請求書を封入する際の封筒の書き方とは?マナーや電子請求書のメリットも解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書を封入する際の封筒の書き方とは?マナーや電子請求書のメリットも解説

封筒

ビジネスマンであれば、封筒の正しい書き方を身につけることは当然と言えるでしょう。取引先に支払を依頼する請求書であれば、なおのことです。相手に良い印象を与える封筒を作成するには、第一にビジネスマナーに則っていることが大切です。
本記事では、最低限身につけておきたい、封筒の書き方のマナーについて紹介します。

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1.請求書を封入する際の封筒の書き方

書類に記入する様子

請求書を封入する封筒は、縦書きで記載するのが基本です。縦書きだと丁寧な印象を相手に与えるため、ビジネスシーンでは望ましいでしょう。ここでは、縦書きでの書き方のマナーについてポイントを押さえながら詳しく解説します。

1-1.表面の書き方

(1)郵便番号
郵便番号枠が無い場合は、封筒の右上に「×××-××××」と数字で記載しましょう。

(2)住所
住所は、郵便番号枠の右端ラインに揃えるようにして、都道府県名から記載します。
一般的には郵便番号が記載されていれば市区町村まで記載を省略できますが、ビジネスでは省略せずに記載するのがマナーです。
ビル名や階数も省かずに記載しましょう。番地の数字は、漢数字を使うのが通例です。

(3)宛名
住所の頭1文字分下げて、封筒の中央に宛名を記載します。
宛名をどこまで入れるかによって書き方が変わってきますので、下記を参考にしてください。

・会社名と部署名のみを記載する場合
会社名の後に続けて部署名を記載します。
1行に入り切らない場合は、会社名の左隣に部署名を大きめな文字で記載します。部署名の最後に「御中」と入れましょう。
この時、「(株)」ではなく「株式会社」と略さずに書きます。住所よりも、宛名は大きめに記載しましょう。

・役職名と氏名を入れて記載する場合
会社名・部署名の左隣に役職名・氏名を記載します。この場合は、「御中」ではなく氏名の最後に「様」を入れるのがポイントです。
役職名が短い場合は氏名の上に入れますが、長い場合は部署名に続けて記載しましょう。宛名をバランスよく見せるには、会社名・部署名・役職名までは小さめに記載し、氏名のみを大きく記載するのがコツです。

(4)外脇付け
外脇付けとは、封書の内容や重要度を促すために入れる文言です。
ここでは、赤字で「請求書在中」と封筒の左下に記載しましょう。外脇付けを入れることで、先方に届いた際に一般郵便物との区別がつきやすく、開封の優先度を上げる効果があります。
最近は、100円ショップで外脇付け用のスタンプが売られていますので、手書きの代わりに活用しても良いでしょう。

(5)切手
切手は封筒の左上に貼ります。この時、切手の枚数はなるべく1枚に収まるようにしましょう。
切手を何枚も貼ってしまうと、余り物の切手を貼っているように受け取られ、相手にあまり良い印象を与えません。
細かい所ではありますが、切手の貼り方にも配慮することは大事です。
記念切手を使用する場合は、ビジネス上相応しいものを使用するようにしましょう。

1-2.裏面の書き方

裏面には差出人の情報を記載します。書き方については、下記のポイントをしっかり押さえておきましょう。

(1)差出人の住所と名称
中央に継ぎ目のある封筒の場合は、継ぎ目の右側に郵便番号と住所、継ぎ目の左側に会社名・部署名・氏名を記載します。
継ぎ目のない封筒の場合は、全て左側に寄せて記載しましょう。

(2)送付日
送付日を、左上に記載します。

(3)封締め
封締めは、差出人本人が封をしたことを意味するものです。
封締めを記載する際は、封の境目中央に「×」ではなく「〆」と入れます。「〆」の他にも、「封」や「緘」と記載もしくは押印する方法もあります。

2.請求書を封入する際のマナー

天秤

封筒の書き方のマナーを押さえたら、次は請求書を封入する際のマナーも知っておくと良いでしょう。「封筒の選び方」「請求書の折り方」「封入方法」のマナーについて紹介します。

2-1.請求書を封入する封筒

A4サイズの請求書を入れるのに丁度良いのが、長形3号または角型2号サイズの封筒です。それぞれ封筒の特徴は、下記を参考にして下さい。封筒の色は、外脇付けが目立つように、白もしくは薄い茶封筒を使用するのが一般的です。

・長形3号
三つ折りしたA4サイズの紙を入れるのに丁度よい大きさの封筒です。定型郵便で送ることができます。郵便料金は、25g以内であれば84円、50g以内は94円です。

・角型2号
A4サイズの用紙を折らずにそのまま封入することができます。定型外郵便となりますので、郵便料金は50g以内で120円と長形3号より高くなります。

2-2.請求書の折り方のマナー

A4サイズの請求書を長形3号の封筒で送る場合、三つ折りにして封入します。
折り方のポイントは、紙を開いたときに請求書の文字がすぐ目に入るように折ることです。
最初に下側3分の1を折って、次に上側3分の1を折り畳みます。この際、両角がぴったり合うように丁寧に折りましょう。
また、送り状を同封する場合は、請求書の上に送り状を重ね、一緒に三つ折りして封入します。

2-3.封入のマナー

封筒を裏返しにして、請求書を最後に折り畳んだ上端が右側にくるように封入します。
封をする時は、簡単に開封できないようにするために、ホッチキスやセロテープは使わずに糊付けしましょう。
枚数が多い場合は、口糊付き封筒を使うと封入作業が楽になって便利です。

3.請求書の電子化するメリット

電子化

電子帳簿保存法の改正が2022年1月から施行されるにあたり、今後は請求書を郵送ではなく電子化して送付するケースが増えると想定されます。
請求書を電子化するメリットはどんなものがあるでしょうか。次に詳しく解説します。

3-1.郵送代・印刷代などコスト削減ができる

請求書を郵送する際にかかるコストは、郵送代や印刷代、用紙代、封筒代といったものがあります。
たとえば、長形3号の封筒で郵送する場合、郵便料金だけでも最低84円はかかってしまい、大量の請求書を送付する事業者にとっては年間で相当の金額になります。
しかし、電子化することでこれらのコストが全て削減することができますので、大きな費用削減効果が期待できるでしょう。

3-2.郵送にかかる労力や時間をカットできる

効果が期待できるのは費用だけではありません。今まで郵送に費やしていた労力や時間も削減することもできます。
郵送の場合は、請求をプリントアウトし、封筒に合わせて折り畳み、封入して糊づけする。その後、切手を貼って、集荷がなければ投函しに行くという工程があります。
作成する枚数が多いほどに、かかる労力も大きくなりますが、電子化されることで、これらの工程すべてをカットすることができるのです。

4.相手に好印象を与える封筒の書き方のマナーを身につけよう

書き方

封筒を作成する際は、住所や宛名を省略せずに正しく記載するようにしましょう。
封筒の表面に「請求書在中」の記載を入れて、先方に封筒の中身がひと目で分かるようにするのもポイントです。
封筒の書き方以外でも、請求書の折り方や封入の仕方にもマナーがありますので、一緒に押さえておくと良いでしょう。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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