電子稟議を知っていますか。稟議とは会社において何か導入したい事象が発生したときに、その内容を説明する書類を作って関係者や上司などから承認を得ることです。従業員それぞれが勝手にシステムなどを導入すると、組織が崩壊する恐れがあるので会社において稟議は欠かせません。

それを電子化したのが電子稟議です。しかし、具体的にどういったものなのかわからない方もいるでしょう。

本記事では電子稟議について解説いたします。導入する方法やメリット・デメリットについても解説しているので、ぜひご確認ください。

1. 電子稟議とは？

電子稟議とは稟議の際に使用していた申請書などをデータ化して、オンライン上で申請や承認の業務フローを行うことです。今までは紙の書類を直接回す必要がありましたが、それらがオンライン上でやり取りできるようになるのです。

オンライン上でやり取りできるのは非常に便利なのですが、デメリットもあります。そのため、導入するかどうかは後述するメリット・デメリットを比較したうえで冷静に考えなくてはいけません。

2. 電子稟議を導入する方法

電子稟議を導入する方法はいくつかあります。一番シンプルなのはWordやExcelの活用でしょう。ほとんどの会社が導入しているこれらのソフトを利用して、稟議書を作成し、メールやメッセージでやり取りすることで電子稟議の導入ができます。

しかし、これはあくまでも個別の対応です。会社全体でWordやExcelを使って稟議を進めていくのは現実的ではありません。

電子稟議を導入するうえでほぼ必須となるのがワークフローシステムの導入です。いろんなメーカーがワークフローシステムを展開していますが、具体的にどういったものを選べばいいのか解説いたします。

2-1. 操作が簡単

まずは操作が簡単であることです。利用するのに専門知識が必要になると、運用のハードルが上がってしまいます。社員たちがシステムの導入に理解を示してくれないかもしれません。

誰でも簡単に使いこなせる直感的にわかりやすいワークフローシステムを選定してください。

2-2. 複雑なワークフローに対応可能

会社によってワークフローは異なります。システムを導入しても自社のワークフローに対応していなければ有効活用はできません。そのため、自社のワークフローに対応しているかどうかを確認するのは必須です。

複雑なワークフローに対応しているものであれば、自社のワークフローがどのようなものだったとしても効果的に運用できるでしょう。

2-3. 申請書類の追加が容易

申請書類の追加や修正が簡単にできるかもポイントです。これが簡単にできないと申請する側の負担が増えてしまいます。また、状況によってフローが変化する可能性もあります。

その際に申請書類の修正が容易であれば、対応が簡単にできます。申請内容が急に変わった場合もすぐ対応できるので、申請書類の追加が容易かどうかは大切なポイントです。

3. 電子稟議のメリット・デメリット

電子稟議にはメリットとデメリットがあります。それぞれを比較したうえで導入するべきかどうかを判断するのが大切です。

3-1. 電子稟議を導入するメリット

電子稟議を導入するメリットは、承認を受けるまでの時間が短くなる点です。今までは書類を回す必要があったので、書類を運ぶための時間が必要でした。また、多くの稟議の承認を行っている方からすると、１日に何件も案件が回ってくることは珍しくありません。

そのため、早く進めてほしい案件が別の書類で埋もれてしまうというケースもありました。こういったことから、稟議を完了するまでにはある程度の時間が必要だったのです。

しかし、電子稟議であれば、オンライン上ですぐに確認ができます。書類を探す必要もありませんし、運ぶ時間もかかりません。そのため、承認を受けるまでの時間が非常に短いのです。

また、承認をする方が出社していない場合でも、電子稟議であれば承認をしてもらうことができます。リモートワークでも会社にいる時と同じように稟議を進められるので、業務が滞る心配もありません。電子稟議は業務効率化に非常に役立ってくれるのです。

そしてコスト削減効果もあります。紙の書類を回すためには、印紙代やインク代が必要です。一つ一つにかかるコストはわずかなものですが、会社全体に目を向けると膨大な費用が発生します。それらがなくなるのは大きいです。

最後に内部統制強化につながる点もメリットです。今までは正規のルート以外で承認を進めることも可能でした。例えば課長が係長の印鑑を勝手に使って、承認を進めるといったこともできたのです。

しかし、電子稟議にすれば本人がアクセスできるパソコンからしか承認を進めることはできません。そのため、不正行為によって承認が進むことはなくなるのです。

3-2. 電子稟議のデメリット

メリットが多い電子稟議ですが、一部デメリットも存在します。まずは社員がそのシステムの導入に対応できない可能性がある点です。もちろん、新しいシステムなので対応に時間がかかるのは当然です。

しかし、今まで紙でやり取りしていたものを急に電子上で行うように指示されると、戸惑う人も多いでしょう。特に昔から働いていた社員に関しては、紙の書類を使用していた時間が長いのですぐに対応させるのが難しいかもしれません。

電子稟議の導入が社員の生産性を下げることにつながる可能性があることを理解しておきましょう。対策としては一気にシステムを導入するのではなく、段階的に導入していき徐々に理解を求めていくというものがあります。昨今のIT化によっていろんなシステムが電子化しています。電子化に対する抵抗感をなくすのは、会社にとっての義務です。どのようにすれば社員たちが受け入れてくれるかをよく考えなくてはいけません。

次に電子稟議の導入によってコストがかかってしまうのもデメリットです。もちろん、コストがかからない方法もありますが、利便性を求めるのであればある程度のコストはかかってしまいます。印紙代やインク代を減らせるのでコスト削減効果もありますが、結果として会社の負担が増えてしまうかもしれません。

システム導入によって会社の負担が大きくなり、赤字などの要因になってしまってはいけません。そうならないように導入の際は慎重な判断が求められます。

もちろん、電子稟議の導入によって得られるメリットも数多くあります。生産性の向上も期待できるので、コストを回収することも可能です。電子稟議の導入によって利益が増える可能性も減る可能性もあるということです。

自社に導入するとどういった結果になるのか冷静に分析しなくてはいけません。一般的には電子化に対して抵抗感が少ないのであればメリットが大きく、抵抗感が大きいのであればメリットは少ないでしょう。

抵抗感が大きいのであれば、それをどのようにして減らしていけるかを第一に考えましょう。

4. 電子稟議の導入で業務の効率化を

電子稟議の導入にはメリットもデメリットもあります。しかし、いろんな会社が電子稟議の導入を始めています。電子化への抵抗感も徐々に薄れていくでしょう。そうなれば電子稟議のメリットはさらに大きくなっていきます。

今すぐに導入しなくても、将来的には前向きに導入を検討していく必要があります。いろんな業務の電子化は現代において欠かせません。ぜひ、電子稟議のシステム導入を考えてみてください。