納品書と請求書の違いや作成する際のポイントを徹底解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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納品書と請求書の違いや作成する際のポイントを徹底解説

解説

納品書も請求書も体裁が似ていることから、両者の違いを把握していない方も少なくないでしょう。
両者の違いが分かれば、何に気をつけて書類を作成すれば良いのかが明らかになりますので、作成ミスや記載漏れを減らすことにも繋がります。

本記事では、納品書と請求書の違いを踏まえたうえで、作成する際のポイントについて解説します。

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1.納品書と請求書の違いとは

請求書 違い
納品書と請求書の違いは、作成目的と作成時期にあります。
納品書も請求書も記載内容がほぼ変わらないため、2つの証憑の違いが分かりにくいですが、明らかな違いがあります。

ここでは違いを詳しくみていきましょう。

1-1.作成目的の違い

納品書を作成する目的は、取引相手に商品やサービスの納品完了を通知することにあります。
納品書があることで、商品やサービスを提供するという契約の履行を果たしたことを証明できます。

一方で、請求書を作成する目的は、取引相手に納品した商品やサービスの代金を請求することにあります。
請求書の送付をもって、先方から債権回収の意思表示を行うことができます。

1-2.作成時期の違い

納品書の作成時期は、納品の仕方によって変わってきます。
商品に納品書を同封して発送するような場合は、発送前に納品書を作成します。

また、システムなどのサービスを納品するような場合は、サービス納品時または納品後に作成します。

請求書の作成時期は、取引相手との取り決めによって変わってきます。
たとえば、頻繁に取引のある相手とは、20日締めや末締めなど締め日を決めて請求書を作成しますが、単発の取引の場合は、納品の都度請求書を作成します。

関連記事:納品書に記入する項目と押さえるべきポイントを解説

2.納品書と請求書を作成するコツ

見積書 書き方
納品書と請求書の作成について、国税庁では次の5項目を含めて作成することを推奨しています。
まずは、この5項目については必ず記載するようにしましょう。

1. 書類作成者の氏名又は名称(受注業者の名称)
2. 取引年月日
3. 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
4. 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称(取引先の名称)

ただし、一般的には納品書・請求書ともに上述の5項目だけでは、それぞれ証憑の役割を果たすための情報としては不足しています。
この5項目以外にも記載すべき項目について、次に紹介します。

2-1.納品書の追加記載事項

納品書には上述の5項目以外にも次の項目を記載します。

・品目毎の数量・単価・金額
見積書や実際に納品する商品やサービスの内容と相違がないように記載します。

・納品日
第三者に配送を委託するような場合は、受取側の事情や交通状況などによって、予定通りに納品できない場合もあります。
したがって、配送で納品するようなケースでは、納品日ではなく出荷日を記載することもあります。どちらを記載するか、あらかじめ自社で統一しておき、取引先にも説明しておいた方がよいでしょう。

関連記事:納品書の書き方やポイント・必須項目を分かりやすく解説

2-2.請求書の追加記載事項

請求書には上述の5項目以外にも次の項目を記載します。

・品目毎の数量・単価・金額
見積書や納品書の内容と相違がないように記載します。

・振込先の情報
振り込みによる支払いであれば、銀行口座の情報を記載します。
また、振込手数料の負担についても記載しておきましょう。

・支払い期日
支払い期日は、自社だけでなく相手先の経理処理にも関わりますので、取引前に双方で決めておくのが通例です。

関連記事:請求書の正しい書き方やポイント・注意点を詳しく解説

2-3.軽減税率対象の商品がある場合の作成方法

軽減税率対象(8%)の商品がある場合は、納品書・請求書共に税率毎に品目や小計を表記しなくてはなりません。
現行の「区分記載等請求書方式」に準じて記載する場合は、次のように記載します。

