2023年10月1日からインボイス制度が始まりますが、合わせて確認しておきたいのが電子インボイスについてです。さまざまな分野において、契約書や請求書などを電子データで作成したり、保存・管理などを行ったりすることが認められるケースが近年で大変増えてきています。

課税事業者が仕入税額控除を受けるために、インボイス制度の導入後は仕入れ先から適格請求書等を発行してもらう必要があります。従来の流れだと紙媒体の書類が必要でしたが、電子データで扱うことも可能です。

本記事では、電子インボイス制度について、変更点やメリットなどと合わせて詳しく解説します。

1.電子インボイス制度とは

インボイス制度が導入されると、課税事業者は仕入税額控除を受けるために、仕入れ先から適格請求書等を交付してもらわなければいけません。この書類のやり取りを電子データで行うのが、電子インボイス制度です。

電子インボイス制度では、Peppolと呼ばれる規格を標準で取り扱うことになります。Peppolは本来欧州で公共調達の仕組みの1つとして開発されましたが、BtoBの取引でも活用が進められており、現在では30ヵ国以上で使用されています。海外で広く使用され、信頼性の高いPeppolが、日本ではインボイス制度の標準規格となります。

Peppolは、国際的に見て今とくに実績を残している規格です。今後、国際的な普及がますます進められることが予測され、新しいグローバルスタンダードになると見られています。

Peppolを用いることで、企業だけでなく業界間のネットワークがスムーズに接続できるようになると期待されています。今、日本においては、使用するべき規格が統一されておらず、企業や業界によってさまざまな会計システムやEDIが使用されています。これでは、そのままの状態で相互のやり取りを行うことが困難です。

Peppolを用いれば、国内だけでなく世界と企業や業界間でのやり取りがスムーズに行えるようになるでしょう。

2.電子インボイスでの変更点

インボイス制度では、課税事業者が必要な手続きを行うことで適格請求書発行事業者となり、適格請求書等の交付が可能となることで、仕入税額控除が可能となります。この適格請求書等を紙媒体の書類ではなく、電子化させて扱うことが電子インボイスにおける最大の変更点です。

先述の通り、Peppolを電子インボイスの標準規格として活用することで、企業や業界を問わずスムーズに適格請求書等のやり取りが行えるようになります。紙媒体ではなく電子データを扱えれば、経理負担は大幅に削減できるでしょう。

3.電子インボイスのメリット

電子データをベースとしたインボイス制度の導入によって、事業者は大きなメリットが得られます。電子インボイスの採用による5つの大きなメリットについて見ていきましょう。

3-1.必要なデータの入力が自動で行える

紙媒体で書類をまとめる場合、たとえば税金を数えるにはデータ入力のすべてを手動で行う必要があります。大切なデータを一つひとつ手動で入力するのは大変な作業ですし、ヒューマンエラーが起きる原因にもなりかねません。

電子データのみで請求書のやり取りが行えれば、データの入力をほとんど自動で行えるようになります。作業時間の短縮だけでなく、ヒューマンエラーのリスク回避につなげられるでしょう。

3-2.データが改ざんされる恐れがない

電子データは、一見すると簡単に内容を変更することが可能に思えるかもしれません。紙媒体の書類のほうが信頼できるとお考えの方もいるかもしれませんが、実際には電子データのほうが圧倒的に信頼できます。

電子データには電子署名などを施すことで、改ざんされていないことを証明したり、誰がファイルにアクセスしたのか履歴を残したりなど、紙媒体では容易に行えないセキュリティ管理が実現できます。

3-3.海外とのやり取りがスムーズに行える

先述の通り、電子インボイスのために採用されているPeppolは世界中で注目を集めている規格です。Peppolを標準規格としている電子インボイスに対応することで、海外とのやり取りもスムーズに行えるようになるでしょう。

3-4.紙媒体よりも圧倒的に管理しやすい

適格請求書等は、適切な形で決まった期間の保存が義務付けられています。1枚の書類はそうでもないかもしれませんが、数が増えていけばそれだけ膨大な量へと膨らんでいき、管理が難しくなるでしょう。

電子データの管理は、クラウドなどを用いることでほとんど場所をとることなく行えます。

3-5.テレワークでの対応が簡単

働き方改革が進められる昨今、場所や時間に囚われない働き方が重要視されています。電子データで大切な書類を扱えるようになれば、わざわざ紙媒体の書類が手元になくても、スムーズに作業が進められるでしょう。離れた場所にいてもリアルタイムで複数人が管理することも可能ですので、テレワークでの対応が圧倒的に簡単となります。

4.電子インボイスのデメリット

電子インボイスは便利で扱いやすい部分がある一方で、見逃せないデメリットも存在します。メリットと合わせてデメリットも正しく把握しておきましょう。

4-1.導入や運用のためにかかるコスト

便利なシステムを導入して運用するためには、その分コストがかかります。ただし、ペーパーレスや作業時間の削減など、そのほかの部分で大幅なコストカットが期待できるため、ほとんどの場合は節約できる経費のほうが大きいでしょう。

4-2.事業者によっては紙媒体のほうがよい場合もある

取引先によっては、紙媒体でのやり取りをベースにしている場合もあるでしょう。その場合には同様に紙媒体で書類を扱わなければいけません。柔軟に対応することが大切です。

5.電子インボイス制度の課題

インボイス制度が導入されるのは2023年10月1日からです。間もなくとせまってきていますが、最初の数年は経過措置があるため、そこまで大きく変わってくることはないでしょう。しかし、制度の導入によって請求書の扱いや仕入税額控除が変わりますので、正しく対応できるように整えなければいけません。

電子インボイスを使用するなら、システムの使い方に慣れておくことも必要です。基本的には導入によって得られるメリットのほうが多いですが、場合によっては取引先から紙媒体でのやり取りを求められることも予測されるため、どちらにも対応できるように制度の仕組みや扱い方をより詳しく確認しておきましょう。

6.電子インボイスの導入で経理負担を大きくカット！

インボイス制度の導入によって、多くの事業者が影響を受けることでしょう。場合によってはやむを得ず課税事業者になることを選ぶ免税事業者もいるかもしれません。税負担や経理負担が増えてしまうことは免れないでしょう。

インボイス制度の導入による負担を少しでもカットするために、電子インボイスの採用を検討しましょう。