発注書と注文書の違いとは?それぞれの役割や作成方法を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

発注書と注文書の違いとは?それぞれの役割や作成方法を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

発注書と注文書の違いとは?それぞれの役割や作成方法を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

発注書と注文書の違いとは?それぞれの役割や作成方法を解説

間違いがないか確認する様子

発注書と注文書は、商品やサービスを依頼する際に発行する文書です。言い方に違いがあるだけで、どちらも用途や書かれる内容は同じです。デジタルで発行される場合には収入印紙は不要ですが、課税文書に当たる場合には収入印紙が必要になります。さらに法人は7~10年、個人は5年保存しておかなければなりません。

この記事では、発注書と注文書の役割や収入印紙の有無、保管期間などについて紹介します。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

帳票に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。 未対応の場合には罰則規定もあり、内容も複雑であるため、お早めに準備しておくことをおすすめします。検討を開始していても、

「そもそも内容が難しすぎてわからない」
「情報収集したけど、いまいち理解できてない」
「制度に対応するために、具体的になにをしたらいいの?」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。 そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

インボイス制度資料

無料ダウンロード

1.発注書(注文書)とは

発注書とは取引先に対して、発注をする意思を伝えるための書類です。
発注書は取引先との受発注の証拠となり、発注書を送付することで安心して先方と取引ができます。

たとえば、工事現場での道具や材料を仕入れたり、ホームページの作成をデザイナーに依頼したりする場合などに発注書が作成されます。

関連記事:発注書が必要となる場面や正しい作成方法を解説

2.発注書と注文書の違いとは?

複数の書類
発注書と注文書に違いはありません。どちらも商品やサービスを依頼する際に発行する文書のことです。ビジネスシーンでは多くの契約書を目にする機会があり、それぞれ名前が似ているため、どの文書がどういった役割をしているのか混乱してしまうことがあります。

発注書と注文書は同じ文書ですが、業界によっては使い分けられることもあるようです。たとえば発注書は形に表せないものを依頼するときに使うのに対して、注文書は形に表せるものを依頼するときに使う、などです。一般的には発注書も注文書も同じ文書ですので、社内で統一して使えば間違いありません。以下よりこの記事では発注書(注文書)と記載します。

2-1.発注書(注文書)にはトラブルを防ぐ役割がある

発注書(注文書)を発行することで、取引を目に見える形で保存できます。
発注書は一部例外を除き、発行する義務はありません。
しかし、依頼内容を口約束で決めてしまっては、あとから「言った」「言っていない」というような水掛け論になる可能性も考えられます。こうしたトラブルを防ぐために、発注書には依頼する商品やサービスの単価、数量、納期などが書かれます。
あらかじめ両者が依頼内容を把握しておくことで、お互いに安心して業務に取り組めるのです。

3.発注書(注文書)に関する諸制度

キャビネットに保管されている書類

発注書とは取引先に対して、発注をする意思を伝えるための書類です。
発注書は取引先との受発注の証拠となり、発注書を送付することで安心して先方と取引ができます。

たとえば、工事現場での道具や材料を仕入れたり、ホームページの作成をデザイナーに依頼したりする場合などに発注書が作成されます。

3-1.保管期間は法人は7年、個人は5年

発注書(注文書)は取引に関する契約書として扱われるため、法律で定められた期間は保管しておかなければいけません。保管期間は法人の場合、確定申告提出期限の翌日から原則7年です。ただし赤字を繰り越す場合には、保存期間は10年に延びます。個人の場合の発注書(注文書)の保存期間は5年です。

3-2.下請法対象なら発注書(注文書)は必須

下請法が適用される会社は発注書を交付することが必須です。

下請法とは、親事業者といわゆる下請けの事業者の関係を適切に保つための法律です。一般的に親事業者の方が優位な立場にあり、下請け企業が不利になることは多々あります。下請法では下請けの会社が不当な扱いを受けないように、親事業者の優位的地位の乱用を取り締まっています。

事業者が発注書を発行していなければ、証拠がないため不正を行う余地が残ってしまいます。そのため、親事業者は下請け企業に業務を委託する場合、証拠として発注書の発行が義務付けられているのです。

4.基本的には発注書(注文書)に収入印紙は不必要

書類の内容を確認する様子
基本的に発注書(注文書)に収入印紙は必要ありません。理由は課税文書に当たらないからです。
企業間で商品やサービスを取引する際に発行される領収書や契約書といった文書には、印紙税と呼ばれる税金がかかります。この印紙税がかかる書類たちのことを課税文書と呼びます。

発注書(注文書)はあくまでも商品やサービスを発注するための文書であり、契約書ではないため課税文書には当たりません。なお、発注書(注文書)をPDFなど紙以外で送付した場合にも、同じように収入印紙を貼る必要はないとされています。

4-1.発注書(注文書)が課税文書に該当すれば収入印紙が必要

国税庁の「課税文書に該当するかどうかの判断」では、以下の3項目すべてに当てはまる場合は課税文書と判断するとされています。

1. 印紙税法別表第1(課税物件表)に掲げられている20種類の文書により証されるべき事項(課税事項)が記載されていること。
2. 当事者の間において課税事項を証明する目的で作成された文書であること。
3. 印紙税法第5条(非課税文書)の規定により印紙税を課税しないこととされている非課税文書でないこと。

