企業の人事部門が効率化を目的として人材ポートフォリオを用いる例があります。人材ポートフォリオを活用すれば、組織の活動に必要な人材タイプを把握したり、人的資源がどのように構成されているのかを分析したりすることが可能となります。

企業の人材マネジメントを効率化するためにも、ぜひ人材ポートフォリオを導入しましょう。本記事では人材ポートフォリオの作成方法や運用のポイントについて説明します。

1. 人材ポートフォリオとは？

まずは人材ポートフォリオとはどのような手法なのか、近年注目されている理由や、タレントマネジメントとの関係を知っておきましょう。

1-1. タイプ別に人材の過不足をチェックするツール

人材ポートフォリオとは、企業にとっての必要な人材が社内でどう構成されているのかを分析するマネジメント手法を意味します。

企業が事業計画を実現し業務の効率化を高めるためには、部署ごとに必要となる人材の種類や人数を把握しなければなりません。人材ポートフォリオを活用すれば、企業に求められる人材の分析や整理を効率よくおこなえます。

社内のどこにどんな人材がどれくらいいるのが効果的かというのが、人材ポートフォリオの軸となる考え方です。

「どこに」の部分では社内の部門やポジション、役職などを考えます。「どんな」の部分には、従業員のスキルや担当する業務内容、能力や適性、性格やビジョンといった要素が入ります。「どれくらい」の部分では従業員の人数に加え、勤務年数も考慮します。

項目ごとに社内の人員を分類して分析すれば、どんな人材が足りていないか、どの部署に余剰が生じているかを可視化できます。

1-2. 人材ポートフォリオが注目される理由

人材ポートフォリオは2020年頃から注目されるようになり、導入する企業が増え始めました。なぜ急に重要性が取り上げられるようになったのか、2つの原因を解説します。

①人材版伊藤レポートで重要性が認識された

人材ポートフォリオが注目される理由は、2020年9月に経済産業省が発表した『持続的な企業価値向上と人的資本に関する研究会』における報告書『人材版伊藤レポート』で、人材ポートフォリオの重要性が説かれたからです。

『人材版伊藤レポート』では企業が継続して成長するために、人材を資本として捉える人的資本経営を提唱しています。この人的資本経営にとって重要になるのが、動的人材ポートフォリオです。組織に必要な人材を把握して、理想の状態に向けて柔軟に採用や配置、育成することが、企業としての成長につながります。

②ISO30414による人的情報開示の義務化

ISO30414は2018年にISO（国際標準化機構）から発行された人的資本情報開示のガイドラインです。米国ではこれをベースに人的資本情報の開示を義務化する動きが出ており、日本でも2023年から一部の企業に対して義務化がはじまりました。

人的資本情報の開示は、言葉の通り企業が抱えている人的資本の情報を開示することを指し、従業員のスキルや経験、労働条件やダイバーシティなどさまざまな情報を公開することになります。開示を求められた際に対応できるように、人材ポートフォリオを作成する企業が増えています。

1-3. 人材ポートフォリオとタレントマネジメントの関係

人材ポートフォリオと大きく関係するのがタレントマネジメントです。

タレントマネジメントは従業員の経験やスキルを社内で一括管理して、マネジメントに活かすことを意味します。人材ポートフォリオは人材の情報をまとめて整理しているものであるため、タレントマネジメントをするうえで表情に有用なものになります。

適材適所の人員配置をおこない、業務の効率化や企業全体の生産性を向上するために人材ポートフォリオとタレントマネジメントは密に連携を取り合うことになるでしょう。

2. 人材ポートフォリオを活用するメリット

人材ポートフォリオを作成すると人材の配置やキャリア支援など、人事のさまざまな分野に活用できます。特に大きなメリットを3つ紹介します。

2-1. マネジメントに活用できる

前の項目でも少し触れましたが、人材ポートフォリオはマネジメントに活用可能です。

人材ポートフォリオによって従業員それぞれの得意不得意やキャリアプランなどが把握できるため、それぞれに応じた部署や業務に配属できます。また、それぞれに応じた部署に配属することで人材育成やモチベーションのアップにもつながるでしょう。

適材適所の配置は、少子化が続き優秀な人材の争奪戦が始まりつつある現代では非常に重要です。人材を効率的に配置することは生産性のアップにもつながるため、大きなメリットになります。

