総勘定元帳とは?作成する理由や転記方法、保存期間や形式など網羅的に解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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総勘定元帳とは?作成する理由や転記方法、保存期間や形式など網羅的に解説

総勘定元帳

総勘定元帳とは帳簿の一種です。
帳簿の中でも項目が多く、複雑なものとなっているのですが、会社においては欠かすことができません。

理由として、会社の所得税を算出する際に、総勘定元帳が利用されるためです。
誤った方法で作成すると、誤った金額の税金を収めることにもつながりかねません。

本記事では、総勘定元帳について詳しく解説します。
具体例を用いて作成方法についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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などなど会計の理解を深める際に前提の基礎知識となる勘定科目や仕訳がよくわからない方もいらっしゃるでしょう。

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勘定科目と仕訳

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1. 総勘定元帳とは

仕訳

 

総勘定元帳とは、会社が行なった全ての取引を勘定科目ごとに記録していく帳簿のことです。
仕訳帳に記載してある内容をより詳細にしたものが総勘定元帳になるので、仕訳帳から転記して作成されます。

ここでの勘定科目とは売上や現金などのことで、総勘定元帳は会社を経営するうえでは欠かせません。
仕訳帳と比べて作成するのに手間はかかります。
しかし、総勘定元帳がないとわからないことがあります。

総勘定元帳の重要性については以下で詳しく解説致します。
作成方法についても解説しているのでご確認ください。

1-1.仕訳帳と総勘定元帳の違い

総勘定元帳の関連が深い主要簿として仕訳帳があります。仕訳帳とは日々行われる取引の内訳や、お金の出し入れを細かく記載したものです。総勘定元帳はそれらの仕訳帳の内容を転記して勘定科目ごとに整理したものです。そのため作成する順番が異なったり、仕訳ごと、勘定科目ごとなど整理する方法が異なります。

2.総勘定元帳はなぜ作成するのか?

重要箇所

仕訳帳とは日付順に取引の内容を記載したものです。
この情報だけだと、勘定科目ごとの発生原因や取引の内容について知ることができません。

例えば、300円のりんごが3月6日に現金で売れた場合、仕訳帳だと300円の現金とりんごのやり取りがあったことしかわかりません。
この300円が会社の売上に加算されることで、残高がどれだけ増えたのかを把握することができないのです。

勘定項目ごとに記載をする総勘定元帳であれば、残高という項目があるので、それに300円を加えるだけで現在の残高を把握することが可能です。
これが総勘定元帳が重要な理由となります。

仕訳帳では取引があったことは把握できますが、現在の会社の状況を知ることはできません。
残高が少なければたくさん商品を売るように心がけなくてはいけませんし、現金が少なければこちらがものを購入する際に困るかもしれません。

このように会社がどんな状況に置かれているかを知るために、総勘定元帳は活用できます。
また、総勘定元帳は決算書の1つであり、その情報を元にして試算表を作成します。

試算表とは総勘定元帳が正しく作成されているかを確認するために利用するものであり、決算期には欠かせない書類です。
総勘定元帳を元にして損益計算書や賃借対照表の作成を行います。

つまり、総勘定元帳がなければ決算を進めることができません。
正しく作られていないと、計算にずれが生じ、ずれた状態では正しい決算を行うことができないので、総勘定元帳から見直さなくてはいけません。

そのため、総勘定元帳をミスなく正しく作ることは決算を円滑に進めるために重要です。
特に決算期はスケジュールが厳しい場合が多いです。

そのタイミングで総勘定元帳にミスが発覚してしまうと、決算の期日までの書類の作成などが完了しない恐れがでてきます。
そうならないために、後述する作成方法を正しく理解し、ミスがないように記載をしなくてはいけません。

総勘定元帳は、税金として支払う金額を決定するために重要な書類です。
そのため、法律で保管期間が定められており、確定申告の提出期限から7年間は保存しなくてはいけません。[注1]

税務調査が行われた際に、総勘定元帳の提出を求められることもあります。
そのため、すぐに第三者が確認できるようにしておくことが大切です。

2-1.総勘定元帳を作成するメリット

総勘定元帳を作成することによるメリットは大きく2つあります。

・勘定科目ごとの残高管理ができる
・財務諸表の分析ができる

まず勘定科目ごとに残高管理ができることで、現金や預金、借入金などの残高をすぐに確認できることです。これらをすぐ確認できるので現状の財務情報を正確に把握できます。

また勘定元帳を作成することで財務諸表の分析ができます。負債の勘定科目の金額が多くなっていると利益率をもっと増やす必要がある、そのために経費削減を行おうという意思決定ができたりなど、経営戦略を考えるために利用することもできます。

