源泉徴収票は年末に作成されるのが一般的ですが、年末はさまざまな業務が重なる忙しい時期です。多くの業務をこなしながら源泉徴収票の作成をすると、記載漏れや計算間違いなどのヒューマンエラーを起こすリスクも高くなります。

ミスを防ぐには、源泉徴収票の作成方法や作成手順を事前にきちんと把握し、スムーズで間違いのない作成ができるように準備をしておくことが重要です。

本記事では、源泉徴収票の作成方法や作成手順、源泉徴収票を作成するときの注意点について説明します。

1. 源泉徴収票とは

源泉徴収票とは、従業員に対して支払った給与額、源泉徴収した税額、控除額などを記載している書類です。給与額や税額などを算出する期間は、1月1日〜12月31日の1年間となります。

そのため、源泉徴収票を見れば、1年間で会社が従業員に支払った金額や徴収した税額を把握することができます。

発行するタイミングは年末調整後が一般的ですが、退職するときや収入証明が必要になるときなど、従業申請するタイミングで発行することもあります。

2. 源泉徴収票の作成方法

源泉徴収票を作成する方法としては、主に以下のような方法が挙げられます。

• エクセル
• 給与計算ソフト
• e-Tax
• 税理士等の専門家に委託

それぞれの方法について、詳しく説明します。

2-1. エクセル

エクセルを利用して源泉徴収票を作成する場合は、国税庁が公開している源泉徴収票のテンプレートを使うのがおすすめです。インターネット上で公開されている無料のフォーマットを利用できるため、ハードルの低い作成方法です。

ただし、無料で利用できる点は便利ですが、Excelに組み込まれている式は本当に正しいか、最新の税制に対応しているかなどは保障されていません。

そのため、エクセルを利用する際は、正しいフォーマットになっているかを確認しておきましょう。

2-2. 給与計算ソフト

給与計算ソフトは、源泉徴収票の作成に非常に便利です。

源泉徴収で算出した金額をもとにして、従業員ごとに源泉徴収票を自動生成する機能がついている給与計算ソフトもあります。搭載されている機能を有効活用すると、正確で効率的な作成ができます。

導入するにはコストがかかりますが、源泉徴収票の作成だけでなく、毎月の勤怠管理や給与計算にも利用できるので、多くの業務を効率化できるというメリットを考えると十分な費用対効果が得られるでしょう。

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2-3. e-Tax

国税庁が配布する国税電子報告システム・納税システム「e-Tax」を利用して、源泉徴収票を作成することもできます。

e-Taxで作成した源泉徴収票は、電子データで従業員に配布することが可能です。

ただし、「利用者識別番号」および「電子証明書」を事前に取得しておかなければならないため、思い立ってすぐに利用するということはできません。

また、e-Taxの場合、利用できるブラウザに制限があります。会計ソフトのなかにはスマートフォンでそのままデータを閲覧できるものもあるため、社内の状況に応じて選択するのがおすすめです。

2-4. 税理士等の専門家に委託

自分で源泉徴収票を作成せずに、税理士等の専門家に委託するという方法も考えられます。

経理業務についてまだ不慣れだったり、業務で忙しかったりといった場合は、専門家への委託も検討してみましょう。

3. 源泉徴収票に記載する項目

源泉徴収票に記載する主な項目は、下記の8つになります。

1. 支払金額
2. 給与所得控除額
3.  所得控除額
4.  源泉徴収税額
5.  控除対象配偶者の有無等 / 配偶者（特別）控除の額
6. 控除対象扶養親族の数
7. 社会保険料等の金額
8.  生命保険料 ・地震保険料の控除額 / 住宅借入金等特別控除の額

ここでは、これらの項目について解説します。

3-1. 支払金額

源泉徴収票に記載する支払金額は、1月1日から12月31日までの間に支払いが確定している給与の総額です。支払金額を算出する場合は、各種控除や源泉徴収分を差し引かないので注意してください。

ちなみに、中途採用の従業員に関して、前職の給与も含めて年末調整をする場合は、前職で支払われた給与も含めましょう。

ただし、通勤手当のように非課税となる手当は、支払金額には含めません。

3-2. 給与所得控除額

給与所得控除額には、「支払金額」から給与所得控除額を差し引いた後の金額を記入します。

給与所得控除というのは、会社から給与を支給されている人に適用される控除で、収入によって金額が変わります。

3-3. 所得控除額

所得控除額には、給与所得控除以外の各所得控除の合計を記入しましょう。どうのような所得控除が適用されるかは、従業員によって違うので、間違えないように計算しなければなりません。