2-2. 自社の人材が明確になる

人材ポートフォリオを作成するには、従業員について評価、分析が必要です。従業員一人ひとりに対しておこなわれるため、細かく個人の能力を確認できます。

その過程で保有しているスキルや経験などもわかってくるため、足りていない人材や、スキルを活かせていない人材を見つけて、補充や異動をさせることができるでしょう。

また、これは採用の方針にも活用できるため、自社に必要な人材をより正確に洗い出して効率的な採用につなげられます。

2-3. 自社の方針や従業員に応じたキャリアの支援ができる

人材ポートフォリオでは、従業員がどのようにキャリアについて考えているかを把握できます。そのため、自社の方針や従業員の希望を考慮した、より適したキャリアの支援が可能です。

特に自社のビジョンと合致したキャリア志向を持っている従業員であれば、より効果的にキャリアアップを進められるでしょう。

また、従業員がどのようなキャリアを考えているか分かれば、指導もしやすくなり、指導を受ける側の従業員も将来性を見出してより精力的に業務に取り組めるはずです。

3. 人材ポートフォリオの作り方

人材ポートフォリオを作成する際は、3つのステップに分けて進めていくとスムーズです。

3-1. 自社の方向性や目標を明確にする

従業員を一人ずつピックアップして分析していくだけでも、人材ポートフォリオのようなものは作ることができます。

しかし、マネジメントをはじめとした人事に生かし、企業の拡大や利益につなげるには自社の方向性や人材ポートフォリオを作成する目的・目標を明らかにしなければなりません。自社が抱えている課題や経営計画・事業計画に必要な人材を考え、方向性を合わせながら人材ポートフォリオを作成しましょう。

3-2. 必要な人材のタイプや人数を分析し決める

自社の方向性が見えてきたら、どのような業務や職種が必要か、人材のタイプはどのようなものが必要かなど、細かく分析していきます。

企業には個人でおこなう仕事やチームでする仕事、既存のものを運用する仕事や新しいものを創造する仕事があります。人材ポートフォリオを作るにあたっては、個人やチームという要素をX軸に、運用や創造という要素をY軸に設定してみましょう。

続いて、この2軸と4象限の分類に対して自社の社員を当てはめていきます。このとき重要なのは、個々の従業員の性質を客観的に分析し、分類していくことです。

例えば、個人でおこない既存のものを運用する仕事の枠には、定められた作業を根気よくおこなえる人材が適しています。組織でおこない新しいものを創造していく業務の枠には、新プロジェクトを企画できる人材やマネジメント人材などが当てはまります。

人材ポートフォリオ作成にあたっての2軸4象限に設定すべき項目は個人やチーム、運用や創造という要素でなくてもかまいません。従業員の得意分野や志向、仕事のスタイルや考え方などを軸に、自社に合った項目を設定しましょう。

3-3. 理想的な人材ポートフォリオに近づける

人材ポートフォリオの内容をもとに、理想となる人材ポートフォリオに近づける方法を検討していきましょう。

人材のバランスを理想的な状態にするための手段には、従業員の配置転換や新規採用といった方法が考えられます。また、研修や勉強会を実施して必要な人材を育てたり、評価制度や目標管理を通してスキルを補ったりするのも有効な手段です。

一部の枠に余剰な人材が多く固まっているときには、退出や解雇といったかたちで対応することもあります。しかし、従業員の退職や解雇を推奨するのはハードルが高いため、最終的な手段と考えるのが無難です。

まずは自社に在籍する従業員の配置換えや育成といった方法で、少しずつ理想的な方向へと調整していきましょう。

4. 人材ポートフォリオに重要な人材要件と分類

理想的な人材ポートフォリオに近づけるには、必要な人材要件を明確にして分類する必要があります。人材要件と人材の分類について、詳しく解説します。

4-1. 人材要件は自社が求める条件を言語化したもの

人材要件は、自社に足りていない人材を埋めるために必要な人物像を言語化したものです。

求めるスキルや能力、成長意欲や思考など、さまざまな要件を細かく言語化し、誰が見てもどのような人物を求めているのか想像できるようにします。人材要件は具体的になればなるほど評価の精度が上がり、人材の採用や育成を効率的におこなえます。

