「業務の属人化とは？」

「業務の属人化を解消する方法は？」

上記のような疑問をお持ちではないでしょうか。

業務の属人化とは、特定の社員のみが業務の詳細を把握しており、ほかの社員が対応できない状況のことです。

本記事では業務の属人化とは何かを解説します。業務の属人化が起こる原因やデメリット・解消方法なども紹介するので、ぜひ参考にしてください。

目次
1. 業務の属人化とは｜特定の社員だけが業務を把握している状態
2. 業務の属人化とスペシャリストの違い
3. 業務の属人化が起こる原因
4. 業務の属人化によるデメリット・問題点
5. 業務の属人化によるメリット
6. 業務の属人化を解消する方法
7. 業務の属人化を解消し組織の成長を促進しよう

1. 業務の属人化とは｜特定の社員だけが業務を把握している状態

業務の属人化とは、特定の社員だけが業務内容を把握し、ほかの人が対応できない状態のことです。仕事の流れや手順が共有されていないため、担当者が不在になると業務が滞る可能性があります。

上記の状態が続くと、組織全体の生産性が下がるリスクが高まるでしょう。さらに、人材育成が進まず、企業の成長を妨げる原因にもなりかねません。

業務をスムーズに進めるには、一部の社員に依存せず、知識を共有できる仕組みを整えることが大切です。

2. 業務の属人化とスペシャリストの違い

業務の属人化とスペシャリストの違いは、以下のとおりです。

	業務の属人化	スペシャリスト
情報共有	限られた担当者のみが業務を把握	専門知識を組織内で共有できる
業務の専門性	必ずしも高くない	高度な専門知識やスキルを持つ
組織への影響	担当者が不在になると業務が滞る	ほかのメンバーに指導や支援ができる
成長への影響	ナレッジが蓄積されず組織の発展を阻害	組織全１００％ル向上に貢献

業務の属人化は、業務の手順や知識が一部の担当者に偏り、ほかの社員が把握できていない状況です。担当者が不在になると業務が停滞するリスクがあります。

一方、スペシャリストは特定の分野で専門的な知識やスキルを持ち、その力を活かして組織の発展に役立つ人材です。周囲のメンバーに教えたりサポートしたりすることで、チーム全体のスキル向上に貢献します。

3. 業務の属人化が起こる原因

業務の属人化が起こる原因は、以下のとおりです。

1. 業務量が多く情報共有が後回しになる
2. 情報共有の仕組みが整備されていない
3. 特定の社員が意図的に情報を独占する

3-1. 業務量が多く情報共有が後回しになる

業務量が多いと情報共有が後回しになり、属人化が進みます。

担当者が日々の業務に追われていると、ほかの社員へノウハウを共有する時間を確保できないためです。

業務量の多さは業務の属人化に影響するでしょう。

3-2. 情報共有の仕組みが整備されていない

情報共有の仕組みが整備されていない場合、業務の属人化が特に発生しやすくなります。

業務の手順やポイントが明文化されておらず、特定の担当者だけがノウハウを持つ状態では、ほかの社員が対応できないためです。

例えば、マニュアルやデータの共有がない職場では、新しい担当者が業務を理解するまでに時間がかかります。

情報共有の仕組みが不十分だと業務の属人化が進みやすいでしょう。

3-3. 特定の社員が意図的に情報を独占する

業務の属人化は、特定の社員が意図的に情報を共有しないことで発生する場合もあります。

自身の存在意義を高めたいと考え、「自分にしかできない業務」を作りあげることで、職場での立場を確保しようとするケースです。

また、管理職が属人化を容認することもあります。特に人手不足が深刻な中小企業では、業務を特定の社員に集約させた方が効率的だと考え、あえて情報共有を制限する場合も少なくありません。

意図的な情報の独占が、業務の属人化を助長することもあるのです。

4. 業務の属人化によるデメリット・問題点

業務の属人化によるデメリット・問題点は、以下のとおりです。

1. 業務が停滞し生産性が低下する
2. ナレッジやノウハウの共有が進まない
3. 人材育成が進まない
4. 不正行為が発生しやすい

4-1.業務が停滞し生産性が低下する

業務の属人化によるデメリットは、業務が停滞し生産性が低下することです。対応できる人が限られている場合、休職や退職が発生した際に業務が滞る恐れがあります。

また、業務の進め方が担当者に依存していると、改善が難しくなります。非効率な作業が続けば生産性が下がり、組織全体に悪影響を及ぼしかねません。

業務の停滞や生産性の低下を招くリスクが高まることは、業務の属人化による大きな問題点です。

4-2. ナレッジやノウハウの共有が進まない

業務の属人化によるデメリットとして、ナレッジ（情報・知識）やノウハウの共有が進まないことが挙げられます。特定の社員しか業務の進め方を理解していない状態では、ナレッジやノウハウが個人の中に留まってしまうためです。

