電子承認とは?導入までの流れや注意点を詳しく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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電子承認とは?導入までの流れや注意点を詳しく解説

電子書類

電子承認について知っていますか。現在の会社にとっては欠かせないシステムの1つになりつつあります。しかし、まだ導入していない会社もあります。電子承認を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

本記事では、電子承認について解説しております。メリットや導入までの流れ、注意点も紹介しているのでぜひご確認ください。

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1. 電子承認とは?

電子書類にハンコを押している

電子承認とは、電子署名や電子印鑑などの技術を活用した申請や承認などのワークフローのことです。上司の印鑑がないと承認を受けられない申請や承認などはどの会社にも存在します。

従来は紙で書類などを印刷して、それに捺印してもらうことで承認を受けていました。しかし、電子署名や電子印鑑などを利用して、そのプロセス全体をパソコン上で行えるようになったのが電子承認です。つまり、紙の書類を承認担当者に回す必要がなくなったのです。

2. 電子承認を導入するメリット

3つの電球

電子承認をまだ導入していない企業からすると、どういった点がメリットなのかわかりづらいかもしれません。電子承認には数多くのメリットがあるので、それらについて確認していきましょう。

2-1. 承認までの時間が短くなる

まずは承認が完了するまでにかかる時間が短くなる点です。従来は書類を紙で回す必要があったため、紙を運ぶ手間が必要でした。企業の規模が大きいと、書類を回すために別部署へ移動が必要だったり他の事業所へ郵送したりしなくてはいけません。

そのため、承認を受ける数日前には書類を発行しておかねばならず、書類に不備があると再度承認を受けるのが非常に大変でした。しかし、電子承認であれば、書類を運ぶのにかかる時間が必要なくなります。

緊急で承認を受けたい案件についても、担当者に連絡をしておけば電子上ですぐに進めてくれるでしょう。このように承認までの時間が短くなるのは、電子承認の大きなメリットです。

また、紙を印刷するのにも時間がかかります。そして紙の資料については、ファイルなどに保管しておかなくてはいけません。この作業にも時間がかかってしまいます。電子承認であれば、印刷をする必要もファイルに保存する必要もありません。こういった面でも時間短縮に繋がっているのです。

2-2. 担当者がオフィスにいなくてもいい

電子承認であれば、リモートワークでも承認を受けられるのがメリットです。新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを導入する企業が増えてきました。しかし、電子承認が導入されていないと、承認の作業をするために担当者が出社しなくてはいけません。

電子承認を導入していれば、自宅から承認をすることが可能なので、リモートワークでも全く問題ありません。担当者が出張中だから承認を受けられない、オフィスに戻るまで待たなくてはいけない、といったことがなくなります。これも電子承認の大きなメリットです。

2-3. 印刷にかかるコスト削減

承認を受けるための書類を印刷していると、印紙代やインク代などのコストがかかります。微々たるものと考えるかもしれませんが、全従業員が年間で承認を受けるためにかける印紙代やインク代は無視できるものではありません。

そういったコストがかからないのも電子承認のメリットです。しかし、電子承認を導入するのに費用はかかります。金銭面だけに着目して電子承認の導入を検討するのであれば、削減できるコストとかかるコストを比較する必要があります。

3. 電子承認を導入する流れ

悩む男性

電子承認を取り入れてみたいけれど、何から始めればいいかわからないと悩んでいる方も多いでしょう。そこで電子承認を導入する流れについて解説いたします。

3-1. 電子化する業務を整理する

企業によってどの業務を電子化したいかは違います。まずはどの業務に電子承認を導入するかを整理してください。すべての承認を電子化するのも可能ですが、状況によっては従来と同じように紙媒体での承認の方が便利なケースもあります。

電子承認を導入する範囲について検討しましょう。検討する際には「電子化することで社員が動揺しないか」「電子化したほうが業務効率化につながるか」などを考えるのがおすすめです。

例えば部門内で承認が完了するのであれば、電子承認よりも紙で書類を回した方が承認を受けられるのが早いかもしれません。先ほども述べたように、別部門の担当者から承認を受ける必要がある場合は、電子承認の方がスピーディでしょう。