発注書(注文書)だけで契約を成立させると決まっていたり、見積書に対して契約を申し込む意味で発行されていたりする場合は、収入印紙が必要です。文書に発注者と受注者の押印や署名がある場合にも収入印紙が必要になります。

さらに受注者が発注書(注文書)に対し、請書を発行した場合には契約書とみなされ、収入印紙が必要になるケースもあります。
課税文書であるかどうかは書類名で判断するのではなく、あくまでも文書の内容によります。契約を交わす前に取引先や社内で確認しておくとよいでしょう。

5.発注書(注文書)を発行する流れ

書類を選ぶ様子
発注書(注文書)は、企業間の取引において、どのタイミングで発行されるのでしょうか。以下では取引全体の流れとともに、発注書(注文書)が発行されるタイミングをご紹介します。

5-1.見積書発行

発注者が受注者に見積もり依頼をします。依頼を受けた受注者は、話し合った内容を基に見積書を作り、発注者に提出します。

関連記事:見積書の作成方法を徹底解説!知っておきたい4つのポイント

関連記事:見積書の正しい書き方とは?知っておきたい18のポイント

5-2.発注書(注文書)発行

受注者から見積書を受け取った発注者が内容を確認し、問題がなければ発注書を提出します。発注書を受け取った受注者が依頼を受けることを証明するために請書を発行することもあります。

関連記事:発注書が必要となる場面や正しい作成方法を解説

5-3.納品書発行

依頼されたサービスや商品が完成したら、受注者が納品書を発行し、完成した納品物とともに発注者へ引き渡します。

関連記事:納品書に記入する項目と押さえるべきポイントを解説

5-4.受領書発行

完成した商品やサービスを確認した発注者は、受け取った証拠として受領書を提出します。

5-5.請求書発行

受領書を受け取った受注者は、納品した商品やサービスの代金を請求するため、請求書を提出します。企業によっては納品書と請求書が一枚の文書になっている場合もあります。

5-6.領収書発行

請求書を受け取った発注者は、請求書を参考に代金を支払います。きちんと代金が支払われていることを確認できた受注者が領収書を発行します。これで一連の取引の終了です。

6.発注書(注文書)の作成方法


発注書(注文書)の作成方法は2種類あります。一つ目は発注書用紙に手書きで書く方法、二つ目はパソコンを使って書く方法です。手書きで書く場合は、文房具店などに売っている専用の用紙を買って、ボールペンなどで必要事項を書きます。

パソコンを使って書く場合は、インターネット上に公開されているテンプレートを使って書くか、自分でフォーマットを作って書きましょう。テンプレートは無料で使えるものが多く、英語の発注書(注文書)もあります。以下では発注書(注文書)に書くべきことをご紹介します。

6-1.発注書(注文書)の書き方

発注書(注文書)に書くべき内容は以下の6つです。

・文書名
・取引先の情報
・自社の情報
・発行日
・取引の内容
・合計金額

文書名には一目で分かるよう「発注書」または「見積書」と大きく書きます。取引先情報には、会社名、住所、電話番号などを書きましょう。自社情報も同じように書いておきます。日付は文書を発行した日を書きます。
内容には具体的な商品やサービス名、数量、単価を書きます。合計金額が分かっている場合には、消費税を書いた上で税込価格を書きましょう。

関連記事:発注書の書き方や記入項目・注意点を分かりやすく解説

7.発注書(注文書)の電子化・システム化

発注書を毎回手書きやPCで打ち込んで送付していると、どうしてもミスや漏れが発生してきます。

また企業によって毎月数百枚以上発生することもあり、時間がかかるのはもちろん、担当者への負担も大きくなってしまいます。

そのため中長期的には発注書の作成などをシステム化することをおすすめしています。システムを導入すれば、紙での管理がなくなりミスや漏れが減少するため、工数削減にも大きく付与します。

7-1.システム化のメリット

発注書をはじめ、見積書や請求書など、これらの帳票類を電子化するとさまざまなメリットがあります。一番大きなメリットはコスト削減です。システムにて帳票類を電子化すれば、紙が必要なくなり、用紙代やコピー代などこれらのコストがかからなくなります。

また、これまで書類を作成するためにかかっていた書類の作成から封入作業までが大幅に自動化されるため、大きく工数を削減することができます。また電子化することで帳票類の紛失もなくなり、情報漏洩のリスクの軽減にもつながります。これらのメリットをふまえて中長期的に発注書(注文書)電子化の検討をおすすめします。

8.発注書と注文書に違いはない

女性 ポイント
発注書と注文書に違いはなく、どちらも同じ意味として使われています。発注書(注文書)は、企業間の取引において商品やサービスを依頼するために使われています。どちらの文書も課税文書の対象であれば、収入印紙が必要です。保管期間は法人で7~10年、個人で5年と覚えておきましょう。


発注書(注文書)は手書きやパソコンを使って作れます。インターネット上に公開されている無料のテンプレートを使えば、必要事項を入力するだけで完成し、収入印紙代の節約にもなります。フォーマットから作る場合には、本記事で紹介した6つの事項を必ず記載してください。

 

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

帳票に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。 未対応の場合には罰則規定もあり、内容も複雑であるため、お早めに準備しておくことをおすすめします。検討を開始していても、

「そもそも内容が難しすぎてわからない」
「情報収集したけど、いまいち理解できてない」
「制度に対応するために、具体的になにをしたらいいの?」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。 そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

インボイス制度資料

無料ダウンロード

古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

経費管理のピックアップ

新着記事