人材要件として定めることが多いのは以下のような項目です。

• 保有しているスキルや能力
• 職務経験
• 成長意欲や思考
• 人物像
• 期待する行動

これらを「必須（MUST）」「持っていてほしい（WANT）」「持っているとよりよい（BETTER）」のように段階別に分けておくとより評価がしやすくなります。

4-2. 人材の分類で過不足の把握や適材適所の配置ができる

人材の分類は、業務の性質と雇用形態の2つでおこなうとわかりやすくなります。

業務による分類

業務による分類でも2軸と4象限で分類します。「個人・組織」「創造・運用」を使った分類の一例を紹介します

組織×創造	マネジメント人材	企業の経営や運営にかかわり、人材を有効活用して組織の成果を上げる立場になる幹部候補
組織×運用	オペレーション人材	すでに確立されている仕組みに沿って業務おこない、目標達成のために運営、推進する実行層にいる人材
個人×創造	クリエイティブ人材	個性的な発想や表現ができ、固定観念や先入観にとらわれないアイデアによって業績アップに貢献できる人材
個人×運用	エキスパート人材	専門的な分野や業務で高い知識や経験を持ち、その分野の先駆者として重要な役割を担う人材

このようは4つの分類を作り、従業員を当てはめていくことで過不足を把握することができます。どの従業員をどこに当てはめるかは事業によって異なり、非常に重要な作業であるため慎重におこなうようにしましょう。

雇用形態による分類

雇用形態による分類は、自社が採用している雇用形態別に従業員を分類する方法です。

正社員・契約社員・パート社員がいる場合は、3つの分類でそれぞれの雇用形態別に分けていく形になります。業務による分類と比べると非常にシンプルですが、視覚的にわかりやすくすることでより効率的な採用ができるようになるでしょう。

5. 人材ポートフォリオを作成するときの注意点

人材ポートフォリオを適切に作成すれば分析や改善に役立ちます。一方で、間違った作り方で作成すると思ったような成果が得られないため注意が必要です。

ここからは、人材ポートフォリオを作成・活用するときに注意するポイントを紹介します。

5-1. データに頼らず正確に個人を分析する

人材ポートフォリオを作成する際は、従業員が保有しているスキルや能力、経験やこれまでの成果、勤務年数などさまざまな情報を見ます。いずれも蓄積されているデータから拾い上げることが多いですが、そうしたデータにだけ頼ってしまうと正確な人材ポートフォリオの作成はできません。

作成したポートフォリオはその後の人材配置にも影響するため、誤った分析をおこなうと従業員のモチベーション低下につながる恐れがあります。

現状も踏まえて個人を正確に分析し、従業員の能力やスキルを一番活かせるように多角的な視点からポートフォリオを作成しましょう。そのためには従業員や上司へのヒアリングや、アンケートなどが効果的です。

5-2. 従業員に優劣をつけない

人材ポートフォリオはあくまで社内の状況を分析するためのツールです。「マネジメント人材は幹部候補だから優れている」などのように、人材ポートフォリオの分類をもとに従業員に優劣をつけるのは不適切です。

企業にはさまざまなタイプの人材が混在しており、異なる一人ひとりの力によって企業を支えていることをしっかりと認識しましょう。

従業員に優劣をつけて判断した結果、人材のタイプが偏って特定の分野が人手不足になり業務のバランスを崩してしまうことも考えられます。また、一部の従業員の不満を煽るリスクも考えられるので気をつけましょう。

5-3. 現場の声や従業員の希望を考慮する

人材ポートフォリオの内容をもとにして企業の人事異動や新規採用をすることも多々あります。しかし、企業側の考えや都合のみで人事異動や新規採用をしてしまうと、現場の従業員が不満を抱える可能性があります。

希望に沿わない配置換えをおこなった結果、モチベーションが大きく低下したり離職を招いたりしては意味がありません。特に人材ポートフォリオをもとにして人事異動を実施する際は、企業側の一方的な考えでおこなわないようにしましょう。

現場の従業員が不満を抱えるだけでなく、深刻な人材不足を招いてしまったり、人件費が余計にかかってしまったりするなど、混乱を招く恐れがあるからです。

5-4. すべての従業員を対象にする

人材ポートフォリオは正社員だけでなく、アルバイトやパート、派遣社員などすべての従業員を対象として作成します。

一部の社員のみの情報を使って人材ポートフォリオを作成しても、社内のバランスを検証することはできません。正社員のみの人材ポートフォリオを作って人材が不足しているように見えても、実際は派遣社員やパート社員の力によって問題なく業務を進められているケースなども考えられるからです。