3-2. 導入担当やメンテナンス担当を決定する

導入の際にリーダーとなってプロジェクトを進めていく存在が必要です。まずはそれを決めてください。そしてメンテナンス担当も決めておきましょう。電子承認はオンライン上のシステムなので、バグが起こる可能性はあります。その際に対応できる人材を確保しておくことが重要です。

万が一、電子承認のシステムが正常に動作しなかった場合に、どのように対応するかも決めておく必要があります。会社の人材だけでは不足するという場合は、新たに人を雇うことも考えてください。

3-3. システム選定・試験導入を行う

担当者が決まったらその人を中心に、導入するシステムを剪定します。システムにはいろんな種類があるので、メリット、デメリットを比較して決めてください。また、費用面にも注目する必要があります。

電子導入システムは導入時に費用がかかるものや、運用している限り継続的に費用がかかるものなどがあります。業務効率化につながるのも大切ですが、会社にとって導入自体が負担にならないかもよく考えてください。

そしてトラブルサポートについても確認しておきましょう。メンテナンス担当を決めておく必要はありますが、担当者だけですべてのトラブルを解決するのは難しいです。いざというときに適切な対応をしてもらえるように「システムの運営会社側からのサポート」がどれくらいあるのかを確認してください。

また、システム選定が完了したらすぐに導入するのではなく、試験導入を行ってください。思っているより使いづらいといったケースは珍しくありません。試験導入ができるシステムをいくつか使ってみて、一番使い勝手が良かったものを選んでもいいかもしれません。

こういった流れで電子承認は進んでいきます。
このように、システム選定や試験導入などの導入イメージをしっかりしておかなければ、システム導入後に「思っていたのと違った」「自社では活用できるものではなかった」などという問題が発生する可能性があります。
また、電子承認がどのようなシステムなのかを把握しておく必要もあります。当サイトでは、電子承認ができるワークフローシステムについて選定方法や導入前・導入後の流れを詳しく解説した資料を無料でお配りしています。電子承認システムを導入する流れや実際の業務フローについて具体的に理解したい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

4. 電子承認を導入するときの注意点

注意 虫眼鏡

電子承認を導入する際は、以下のポイントに注意をしてください。

4-1. 先方の理解を得る

自社が電子承認を導入したとしても、先方が紙媒体での承認を行っている可能性があります。電子データで書類を送ろうとしても、紙で欲しいと言われてしまうかもしれません。このように、取引先全てが電子承認に対応しているわけではないので、自社が電子承認を導入したことに理解をしてもらう必要があります。

臨機応変に特定の取引先に対しては、紙媒体での書類を作成するというルールを決めてもいいでしょう。

4-2. 社員の対応が難しい可能性がある

今まで紙で行ってきた業務が急に電子化すると、社員が対応しきれずパフォーマンスが低下してしまう可能性があります。社員にとっては大きなストレスになるかもしれません。

慣れてくれば問題はないのですが、慣れるまでは大変なので一気に電子承認を進めるのではなく、段階的に変化させていくといった工夫が必要です。

5. 電子承認で社員のモチベーションをアップ

ガッツポーズする女性

電子承認はこれからの会社にとって欠かせないシステムです。多くの会社が電子承認の導入を行っているので、時代の流れに遅れないように前向きに導入を検討してください。

また、現在の社員は電子化できるものは電子化したいと考えている人も多いです。社員のモチベーション向上にも電子導入は役立つかもしれません。いろんな点から電子承認のメリットはあるのです。

稟議の承認をもっとスムーズにしたいと感じていませんか?

「承認までの流れが遅い」「今誰が稟議を持っているのかがわからない」「承認のためだけに出社しなければいけない」 などのお悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ワークフローをシステム化することで、以下のようなメリットがあります。 ①リアルタイムでの承認・進捗状況が把握できる ②リモートワークなどどこにいても稟議対応ができる ③稟議の紛失リスクがない

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大杉結希

大杉結希

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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