スピーディーな請求書発行や請求書の管理機能など、経理業務の効率化に役立つ請求書作成ソフトですが、コスト面の心配から、導入には二の足を踏んでいる方もいるのではないでしょうか。
コスト面が課題になっている場合はまず、無料で利用できる請求書作成ソフトの利用がおすすめです。

今回は、請求書の作成ソフトを無料で手に入れる方法や無料の請求書作成ソフトの安全性、無料の請求書作成ソフトを利用する際の注意点を紹介していきます。
これから請求書の作成ソフトの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

▼そもそも請求書作成ソフトとは何か？という方はこちらからご覧ください
請求書の作成ソフトとは？選び方のポイントを徹底解説

1.請求書作成ソフトとは

請求書の作成ソフトとは、Web上で請求書を作成できるソフトのことです。
請求書作成ソフトを導入することで、請求業務の効率化が図れます。

請求書作成ソフトは、Web上で手軽に請求書の作成できます。
従来の手書きやエクセルなどの手作業に比べて効率よく請求書の作成が行えるのです。

またサービスによっては、紙に印刷するだけでなく郵送の代行を選べるサービスもあります。
他にも取引先と連携できれば、電子データの送付が行えます。

紙に印刷して郵送する必要がないので、請求業務を大幅に削減できるでしょう。

1-1.請求書の作成ソフトはさまざまな機能がある

請求書の作成ソフトによっては、請求書の作成だけでなく他の業務を効率化できる機能があります。
たとえば、請求データをもとに売り上げの集計ができる機能があります。

他にも発注データの集計まで行える機能があるので、損益管理まで行うことが可能です。

外部システムとの連携ができるソフトもあるため、既存のシステムを取り入れることもできます。
わざわざ会計ソフトのデータを手入力する必要がなくなるので、導入作業を効率的に行えるのです。

1-2.請求書の作成ソフトは無料体験版が利用できる

請求書の作成ソフトはさまざまな機能があるので、自社のニーズに合ったサービス内容を選ぶ必要があります。
しかし、ソフト自体の導入が初めての企業では、どんなサービス内容がよいか悩んでしまうでしょう。

実際に導入してみてけど、使いにくかったと感じる場合もあるでしょう。
こういった場合は導入前に無料体験版を利用するのがおすすめです。

請求書の作成ソフトは、無料期間や無料で試せるプランが用意されているため、導入前にテストすることができます。
実際にソフトを利用できるため、導入するか判断材料となります。

ソフトによって、初期費用の有無や金額もソフトによって異なるので、後々トラブルとならないように注意しましょう。

2.請求書の作成ソフトを導入すべき5つの理由

請求書の作成ソフトを導入することで、請求業務を効率化できます。
またこれまで手作業が必要だった業務も自動化できるので、人的ミスや人件費の削減に繋がります。

以下では、導入すべき理由をそれぞれ解説しましょう。

2-1. 請求業務を効率化できる

請求書の作成ソフトを導入することで、請求業務を効率化できます。
請求書作成ソフトに用意されているテンプレートを利用することで、面倒な計算を自動化できます。

またソフトによっては、仕分けの計上から請求書の自動生成や見積書までの作成を行うことが可能です。
一度の入力作業で他の請求業務を自動的に行えるので、大幅な業務の削減が期待できるでしょう。

2-2. 人的ミスの削減に繋がる

請求書の作成ソフトを導入すれば、人的ミスの削減にも繋がります。
請求業務は、取引先とのお金のやり取りを行う業務なので絶対にミスできません。

しかし、膨大な量の請求書を手作業で処理していると、誤った請求内容や請求漏れなどの人的ミスが発生する可能性が高くなります。
そのため、請求フローから手作業を取り除くことが人的ミスの削減に繋がるのです。

請求書の作成ソフトを活用することで、これまで手作業で行っていた業務を自動化することが可能です。
膨大な量の請求書でも効率的に処理できるため、人的ミスの削減に期待できるでしょう。

2-3. 人件費を削減できる

これまでの紙による請求業務は、エクセルや手書きなどによる手作業から印刷及び郵送までの工程を行っていました。

請求書の作成ソフトを使用すれば、これらの作業をWeb上で完結できるので、請求業務にかかっていた工数や手間を大幅に削減可能です。
紙による請求業務に比べて同じ量の業務に必要な人員を削減できるため、人件費を削減できます。

