発注請書とは?載項項目・収入印紙の必要性を詳しく解説 | jinjerBlog

発注請書とは?載項項目・収入印紙の必要性を詳しく解説

解説する女性

初めて発注請書を作成する方のなかには「何を記載すればいいのか分からない」とお悩みの方もいるでしょう。
ビジネスの場で使われる機会の多い、収入印紙は貼るべきなのか疑問を持つ方も多いはずです。

まずは発注請書の役割や詳細な内容を理解することが大切です。

今回は発注請書の役割や記載項目、収入印紙の必要性について解説します。

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1.発注請書とは

発注請書(注文請書)とは、発注者から注文依頼があった際に、注文を受けることを承諾した旨を相手に伝えるための書面です。読み方は「はっちゅううけしょ(ちゅうもんうけしょ)」です。短く「請書(うけしょ)」とだけ呼ばれることもあります。

通常は、発注者側から発注書を受けたあとに、発注請書(注文請書)を発注者側へ送付する流れとなります。書面を双方で取り交わしておくことで、取引内容の食い違いなどトラブルが発生した場合の解決に役立てることができます。

1-1.発注書の必要性とは

受注者は、発注書を受け取ったあとに発注請書を必ずしも発行する必要はありません。実際、日本の商習慣として発注請書を発行している企業は多くはありません。

理由としては発注者側に「注文を受けていない」といわれる可能性が少ないためです。とはいえ、取引をする上で発注請書まであったほうがより安心してやりとりができるため、作成することをおすすめします。

1-2.発注請書、注文請書、請書との違い

発注請書の他に注文請書や請書といった言葉がありますが、これらの言葉に違いはなく、ほぼ同義語として使用されます。ただ、業界や業種によって注文請書と発注請書を使い分けている場合もあるため、社内間や取引先との連携で認識がずれないように言葉を統一することが好ましいでしょう。

関連記事:発注書と請書の違いやそれぞれの役割・書き方を詳しく解説

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1-3.発注請書と契約書

両者の間に、これから提供しようとしているサービスの契約書が他にない場合は、発注請書が契約書として扱われます。流れとしては、仕事の依頼をしてくれた側(発注者)が作成した「発注書」の発行が先に行われます。

そして発注を受けた側(受注者)が「発注請書」を発行します。
発注請書は発注書への返答という位置付けです。

このように発注書と発注請書はセットで扱われています。

ただし、発注請書と契約書は似て非なるものです。

発注請書(注文請書)は注文書に対してそれに応じる意思表明の文書であり、それが発注者に送られると正式な契約としてみなされ、契約書と同じように感じられるかもしれません。

しかし、発注請書はあくまで受注者からの一方的な意思表示であり、契約書のように受注内容の取引条件について両者の合意を得て成立しているものではありません。あくまでも、他に契約書がない時の取り扱いであるため、注意しましょう。


発注請書には、業務の発注を引き受けたことを証明する役割があります。
仕事の取引をするときに交わす契約書の一つで、「はっちゅううけしょ」と読みます。

事業者によっては注文請書と呼ぶケースもありますが、役割は同じです。

2.発注請書に記載する項目

請求書 項目これから紹介する項目は、必ず記載しなければならない重要な項目ばかりです。
発注書の項目と似ていますので、よく確認して作成しましょう。

2-1. 発行日(取引開始の日)

発注請書には、取引を開始する日である発行日が必要です。
発注請書は発注書に対する返答の書類のため、発注書の発行日より前の日付は記載しません。

取引開始の日は事前に話し合いをして決めておきましょう。

2-2. 発注者の名称や会社名、部署名、担当者名

発注者の情報は、発注書から転記しても良いでしょう。
発注請書は契約書と同等の書類のため、発注した人や団体を明らかにしておかなければいけません。

取引の証明になりますので、担当者以外が発注請書を見た場合にも、どのような所から発注されたのかが分かるように正式名称で正確に記載しましょう。
発注側の担当者宛てに納品もでき、責任も明らかなため両者ともにリスクが少なく済みます。

2-3. 受注者の名称や会社名、担当者の名前、連絡先

発注された側(受注者)の名称も正式名称で記載します。
発注者の情報と同じように責任を明確にするために、誰が見た場合でも、どのような所に発注したのかが分かるようにしなければいけません。

事業者の住所や部署、担当者名、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も合わせて明記しておくと良いでしょう。

受注した側でも従業員が複数いる場合には、担当者がはっきりしていたほうが、どの部署の誰が引き受けたのかが分かりやすいため社内的なトラブルも防げます。

2-4. 契約内容(取引の内容)

契約内容は特に重要な項目ですので、契約内容は間違いのないように記載しましょう。

提供するサービスを分かりやすく記します。
例えば工事業務であれば工事の名称、物品の販売であれば商品の種類や規格などを記載します。

また単価や数量、それぞれの金額も重要ですので、項目を分けて記載してください。
複数のサービスを提供する場合には、品目ごとに項目を分けて具体的に分かりやすく記載しましょう。

すべての金額の合計や消費税の欄も忘れないようにしてください。

2-5. 納期・納品の方法・支払い方法など

いつまでに、どのような方法で納品するのかを、はっきりと記載します。
発注された取引内容によって、納品の方法も変わる場合もあるでしょう。

物品の発注をされた場合は、発注者側に直接納品をするのか、別な場所に納品するのかなどを分かりやすく記載します。

支払いについても「月末締めの翌月末払い」といったように詳細に記載しましょう。
双方が合意した方法での支払いにすることや、支払い期限を設定したうえで記載してください。

入金トラブルを避けるためにも、事前に協議しておくと良いでしょう。

2-6.発注請書と印鑑

発注請書には印鑑を押す必要があります。
発注請書では社名の横に社印を、代表者名の横に代表社印を捺印します。

発注請書においては基本的に訂正印での対応を行わないため、再発行にならないよう気をつけて捺印しましょう。

関連記事:注文請書の書き方や収入印紙貼り付けの必要性を解説

3.発注請書に収入印紙は必要?