例えば、長年同じ担当者が管理していたシステムの操作方法がマニュアル化されていない場合、その社員が退職した途端に業務が滞ります。

共有されるべき情報が組織に蓄積されない状況になり、長期的に大きな損失となるでしょう。

ナレッジやノウハウの共有が進まないことは、業務の属人化によるデメリットです。

4-3. 人材育成が進まない

業務の属人化のデメリットの一つは、人材育成が進まないことです。特定の社員が業務を抱え込んでいると、ほかの社員が実務を経験する機会が減り、スキルを習得する場が失われるためです。

例えば、重要な業務を特定の社員が担い続けると、新人や若手社員は補助的な業務しか任されず、基礎的なスキルしか習得できません。その結果、組織全体のスキルが向上せず、成長が遅れる原因となるでしょう。

業務の属人化は、人材育成の妨げとなる要因です。

4-4. 不正行為が発生しやすい

業務の属人化が進むとデメリットとして、不正行為が発生しやすくなるリスクが挙げられます。特定の社員しか業務を担当できない状態が長く続くと、業務の透明性が失われ、不適切な行為が発覚しにくくなるためです。

例えば、経理や購買業務を特定の社員だけが管理していると、不正な請求や横領がおこなわれても周囲は気付けません。

業務の属人化は、不正行為が発生しやすくなる点がデメリットです。

5. 業務の属人化によるメリット

業務の属人化によるメリットは、以下のとおりです。

メリット	説明
高いスキルを持つ人材が育つ	特定の社員が業務を集中的に担当することで、専門知識や技術が磨かれ、高度なスキルを持つ人材に成長しやすい。
社員のモチベーションが向上する	業務の責任を一手に担うことで、やりがいや達成感を得られ、社員のモチベーションが高まる。
属人化が武器になることもある	クリエイティブな分野や職人技が求められる業務では、特定のスキルや個性が企業の強みとなる。

業務の属人化にはデメリットもありますが、適切に活用すれば組織にとってプラスに働く側面もあります。

6. 業務の属人化を解消する方法

業務の属人化を解消する方法は、以下のとおりです。

1. 業務を可視化する
2. マニュアルや手順書を作成する
3. だれでも情報にアクセスできるようにする
4. コミュニケーションを活性化する

6-1. 業務を可視化する

業務の属人化を解消するためには、業務の可視化を進めることが重要です。業務の流れや担当者を明確にすることで、どの業務が属人化しているかを把握できます。

例えば以下のような点を整理し、業務の全体像を把握しましょう。

• 業務を実施するタイミング
• 担当者や関係者
• 業務の進め方・手順
• 属人化による問題点

可視化した業務をもとに、属人化が進んでいる業務を洗い出し、改善を進めることが大切です。

6-2. マニュアルや手順書を作成する

マニュアルや手順書を作成することは、業務の属人化を解消する手段の一つです。手順が明確になれば、特定の担当者に依存せず、だれでも業務を遂行できるようになります。

マニュアルや手順書を作成する際には、以下のポイントに気をつけましょう。

• 知識がゼロの人でも理解できるよう簡潔かつ具体的に記載する
• 業務に携わっている人しか気づかない注意点やコツを盛り込む
• 作業の抜け漏れを防ぐためチェックリストを活用する

マニュアルや手順書が整備されていれば、業務の標準化が進み、属人化によるリスクを軽減できます。

6-3. だれでも情報にアクセスできるようにする

だれでも情報にアクセスできるようにすることも、業務の属人化を解消する方法と言えるでしょう。業務の属人化は、必要な情報が特定の担当者にしか共有されていないことが原因で発生するためです。

例えば、業務手順やマニュアルを共有フォルダやクラウド上に保存すれば、必要な人がいつでも確認できます。その結果、特定の担当者に依存しない体制を作れるでしょう。

情報の共有の仕組みを整備することは、業務の属人化を解消するために不可欠です。

6-4. コミュニケーションを活性化する

業務の属人化を防ぐには、コミュニケーションの活性化が欠かせません。対話が不足すると情報共有が進まず、業務が特定の担当者に偏りやすくなるためです。

マニュアルや情報共有の体制が整っていても、対話がなければ十分に活用できません。

定期的なミーティングなどコミュニケーションを活性化させる場を設け、業務の属人化を防ぎましょう。

7. 業務の属人化を解消し組織の成長を促進しよう

業務の属人化は、担当者のみが業務を把握している場合に発生します。

属人化が進むと、業務の停滞や生産性の低下を招く可能性が高まるでしょう。人材育成の遅れや不正リスクの増加にもつながり、組織の成長を妨げる原因ともなりかねません。

業務の属人化によるリスクを防ぐには、「業務の可視化」が重要です。マニュアルを整備し、情報共有の仕組みを強化しましょう。定期的な情報交換の場を設けるなどコミュニケーションを活性化することも必要です。

業務の属人化を解消し、組織の成長を促進しましょう。