにする点に注意し、お詫びの気持ちが相手に伝わる内容になるように心がけましょう。

3. 遅延理由書の提出後にやること

雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書をハローワークに提出すれば、雇用保険被保険者資格取得届の交付を受けることができますが、そのほかにもやっておくべきことがあります。ここでは、遅延理由書提出後にやるべきことを2点取り上げ、紹介します。
◇雇用保険被保険者資格取得届の遅延理由書提出後に実施すること2つ

従業員から雇用保険料を徴収していない場合には、従業員に説明をして過去に遡って徴収する
雇用保険被保険者資格取得届の遅延が常態化しているときは対策をとる

以下、これら2つについて具体的に説明します。

3-1. 従業員から雇用保険料を徴収していない場合には、従業員に説明をして過去に遡って徴収する

雇用保険料を過去の分を従業員から徴収していなかった場合には、加入時に遡って保険料を徴収する必要があります。従業員へ説明とお詫びをした上で保険料を徴収するようにしましょう。徴収方法については従業員と話し合いをして決めるとよいでしょう。

3-2. 雇用保険被保険者資格取得届の遅延が常態化しているときは対策をとる

資格取得届の提出が頻繁に遅延している場合には、今後は遅延することのないよう対策をしっかりとおこないましょう。

事業所によっては、経費を削減する目的で対象者の雇用保険加入義務を怠っているところもあるため、労働基準監督署の立ち入り調査が入る場合もあります。再び提出が遅延しないよう、社内で再発防止策について検討しておくとよいでしょう。また、2020年10月の法改正により、社会保険の対象範囲が拡大されます。

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