また浮いた資金を別の業務や事業に投資でき、一時的なコスト削減だけでなく企業の長期的な成長にも繋がるでしょう。

2-4. 紙の請求書を発行及び管理するコストを削減できる

請求書の作成ソフトは、紙の請求書を発行するコストや管理するコストまで削減できます。
紙の請求書は印刷代や紙代、郵送費までかかっていました。
また請求書の保存が必要だったため、保管スペースのコストも必要です。

しかし、請求書の作成ソフトを導入するとデータ化して電子請求書として運用できます。
電子請求書として取引先とやり取りできれば印刷代や紙代、郵送費のコストを削減できます。

請求書の作成ソフトには、電子請求書を保存することも可能です。
これまで請求書を保管していたスペースを他のスペースとして活用できます。

2-5. 情報漏洩のリスクを削減できる

情報漏洩のリスクを削減できることも、請求書の作成ソフトを導入すべき理由です。
紙の請求書は紛失する恐れがあるため、情報漏洩のリスクが伴います。

しかし、請求書の作成ソフトは、電子請求書としてまとめて保存することが可能なため、紛失してしまうことがありません。

請求書の作成ソフトのセキュリティは、データセンターによって多少差があるものの、強固なセキュリティとなっています。
そのため、外部からのハッキングやウイルスによる情報漏洩のリスクも抑えられるので安全です。

3.請求書の作成ソフトを無料で手に入れる方法

無料で利用可能な請求書作成ソフトは、Web請求書発行システムと呼ばれる「クラウド型システム」となっているものが一般的です。
これらのシステムでは、ExcelやWordを利用せず、Web上のテンプレートを活用して、請求書の作成やメールを利用した送付や受領が可能となっています。

このような無料で利用できる請求書作成ソフトを手に入れるには、次の2つの方法があります。

・無料体験版が用意されている請求書作成ソフトを利用する
・原則無料で利用できる請求書作成ソフトを利用する

ここでは、それぞれについて詳しく解説します。

3-1. 無料体験版が用意されている請求書作成ソフトを利用する

多くの請求書作成ソフトでは、トライアルとして無料体験版が用意されています。
まずは無料で請求書作成ソフトを利用してみたいという場合には、このような無料体験版の活用を検討してみましょう。

ただし、無料体験版では、無料で試すことのできる機能や体験できる期間などが制限されています。
そのため、利用の前には、あらかじめ無料で利用できる範囲について、確認しておきましょう。

3-2. 原則無料で利用できる請求書作成ソフトを利用する

請求書作成ソフトの中には、用意されている機能がほぼすべて無料で利用できるソフトも存在します。

このような請求書作成ソフトでは、ほとんどの機能が制限なく無料で利用できるため、コストを抑えつつ、システムの導入を行いたいという場合にも適しています。

4. 請求書の作成ソフトを選ぶときの3つのポイント

請求書の作成ソフトを選ぶ際のポイントは、主に3つあります。
以下に、それぞれのポイントを詳しく解説します。

4-1. 必要な機能を整理する

請求書の作成ソフトを選ぶときは、必要な機能を整理することがポイントです。
請求書の作成ソフトは通常の請求業務の自動化だけでなく、他の業務まで自動化してくれるソフトがあります。
そのため、効率化したい業務を明確にし、必要な機能を整理することで自社に合ったソフトを選ぶことができます。

たとえば、取引先が少ない個人事業主の場合は、請求書の作成及び送付の機能に特化したソフトを選べば十分です。
一方で取引先が多い大企業の場合は、他の業務システムと連携できるソフトを選ぶことで大幅に請求業務を効率化できます。

ただし、機能が充実するソフトほど利用料金が高くなる傾向にあるため、どんな機能が必要か見極める必要があるでしょう。

4-2. 既存システムとの連携が可能か確認する

請求書の作成ソフトを検討する際は、既存システムと連携可能か確認するものポイントです。
たとえば、既存システムと連携可能なソフトは、他のシステムと直接連携できるので、導入後すぐに利用できます。

一方で既存システムと連携できないソフトは、わざわざCSV出力してから請求システムにインポートする必要があります。
請求書の枚数が少ない場合は問題ないのですが、多いと毎回インポートする必要があるため、手間がかかります。