3. 総勘定元帳の作成方法

契約書を作成する前に契約書の種類を確認する

会社にとって欠かせない総勘定元帳の作成方法について紹介します。
一般的な方法としては仕訳帳からの転記です。
しかし、相手勘定科目が複数にわたる場合もあるので、その際の転記方法についても知っておいてください。

3-1. 仕訳帳からの転記

まずは仕訳帳からの転記についてです。
具体例として先ほど利用した3月6日に300円りんごが現金で売れた場合について考えていきます。

その場合の仕訳帳は以下のようになります。

りんごが現金で売れた場合

仕訳帳に記載されている勘定科目は、現金と売上の2つです。
この場合の総勘定元帳は、現金と売上について記載します。

他にも項目がある場合は、それらについても記載をする必要があります。

まず現金についてです。
この例では現金では借方勘定科目になっているので、総勘定元帳もそのように記載します。

それが次のようになります。

総勘定元帳(現金)

総勘定元帳(現金)
次に売上の勘定口座についてです。
この場合でも項目は変わりません。仕訳帳においては売上が貸方勘定科目になっているので、その項目に金額を記載します。

総勘定元帳(売上)

総勘定元帳(売上)

これが仕訳帳から転記する際の方法です。
注意するべきなのは、借方と貸方についてです。

取引の内容によって現金が貸方になったり売上が借方になったりするので、記載する項目については気をつけなくてはいけません。

総勘定元帳を作成しておけば、このように常に残高を把握することが可能です。
どれだけ取引が増えたとしても、残高を足したり引いたりすればいいだけなので、常に最新の残高が一眼でわかります。これが総勘定元帳の最大の特徴です。

3-2. 相手勘定科目が複数にわたるときの転記方法

取引の内容によっては勘定科目が複数になる場合があります。
例えば、売上金が20万円あったとします。

その20万円が3月3日に普通預金に振り込まれたのですが、その際に手数料の500円を差し引かれました。
つまり、普通預金には19万9,500円振り込まれたことになります。

この場合は、勘定科目が普通預金と手数料の2つです。
つまり、仕訳帳にすると以下のようになります。

仕訳帳

勘定科目が複数になる場合
仕訳帳において複数の勘定科目を使う方法を複数仕訳といいます。
複数仕訳を総勘定元帳に転記する際は、諸口という勘定科目を使って内容を1行にまとめます。

総勘定元帳(売掛金)

総勘定元帳(売掛金)

諸口の詳細について知りたい場合は、仕訳帳に戻ることで調べることができます。
このように総勘定元帳は仕訳帳と紐づいています。

4. 総勘定元帳の保存に関して

総勘定元帳には保存する期間が定められています。
会社法では7年間保存しておく必要があるとされています。保存期間を設けることで虚偽の申告や脱税に該当する違法行為を防ぐことができます。
関連記事:総勘定元帳の保存期間とは?ほかの帳簿や記帳との違いと合わせて解説

5. 総勘定元帳は仕訳帳から転記して作成されるもの

書類を作成する様子

総勘定元帳は会社の所得税を算出する際に使用する重要な帳簿です。
毎年作成することになるため、手間が少しでも削減できるようにツールなどを導入するのが効果的です。

もちろん、エクセルなどでも作業は可能なのですが、会計ソフトを使うとさらに楽に作業を進めることができます。
少しでもミスがあると、再確認や入力をし直す必要があります。

日頃からミスなく記載することを心がけ、円滑に決算を進められるようにしておいてください。
また総勘定元帳に記載するべき項目に漏れがないように注意しましょう。

[注1]国税庁|No.5930 帳簿書類等の保存期間

6.総勘定元帳に関するよくある質問

総勘定元帳に関するよくある質問をまとめておりますのでご確認ください。

6-1.総勘定元帳とは?

総勘定元帳とは、会社が行なった全ての取引を勘定科目ごとに記録していく帳簿のことです。詳細はこちらよりご確認ください。

6-2.総勘定元帳の書き方や規定とは?

総勘定元帳の書き方(形式)は大きく2つあります。貸方と借方にわけて記載をしていく標準式と記帳するたびに残高を計算する残高式です。詳細はこちらよりご確認ください。
関連記事:総勘定元帳の書き方とは?仕訳帳から転記する際のポイントや具体例も紹介

6-3.総勘定元帳はなぜ必要なのか?

総勘定元帳は経営状況を正確に把握するために必要不可欠です。総勘定元帳があることで財務情報の分析ができたり、決算書の作成を行うことができます。詳細はこちらよりご確認ください。

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「会計の基礎知識である勘定科目や仕訳がそもそもわからない」
「毎回ネットや本で調べていると時間がかかって困る」

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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