注文請書の書き方や収入印紙貼り付けの必要性を解説 | jinjerBlog

注文請書の書き方や収入印紙貼り付けの必要性を解説

ルール

注文を受け付けた際に発行される書類に、注文請書があります。注文請書は相手に注文を受け付けたことを知らせる大切な書類です。また、注文書と合わせることで契約成立を証明できることから、後々のトラブルを回避するためにも正しい書き方を身につけておきたいものです。

本記事では、注文請書の書き方や収入印紙の貼り方について詳しく解説します。

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1.注文請書の基本的な書き方

書類の見直しをおこなう様子
注文請書とは、発注者から注文依頼があった際に、注文を受けることを承諾した旨を相手に伝えるための書面です。通常は、発注者側から注文書を受けたあとに、注文請書を発注者側へ送付する流れとなります。書面を双方で取り交わしておくことで、取引内容の食い違いなどトラブルが発生した場合の解決に役立てることができます。

注文請書の作成は法律によって義務付けられてはいませんが、先述の通り後々トラブルが起きた際に役立てることができますので、なるべく発行した方が良いでしょう。

注文請書の作成はエクセルやワード、または市販されているものを使用します。自社で使用している会計ソフトに注文請書の作成機能があれば、それを活用しても良いでしょう。
次に、注文請書の書き方について、記載する項目ごとに解説します。

【注文請書の記載事項】
(1)発行日
注文請書を発行した日付を年月日で記載します。日付は、注文日と同日か以降の日付となります。

(2)通し番号
注文請書の通し番号を入れておくことで、後々の管理がしやすくなります。

(3)発注者の情報
注文書を送ってきた事業者の社名を記載します。社名の最後に必ず「御中」をつけましょう。担当者名まで入れる場合は、社名に御中は入れず、名前の最後に「様」のみをつけます。

(4)受注者の情報
受注者側の会社名を記載します。また、発注者がすぐに問い合わせできるように連絡先として住所、電話番号、FAX番号なども合わせて記載します。

(5)注文内容
提供する商品やサービスの内容を具体的に記載します。記載項目は品目、数量、単価、金額、合計を記載するのが一般的です。合計欄は税別、消費税、税込でそれぞれ記載します。軽減税率(8%)の商品が含まれる場合は、税率別に合計欄の税別額、消費税額を記載します。また、品目欄の商品名には軽減税率対象であることが分かるように記載しておきましょう。

(6)納品情報
納品予定日や納品方法、納品場所に関する情報を記載します。

(7)支払い情報
支払期日や支払方法に関して記載します。支払いに関しては相手側の都合もありますので、取引前に双方で支払いに関する取り決めをしておきましょう。

2.注文請書の書き方で注意すること

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注文請書の書き方を上述で説明しましたが、実際に作成する際には気をつけたいことがいくつかあります。次に、書き方の注意点について解説します。

2-1.注文請書の記載ミスに気をつける

発注者から注文書を受理し、受注者が注文請書を送付することで契約が成立します。そのため、注文請書を作成する際は、記載に誤りがないよう十分に気を付けなればいけません。特に、金額の誤りに関しては、後々大きなトラブルに発展する可能性がありますので、送付前に再度チェックした方が良いでしょう。

また、注文書通りに注文請書が作成されているかもチェックすべきポイントです。注文請書は、発注者側にとって注文内容通りに受け付けてもらえたかどうかを確認するための書面にもなります。そのため、注文書の内容と照らし合わせながら、注文請書を作成する必要があります。

2-2.合計欄の金額は消費税を分けて記載する

先述の注文請書の書き方でも触れましたが、合計欄を税別、消費税、税込に分けて記載することで、印紙税を多く支払わなくて済みます。

印紙税は、契約金額に応じて段階的に納税額が変わりますので、税込みでの金額表示にしていると、多く印紙税を支払う可能性がでてきます。費用を少しでも削減するためにも、注文請書の合計欄は税別の金額も記載するようにしましょう。

2-3.注文請書の収入印紙の貼り方

契約書や領収書など印紙税法で決められた課税文書を作成した際に、収入印紙を貼付することが決められています。注文請書の場合は、請負契約であれば収入印紙の貼付が必要となります。

しかし、売買契約である場合は、一部例外(継続的な売買契約)を除いては、貼付は不要となります。また、PDFなど電子データによって送付する場合も貼付は不要です。注文請書への収入印紙の貼り方は、次に紹介する2つのポイントを押さえて貼るようにしましょう。

2-4.注文請書記載の取引金額に応じて収入印紙を貼付する

注文請書は、印紙税法では第2号文書に該当しますので、貼付する収入印紙の税額は次の通りとなります。注文請書に記載の取引金額に応じて、収入印紙の税額は変わりますので、貼付の際は注意しましょう。取引金額が1万円未満の場合は、貼付は不要です。

なお、収入印紙を貼付せずに注文請書を送付した場合は、本来貼付すべき印紙税額の3倍に相当する過怠税が徴収されますので、貼付漏れの無いようにしましょう。

契約金額:印紙税額
1万円未満:非課税
100万円以下:200円
100万円超200万円以下:400円
200万円超300万円以下:1,000円
300万円超500万円以下:2,000円
500万円超1,000万円以下:10,000円
※以下省略

令和4年3月31日までに作成される建設工事の請負に関する注文請書で、契約金額が一定額を超えるものについては、税率の軽減があります。

2-5.貼付した収入印紙に消印を押す

消印とは、貼付した収入印紙が使用済であることを示すために、印紙と文書をまたいで印を押すことをいいます。印紙税法によって、注文請書に収入印紙を貼付した後は、必ず消印することが義務付けられています。消印の仕方は次の通りとなります。

2-6.消印を押す位置

消印を押す位置は、文書と収入印紙の境目が印影のちょうど中央にくるように押印します。押印は収入印紙の上下左右どちらに押しても構いません。押印するときは、印影がはっきり分かるように押しましょう。

2-6-1.消印に使うハンコ

消印に使うハンコは、注文請書の作成者の認印やシャチハタで構いません。また、会社の角印でもOKです。手元にハンコが無い場合でも、サインによって消印することができます。ただし、ボールペンなどを用いて、後から消すことができないようにしなくてはなりません。

万が一、消印し忘れてしまった場合は、収入印紙税額と同額の過怠金が徴収されますので、消印漏れが無いよう注意が必要です。

3.注文請書の正しい書き方と収入印紙の扱い方を身につけよう

チェックリスト
注文請書は、発注者からの注文依頼に対して、注文を請け負うことを通知するための書面です。注文書と注文請書の2つが揃うことで、契約が成立したことを証明できる重要な書面にもなります。

注文請書を作成する際は、発注者と受注者の情報や具体的な受注内容、納品情報、支払情報などの項目を入れるようにします。書き方で注意したい点は、記載内容の誤りや注文書との記載内容の相違などです。

請負契約で注文請書を発行する場合は、収入印紙の貼付が必要となります。貼付が漏れた場合は、過怠金を支払わなくてはいけませんので注意が必要です。本記事を参考に、正しい注文請書の書き方を身につけましょう。

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