請求書作成サービスが注目される理由や選び方について - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書作成サービスが注目される理由や選び方について

サービス

現在「請求書作成の業務負担が大きい」「バックオフィス業務を効率化したい」という悩みを抱えている企業、あるいは「請求書作成ミスが連発していて困っている」という企業は、請求書作成サービスの導入で悩みを解決できるかもしれません。

本記事では、請求書作成サービスの概要や導入のメリット、さらにはサービスの種類や選び方について紹介します。

請求書作成業務を効率化し、企業全体の生産性を向上させましょう。

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請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1.請求書作成サービスとは

請求書 効率化

請求書作成サービスは、バックオフィス業務効率化につながるサービスの一つです。サービスの概要について見ていきましょう。

1-1. 請求書の作成から発行までを自動で行えるサービス

請求書作成サービスは、文字通り請求書作成をフォローアップしてくれるサービスです。あらかじめ取引先情報をシステムに入力しておけば、相手別に請求書を発行できます。

選ぶシステムにもよりますが、主に以下の機能が利用できます。

● 取引先・自社情報の自動入力
● 一括作成
● 支払い明細書・納品書の作成
● 請求書の発送(郵送・メール)
● 請求書発行レポートの作成
● 各帳簿・会計システムと連動
● 請求書データの検索・保管など

1-2. 請求書作成サービスが注目される理由

請求書作成サービスへの注目度が高まっているのは、「業務効率アップ」「DXの推進」といった理由からです。

サービスを導入すれば、ボタン一つで請求書が作成でき、業務効率は大幅にアップします。経理部門の負担・人員を減らし、コア業務に注力することが可能です。

またDXの一環として請求書作成サービスを導入する企業も増えています。市場のデジタル化が進む昨今、アナログ式に固執する企業は生き残りが難しいと言われるのが現状です。多くの企業が、バックオフィス業務を初めとする社内業務のデジタル化に取り組んでいます。

1-3. 自社に合う請求書作成サービスを選ぶときのポイント

請求書作成サービスを選ぶとき注目したいのは以下のポイントです。

● 請求書作成のどの部分をシステム化するか
● 他のシステムとの親和性

請求書作成サービスによって、システム化できる範囲は異なります。「請求書の作成まででよい」「発送業務も」など、自社のニーズを明確化しましょう。

また現在会計システム等を使っている場合は「そのシステムと連携できるか」も重要です。会計システムと連携できれば、手計算の必要がありません。請求書作成業務は一気にスピードアップします。

この他、セキュリティ対策やアフターフォロー、イニシャルコスト・ランニングコストについてもしっかりと比較しましょう。

2.請求書作成サービスの種類1:クラウド型

請求書 ソフト

請求書作成サービスのうち主流といえるのがクラウド型です。人気の高い請求書作成サービスのほとんどはクラウドサービスと考えてよいでしょう。

クラウド型請求書作成サービスの概要やメリット・デメリットを紹介します。

2-1. クラウドサーバーを利用するサービス

クラウド型の請求書作成サービスとは、インターネット上に構築されたクラウドサーバーでシステムを提供するサービスです。

サービスを提供される側は最低限のインターネット環境がそろっていればよく、事前の準備はほぼ必要ありません。選択するサービスによっては、契約したその日から利用できるものもあります。

2-2. クラウド型のメリット

クラウド型の請求書作成サービスのメリットは、主に以下の二つです。

● 場所・デバイスを選ばずにシステムにアクセスできる
● イニシャルコストがかからない

クラウドサーバーを利用するクラウド型は、どのデバイスからでも請求書作成に必要なデータにアクセスできます。テレワーク中や出張中・外回り中でも、スムーズな請求書作成が可能です。

また自社サーバーを構築しないため、イニシャルコストもかかりません。コスト面を重視したい企業にとっては、メリットが大きいでしょう。

2-3. クラウド型のデメリット

クラウド型の請求書作成サービスのデメリットとしては、以下のものがあります。

● インターネット環境に左右される
● カスタマイズが難しい

クラウド型の請求書作成サービスは、インターネットが切断されれば使えません。良好なインターネット環境の保守が重要な課題となるでしょう。

またクラウド型はベンダーの提供するパッケージを利用するため、カスタマイズしにくい点も要注意です。システムの選択を誤ると、他のバックオフィスツールと分断されてしまう恐れもあります。

3.請求書作成サービスの種類2:オンプレミス型

IT

より自社のニーズに合うシステムを導入したい企業は、オンプレミス型も選択肢に入れるとよいでしょう。オンプレミス型の請求書作成サービスについて、メリット・デメリットを紹介します。