全体像を把握するためにも、雇用形態を限定せずに分析をおこないましょう。

5-5. 時間をかけて戦略的に作成・運用する

人材ポートフォリオは人事戦略や事業戦略にも関係し、企業の運営に非常に大きな影響を及ぼすものです。

精度の高い人材ポートフォリオを作成するためには、全社横断のプロジェクトとして十分に時間をかけて調査をしましょう。全社横断のプロジェクトであると認識がされれば、各部署レベルでの多角的な調査が可能になり、より正確な分析もできるようになります。

繰り返し検証や見直しをおこない、長期的スパンで作成して戦略的に運用するものであると認識することが大切です。

また、作成した人材ポートフォリオを活用する際も時間をかけて慎重におこなう必要があります。社内すべての従業員を巻き込むプロジェクトであると考え、作成と運用をするように心がけましょう。

5-6. 柔軟性を持たせて動的に管理する

人材ポートフォリオを有効活用するには、柔軟性を持たせた動的な運用が必要です。

企業を取り巻く環境は常に変化しており、市場の変化に合わせて経営戦略、人事戦略も大きく変わっていきます。戦略の進捗によっても人事計画は変動していくため、人材ポートフォリオもそれに合わせて変化していかなければなりません。

過去に作成した人材ポートフォリオでは不足していた人材が余るようになっていたり、反対に足りていた部署で人手不足が発生していたりすることもあるでしょう。施策や方針がかわり、計画が進めば人事計画も変化していくものです。タイムラグの少ない「動的人材ポートフォリオ」を構築できるように、常に情報更新を心がけましょう。

6. 人材ポートフォリオを活用した人材管理の事例

人材ポートフォリオを活用した人材管理の事例は数多くあります。その中から異なる活用方法の3つの例を紹介します。

6-1. 人材ポートフォリオに基づいた採用

A社では作成した人材ポートフォリオに基づいた採用・教育を実施しています。人材ポートフォリオを活用し、戦略的に人材の獲得をおこなっている例です。

人材ポートフォリオの作成では、必要な人材の条件と数を事業軸と機能軸として設定し、年に1回全社全事業部から必要な人材の要件やその人数を洗い出させています。その結果を元に新規採用や教育を実施し、人事戦略に活かしているようです。

自社内だけでは人材を補えない場合は、M&Aによる人材確保や、投資活動を通じた人材確保などをおこない、優秀な人材の獲得に非常に力をいれています。

6-2. 必要なスキルや人物像に合わせた教育

B社では従業員一人ひとりの価値を重視し、人材の基本方針と人物像を設定してそれに合わせた教育をおこなっています。

マネジメント人材やエキスパート人材など、人材別に教育コースを用意し、人材ポートフォリオをもとに従業員の教育を進めています。必要な人材を人材ポートフォリオによって明確化し、その従業員に合わせた教育をおこなうという運用方法です。

こうした取り組みによって会社が従業員の成長を促し、力をつけた従業員による企業の発展を目指しています。

6-3. 社歴や年齢にとらわれない経営プログラムの実現

C社では、優秀な人材の確保や育成を目的に、年齢や社歴に関係なく経営陣レベルで人材ポートフォリオを活用しました。

この企業では、年齢や社歴に関係なく人材ポートフォリオを活用し、幅広い世代に向けた経営プログラムを実施することで人材の発掘をおこなっています。若い世代も含めた幅広い視野で人材の発掘をすることで、埋もれてしまう優秀な人物を見つけ出すことが目的です。

加えて、全社全事業部をマネジメントする部門に対し、適材適所の配置を徹底することで人材の教育を効率化することにも成功しています。

7. 人材ポートフォリオを作成して効率的な人事戦略を進めよう

人材ポートフォリオとは人材タイプの過不足をチェックするためのツールです。各部署やプロジェクトに対して必要な人材を適切に配置すれば、企業全体の業務効率を高められます。

人材ポートフォリオを運用する際には、より効果が出る手法を見極めることが大切です。自社に合った項目を設定したり従業員を丁寧に分析したりと工夫し、人事戦略に役立つ人材ポートフォリオへと昇華させましょう。