請求書を紛失したときの再発行の手順やリスクとは

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経費管理

更新日: 2024.1.17
公開日: 2022.2.14 jinjer Blog 編集部

請求書の再発行依頼を受けた場合、単に請求書を再印刷して送付するだけでは、対処方法として問題があります。取引先とのトラブルを避けるためにも、正しい再発行の手順を知っておく必要があるでしょう。本記事では、紛失時の請求書を再発行する手順と、紛失によるリスクについても解説します。

1.請求書を紛失したときの再発行の手順
2.請求書を紛失するリスクとは
3.請求書の紛失をなくすためにWEB発行がおすすめ
4.請求書の紛失はリスクを伴う可能性も。管理には十分気を付けよう

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1.請求書を紛失したときの再発行の手順

取引先より「請求書を紛失したので再発行してほしい」と依頼を受けた際は、次の手順に従って再発行の手続を進めましょう。不要なトラブルを避け支払手続を円滑に進めることができますので、ぜひ参考にして下さいね。

①紛失した請求書の内容を確認する

まずは、先方から紛失した請求書の詳細について確認を取りましょう。
例えば、発行日、品目や摘要欄の内容、金額などの情報を可能な限り聞き出します。
それから、自社の請求書控えと照合して該当する請求書があるかをチェックをします。
請求書を誤って再発行しないためにも、この照合作業は必ず行いましょう。

②請求書を再発行する

請求書を再発行するときは、次に上げる3つのポイントを押さえておきましょう。

二重請求に注意する。

よくあるのが、紛失した請求書が後で見つかった際に、すでに支払済であることを失念し、また支払をしてしまうケースがあります。
二重請求してしまうと返金処理や振り込み手数料など、お互いに手間が生じてしまいますので極力避けたいものです。
そのためにも、再発行である請求書だと分かるように、請求書内に再発行の文言を入れるかスタンプを押印して処理しましょう。
もしくは、請求書番号を入れているのであれば、請求書番号を変えるか枝番を加えるなどして判別がつくように処理するのも一つの方法です。

発行日は変更しない

請求書の発行日は、再発行した日付を記載するのではありません。ここはあくまでも、前回の発行日のまま変更せずに記載するのが一般的となっています。

支払期日は必要に応じて変更する

支払期日に関しても基本的には、前回と同じ日付を記入します。
但し、取引先によっては支払期日の変更を求めてくる場合があるかもしれません。この場合は理由を聞いた上で、上司と相談して対応するようにしましょう。
支払期日の変更に関しては、2週間～1か月の間で延長するのが通例となっています。

③送付状と一緒に郵送する

社外文書を送付する時は送付状を同封するのがマナーです。こちらに非がないと言えど手抜きをせずに、送付状を作成して一緒に送りましょう。
今回のケースに相応しい送付状の文例は以下の通りとなりますので、参考にして下さい。

<参考文例>

〇月分のご請求の件について

作成年月日

相手先会社名／担当者名

平素より大変お世話になっております。
先日ご依頼頂きました、〇月分の請求書をお送りさせて頂きます。
なお、同封いたしましたご請求書は「再発行」となりますので、紛失となった請求書がお手元にございましたら、大変お手数ではございますがお差し替えの上、破棄頂きますようお願い致します。

発行元会社名／担当者名

2.請求書を紛失するリスクとは

請求書を紛失するリスクは、単に支払ができないだけでなく、自社の売上や取引先とのトラブルに発展する可能性があるので注意が必要です。具体的にどのようなリスクがあるのか、次に詳しく解説します。

2-1.税法上の保管義務を履行できない

請求書は法人税法や所得税法、消費税法といった法律で、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間の保管が義務付けられています。（個人事業主で消費税を納税している場合は7年間）
ちなみに、保管年数は請求書の発行年月日から起算するのではなく、確定申告期限日の翌日から起算した年数となります。
請求書を紛失したまま放置しておくと、これら法律の保管義務を履行できないことになりますので注意しましょう。

2-2.仕入税額控除が適用できない恐れがある

仕入税額控除とは、売上にかかった消費税から仕入にかかった消費税を控除することをいいます。
この仕入税額控除を受ける要件のひとつとして、請求書の7年間保管があります。
つまり、請求書を紛失するということは、この仕入税額控除を受けることができないということになってしまうのです。
そのため、多く消費税を納税しなくてはいけなくなり、売上にも影響を及ぼしてしまうことになります。
請求書の紛失に気づいた場合は、速やかに再発行の依頼をした方が良いでしょう。

2-3.税務調査で指摘を受ける可能性がある

請求書は、代金を支払うためだけにあるのではありません。
仕入や売上など取引があった事実を証明する大切な証憑類の役割も果たしているのです。
そのため、税務調査で取引内容について説明を求められた際に、通常あるべき請求書が手元に無いことにより、調査官に不信感を抱かせる恐れがあります。
もし、調査官の求めに応じた説明ができないと、追加課税のリスクが生じる可能性だってあるのです。
そうならないためにも、請求書の管理は徹底して行った方が良いと言えます。

2-4.延滞利息が発生する場合がある

請求書の紛失に気づかずに支払期日が過ぎてしまうと、契約内容によっては延滞利息や手数料が発生することがありますので注意が必要です。
また、支払が滞ることによって取引先に不信感を与えてしまい、今後の取引に影響が及ぶ可能性もあります。
そうなる前に、請求書の紛失に気づくのがベストですが、もし督促状がきてから請求書の紛失に気づいた場合は、先方に事情を説明して早急に請求書を再発行してもらうのが良いでしょう。

3.請求書の紛失をなくすためにWEB発行がおすすめ

請求書の紛失をなくすためには、WEB請求書システムを導入するのがおすすめです。
請求書をオンライン上で発行・送付ができますので、郵送の時とくらべて紛失するリスクを減らすことができます。
また、万が一「請求書が手元に無い」というような連絡を受けても、システム上から送付の有無や送付日を容易に検索することがでるので、確認作業もスムーズに行えます。
再発行する場合も、郵送によるタイムロスがありませんので、迅速に対応をすることが可能です。
WEB請求書システムは、請求書の紛失防止だけでなく、発行から郵送にかかる作業工程や用紙代や郵送代といったコスト削減にも一役買います。
請求書の紛失防止とコスト削減を同時に実現できるWEB請求書システムの導入を検討するのも良いでしょう。

4.請求書の紛失はリスクを伴う可能性も。管理には十分気を付けよう

請求書の再発行依頼を受けた場合は、紛失した請求書の内容について細かくヒアリングし、間違いの無いよう再発行しましょう。
発行する請求書は二重請求とならないように、請求書に再発行のスタンプを押印するなどして見分けがつくように処理が必要です。
また、送付する際はビジネスマナーに則って送付状を忘れずに同封しましょう。
請求書の紛失は、税金の免除が受けられないばかりでなく、延滞利息の発生など、売上に影響を及ぼす可能性がありますので、管理には十分な注意が必要です。
請求書の紛失をなくすためにも、オンライン上で請求書の発行・送付ができるWEB請求書システムの導入を検討するのも得策といえます。

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などなど会計の理解を深める際に前提の基礎知識となる勘定科目や仕訳がよくわからない方もいらっしゃるでしょう。

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