(1)どの商品が軽減税率適用であるかを分かるように記載します。
たとえば、軽減税率の対象商品には、品名(品目)欄にある商品名に※印などをつけて、備考欄に「※印は軽減税率対象商品」といったように記載し、ひと目で税率の見分けがつけるようにします。

(2)小計欄(税込)をそれぞれ「軽減税率(8%)」と「標準税率(10%)」の2段書きにして記載します。

ただし、「区分記載等請求書方式」は、2023年10月より導入される「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」移行期間の特別措置として取られている方式です。
「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」では、『品目に軽減税率である旨』、『税率ごとに合計した小計(税別)』、『税率ごとに合計した消費税の額』を記載しなければなりませんので注意しましょう。

関連記事:軽減税率で請求書はどう変わる?変更点や事前準備を解説

3.納品書と請求書の作成ツールの選び方 

項目にチェックを付ける
納品書や請求書の作成に多くの時間を取られているような現場では、作成ツールの導入を検討してもよいでしょう。
作成にかかる時間を削減できるだけでなく、人件費や発送コストの削減も期待できます。

次に、納品書と請求書の作成ツールを選ぶ際に押さえておくべきポイントについて解説します。

3-1自社のニーズにあった機能が揃っているかを確認する

納品書や請求書を作成するツールには、時間をかけずに簡単に作成ができる機能の他にも、多彩な機能があります。
たとえば、ボタンひとつで簡単にメール送信できる機能であったり、ツール提供会社に郵送を代行依頼できる機能、顧客側の確認状況を通知する機能、英語表記で作成できる機能など、便利な機能が各ツール提供会社で用意されています。

自社の課題を解決できるような機能が提供されているか、導入前にチェックしておきましょう。

3-2.既存のシステムと連携ができるツールを選ぶ

現在使用している会計システムや販売管理システムと、データ連携させることができるかどうかも、ツール選びの大切なポイントになります。
連携方法については、CSV連携とAPI連携があります。

CSV連携は既存システムのデータを抽出し、納品書・請求書作成ツールにインポートさせる方法です。

一方、API連携は既存システムと直接連携させる方法です。
後者の方が、自動連携させるので更新などの手間を省くことができて便利です。連携方法も合わせて確認しておくと良いでしょう。

3-3.無料の体験版で導入前に試してみる

便利な機能が備わったツールが各社からリリースされていますが、これらの機能も実際に使いこなせなければ意味がありません。
導入したあとでは費用が発生してしまいますので、その前に操作性を確認しておきたいものです。

作成ツールを提供する会社では、無料の体験版を用意ししている所が多くありますので、まずは実際に操作してみて使いやすさを試してみるのがおすすめです。

3-4.サポート体制が整っている

何らかのトラブルによって納品書や請求書の作成が止まってしまうと、業務に大きな支障が生じるばかりか、取引先にも迷惑をかけます。
トラブルが起きた場合でも、すぐに対応してもらえるサポート体制が整っているかどうかもツール選びでは重要です。

会社によってはチャットやメールでのサポートのみで、電話での対応を行っていないところもあります。
サポートの方法や内容、代金についても、事前に確認しておいた方がよいでしょう。

4.納品書と請求書の違いをよく理解しておこう

理解を促す様子
納品書と請求書は、作成目的と作成時期に明らかな違いがあり、両者は似て非なるものです。
違いを把握したうえで証憑を作成することで、記載ミスや漏れを減らすことができるでしょう。

納品書も請求書も、国税庁であらかじめ決められた記載必須事項がありますので、漏れなく記載するのが作成するうえでのポイントです。
ただし、この必須事項だけでは、それぞれの証憑の役割を果たすには不十分なため、納品書や請求書にも本記事で紹介した追加項目を記載する必要があります。

手間のかかる納品書や請求書の作成は、ツールを使って作成するのも一つの手です。
時間削減だけでなくコスト削減の効果も期待できます。

今回の記事で紹介したツール選びのポイントを参考にしていただき、効率よく納品書や請求書の作成業務を行いましょう。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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