注文請書とは?その役割と作成方法を分かりやすく解説 | jinjerBlog

注文請書とは?その役割と作成方法を分かりやすく解説

注文請書

商品、あるいはサービスなどの注文を受けた際、発注者から注文請書の発行を求められることがあります。

日本では、注文時に発行される発注書はポピュラーである一方、注文請書の発行はあまり一般的ではないため、「注文請書ってどんな書類?」「発行する義務はあるの?」など、疑問を感じている方も多いようです。

そこで今回は、注文請書の概要と主な役割、作成方法についてわかりやすく解説します。

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1.注文請書とは?

注文請書 とは

注文請書とは、名前の通り、注文を請け負った際に発行する書類のことです。

別名「発注請書」ともいい、発注者から注文を受けた際、それを引き受ける旨を書面に記載します。

関連記事:発注請書とは?載項項目・収入印紙の必要性を詳しく解説

1-1.注文書(発注書)との違い

注文請書と混同されがちな「注文書(発注書)」という言葉があり、これは書類の名前だけでなく、記載されている内容もほぼ同じですが、注文請書は受注者が作成・発行するものであるのに対し、注文書は発注者が発行します。

注文請書は、対になる注文書を受け取って初めて発行されるものなので、順序としては発注者が注文書を作成後に送付→受注者が注文請書を作成し送付という形になります。

関連記事:発注書が必要となる場面や正しい作成方法を解説

1-2.注文請書は必ず発行する必要があるのか?

日本の民放では、売買契約や請負契約に関して書面の交付を義務づけていません。(※注1)

ただ、発注者と受注者が取引内容を共通して認識していないと、後にトラブルの原因となるため、注文時には必ずといっていいほど注文書が発行されます。

一方、注文請書は記載されている内容が注文書とほぼ同じであるせいか、日本のビジネスではあまり常態化されていないのが実状です。

これは、一般的に受注者側から「注文を受けられない」と言うケースが少ないことも関係しているようです。

しかし、注文請書を発行しておけば、将来起こり得るトラブルを未然に回避できる場合があります。

また、冒頭でも述べた通り、発注者側から注文請書の発行を請求されることもありますので、正しい作成方法を知っておくことが大切です。

注文請書の役割や期待できる効果について、詳しくは後述します。

※注1:e-Gov法令検索「民法」

2.注文請書の役割

注文請書 役割

注文請書の主な役割は、注文を受ける意思があることを発注者に表明することです。

通常、商品やサービスの取引は、以下のような段取りで進んでいきます。

①発注者が見積もりを依頼
②受注者が作成した見積書を送付
③発注者が注文
④受注者による納品
⑤発注者が代金を支払う

注文請書を発行しない場合、③→④の過程において、発注者は受注者側の意思を明確に確認できなくなります。

もちろん、実際は電話やメールなどで「注文を承りました」と伝えるのがマナーですが、正式な注文請書を発行することで、その意思表示を形として残すことができます。

発注者側からすると、あとから「そんな注文は受けていない」「その納期では間に合わない」などと言われるリスクを防止できるため、受注者側に発注書を請求するケースも少なからず存在します。