3-1. 自社サーバーを構築する運用方法

オンプレミス型の請求書作成サービスは、自社内にサーバーを構築して独自のシステムを運用する方法です。

種類としては、ベンダーの決めた規格を買い取る「パッケージ型」と完全カスタマイズの「スクラッチ型」があります。

パッケージ型は買切り・年払いといった選択肢があり、スクラッチ型よりはイニシャルコストが安価です。

3-2. オンプレミス型のメリット

オンプレミス型の請求書作成サービスのメリットには、以下のものがあります。

● セキュリティリスクが低い
● カスタマイズできる

オンプレミス型は自社サーバーにデータを保管できます。外部からの不正アクセスに合うリスクは低い上独自のセキュリティシステムを導入することも可能です。

またスクラッチ型なら、ニーズに合わせた拡張やカスタマイズも難しくありません。自社の業務フローやニーズにぴったりはまるシステムを構築できるでしょう。

3-3. オンプレミス型のデメリット

オンプレミス型の請求書作成サービスのデメリットは、以下のものがあります。

● イニシャルコストが高額
● サーバーの構築に時間がかかる

自社にサーバーを構築するオンプレミス型は、サーバー構築費用・ネットワーク構築費用が高額です。金額はベンダーや構築するサーバーの規模等にもよりますが、トータルで100万円~となるケースが多いでしょう。

また、オンプレミス型は「契約してすぐに利用」というわけにはいきません。ベンダーと契約を結んでも、実際にシステムを導入するまでに数カ月から1年程度かかることがあります。

4.請求書作成サービスの種類3:アウトソーシング

アウトソーシング

請求書の作成を外部に委託する企業も多々あります。アウトソーシングを活用した場合のメリット・デメリットについて見てみましょう。

4-1. 請求書作成業務について外部リソースを活用すること

請求書作成のアウトソーシングとは、請求書の作成にかかわる業務を代行業者や経理事務所に丸投げすることです。

近年はオンライン秘書やオンラインバックオフィス業務サービスが充実しています。こうしたベンダーと契約をすれば、請求書の作成にかかる部分のみを切り取って外部委託することが可能です。

4-2. アウトソーシングのメリット

アウトソーシングのメリットは、以下のとおりです。

● 経理担当の業務負担が軽減される
● その道のプロに依頼できる

アウトソーシングすれば、経理担当が請求書関係の処理に煩わされることがありません。業務負担が減る分、他の業務にリソースを回せます。

また、請求書の作成に当たるのはその道のプロであることがほとんどです。サービスのクオリティは担保されており、新たに人を雇うよりもコスパがよいとえるでしょう。

4-3. アウトソーシングのデメリット

アウトソーシングのデメリットは、以下のとおりです。

● 自社にノウハウが残らない
● 情報漏えいリスクがある

請求書作成業務がなくなれば、処理方法のノウハウも残りません。今後請求書の作成を自社に戻したくなった場合、一からやり方を考えていく必要があるでしょう。

また、請求書を作成するためには、取引の詳細なデータを引き渡さなければなりません。セキュリティの甘い会社を選んでしまった場合、情報漏えいのリスクが高くなります。

5.請求書作成サービスはクラウドサービスが主流に

システム

近年、業務効率化を図る企業の多くはクラウド型の請求書作成サービスを選択しています。クラウド型が主流となっている理由は何なのでしょうか?

請求書作成サービスでクラウド型が選ばれる理由を紹介します

5-1.【クラウドサービスが選ばれる理由】スモールスタートしやすい

クラウド型の請求書作成サービスはクラウドサーバーを使うため、導入に大掛かりな準備・多額のコストが不要です。無料お試し期間を設けているサービスも多く、試験的な導入も難しくありません。

効果検証を繰り返しながらスモールスタートすれば、システム導入の失敗は起こりにくいでしょう。

5-2.【クラウドサービスが選ばれる理由】社内連携しやすい

自社の会計システム・営業管理システムと連携できる請求書作成サービスを選べば、営業と経理部門がシームレスにつながります。営業担当者が直接請求書を作成したり、経理担当が営業部門から直接データを引っ張ったりが可能です。

また取引先ごとに請求書作成のステータスが可視化されるため、「誰がどこに請求書を発送したか」も一目で分かります。データの検索も容易となり、「請求書を送った・送らない」で混乱することもありません。

6.請求書作成サービスでバックオフィス業務を効率化しよう

自動化

請求書作成サービスを導入すれば、バックオフィス業務が効率化されます。請求書作成に回していた人員をコア業務に集中させることが可能です。

請求書作成サービスにはクラウド型・オンプレミス型・アウトソーシングがありますが、近年の主流はクラウド型です。テレワークを実施している企業やDXを進めている企業は、クラウド型の「どこからでも編集・アクセスできる」「保守・管理が不要」というポイントが大きなメリットとなるでしょう。

自社に最適な請求書作成サービスを選択し、企業全体の業務効率アップにつなげてください。

 

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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