電子帳簿保存法に則した運用をするためにも、社員全員がルールについて知り、協力することが必要です。

電子帳簿保存法では、領収書などの国税関係書類を電子データとして保存することが認められています。領収書を電子データとしてスキャナ保存するためには、いくつかのルールを守らなければなりません。
そこで、領収書を電子化するために必要な署名について解説いたします。

1. 電子帳簿保存法にて領収書に署名が必要な2つの理由

電子帳簿保存法では、領収書をスマートフォンで撮影したり、スキャナ保存したりする際に、受領者本人の自筆による署名が必要です。

領収書に署名が必要な理由を詳しく見ていきましょう。

1-1. 領収書の使い回し防止のために署名が必要

領収書に署名が必要な大きな理由は、領収書の使い回しを防止するためです。

もし領収書に署名がなければ、誰が領収書を受領したか分からなくなってしまいます。

複数人で同じ領収書を使って経費精算を行うことも可能になってしまいます。

領収書に署名がないだけで、経費を水増しして脱税することができてしまうため、領収書には受領した本人の自筆の署名が必要なのです。

1-2. 電子化するには領収書を受領した本人の署名が必要

領収書を受領した本人が電子化を行う場合、領収書への署名が必要です。

たとえば、出張先で経費を使い、受け取った領収書を撮影して電子化する場合などです。このようなケースでは、本人がきちんと領収書に自筆で署名したうえで経費精算の手続きを行わなければなりません。

領収書への署名は、自筆で、フルネームを記載する必要があります。
領収書の署名は、「誰が」経費を精算しようとしたかを明確にする目的で義務付けられています。苗字や名前だけでは、同じ苗字・名前の社員がいた場合に判別ができなくなってしまいます。もしも、同じ苗字の社員が複数いる場合、苗字だけの記載でよければ、同じ領収書を使って複数人が経費精算することができてしまいます。会社としても、同じ領収書を使って経費を水増しすることができてしまうでしょう。
そんな事態を防ぐため、フルネームでの記載が必要です。

また、署名を印鑑で行うことは認められておらず、必ず自筆で署名しなければなりません。これも、受領者本人が確かに領収書を電子保存したということを証明するために必要です。

領収書への署名を裏側に行った場合は、受領者は領収書の表裏両面をスキャナ保存する必要があります。その後、領収書の画像をアップロードし、タイムスタンプを付与します。

領収書の受領後、タイムスタンプの付与までの手続きを3日以内に行わなければなりません。
※2021年の改正でさらなる緩和が行われ、タイムスタンプの付与期間が見直され、最長約２か月と概ね７営業日以内とされました。

とはいえ、領収書を電子化する準備ができておらず不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて、当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法に関する基礎知識はもちろん、領収書などの書類を電子帳簿保存法に対応した形でどのように電子保存すればよいかを図解つきでわかりやすく解説しております。電子帳簿保存法に対応したいと考えている方にとっては大変参考になる資料となっているので、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

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2. 電子帳簿保存法にて領収書に署名する意味

電子帳簿保存法に従って、受領者が領収書を電子データとしてスキャナ保存する場合には自筆の署名を行わなければなりません。

では領収書に署名する意味とはいったいどんなものなのでしょうか。

2-1. 受領者本人が経費精算したという証拠を残す

受領者が領収書に署名する最大の意味は、誰が経費精算をしたかを明確にすることです。

税務調査では、いつ、誰が、何の目的で、いくら経費精算したのかが調査されます。

もし不透明な部分があれば徹底的に追及され、領収書の有効性が疑問視される恐れもあります。

最悪の場合、脱税していると見なされ、追徴課税が科せられるかもしれません。

第三者が見て誰が経費精算をしたのかが一目瞭然になるよう、しっかりと自筆の署名をしておくことが重要です。

2-2. 会社が法律に則って経費精算しているという印象を与える

領収書の署名は領収書を法的に有効なものとするために重要です。

しかしそれ以外にも意味があります。

それは税務調査の際に、会社が法律に則した経費精算をしているという印象を与えることができるという点です。

税務調査を行うのも人間なので、電子データとしてスキャナ保存されている領収書すべてにしっかり署名がしてあれば、会社に対する印象はよくなります。

企業などの法人に対して税務署は常に目を光らせています。印象をよくしておくことは重要です。

3. 受領者以外が署名しても無効

もし受領者が自筆の署名を忘れてしまった場合、原本を保管している経理担当者などが受領者の名前を記載することがあるかもしれません。

これは経理担当者が誰の経費精算かを記録するためには有効かもしれませんが、電子帳簿保存法における署名とは認められません。

電子帳簿保存法においては、署名を「自分が作成した書類などに自分の氏名を書くこと」と規定しているからです。

領収書に受領者以外が署名してしまうと、領収書を改ざんしようとしたという疑いをかけられる恐れもあるので注意しましょう。

また経理担当者が領収書の受領者を記録するために氏名を記録する場合も、別にメモ用紙を用意してから氏名を記録しておいた方が無難です。

4. 電子帳簿保存法では領収書に署名がないとどうなる？

電子帳簿保存法では、領収書に受領者本人が署名することを義務付けています。

経費精算をスムーズに行うためにも、このルールについては社内で徹底的に周知しなければなりません。

 

万が一、領収書の受領者が署名を忘れてしまった場合にはどうなるのでしょうか。

関連記事：電子帳簿保存法における領収書に署名は不要？要件や改正内容を解説

4-1. 署名のない領収書の電子データは無効の可能性が高い

もし受領者が領収書をスマートフォンで撮影したりスキャナ保存したりしたものの、署名するのを忘れてしまったのであれば、その電子データは電子帳簿保存法においては正式な領収書と認められないでしょう。

領収書を電子保存する要件として、本人の自筆による署名、タイムスタンプの付与が含まれているからです。

もちろん署名のない領収書の電子データで経費精算ができるかどうかは会社によってルールが異なります。

会社によっては、署名のない領収書で経費精算を受理しているところもあります。

しかし、電子帳簿保存法においては、そのデータが税法上正式な領収書として認められる可能性は低いでしょう。

4-2. 会社にペナルティが課せられるケースもある

領収書に受領者本人の署名がない場合、税務調査で指摘を受ける恐れがあります。

通常、受領者本人の署名がない領収書で経費精算が申請されれば、電子帳簿保存法のルールに通じているはずの上司や経理担当者が、申請をしっかりチェックしたうえで差し戻さなければなりません。上司や経理担当者も署名がないことに気づかず、あるいは署名がないことを無視して経費精算を行ったのであれば、会社にペナルティが課せられるかもしれません。

受領者の署名がない領収書が数枚であれば問題にならないかもしれませんが、習慣的に署名のない領収書で経費精算が行われていることが判明した場合には、会社の体質が問われることになります。

故意に脱税していたと判断されれば、非常に重いペナルティが課せられます。たとえば、15％もしくは20％の無申告加算税、悪質なケースでは35％もしくは40％という高い課税割合の罰則があります。

5. 領収書を電子データでスキャナ保存する場合には必ず本人の署名を

電子帳簿保存法に基づいて領収書を電子データで保存する場合、受領者本人の署名が必要です。

領収書を使い回している、二重に経費精算を行っているといったあらぬ疑いをかけられないよう、すべての社員が署名の必要性を理解していなければなりません。

万が一、署名を忘れたまま経費精算を行ってしまった場合には、ペナルティを受けないためにも、速やかに正式な方法で領収書を保存するようにしましょう。

電子帳簿保存法に則した運用をするためにも、社員全員がルールについて知り、協力することが必要です。