総勘定元帳の書き方とは?仕訳帳から転記する際のポイントや具体例も紹介 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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総勘定元帳の書き方とは?仕訳帳から転記する際のポイントや具体例も紹介

総勘定元帳 書き方

総勘定元帳には決まった書き方があります。その際に必要になるのが仕訳帳です。仕訳帳の記入はそれほど難しくはありませんが、総勘定元帳に関しては間違えやすい部分があるので注意しなくてはいけません。間違えてしまうと所得税の額が変わってくるため、納税額を誤ってしまうことにつながりかねません。場合によっては、追徴課税のペナルティを受けることもあります。

本記事では総勘定元帳の書き方について解説いたします。具体例を用いて紹介しておりますので、ぜひ参考にしてください。
関連記事:総勘定元帳とは?作成する理由や転記方法、保存期間や形式など網羅的に解説

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1. 総勘定元帳の書き方

書き方
総勘定元帳には主に2つの書き方があります。
1.貸方と借方にわけて記載をする標準式
2.記帳のたびに残高を計算していく残高式

残高式は標準式と比較して記帳が簡単な特徴があります。
ここからは残高式についてご説明していきます。

まず、項目として6つ記載します。日付、摘要、仕丁、貸方と借方、借/貸、残高の6つです。それぞれの内容について紹介していきます。

日付についてですが、これは取引が行われた日付のことです。そして摘要には勘定科目の種類を記載します。勘定科目としては、現金、売掛金、地代家賃、買掛金などがあります。

そして後述しますが、総勘定元帳は仕訳帳から転記して作成するため、必ず仕訳帳と結びついていなくてはいけません。仕丁とは仕訳帳のページのことです。該当する取引が仕訳帳のどのページに記載されているかを総勘定元帳からわかるようにしておく必要があります。

次に貸方と借方についてです。取引の内容によって貸方、借方が異なるので、どちらで取引を行なったかがわかるように記載をします。そして借/貸では貸方、借方のどちらでプラスになっているのかがわかるように記載してください。

最後に残高ですが、これは取引が完了した後の残高を計算します。総勘定元帳は上から残高が並んでいるので、貸方、借方のプラスを残高に反映すれば、現在の金額を知ることができます。残高をすぐに把握できるのが、総勘定元帳の特徴です。

この方法で作成をした総勘定元帳が以下のようになります。

残高をすぐに把握できるのが、総勘定元帳の特徴

これはあくまで一例ですが、こちらの表に記載のある情報については最低限記入しないといけません。また、会計ソフトを使う場合は、表の内容が少し変わります。

たとえば、取引の内容を摘要欄に記載できるようになっていたり、ソフト上で仕訳帳のページに画面を移すことが可能なので、仕丁の項目がなかったりします。さらにソフト上ではマイナスの金額がそのまま記載されることが多いため、プラスとマイナスを判断する借/貸の項目がありません。

注意するべきポイントは貸、借の違いにおけるプラスマイナスの計算です。勘定科目の分類によって貸がプラスになるのか、借がプラスになるのかが異なるので、それらを理解しなくてはいけません。

イメージとしては、借がプラスになるのは資産や費用に分類される勘定科目です。現金、売掛金、仕入などが該当します。貸がプラスになるのは資本や収益に分類される勘定科目であり、買掛金や借入金などが該当します。

プラスマイナスの計算を間違えてしまうと、残高の合計がずれて所得税額が変わってしまうので注意してください。計算間違いがきっかけで追徴課税が発生するケースもあります。取引の数が多ければ後から間違いを探すのも大変になるので、取引内容を記載するたびに間違えがないかをよく確認することが大切です。

2. 仕訳帳から転記する際のポイント

ポイント

仕訳帳から転記をする際には、まず転記先の総勘定元帳の該当ページを記載します。そして仕訳帳から総勘定元帳の該当ページに関係する項目をすべて書き写します。その後、残高の計算を行い、総勘定元帳の仕丁欄に仕訳帳の該当ページを記載して完了になります。

ポイントは仕訳帳と総勘定元帳を関連づけることです。仕訳帳を見れば総勘定元帳のページがわかるようにして、逆に総勘定元帳を見れば仕訳帳のページがわかるようにしてください。総勘定元帳だけでは網羅しきれていない情報もあるので、仕訳帳と照らし合わせながら確認をすることが必須となります。

3. 相手勘定科目が複数あるケース

注意点

相手勘定科目が複数ある場合は、仕訳帳上では勘定科目ごとに金額を記載します。しかし、総勘定元帳では勘定科目を複数記載することができません。そのため、諸口とまとめて記載を行います。

先ほども説明したように、仕訳帳と総勘定元帳は紐づけられています。そのため、総勘定元帳で諸口とまとめられていても、仕訳帳を確認すれば勘定科目がわかります。このようにしておけば相手勘定科目が複数あったとしても、問題なく総勘定元帳を作成することが可能です。

4.具体例から見る作成方法

ここまで紹介してきた方法を踏まえて、実際に総勘定元帳の作成を行います。具体例としては4月1日に時計が1万円で売れたとします。

まずは仕訳帳の作成です。この場合の仕訳帳は以下のようになります。

仕訳帳

この場合の勘定科目は現金と売上の2つになります。そのため、これら2つについて総勘定元帳を作成しなくてはいけません。

総勘定元帳(現金)

総勘定元帳(現金)

総勘定元帳(売上)

総勘定元帳(売上)

これで仕訳帳からの転記は完了です。このように後から見直したときにお金の流れがわかるようになっていることが重要です。また、借方、貸方のどちらに該当しているかについても間違えないようにしてください。これはあくまでも例なので、最初に紹介した仕丁と借/貸については割愛してあります。会計ソフトを利用するとこれらは割愛される場合もあるので、ソフト上だとこのような総勘定元帳となるケースも多いです。

この場合だと総勘定元帳の売上を見れば、時計が10000円で売れたことで残高が10000円増えたことがわかります。作成した後に表を見直してみて、取引の内容がそこから理解できれば完成です。

貸方、借方など複雑な点はありますが、それほど難しくはありません。実際に総勘定元帳を作成する際は、手書きでも問題ありませんが会計ソフトの利用が便利であるためおすすめです。

手書きで総勘定元帳を記載しようとすると、取引の数が多くなるにつれ作業量が膨大になります。最初のうちは問題ないかもしれませんが、後から手間がかかってきます。そのため、早めに会計ソフトを使った総勘定元帳の作成に慣れておくのがおすすめです。

5.総勘定元帳の書き方を理解してミスを防ごう

項目チェック

総勘定元帳は所得税を申告する際に欠かせない書類です。残高のプラスマイナスなど間違いやすい部分もあるので、内容をしっかりと理解して記載することが大切です。計算間違いも起こりやすいので、会計ソフトを活用して効率よく総勘定元帳の作成を行なってください。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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