疑問を抱いている従業員

発注請書に収入印紙が必要なのは、請負の契約書にあたる場合です。
請負の契約は国で定められた印紙税額一覧表の課税文書である第2号文書が適用されます。

課税文書に必要な額の収入印紙を貼っていない場合は、脱税とみなされることもありますので気を付けましょう。

3-1.請負金額が1万円以上のとき収入印紙が必要

紙面による発注請書で契約を結ぶことと、請負業務の発注請書であるときには契約金額が1万円以上の取引で収入印紙が必要です。
請負業務の発注請書とは、工事発注請書や物品加工発注請書などがあります。

契約金額に応じて、貼らなければいけない収入印紙の金額も変わります。
このときの契約金額には消費税を含みません。

請負契約の場合に必要な印紙税額の詳細は、以下の通りです。[注1]

・1万円以上100万円以下:200円
・100万円を超え200万円以下:400円
・200万円を超え300万円以下:1千円
・300万円を超え500万円以下:2千円
・500万円を超え1千万円以下:1万円
・1千万円を超え5千万円以下:2万円
・5千万円を超え1億円以下:6万円
・1億円を超え5億円以下:10万円
・5億円を超え10億円以下:20万円
・10億円を超え50億円以下:40万円
・50億円を超えるもの:60万円
・契約金額の記載のないもの:200円

[注1]国税庁|No.7140 印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで

3-2.収入印紙はどちらが貼る?

民法上は発注者と受注者が連帯し納税する決まりがありますが、必ずしも折半が必要なわけではありません。
どちらか一方だけが収入印紙の代金を負担しても良いのです。

トラブルを防ぐためにも、事前にどちらが収入印紙の代金を負担するのか両者で協議しておく必要があります。
両者の合意のもとであれば、片方のみが収入印紙の代金を支払っても問題はありません。

3-3.収入印紙には消印が必要

収入印紙を貼付したあとは、印鑑(消印)を忘れずに押しましょう。
印紙税の納付には収入印紙を貼ることと、印鑑で消印を押すことが必要です。

消印に使用する印鑑に決まりはありません。
文書の作成者、従業者の印章や署名でも可能です。

また消印には収入印紙の再利用を防ぐ役割もあります。

もし収入印紙を貼らなかった場合には、納付すべき印紙税額の3倍に相当する過怠税が徴収される可能性があります。
消印を忘れた場合にも印紙の額面に相当する金額の過怠税が徴収されますので注意が必要です。

3-4.収入印紙が不要なケース

印紙税の納付の義務がないのは、以下の場合です。

3-4-1.物品譲渡契約の場合

契約の内容が物品の譲渡契約の場合、発注請書に収入印紙は不要です。
国税庁のホームページに掲載されている質疑応答事例によれば、物品販売の注文請書(発注請書)は第2号文書(課税文書)にあたらないとされています。[注2]

業務内容としては、あらかじめ規格が統一されたカタログ内からの販売やテレビ購入時の取り付けなどが例にあげられます。

[注2]国税庁|物品販売の注文請書

3-4-2.請負金額が1万円未満の場合

請負業務の場合でも、消費税抜きの請負契約金額が1万円未満のときは収入印紙を貼る必要はありません。
国税庁の印紙税額一覧表によると、発注請書に記載された請負契約金額が1万円未満であれば、非課税のため収入印紙は不要と記載されています。[注1]

3-4-3.ファックスや電子メール送信の場合

国税庁の見解によると、紙面以外でやりとりした発注請書にも収入印紙は不要とホームページに明記されています。[注3]

例えばファックスでの送信、PDF化した発注請書を電子メールで送信し契約を成立させたものは、課税文書を作成したことにはならないため収入印紙は必要ありません。
発注請書を印刷し現物をやりとりしなければ課税文書にはあたらないのです。


[注3]国税庁|文書回答事例(別紙)

4.業務をスムーズに進めるために発注請書は重要

重要箇所
発注請書は仕事を依頼された側が発行するものです。

発注を引き受けた事実を明らかにする契約書の役割もあります。
そのため、詳しい取引の内容を記載することが大切です。

また請負業務の発注請書は課税文書として扱われます。
納税の義務がありますので、消費税を含まない契約金額を確認したうえで忘れずに収入印紙を貼付しましょう。

発注請書を正しく作成し円滑に業務を進めてください。


とはいえ、発注請書は書類の印刷や封筒への封入、郵送の手配など多くの工数がかかります。これらをシステムで行うことで、工数が大きく削減されます。そのため中長期的にはシステム導入を検討することをおすすめします。

 

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