顛末書（てんまつしょ）や始末書（しまつしょ）には明確な違いがあります。不祥事・ミスが発生したときのために、それぞれを作成する目的を把握しておくことが重要です。

一方で「どちらの作成を指示すればいいかわからない」「基本のフォーマットは？」など、疑問を感じている方も多いでしょう。基本的な知識を把握しておき、不祥事・ミスの再発防止につなげることが求められます。

本記事は、顛末書と始末書の違いとそれぞれの提出させるシーンをまとめました。そのほかの文書との違いや基本のフォーマット、提出させる際の注意点とあわせて紹介します。

1. 顛末書と始末書の5つの違い

顛末書と始末書の違いは以下の5つです。

1. 作成する目的と作成者
2. 提出先
3. 提出のタイミング
4. 懲戒処分の有無や人事評価への影響
5. 提出の強制力

どちらを提出させたらいいのか判断するために、ぜひ役立ててください。

1-1. 作成する目的と作成者

作成する目的と作成者の違いは以下の通りです。

	目的	作成者
顛末書	不祥事・ミスの経緯を客観的に報告する	現場担当者や直属の上司など適切な立場の人物
始末書	不祥事・ミスの経緯を報告して反省・謝罪を示す	不祥事・ミスの当事者

顛末書は、仕事上で不祥事・ミスが発生したときに、原因や対応など詳細を時系列で記録する文書のことです。一方の始末書は、不祥事・ミスの経緯を報告したうえで、当事者が謝罪・反省の意を表明する文書のことをさします。

顛末書は報告書としての、始末書は反省文・謝罪文としての要素が強いと考えるとわかりやすいでしょう。どちらも経緯の報告が含まれますが、始末書では簡略化される傾向があります。

1-2. 提出先

提出先の違いを紹介しましょう。

顛末書	社内向けに作成して提出する
始末書	社内向けもしくは社外向けに作成して提出する

顛末書の提出は社内向けですが、始末書は社外に向けて提出するケースがあります。当事者や企業の信頼回復のために、丁寧な謝罪と具体的な解決策の記載が求められるでしょう。

1-3. 提出のタイミング

それぞれを提出するタイミングは以下の通りです。

顛末書	事態が収束したタイミングで作成させる
始末書	不祥事・ミスが発生した直後に作成させる

顛末書は一部始終を記録する文書であるため、事態が収束したタイミングで作成されます。ただし、事態の収束まで長引く場合は、途中で経過報告書の作成が必要です。

始末書の場合は、トラブルが発生したとき迅速に反省・謝罪を示す目的で作成されます。まず始末書を提出して、その後に上司などの指示に従って対処する形です。

1-4. 懲戒処分の有無や人事評価への影響

懲戒処分の有無や、人事評価への影響の違いについてまとめました。

	懲戒処分の有無	人事評価への影響
顛末書	懲戒処分はない	人事異動・人事考課に関わる可能性がある
始末書	懲戒処分になる可能性がある	人事査定の評価が下がる可能性がある

顛末書は報告書としての要素が強いため、提出による懲戒処分はありません。人事評価が下がることも基本的にないものの、内容によっては関係する従業員の人事異動・人事考課に関わる可能性があります。

始末書の場合は懲戒処分になるケースがあり、従業員に対する処分の証拠としても有効です。譴責（けんせき）として、始末書の提出そのものを懲戒処分とすることがあります。

同じ不祥事・ミスを繰り返したなど、内容によっては減給や出勤停止など重い処分をくだすべきケースもあるでしょう。懲戒処分としない場合でも、人事査定に反映することが考えられます。

1-5. 提出の強制力

提出の強制力の違いは以下の通りです。

顛末書	業務命令で提出させられる
始末書	業務命令で提出させることが違法になる可能性がある

不祥事・ミスの報告は必須であるため、顛末書は業務命令で書かせられます。一方で始末書の場合は提出を強制できないので、注意しましょう。

2. 顛末書や始末書と報告書・理由書・反省文との違い

顛末書や始末書と、報告書・理由書・反省文の違いをまとめました。

	概要	提出先
顛末書	不祥事・ミスの事実を客観的に記録する文書	社内
始末書	経緯を報告したうえで謝罪・反省の意を表明する文書	社内もしくは社外
報告書	必要な情報を要約して提供するための文書	上司・関係者
理由書	物事を判断した際の根拠・理由を説明する文書	説明すべき相手
反省文	軽度なミスやトラブルの際に謝罪と反省の意を示す文書	直属の上司