ソフトを導入する際は、既存システムとの連携可否を確認して効果を最大限に活かしましょう。

4-3. セキュリティ体制が整っているか確認する

請求書の作成ソフトを検討する際は、セキュリティ体制が整っているのか確認するのもポイントです。
ソフトを運用する際に、トラブルが発生する可能性があります。

特に無料ソフトの場合は、セキュリティ体制を重視していないケースがあるので注意が必要がです。セキュリティ対策が整っていないシステムを導入してしまうと、情報漏えいやデータ改ざんのリスクにさらされる可能性が高まります。

結果的に自社が損害を被る可能性も否定できないため、無料で請求書作成ソフトを導入する場合は、セキュリティ面で問題がない請求書作成ソフトか、あらかじめ確認をしておく必要があります。

仮にトラブルが発生した際に、すぐに対応できないと取引先に迷惑をかけてしまう恐れがあります。
取引先に不信感を与えてしまわないためにも、サポート体制が整っているソフトを選ぶことが重要です。

サポート体制を確認する際は、以下のことを押さえておく必要があります。

・システム利用の際の認証機能がしっかりとしている
・24時間365日、いつでも監視体制が整っている
・通信の暗号化に対応している
・常にバックアップが行われる体制となっている
・書類改ざんを防ぐためのタイムスタンプ機能が用意されている

上記のポイントを押さえることで、トラブルが発生した際にも安心して対応できます。

5. 請求書の作成ソフトを無料で利用する際の注意点

請求書の作成ソフトを無料で利用する際には、次の2点に注意する必要があります。

1.無料ソフトでは機能制限があることが多い
2.利用可能なアカウント数に制限がある場合が多い

無料で使用できるメリットは大きいですが、注意すべき点にも目を向けることが大切です。

5-1. 無料ソフトでは機能制限があることが多い

基本的に、無料の請求書作成ソフトには、機能制限が設けられている場合が多いです。
無料の範囲内では、最低限の機能のみが利用できるソフトが一般的となっているため、さらに業務を効率化したいと考える場合には、有料版の利用を検討する必要があります。

そのため、無料の請求書作成ソフトを利用する際には、あくまでも小規模な組織での利用や、自社内での導入を検討する場合にとどめることを念頭に活用していきましょう。

また、無料ソフトの場合、事前に用意されているテンプレートのデザインや入力項目では、個別の要望に応えられないことも多い傾向にあります。
自社で導入を検討する際には、本当に必要な要件を満たした請求書が作成できるのかどうか、確認をしておくことが重要です。

5-2. 利用可能なアカウント数に制限がある場合が多い

多くの無料の請求書作成ソフトでは、利用可能なアカウント数に限りがあります。
そのため、社内で複数人が同時に請求書作成ソフトを利用する場合には、利用できる人数が何人までになるのか、あらかじめ確認をしておく必要があります。

今後、利用人数が増える場合を考え、無料の請求書作成ソフトを導入する際には、本当にそのソフトで問題がないのか、十分に検討しておくことが大切です。

6. 請求書作成ソフトの導入は無料ソフトでも活用することが可能

請求書作成ソフトを利用することにより、面倒な請求業務がスムーズに進み、経理業務の効率化へとつなげることができます。
請求書作成ソフトの導入コストが問題になっている場合は、無料の作成ソフトを利用したり、まずは無料のトライアル版を利用したりすることで、コストをかけずに導入することが可能です。

ただし、無料の請求書作成ソフトを導入する際は「セキュリティ面で問題ないソフトを選択すること」や「機能やアカウントにどのような制限があるかをあらかじめ確認すること」が重要となります。

無料の請求書作成ソフトを導入する場合は、求めている条件に合致したソフトであるかを確認し、必要に応じて有料の請求書作成ソフトの利用も検討しましょう。

7.請求書作成ソフトでペーパーレスに

請求書作成ソフトを導入することで業務効率化や業務上のミスや漏れをなくすといったメリットに加えてペーパーレス化を促進することができます。ペーパーレス化が進むことで紙代が必要なくなり、紙を保管していたスペースも不要になります。中長期的にみると企業に与える影響は大きくなるので、早めの検討をおすすめします。