所得控除の種類は下記のようなものがあります。

控除の種類	適用される要件
雑損控除	災害や盗難、横領によって損害を受けた場合
医療費控除	一定額以上の医療費を支払った場合
社会保険料控除	健康保険料や国民年金保険料などの社会保険料を支払った場合
小規模企業共済等掛金控除	小規模企業共済の掛金を支払った場合
生命保険料控除	生命保険・介護医療保険・ 個人年金保険の保険料を支払った場合
地震保険料控除	地震保険の保険料を支払った場合
寄附金控除	ふるさと納税や認定NPO法人などに寄附をした場合
障害者控従業員	従業員や控除対象となる配偶者、扶養親族が障害者の場合
寡婦控除	源泉徴収をおこなう年の12月31日時点で「ひとり親」に該当しない寡婦
ひとり親控除	従業員がひとり親の場合
勤労学生控除	学校に通いながら働いている場合
配偶者控除	配偶者の合計所得が48万円以下の場合
配偶者特別控除	従業員の合計所得が1,000万円以下で、配偶者の合計所得が48万円超133万円以下の場合
扶養控除	16歳以上の子どもや両親などを扶養している場合
基礎控除	全ての従業員に適用

従業員の情報を確認し、該当する控除がある場合は必ず適用しましょう。

3-4. 源泉徴収税額

源泉徴収税額は、1年間で徴収した所得税の合計額です。

所得税は、給与所得控除後の金額から所得控除の額の合計額を差し引いた金額に、国税庁が定めている税率を掛けることで算出できます。

3-5. 控除対象配偶者の有無等 / 配偶者（特別）控除の額

控除対象配偶者の有無等には、従業員に控除対象の配偶者がいるかどうかをを記載します。これは「控除対象配偶者」と言う名称で、源泉徴収をおこなう年の12月31日時点で、下記の要件をすべて満たしていなければなりません。

• 納税者と生計を一にしている
• 民法の規定に則した配偶者である（内縁関係は該当せず）
• 年間の合計所得金額が48万円以下である（給与のみの場合は給与収入が103万円以下）
• 白色申告の事業専従者ではないこと
• 青色申告の事業専従者で、1年を通じて給与の支払を1度も受けていない

配偶者控除の額は、控除を受ける納税者の所得によって変わります。

控除を受ける納税者本人の合計所得金額	一般の控除対象配偶者の控除額	老人控除対象配偶者の控除額
900万円以下	38万円	48万円
900万超950万円以下	26万円	32万円
950万超1,000万円以下	13万円	16万円

参考：No.1191 配偶者控除|国税庁

3-6. 控除対象扶養親族の数

控除対象扶養親族の数は、配偶者以外の扶養親族の人数です。控除対象扶養親族の欄は、「特定」と「老人」、「その他」の3つに分かれているので、それぞれに記入しましょう。

特定	19歳以上23歳未満の特定扶養親族の人数
老人	70歳以上の老人扶養親族の人数
その他	特定扶養親族や老人扶養親族以外に控除対象となる扶養親族の人数

ただし、親族であっても控除対象にならない人もいるので、必ず控除対象の要件を満たしているか確認しておきましょう。

3-7. 社会保険料等の金額

社会保険料等の金額は、厚生年金保険料や健康保険料などの社会保険料の合計金額を記入します。一般的には、給与から控除する社会保険料を記載しますが、下記の保険も控除対象となります。

• 小規模企業共済等掛金
• 確定拠出年金法に規定する企業型年金加入者掛金
• 確定個人型年金加入者掛金
• 給与所得者の保険料控除申告書で申告した社会保険料

このように、厚生年金や健康保険以外にも社会保険があるので注意しましょう。

3-8. 生命保険料 ・地震保険料の控除額 / 住宅借入金等特別控除の額

従業員が個人で加入している生命保険や地震保険、住宅借入金などがある場合は、事前に「給与所得者の保険料控除申告書」を提出してもらいます。この申告書に記載されている保険料に基づき、控除額を算出してください。 

ただし、住宅借入金に関しては、初年度の場合は確定申告をする必要があるので、源泉徴収票には記載しません。年末調整による控除の申告は、借入をした次の年、つまり2年目以降になるということも覚えておきましょう。

4. 源泉徴収票の記入項目

源泉徴収票に記入項目としては、以下のようなものが挙げられます。

• 支払いを受ける者
• 種別・給与（支払額、税額など）
• 配偶者・扶養親族の有無など
• 社会保険料・生命保険・住宅ローン
• 控除対象者氏名など
• 未成年の各欄、中途就・退職
• 支払者

