請求書の発行業務を円滑に進めるためにも、請求書の依頼から発行までのプロセスを把握することは重要であると言えます。その中で、思わぬ課題点が見つかることがあるかもしれません。本記事では、請求書の依頼から承認・発行までの流れや、請求書の課題点についても詳しく解説します。

1.請求書の依頼から承認・発行までのフローは

請求書の発行業務を円滑に進めるためにも、請求書の依頼・承認・発行までのフローについて予め知っておく必要があるでしょう。ここでは、それぞれのフローについて詳しく解説します。

①請求書の作成を依頼する

請求書の作成を依頼するにあたって、請求先が初めての取引相手であれば、請求方法を予め決めておく必要があります。
請求方法には「締め請求」と「都度請求」の2種類があり、それぞれの特徴は次のとおりとなります。

・締め請求
締め請求とは、一定期間内に発生した取引をまとめて請求する方法で、あらかじめ締め日を設けて請求期間を区切ります。
例えば、20日締めとした場合は前月21日から当月20日まで、末締めとした場合は前月1日～前月末日までの取引が請求の対象期間となります。
締め請求は、特に取引頻度の多い相手に対して用いられる方法です。
期間内に取引が何度あっても、締め日で集計して請求書を一括発行すれば良いので、請求書作成を簡易化させることができます。

・都度請求
都度請求とは読んで字のごとく、取引の度に請求する方法です。
取引頻度の少ない相手に対しては、都度請求が用いた方が便利ではあります。
取引の都度に請求書を発行するので、締め請求のような集計する面倒がないといった利点があります。

②請求書の承認を行う

請求書を作成したのちに、請求書発行の許可を得るための承認を行います。
企業によって承認フローの流れは様々です。上長と経理担当者のみのケースもあれば、複数の上長の承認を得なければいけないケースもあります。
全ての承認を得ることで、ようやく請求書を発行することができます。

③請求書を発行し送付する

全ての承認が揃ったところで、請求書を送付します。
請求書の送付方法は、郵送もしくは電子化して送付する2パターンの方法があります。
紙で送付する場合は、郵送になります。請求書は信書に該当するため、宅急便は利用できませんので注意が必要です。
電子化して送付する場合は、タイムラグが無いため便利ではありますが、相手先よっては電子署名やタイプスタンプ付での送付を求められることがありますので、こちらも注意が必要です。

2.従来の請求書の課題点

従来の紙ベースの請求書は、作業工程の多さやコストがかかる点が課題として上げられていました。コロナ禍でのテレワーク推進によって、承認フローに関しても問題視する声を多く耳にするようになっています。次に従来の請求書の課題点について、詳しくみていきましょう。

2-1.承認フローに時間がかかる

請求書を紙ベースで発行する場合は、押印による承認フローを取っている所がほとんどです。
押印による承認フローは、時間がかかることが課題としてあげられるでしょう。
押印して次の承認者に回す回覧方式だと、承認者の業務の都合によって回覧が遅れることがしばしばあります。
また、承認者が1人不在にしただけで承認がそこでストップしてしまうため、タイムロスが発生してしまいます。他にも、承認者が遠方にいる場合は郵送する必要があるため、送付にかかるタイムロスもあります。
実際このコロナ禍においては、テレワークが推進されたことによって、紙ベースの承認フローに弊害が生じている企業も多いようです。

2-2.進捗状況が分かりずらい

紙ベースの承認は、時間がかかること以外にも課題があります。
承認者が次の承認者へと紙で回覧を回していくため、現在どこまで承認が済んでいるのか進捗状況を把握しづらいのです。
進捗状況を確認するために、それぞれの承認者に確認を取らなければいけないため、そこでまた余計な手間や時間が生じてしまいます。
また、進捗状況がすぐに確認できないことによって、請求書発行の業務にも支障が及ぶこともあります。
業務を円滑に進める上でも、進捗状況をすぐに把握できる仕組みが必要であるといえるでしょう。

2-3.作業工程が多くコストもかかる

請求書を紙で作成する場合は、送り状を作成し印刷したり、封筒のサイズに合うよう折り畳んだり、封入して糊付けしたり、切手を貼ったりと作業工程が多いのが難点であると言えるでしょう。
また、用紙代やコピー代、封筒代、郵送料といったコストもかかります。
毎月の請求書枚数が多ければ多いほど、これらの作業工程やコストの負担も増加するため、マンパワーが不足していると請求書の発行業務にも支障をきたしてしまいます。

3.請求書作成システムを導入するメリット

先述にあげた課題は、請求書作成システムを導入することで解決できるものが多くあります。請求書作成システムには、どのようなメリットがあるのでしょうか。次に、詳しく解説します。

3-1.承認フローが見える化されスムーズになる

請求書の発行、申請、承認、管理までを全てシステムで一元管理できるため、紙ベースの時よりも円滑に承認フローを進めることができます。
承認者は手持ちのスマートフォンからいつでも承認を行うことができますので、承認フローにかかっていた時間を大幅に短縮することができます。
また、進捗状況についても、どこまで承認が進んでいるのかシステム上で見える化されるため、素早く状況を把握して請求書の発行業務をスムーズに進めることが可能となります。
このように、請求書作成システムを導入することで、紙ベースでの承認フローの課題を一気に解決することができるのです。

3-2.作業工程やコストの削減につながる

請求書作成システムで請求書を電子化し送付できるようになれば、従来の作業工程を大幅に短縮することが可能となります。
つまり、請求書や送付状の印刷、封入、郵送といった作業をすべてカットすることができるのです。
これにより、本来の業務に集中できたり、他の業務へ従事したりと業務効率の改善も見込まれます。
また、コスト面においても、用紙代やコピー代、封筒代、郵送料といった請求書発行にかかる費用を削減することができます。

4.請求書発行の承認フローに課題がある場合はシステム導入も視野に入れよう

請求書の依頼・承認・発行までの流れの中で、特に承認申請は複数の人が関わるため、
紙ベースの請求書だと時間がかかることが課題として上げられるでしょう。
また、進捗状況も把握しづらいというデメリットもあるため、円滑な請求書発行業務の妨げとなることもあります。
このように承認フローに課題を抱えている場合は、請求書発行システムの導入を検討してみるのもひとつの手です。
請求書発行システムは承認フローを簡易化できるばかりでなく、請求書発行業務の作業工程や費用削減にも効果が高いため、人手不足に悩んでいる現場にもおすすめであると言えます。