上記のように目的や提出先はそれぞれ異なります。どの文書を提出させるべきなのか、事例にあわせて適切に判断することが重要です。

3. 顛末書と始末書の具体的な項目・記載内容の違い

顛末書の始末書に記載すべき、具体的な項目をそれぞれ紹介します。

顛末書	発生日時 発生場所 不祥事・ミスの概要 問題発生の原因 損害・被害のレベル 対応状況 再発防止策 担当者による見解
始末書	提出日時 宛先 所属・社員番号 氏名 発生日時 不祥事・ミスの概要 反省・謝罪 再発防止策 備考 承認印

不祥事・ミスを客観的に報告する顛末書と違い、始末書は反省・謝罪を記載する項目が必要とされます。ただし、顛末書と始末書のフォーマットに決まりはなく、上記の項目はあくまで一例です。

企業側でフォーマットを定めておけば、従業員が作成する際の手間が軽減されます。必要な項目を明確にしておくことで、内容の不足を防止できるでしょう。

4. 顛末書や始末書を提出させるシーンの例

それぞれを提出させるべきシーンは以下の通りです。

顛末書	事務処理や手続き上でミスが発生したとき 商品・サービスに欠損・不具合があったとき 社内から特定の人物に対してクレームがあったとき 懲戒処分の前段階として客観的な事実を把握するため
始末書	就業規則に違反したとき 金銭の紛失や備品・社用車などの破損が発生したとき 大きな不祥事・ミスが発生したとき 寝坊によって遅刻を繰り返したとき 著しく会社の信用を傷つけたとき

どちらの書類を提出するべきか、状況に応じて企業側が判断してください。不祥事・ミスの内容によっては、顛末書と始末書の両方を提出させるべきケースもあります。

5. 顛末書や始末書を提出させる際の4つの注意点

顛末書や始末書の提出をさせる際の注意点は以下の通りです。

1. 顛末書の提出を拒否された場合の措置を明記しておく
2. 顛末書の内容が不十分なら再提出させる
3. 始末書の提出を強制してはいけない
4. 始末書の人事査定への反映は慎重におこなう

トラブルを防ぐために、あらかじめチェックしておきましょう。

5-1. 顛末書の提出を拒否された場合の措置を明記しておく

顛末書の提出を拒否された場合の措置を就業規則に記載すれば、適切に対処できます。以下の項目をしっかりと明記しておきましょう。

• 顛末書の提出拒否は業務命令違反にあたること
• 提出を拒否した場合の処分内容

就業規則に明記していない場合、従業員に顛末書の提出を強制できません。再発防止策につなげられず、同じ不祥事・ミスを繰り返す可能性が高まります。

再発を防止するためには、提出を拒否した従業員に適切な処分をくだす必要があるでしょう。就業規則に則った処分がくだせるように、必要な項目を記載しておくことが重要です。

5-2. 顛末書の内容が不十分なら再提出させる

内容が不十分な場合は、顛末書を再提出させましょう。原因や経緯をチェックしたうえで、記載された再発防止策が有効かどうか慎重に判断します。

同じ不祥事・ミスを繰り返さないように、具体的な再発防止策の記載を求めてください。受け取ったあとも、再発防止策を継続して実施しているか定期的に確認することが大事です。

5-3. 始末書の提出を強制してはいけない

就業規則に則れば提出を強制できる顛末書と違い、始末書の提出は強制することはできません。憲法19条「思想・良心の自由」によって、反省や謝罪の強制は禁止されています。

従業員は始末書提出の拒否が可能です。また始末書の提出拒否を理由に、就業規則違反として懲戒処分をくだすことはできません。

始末書の提出を拒否された場合は、その旨を記録として残しておきましょう。人事査定の評価に反映させるなど、懲戒処分以外の対応を検討してください。

参照：昭和二十一年憲法日本国憲法｜e-Gov法令検索

5-4. 始末書の人事査定への反映は慎重におこなう

始末書の提出をさせた場合、人事査定への反映は慎重におこなう必要があります。譴責は最も軽い懲戒処分であるため、1回の提出だけで評価を下げるのは適切とはいえません。

従業員への大きな不利益にならないように、十分に配慮する必要があります。ただし、同じ不祥事・ミスを繰り返すなど改善が見られない場合は、人事査定への反映を検討してください。

6. 顛末書と始末書の違いを理解してミスの再発防止に役立てよう

顛末書は、不祥事・ミスが発生した際に客観的な事実を記載する文書です。一方の始末書は、経緯の報告に加えて謝罪・反省の意を表明するために提出します。

それぞれ提出の目的や提出先が異なるので、違いを把握しておくことが重要です。提出させるべきシーンとあわせてチェックして、どちらが必要なのか判断しましょう。

具体的な項目の違いも紹介したので、フォーマットの作成に役立ててください。提出させる際の注意点もあわせて確認しておくと安心です。