記載すべき順番が決められているわけではありませんが、今回は上から順に各項目の書き方について説明します。

▶源泉徴収票見本

▶参考サイト

4-1. 支払いを受ける者

支払いを受ける者に関しては「住所または居所」「個人番号（マイナンバー）」「氏名」を記載する必要があります。

氏名に関しては会社の役員である場合には役職名を記載して、役員ではない場合は職務の名称（営業部長など）を併記しましょう。

なお、源泉徴収票は会社で保管しておくものと従業員本人に渡すものがありますが、後者には個人番号（マイナンバー）の記載は必要ありません。

4-2. 種別・給与（支払額、税額など）

給与等の種別（給料、賞与、俸給など）、支払金額、給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計額を記載します。

所得控除にはさまざまな種類の控除がありますが、医療費控除・寄附金控除・雑損控除を受けたい場合は、従業員本人に確定申告をしてもらう必要があることには注意しておきましょう。なお、寄附金控除のなかでもふるさと納税ワンストップ特例制度であれば年末調整での対応が可能です。

また、配偶者控除と配偶者特別控除は重複して適用することができません。

4-3. 配偶者・扶養親族の有無など

配偶者・扶養親族の有無では、「控除対象配偶者」「従有・従無」「老人」「配偶者特別控除」「控除対象扶養者の数」「16歳未満扶養親族の数」「障害者の数」「非居住者である親族の数」を記載します。

配偶者および扶養親族の有無やその構成などによって記載すべき部分、内容が異なるので、正確に記載するよう注意しましょう。

4-4. 社会保険料・生命保険・住宅ローン

社会保険料・生命保険・住宅ローンでは、各種保険の保険料を記載します。

住宅ローンの初年度は源泉徴収票にも記載されない点に注意しましょう。従業員本人による確定申告が必要になるため、説明しておくと親切かもしれません。

なお、この欄にある項目はすべて記載する必要があるわけではなく、対象者によって記載する欄が異なります。加入している保険の種類や数によっては細かい記載が必要になるため、抜けや間違いが発生しないように注意喚起することも大切です。

4-5. 控除対象者氏名など

控除対象配偶者、控除対象扶養者、16歳未満の扶養親族者それぞれの氏名、フリガナ、個人番号（マイナンバー）を記載します。

控除対象となる配偶者や扶養者がいない場合は、こちらは記載する必要はありません。

4-6. 未成年の各欄、中途就・退職

未成年の各欄には、その受給者について該当する事項がある場合には「○」を付けます。

年の途中で就職や退職をした場合には該当欄に「○」を付けて、就職もしくは退職した日の年月日を記載します。

4-7. 支払者

給与等の支払いをする会社や個人事業主などの住所または所在地、氏名または名称、電話番号、個人番号（マイナンバー）または法人番号を記載します。

参考：F1-1　給与所得の源泉徴収票（同合計表）｜国税庁

5. 所得税の計算方法

所得税の計算式は、「課税所得金額×税率－控除額」です。式だけ見るとシンプルですが、実際に計算をするとなるとかなり複雑になります。

そこでここでは、下記の構成をもとに計算方法を解説していきます。

• 年収：500万円
• 扶養家族：1人
• 配偶者控除：有り（年収103万円以下）
• 生命保険：1社加入（月2万円の保険料）

5-1. 給与所得額を算出する

最初に、給与所得額を算出します。給与所得額は、年収から給与所得控除を差し引いた金額です。

給与所得控除額は、収入によって下記のように変わります。

給与等の収入金額 (給与所得の源泉徴収票の支払金額)	給与所得控除額
1,625,000円まで	550,000円
1,625,001円から 1,800,000円まで	収入金額×40％-100,000円
1,800,001円から 3,600,000円まで	収入金額×30％+80,000円
3,600,001円から 6,600,000円まで	収入金額×20％+440,000円
6,600,001円から 8,500,000円まで	収入金額×10％+1,100,000円
8,500,001円以上	1,950,000円（上限）

