請求書の宛名の正しい使い分けは?宛名以外の項目や正しい書き方のポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書の宛名の正しい使い分けは?宛名以外の項目や正しい書き方のポイント

宛先

請求書の宛名は、組織に送るか、個人に送るかによって「御中」と「様」の使い分けが必要です。
また、会社名の省略は失礼にあたるため、正式名称を記載し送付しましょう。

この記事では、請求書の宛名の正しい使い分けと、請求書の書き方、宛名を正しく書くポイントを解説します。

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1. 請求書の宛名の正しい使い分け

比較

請求書の一般的な宛名の敬称は「御中」と「様」です。
これらは、送付先が団体か個人かにより使い分けが必要です。

1-1. 会社や部署宛のときは「御中」を使う

御中(おんちゅう)とは、「郵便物などで、個人名ではなく、官公庁や会社、団体などの宛名の下に書き添える語」という意味があります。
そのため、会社や地方自治体、学校のような団体へ送付する請求書の宛名には様ではなく、御中を使います。

また、経理部や営業課など、部署宛てに請求書を送付する際も、御中を使って問題ありません。

【例】
正:株式会社〇〇御中
正:株式会社〇〇 経理部御中
誤:株式会社〇〇様

1-2. 担当者や個人宛のときは「様」を使う

請求書を部署の担当者や個人事業主など、個人宛に送るときは、宛名の敬称に「様」を使います。

なお、様と似た敬称に「殿」があるものの、「目上の者が目下の者に対して敬意を表す語」という意味があります。
そのため、ビジネスシーンでは利用を控えた方がよいでしょう。

担当者が複数人いるときは、それぞれの氏名に様を付けて送付します。
また、先方から送付先を「担当宛て」といわれたときも、様をつけて送付します。

【例】
正:田中××様
正:株式会社〇〇 経理部 田中××様
正:株式会社〇〇 経理部 田中様 鈴木様
正:株式会社〇〇 経理部 担当者様
誤:田中××御中

1-3. 御中と様は併用しない

宛名では、御中と様のように、敬称を二重で使わないように注意しましょう。
団体宛てに送るときは御中のみ、団体の個人に送るときは様のみで問題ありません。

【例】
誤:株式会社〇〇御中 経理部 田中様
誤:株式会社〇〇 経理部 田中様 御中

2. 請求書の宛名以外の項目の書き方

ポイント

請求書は、宛名を正しく書くだけでなく、下記に挙げる事項も間違いのないよう記載します。

1. 取引相手の氏名または名称
2. 発行者の氏名または名称
3. 取引先年月日
4. 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
5. 取引金額(税率ごとに区分して合計した税込対価の額)
6. 表題
7. 今回請求額
8. 支払期日
9. 振込先口座情報
10.備考
 
特に、1~5は消費税法上必要になる項目です。
また、6~10は実務上記載が必要です。それぞれの項目を詳しく解説します。

2-1. 取引相手の氏名または名称

請求書を送付する相手の氏名や名称を記載します。
先述のとおり、会社か個人かにより、御中と様の使い分けに注意しましょう。

2-2. 発行者の氏名または名称

請求書を発行する会社の名称を記載します。
名称だけでなく、郵便番号・住所・電話番号を記載し会社印(角印)を押すのが一般的です。

2-3. 取引先年月日

請求書の作成日ではなく、取引相手の締め日を記載します。
例えば、先方が末締めの場合、取引年月日も末日とします。

2-4. 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)

日付・品目・単価・数量・価格以外に、税区分(8%または10%)が分かるように明記しましょう。
例えば、「区分」項目を作り、軽減税率が適用される商品には「※」を付けるなどが方法です。

その場合、注釈を設け「※印は軽減税率適用商品」など、分かるように明記しましょう。
なお、軽減税率の対象品目を扱っていない場合は、区分を設けず、取引金額の欄に税率を明記してもかまいません。

2-5. 取引金額(税率ごとに区分して合計した税込対価の額)

8%、または10%の税率別に、税対象合計額を記入します。
その上で、最後に両方の税込価格の合計額も記載します。

なお、商品の消費税率が一律の場合、小計・消費税(税率)・合計と、明記しても問題ありません。

2-6. 表題

どのような書類かすぐに分かるよう、上部に「請求書」と大きく明記します。
取引先に請求書であると理解されないと、処理が遅れ、延滞につながる可能性もあるため注意しましょう。

2-7. 今回請求額

請求書の上部に今回請求する金額を記載します。
取引金額とは別に書く理由として、一目で今回支払う金額を分かるようにするためです。

支払いサイトが1ヵ月を超える取引では、翌月分の請求金額も取引欄に載るため、分けて明記しないと、振込み間違いにつながることもあります。

2-8. 支払期日

先方の支払いサイトに合わせて期日を記載します。
例えば、月末締め、翌月25日払いの場合、〇月25日と明記します。

支払い期日を載せることで、遅延があればすぐに連絡しやすくなります。

2-9. 振込先口座情報

請求金額の振込み口座を明記します。
なお、振込み口座が変わるときは、請求書を送付する前に、先方へ電話やメールで連絡しましょう。

口座変更の処理に時間がかかることも多いためです。

2-10. 備考

振込み手数料の扱いや、連休を挟む場合の支払い期日など、先方に伝えたいことを記載します。
なお、備考欄はなくても問題ありません。

3. 請求書の宛名を正しく書くためのポイント

ポイント

請求書は代金の支払い処理に必要な書類のため、宛名を間違っていたり、担当部署に届かなかったりすると、売掛金の回収漏れにもつながります。ポイントを押さえて、正しく宛名を書きましょう。

3-1. 会社名は正式名称を記載する

会社名は、(株)やANA、NTTのような略称を使わず、正式名称で記載しましょう。
また、前株か後株かの違いにも注意が必要です。

他にも、カタカナ表記では大文字と小文字に間違いはないか(「ユ」「ュ」など。)、濁音に間違いはないか(「ジ」「ヂ」など)、記号は使われていないか(「・」「&」など)を必ず確認します。

会社名を間違うと失礼に当たるだけでなく、請求書が別の会社に届く危険性もあるため、特に注意しましょう。

3-2. 送付先部署を確認する

特に、企業規模の大きい会社に請求書を送付する際は、担当部署も確認しましょう。

例えば、担当者名を記載しても、従業員数が多ければ、同姓の人物がいる可能性もあります。
また、違う部門に請求書が届けば入金処理に時間がかかってしまいます。

処理漏れや延滞を発生させないためにも、どの部門の誰宛てに請求書を送付すればよいか、事前に確認しましょう。

3-3. 個人宛ての請求書はフルネームを記載する

個人事業主などへの請求書は苗字だけでなく、フルネームを記載します。
漢字や綴りを間違えないためにも、名刺やホームページも合わせて確認しましょう。

屋号が分かる場合は、屋号とフルネームを合わせて宛名に記載します。

4. 請求書の宛名は送付先に合わせて適切な表記を選ぼう

封筒

請求書の宛名は、組織宛てか、個人宛かにより、使う敬称が異なります。
また、御中と様を併用するなど、間違った宛名で送付すると、一般常識を欠く会社とも見られかねないため注意しましょう。

請求書は支払い処理に必要な書類のため、宛名だけでなく金額や支払い期日など、内容も確認し、間違いのないように整えることが大切です。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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