従業員のスキルや経験、能力などは一人ひとり異なります。そのため、企業は従業員のスキル、経験などを把握して適切な人材配置をすることが大切です。従業員に適した人材配置をすることで、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

この記事では従業員の人材配置に役立つタレントマネジメントシステムについて解説します。

1. タレントマネジメントシステムとは？

タレントマネジメントシステムとは、従業員一人ひとりの個人情報やスキル、経験などを一元管理するシステムを指します。従業員の情報を一元管理することで、情報を分析しやすく人事戦略に役立てることができます。

従来の人事は管理者による主観や印象でおこなわれることもありました。しかし、タレントマネジメントシステムを採用することでデータに基づいた人事ができるため、才能や能力に応じて人材を配置できます。

1-1. タレントマネジメントで人材を有効に活用

タレントマネジメントシステムのベースとなっている、タレントマネジメントという考え方は、1990年代にアメリカで生まれ、日本では2010年代頃から広く認知されたと考えられています。

タレントマネジメントは、従業員のスキルや経験などに着目して人材を配置するというマネジメント手法です。そのため、適材適所の人事が可能になり人材を有効活用できます。

2. タレントマネジメントシステムの主な機能

タレントマネジメントシステムは数多く発表されています。なかでも以下は、一般的にタレントマネジメントシステムに備わっている機能です。

• 従業員の基本情報データベース機能
• スキル管理機能
• コンピテンシー情報管理機能
• 人事評価・目標管理機能
• 育成計画管理機能
• アンケート・サーベイ機能
• 組織図作成・人員配置機能

2-1. 従業員の基本情報データベース機能

タレントマネジメントシステムの基本ともいえる機能が、従業員の基本情報データベース機能です。この機能では従業員のキャリアや実績が登録できます。さらに、従業員のスキルや特技といったさまざまな従業員情報を登録可能です。

一般的なタレントマネジメントシステムは従業員の顔写真も登録できます。そのため、顔とスキルや特技などを含む従業員の基本情報とを紐づけて把握できます。

2-2. スキル管理機能

従業員の基本データベースには、従業員のこれまでのキャリアや実績、スキルが登録可能です。また、入社年や保有している資格なども登録できます。

従業員の基本データは写真も登録できるため、顔写真と名前を紐づけて把握することが可能です。検索機能を用いれば、求めるスキルを有している従業員を瞬時に探し出せます。

2-3. コンピテンシー情報管理機能

コンピテンシーとは高い業績や成果につながる行動特性を指します。タレントマネジメントシステムにはコンピテンシー情報を管理する機能も備わっています。コンピテンシー情報を登録することで、企業が求める従業員像であるコンピテンシーモデルが作成しやすくなります。また、人事評価や目標の管理にも活用可能です。

2-4. 人事評価・目標管理機能

人事評価・目標管理機能では、従業員の目標を設定して進捗や達成度合いを把握可能です。人事評価・目標管理機能は部署単位で人事評価を集計できる、成績を挙げている従業員のコンピテンシーを抽出するといった機能も備わっています。

2-5. 育成計画管理機能

育成計画管理機能とは、業務の内容や期待する人物像と実際の人材とのギャップを基に、育成計画を立案・実施する機能です。タレントマネジメントでは従業員個人やグループ単位で育成の計画を立案して、その結果を検証する必要があります。達成度合いによっては、再度育成計画を立案してPDCAを回していきます。タレントマネジメントシステムを活用することで、計画と進捗、検証が可視化できます。

2-6. アンケート・サーベイ機能

アンケート・サーベイ機能を活用することで、従業員の自社に対する意見を集計可能です。集計した結果を分析することで、効果的な人事配置につなげられます。また、アンケート・サーベイ機能は従業員の自社に対する満足度も把握できます。自社への満足度が低い従業員に対してケアをすることで、モチベーションの向上が期待できます。モチベーションの低下は従業員の離職につながりかねないため、アンケート・サーベイ機能で離職を未然に防ぎましょう。

2-7. 組織図作成・人員配置機能

タレントマネジメントシステムには、従業員の情報を基に組織図を作成する機能が備わっています。なかには、従業員の情報の登録で、自動的に組織図を生成するシステムもあります。また、従業員のスキルをもとに、最適な人材配置をシミュレーションできます。

2-8. データ分析機能・スコアリング機能

データ分析機能・スコアリング機能とは、タレントマネジメントシステムに蓄積されたデータを分析して、グラフでビジュアル化できる機能です。

分析結果がわかりやすく視覚化されるため、より直感的にマネジメントに活かせます。

3. タレントマネジメントを導入するメリット

従業員の情報を一元管理し分析可能なタレントマネジメントシステムを導入することで、次のようなメリットにつながります。

• 適材適所の人材配置でパフォーマンスを最大化
• 公正な評価を下すことによるモチベーションアップ
• 後継者の計画的な育成
• 人事の業務効率化

3-1. 適材適所の人材配置でパフォーマンスを最大化

タレントマネジメントシステムを活用すれば、従業員の特徴やスキル、得意なことなどに基づくマネジメントが可能です。そのため、それぞれの従業員に適した適材適所の人材配置を施すことで、パフォーマンスの最大化が期待できます。