参考：No.1410 給与所得控除|国税庁

年収500万円の場合、給与所得控除額は以下の金額になります。

給与所得控除額：5,000,000 × 20％ + 440,000 ＝ 1,440,000（円）

この金額をもとに給与所得額を算出すると、以下の金額になります。

給与所得額：5,000,000-1,440,000＝3,560,000（円）

5-2. 課税所得額を算出する

課税所得額は、給与所得額から所得控除の合計額を差し引いて算出します。

今回の構成の場合に適用されるのは、以下の所得控除です。

• 配偶者控除：38万円
• 扶養控除：38万円
• 社会保険料控除：60万円
• 生命保険料の控除額：12万円（限度額）
• 基礎控除：48万円（一律）

これらの所得控除の合計は196万円なので、給与所得額356万円から差し引くと、課税所得額は1,600,000円と算出できます。

5-3. 所得税額を算出する

所得税額は、課税所得に国税庁が定めた税率をかけて算出します。税率は、課税所得額によって変わります。

課税所得額	税率	控除額
1,000円から1,949,000円まで	5％	0円
1,950,000円から3,299,000円まで	10％	97,500円
3,300,000円から6,949,000円まで	20％	427,500円
6,950,000円から8,999,000円まで	23％	636,000円
9,000,000円から17,999,000円まで	33％	1,536,000円
18,000,000円から39,999,000円まで	40％	2,796,000円
40,000,000円以上	45％	4,796,000円

参考：No.2260 所得税の税率|国税庁

また、東日本大震災の復興特別所得税が2037年まで加算されるので、所得税の金額に復興特別所得税（2.1％）を計算して足さなくてはいけないので注意してください。

これを踏まえ、所得税額を算出する場合、課税所得額は1,600,000円なので税率は5％です。この5％に復興特別所得税を上乗せすると下記のような計算式になります。

所得税及び復興特別所得税の合計額：1,600,000 × 5.105％ ＝ 81,680（円）

年末調整では100円未満は切り捨てとなるため、所得税額は81,600円となります。

6. 源泉徴収票を作成するときの注意点

源泉徴収票の作成は複雑ではありませんが、間違いがあってはならない書類です。以下の点に注意して、計算ミスや記入漏れが発生しないように作成しましょう。

6-1. 金額や記載項目に間違いがないか

源泉徴収票は従業員に配布するだけでなく、税務署や市区町村に提出する重要書類です。

個人情報のほかに、所得税を決定する支払金額や源泉徴収税額は特に重要な項目です。計算間違いがないか確認し、作成したあともチェックするなど二重チェックの体制を取っておくと安心です。

6-2. 通勤手当は支給金額に含めない

給与や賞与など、従業員に対して支払った金額は、基本的に源泉徴収の対象となります。

ただし、通勤手当は非課税扱いになるため、支給金額に含めてはいけません。

6-3. 摘要欄に記入漏れがないか

源泉徴収票の摘要欄には、扶養親族が５人以上いる場合に関係性の記載をしたり、所得金額調整控除がある場合はその要件に応じて氏名を記載したりする必要があるなど、記載が必須であるケースがあります。

条件に当てはまるケースは多くありませんが、必要な場合に記入漏れをしないように注意しましょう。

6-4. マイナンバーの無記載

従業員に配布する源泉徴収票には、マイナンバーの記載は必要ありません。しかし、税務署に提出する源泉徴収票には、マイナンバーの記載が必要となるため、無記載のまま提出しないように注意しましょう。

また、会社や個人情報の記載に関しても、記入漏れや記入ミスがないように十分に気をつけてください。

6-5. 従業員の住所について

従業員の住所を記載する欄には、原則として翌年の１月１日時点での住所を記載します。

従業員の住所は課税のために使われるため、翌年の情報が必要になります。そのため、引っ越し予定がある従業員がいないか、源泉徴収票を作成する前に確認しておくと良いでしょう。

6-6. 電子データで交付する場合

源泉徴収票は、紙で発行しても電子データで交付してもかまいません。

ただし、電子データで交付する場合は正規に交付したものであることを証明するために、電子署名を付した電子証明書を添付することが望ましいです。

電子証明書を取得するためには、法務省が提供する専用ソフトウェアをインストールする必要があるので、事前に準備をしておきましょう。

7. 源泉徴収票を正しく作成してスムーズかつ正確な納税に役立てよう

源泉徴収票は記載すべき項目が非常に多いですが、税金などに関わる非常に重要な書類です。

記入漏れや計算ミスがないように慎重に作成し、チェックもしっかりする流れを作っておくようにしましょう。

また、源泉徴収票を作成する手間を省きたい、人員が足りないなどの問題がある場合は、効率的に作成・提出ができる給与計算ソフトやe-Taxを活用するとよいかもしれません。

税理士などの専門家に委託する方法も含めて、無理なく正確な書類が作れるようにしましょう。