3.注文請書の作成方法

注文請書 方法

注文請書の様式に明確な決まりはありませんが、本来の役割を果たすために、必ず記載すべき項目がいくつかあります。

ここでは、注文請書に記載すべき項目と、それぞれの書き方について解説します。

関連記事:注文請書の書き方や収入印紙貼り付けの必要性を解説

3-1.注文請書の発行日

注文請書を作成した年月日を記載します。

注文請書はあくまで発注を受けてから発行するものですので、注文書に記載された注文日と同日か、それ以降の日付にすることが大切です。

3-2.発注者の名称

発注元である事業者の名称および担当者の氏名を記載します。

注文書に記載されている発注者の名前をそのまま転記すればOKで、住所や電話番号などは不要です。

3-3.受注者の名称・住所・連絡先・担当者名

受注した事業者の名称、所在地、連絡先などを記載します。

発注者が注文請書の内容について問い合わせたいときにすぐ対応できるよう、担当者の名前も合わせて記載しておくとよいでしょう。

3-4.注文内容

注文書の内容をもとに、注文した商品・サービスの名称や数量、単価、合計金額などを記載します。

注文書の内容と食い違いが発生するとトラブルのもとになりますので、注文書の内容にミスがないことを確認したら、注文書に記載された内容を正確に転記しましょう。

3-5.納品条件

商品を納品する場所や、納期について記載します。

特に納期はトラブルのもとになりやすい項目ですので、間違いのないよう十分注意しましょう。

3-6.支払条件

代金を支払う日や、支払方法などを記載します。

なお、請求書は別途送付しますので、注文請書には具体的な支払先(銀行口座など)を記載する必要はありません。

関連記事:注文請書の書き方や収入印紙貼り付けの必要性を解説

4.注文請書に印紙税がかかるケース、かからないケース

注文請書 ケース

注文請書を作成するにあたって注意したいのは、場合によって印紙税がかかる可能性があることです。

印紙税とは、日常の経済取引にともなって作成する契約書や金銭の受取書といった特定の文書に課税される国税の一種で、該当文書に収入印紙を貼り付けることによって納税します。[注1]

印紙税の対象となる文書(課税文書)は複数ありますが、注文請書が課税文書に該当するかどうかは、注文内容によって異なります。

受注者が発注者の指示に基づいて工作物の建設や物品の製作などを行う「請負契約」の場合、印紙税法における第2号文書に該当するため、注文請書には印紙税が課せられます。[注2]

一方、すでにある物を購入するのは物品の売買契約にあたるため、印紙税はかかりません。[注3]

ただし、単発ではなく継続する売買契約の場合は第7号文書に該当し、印紙税を納める必要があります。

印紙税の額は、課税文書の種類や、記載された契約金額によって異なります。

請負契約で発行する注文請書にかかる印紙税額は以下の通りです。


記載された契約金額 税額
・1万円未満:非課税
・1万円以上100万円未満:200円
・100万円超え200万円以下:400円
・200万円超え300万円以下:1,000円
・300万円超え500万円以下:2,000円
・500万円超え1,000万円以下:1万円
・1,000万円超え5,000万円以下:2万円
・5,000万円超え1億円以下:6万円
・1億円超え5億円以下:10万円
・5億円超え10億円以下:20万円
・10億円超え50億円以下:40万円
・50億円超え:60万円
・契約金額の記載がないもの:200円

一方、継続する売買契約で発行する注文請書にかかる印紙税額は、一律4,000円です。(※注4)

[注1]国税庁「印紙税」

[注2]国税庁「請負に関する契約書」

[注3]国税庁「請負と売買の判断基準(1)」

[注4]国税庁「印紙税額一覧表」

4-1.電子化した注文請書なら印紙税は不要

請負契約や継続する売買契約に関する注文請書には印紙税が必要と説明しましたが、実は印紙税の対象となるのは相手方に交付することを目的とした書面(紙)のみです。

そもそも印紙税法では、「文書の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある」[注5]と定めていますが、ここでいう「作成」とは、単に課税文書を作るだけでなく、その文書を目的に従って行使することを意味しています。[注6]

印紙税法基本通達では、「相手方に交付する目的で作成される課税文書」を、実際に相手方に交付した際に、「目的に従って行使」したものとみなすと規定しています。

電子化した注文請書の場合、相手にデータを「送信」はしますが、書面にして「交付」するわけではないため、印紙税の対象にはなりません。

実際、国税庁に掲載された文書回答事例でも、「注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。」と明記されています。[注7]

[注5]国税庁「印紙税法」

[注6]国税庁「印紙税法基本通達 第7節 作成者等」

[注7]国税庁「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について 別紙」

5.注文請書は、注文を受ける意思があることを示すために発行する書類

注文請書 書類

注文請書は、発注者が発行した注文書に対し、注文を確かに承ったことを表明するために作成する書類のことです。

注文請書の発行は必須ではありませんが、注文を受けたことを書面として残しておけば、注文をめぐるトラブルリスクを軽減できます。

注文請書の様式に明確な決まりはありませんが、記載ミスがあると注文請書本来の役割を果たせませんので、注文書をもとに注文の内容や金額、納期などを間違いなく記載するようにしましょう。

 

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