3-2. 公正な評価を下すことによるモチベーションアップ

タレントマネジメントシステムにはさまざまな評価シートのテンプレートが搭載されています。テンプレートは自社に応じたカスタマイズが可能なため、評価者ごとに偏りがある場合はバラつきを調整できます。バラつきを調整することで、公平な評価が下せるようになりモチベーションのアップが期待できます。

3-3. 後継者の計画的な育成

タレントマネジメントシステムに蓄積された情報は従業員の育成に活用可能です。従業員のスキルや個性などに基づいて、それぞれに応じた育成計画を立案できます。そのため、無駄なく効率的な育成も期待できるでしょう。

3-4. 人事の業務効率化

従来の人事業務は紙やExcelで従業員の情報を管理しているケースがありました。紙やExcelでの管理となると煩雑にならないように注意する必要があり、管理にかかる労力が発生していました。

一方、タレントマネジメントシステムの場合、データベースで一元管理できるため、人事の業務を効率化可能です。

4. タレントマネジメントを導入するデメリット

タレントマネジメントを導入する際は次のようなデメリットに注意しましょう。

• 社内の合意を得るのに時間がかかる
• 導入コストが発生する

4-1. 社内の合意を得るのに時間がかかる

タレントマネジメントに限らず、新たな取り組みを実施しようとした場合、社内の合意をすぐに得られない可能性があります。そのため、タレントマネジメントを導入するまでに時間がかかってしまうかもしれません。

社内での合意を得るには人事業務の効率化、さらに従業員のパフォーマンス向上などのメリットを積極的に伝えるようにしましょう。

4-2. 導入コストが発生する

タレントマネジメントのためには、専用のタレントマネジメントシステムを導入する必要があります。タレントマネジメントシステム導入にはコストが発生するため、予算と導入後に予想される効果を比較して導入するようにしましょう。

5. タレントマネジメントシステムの選び方

タレントマネジメントに欠かせないタレントマネジメントシステムを選ぶ際は、次のような点がポイントです。

• 導入の目的で選ぶ
• 事業規模で選ぶ
• システムの柔軟性で選ぶ

5-1. 導入の目的で選ぶ

タレントマネジメントシステムを選ぶ際は導入の目的に立ち返りましょう。タレントマネジメントシステムはさまざま発表されていて、評価や育成に適したシステムもあれば、人事配置に適したシステムもあります。そのため、どのような目的でタレントマネジメントシステムを導入するかを思い返し、それに応じたシステムを選ぶことが大切です。

5-2. 事業規模で選ぶ

タレントマネジメントシステムを選ぶ際は、自社の事業規模に適しているかを確認しましょう。一般的に事業規模が大きくなり従業員人数が増えると組織も複雑化してきます。そのため、自社の事業規模に対応できるシステムを選ぶようにしましょう。

5-3. システムの柔軟性で選ぶ

タレントマネジメントシステムのなかには、柔軟に自社の状況にカスタマイズ可能なシステムもあります。このようなシステムであれば自社のマネジメント体制にあわせることが可能です。反対にカスタマイズができないシステムの場合、自社のマネジメント体制をシステムに合わせる必要があり、抜本的な改革が発生しかねません。

6. タレントマネジメントシステムの機能を使いこなすポイント

タレントマネジメントシステムにはさまざまな機能があります。これらの機能を使いこなすために、次のようなポイントを押さえておきましょう。

• 既存システムと連携する
• 社内の状況に合わせてカスタマイズする
• サポートを活用する

6-1. 既存システムと連携する

タレントマネジメントシステムと、既に自社で使用している既存システムとを連携することで、効率的にタレントマネジメントを進められます。既存システムと連携できない場合、データを手入力する必要が出てくるため、ミスの発生にもつながりかねません。ミスの防止や効率的な業務を実現するためにも、既存システムと連携させましょう。

6-2. 社内の状況に合わせてカスタマイズする

企業によって従業員の状況や社内の状況は異なります。そのため、自社の状況に合わせてタレントマネジメントシステムをカスタマイズすることが大切です。カスタマイズせずに使用していると、別のタレントマネジメントシステムを導入せざるを得なくなったり、課題解決への対応が遅れてしまったりします。

6-3. サポートを活用する

タレントマネジメントシステムを運用していくうえでは、専門的な知識が必要になるケースがあります。タレントマネジメントシステムの機能を最大限使いこなすために、サポートを活用するようにしましょう。サポートを利用せずに自社で解決しようとすると、解決に時間がかかります。そのため、タレントマネジメントシステムを導入する際は、サポートが充実しているシステムを選ぶようにしましょう。

7. タレントマネジメントシステムを使いこなして人材を有効活用しよう

タレントマネジメントシステムとは、従業員の情報を一元管理して人事戦略に役立てる仕組みです。タレントマネジメントシステムには、スキル管理機能、コンピテンシー情報管理機能など、さまざまな機能が備わっています。

タレントマネジメントシステムの機能を使いこなすには、既存システムとの連携や社内の状況に合わせたカスタマイズなどを意識するのがポイントです。タレントマネジメントシステムを活用して、人材の有効活用につなげましょう。