総勘定元帳などの帳簿には保存期間が定められており、それを遵守しないと法的なペナルティが発生します。保存期間や保存方法については遵守しなくてはいけません。ここでは、総勘定元帳の保存期間や保存方法についてそのほかの帳簿と比較しながら紹介いたします。
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1. 総勘定元帳の保存期間

まず、所得税法上の保存期間について解説をします。後述しますが、帳簿は所得税法と会社法によって定められている保存期間が違います。基本的には会社法の方が保存期間が長く設定されているため、そちらを優先しなくてはいけません。

総勘定元帳の保存期間ですが7年間と定められています。
また、保存期間が定められている理由としては確定申告の際に帳簿を利用することが要因になっています。
確定申告を行うと、会社の所得税が決まります。税務署は申告された所得税の金額に対して、本当に正しいのかを確認しなくてはいけません。たとえば、意図して所得を隠している場合があります。取引によって発生した売り上げの一部を計上していないかもしれません。

もちろん、これらの行為は虚偽申告や脱税に該当する違法行為です。しかし、これらを行っている会社があるのは事実です。こういった会社から正しい税金を徴収するために、税務署は会社に対して税務調査を行います。その際に税務署が確認する情報として、総勘定元帳などの帳簿が必要になるのです。

もし、総勘定元帳が保存されていなかったら、虚偽申告をしているのではないかと疑われてしまいます。追加徴税になる可能性もゼロではありません。そのため、法律によって定められている保存期間は守らなくてはいけないのです。

1-1. 法人税上で定められた帳簿の保存期間

また、所得税法と会社法によって保存期間が異なるとご説明しましたが、帳簿の保存期間は法人税上でも定められています。法人税上では、所得税上と同じく確定申告の提出期限から原則として7年間保存しなくてはいけません。

ちなみに帳簿の保存と記帳は別の行為です。記帳は帳簿の内容を記載する行為であり、保存とは関係がありません。記帳していれば問題ないと考えている方がいるかもしれませんが、その書類を正しい方法で保存をしていないと税務署が帳簿を確認できず、そもそも作成していないと思われる場合もあるので注意が必要です。

1-2. そのほかの帳簿や記帳の保存期間

総勘定元帳以外にも帳簿はあります。それらの保存期間ですが、総勘定元帳と同じく原則として7年間保存をしなくてはいけません。しかし、帳簿の種類によっては5年間の保存で問題ない場合があります。

それは請求書の控え、見積書、契約書、納品書控え、注文書などです。取引を行う過程でやり取りをした書類に関しては、5年間の保存義務となります。しかし、これらは取引の際に使用した書類になるので、破棄してしまうと帳簿の内容がわからなくなるかもしれません。

保存している書類の数が多く、整理が困難な場合は適度に処分することも必要です。しかし、保存期間を超えて保存をしていても問題はないので、取引の内容が誰が見ても明らかになるように必要な書類は残しておくのがおすすめです。

また、青色申告における帳簿保存期間について解説をしましたが、白色申告の場合でも確定申告を行っている限り、帳簿を保存しなくてはいけません。その期間ですが、青色申告の場合と比べて短く、5年間となっています。
しかし、記帳制度適用者が作成した書類については7年間の保存義務があるので注意してください。

2. 帳簿書類の電子データ保存について

ペーパーレス化を進めている会社は多く、帳簿もパソコンで作成している方がほとんどかもしれません。今までは、帳簿は原則として紙で保存をしなくてはいけないと定められていました。そのため、パソコンなどで帳簿を作成した場合は、一度印刷をしなくてはいけません。

しかし、2022年1月に行われた電子帳簿保存法の改正によって、書類のデータ保存におけるルールが大きく変わりました。ここでは、電子帳簿保存法の内容について解説いたします。

2-1. これまでは書類での保存が義務付けられていた

これまでは原則として紙で保存をしなくてはいけませんでした。
しかし、2022年の1月からは電子データでやり取りをした帳簿に関しては、電子データで保存することが義務付けられたのです。

そのため、紙媒体でやり取りをした文書に関しては、これまでと同様に書類での保存で問題ありません。ただ、電子データに関しては、印刷して紙で保存するというやり方が認められなくなりました。

この法律改正に伴い、今まで必要だった事前承認制度が廃止されました。
これまで電子データで保存をする際には、利用する3カ月前に税務署に申請を行い、承認を得る必要がありましたが、改正後はこの手続きが必要なくなります。導入のためのフローも簡略化され、電子データ保存が非常に使いやすくなったのです。

そのため、これから帳簿を保存するという方は、電子データ保存を推進することをおすすめします。なぜなら、取引先から電子データで帳簿が送られてきた場合に、こちらが書類で管理をしていても電子データとして保存しなくてはいけないからです。ざまざまな取引先に対応するためには、電子データでの帳簿の保存は欠かせません。

2-2. 電子データ保存の必要要件

また、電子保存をする際には「システム概要に関する書類の備え付け」「見読可能装置の備え付け」、「検索機能の確保」、「データの真実性を担保する措置」の要件を満たす必要があります。

この中で「システム概要に関する書類の備え付け」とはシステムに関するマニュアルを用意するという意味であり、「見読可能装置の備え付け」とはデータを確認できるようにディスプレイやアプリを用意するという意味となります。これらの要件を満たしていなければ、会社はデータの確認ができません。そのため、この2つの要件は意識せずとも満たしているケースが多いです。

2-3. 電子データ保存の課題点

問題となるのは「検索機能の確保」と「データの真実性を担保する措置」です。まず、「検索機能の確保」についてですが、これはフォルダの検索機能を使えるようにしたり、エクセルで索引簿を作成してファイルを紐付けしたりしなくてはいけません。ファイル名を検索に対応させるなどの工夫が必要になります。

そして「データの真実性を担保する措置」についてですが、タイムスタンプを活用したりデータの訂正や削除が記録される、または禁止されているシステムを使ってデータの受け渡しを行ったりしなくてはいけません。

電子保存をする際には、要件が遵守されているかについても確認をしてください。

3. 会社法上の保存期間

会社法上では帳簿書類の保存期間が10年と定められています。会社法に定めのない書類については、税法を適用して保存をしなくてはいけません。重要性が高い書類に関しては、会社法の規定に存在するため、税法上の保存期間が終了したとしても破棄できない点に注意してください。

また、決算書や申告書、総勘定元帳などは、保存期間こそ定められていますが、後から確認することも多い書類となります。書類をたくさん保存しなくてはいけないのは、手間に感じるかもしれませんが、破棄することで困る可能性もあります。

保存期間が終了したとしても、すべての書類を破棄するのではなく、書類に重要性に応じて残しておくなどの対応を心がけてください。

4. 保存期間を遵守してトラブルを防ごう

帳簿の保存期間について解説をいたしました。保存期間を遵守しないことで起こるトラブルもあります。不必要な出費や手間を生む場合もありますので、保存期間や保存方法には注意をしてください。
また、法律の内容が改正される際もしっかりと理解し、対応するために事前準備することも大切です。