検収書とは?その役割や書き方のポイント・注意点を解説 | jinjerBlog

検収書とは?その役割や書き方のポイント・注意点を解説

検収書

商取引では、見積書や発注書、納品書など、さまざまな書類が作成・発行されます。

検収書もそのうちのひとつで、商取引を円滑に行うために作成・発行される重要な書類とされています。

今回は、そんな検収書の概要や、基本的な書き方、作成する際のポイントや注意点について解説します。

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1.検収書とは?

検収書 とは

検収書とは、発注者が受注者から受け取った商品について、不備が問題がなかったことを証明するために作成・発行する文書です。

受注者は、発注者の注文に応じて、指定された商品を、指定の数通りに用意して納品します。

納品前には、受注者側で商品に問題がないかどうか調べる「出荷検品」が行われますが、検品自体にミスがあったり、輸送中に何らかの事故があったりすると、不備や問題を抱えたまま発注者の手元に納品されることがあります。

そのため、受注者側は商品が納品された際、注文通りに商品が納められたかどうかチェックする「検収」という作業を行います。

検収の結果、問題がないことを確かめられたら、受注者に検収書を送付し、商品が注文通りに納品されたことを伝え、支払の手続きに移行する流れとなります。

1-1.検収書の役割・意義

検収書には、大きく分けて3つの役割があります。

1つ目は、売上を計上するタイミングの基準となることです。

売上を計上するタイミングは業種や取引内容によって異なりますが、一般的には商品が出荷されたとき(出荷基準)、商品が納品されたとき(納品基準)、そして商品が検収されたとき(検収基準)の3つに分類されます。

受注側が検収基準を採用している場合、検収は売上を計上するタイミングを左右する重要な書類になります。

この場合、受注側からあらかじめ検収書の送付をお願いされますので、検収が完了したら速やかに検収書を発行・送付する必要があります。

2つ目は、商品のクレーム防止です。

納品された商品に不備が発覚した場合、原則として受注側が無償で対応する必要があります。

ただ、受注側が補償するのは基本的に納品の直後までで、それ以降に欠品や不備が発覚したとしても、それが受注側のミスなのか、発注側のミスなのか、判別がつかなくなってしまいます。

そのため、受注側は発注側に検収書を発行してもらい、「納品に問題はなかった」ということを証明しなければなりません。

発注者は検収書を発行した時点で、納品の不備やミスを理由にクレームをつけることは不可能となりますので、受注側にとってはトラブル防止の手段になります。

3つ目は、請求書発行の省略です。

通常は、納品・検収の後に受注者が請求書を発行しますが、あらかじめ発注者との間で「検収書の発行によって支払の義務が生じる」と取り決めておけば、請求書の発行を省略することができます。

その場合、納品→検収→請求→支払の4ステップのうち、請求のステップを丸ごとカットできるため、よりスムーズな取引になります。

1-2.検収書は必ず発行しなければならない?

検収書は法的に義務づけられた書面ではなく、作成・発行するかどうかは発注者の判断に委ねられています。

ただ、検収書は前述の通り、商取引においてさまざまな役割を担う大切な書類のひとつです。

特に受注者にとっては、売上計上のタイミングや、クレーム防止の手段になる書類ですので、商取引を行うにあたり、検収書の発行を求めてくる企業も少なくありません。

自社に検収書を受領する習慣がなくても、取引先から請求された場合のことを考慮し、検収書の正しい書き方はしっかり押さえておく必要があります。

2.検収書の基本的な書き方

手順

検収書は法的に発行が義務づけられた書類ではありませんので、フォーマットにも明確な規定はありません。

ただ、検収書は「注文通りに間違いなく納品されたこと」を証明するための書類ですので、その内容は見積書や注文書と同じでなければなりません。

そのため、検収作業では納品書ではなく、見積書や注文書をもとに商品の種類・数量に間違いがないかどうかチェックします。

商品の種類・商品・品質のすべてに問題がないと確認できたら、検収書の作成に移ります。

検収書には、主に以下の項目を記載します。

2-1.タイトル

一目で何の書類か判別できるよう、「検収書」と記載します。

2-2.相手の名称

検収書を送付する相手(受注者)の名称や屋号を記載します。

担当者がいる場合は、部署や担当者名を併せて明記してもよいでしょう。

2-3.発行者の名称

検収書の発行者(発注者)の名称や屋号、所在地、連絡先(電話番号、メールアドレス)などを記載します。

担当者がいる場合は、部署や担当者名も併せて明記します。

2-4.検収書発行の日付

検収書を発行した日付を記載します。

商品が納品された日付ではなく、検収が完了し、検収書を発行した日付を年月日で書きましょう。

2-5.検収した商品の詳細

検収した商品の名称、数量、単価、商品ごとの金額を記載します。

さらに、商品ごとの金額を合わせた小計と消費税額、それらを足した合計額を明記します。

これらは表にまとめるのが一般的ですが、検収書の発行をもって請求書の発行を省略する場合は、表の枠外上部にも「合計金額」の欄を設けましょう。

2-6.検収者の氏名・捺印


商品の検収を担当した人の氏名を記載し、捺印します。

なお、記名は検収者の名前が印字された検収印に代えることも可能です。

検収印には「検」の文字と、検収者の名字、検収の日付がまとめて刻印されていますので、検収印を押印すれば、記名と④の日付の記載を省略できます。

検収作業をひんぱんに行う場合は、検収印を作成した方が検収書作成の手間を省けるでしょう。

3.検収書の書き方に関するポイント・注意点

検収書  ポイント

検収書を作成する際に押さえておきたいポイントと注意点をご紹介します。

3-1.検収書には会社印も押印しよう

検収書には、検収を担当した人の捺印または検収印を押印しますが、それとは別に、自社の名称とやや重なる形で角印(会社印)も押印するのがベターです。

会社印は必須ではありませんが、押印した方が検収書の信頼性がアップします。

3-2.検収書は電子データとして送付することも可能

検収書の様式や送付方法に法的な決まりはありませんので、用紙に記載して郵送するだけでなく、パソコンで作成した検収書をそのまま電子データとして送付することも可能です。

郵送の場合に比べると、印刷や郵送の手間とコストを省けるため、検収書にまつわる業務を効率化できます。

ただ、受注者が検収書を証憑書類(取引があったことを証明する書類)として使用し、売上を計上している場合、検収書は一定期間にわたって保存が必要な国税関係帳簿書類に該当します。

国税関係帳簿書類を電子データとして保存するためには、あらかじめ管轄の税務署長に申請・承認を受ける必要があるため(※注1)、企業の中には検収書を電子データで送付されると困るところもあります。

もし検収書を電子データとして送付したいのなら、あらかじめ受注者にその旨を連絡し、了承を得るようにしましょう。

[注1]国税庁「電子帳簿保存法の概要」

4.検収書は、納品トラブルの防止に役立つ重要な書類

検収書  重要

検収書は、発注者の注文通りに商品が納品されていることを証明するために発行される書類です。

検収書の発行をもって納品に問題がなかったことが確定されるため、受注者にとっては、納品後のトラブル防止に役立つ書類といえます。

また、企業によっては検収書の発行を売上計上の基準にしているところもあり、受注者から検収書の発行を求められるケースは決して少なくありません。

受注者から請求された場合にすみやかに検収書を発行できるよう、検収書に記載する項目や、それぞれの書き方のポイントをしっかりマスターしておくことをおすすめします。

 

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