発注書の書き方や記入項目・注意点を分かりやすく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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発注書の書き方や記入項目・注意点を分かりやすく解説

書類作業

作業の依頼や商品の発注を行う際に発行する発注書は、正確な内容を記載しなければ、後々のトラブルにつながる可能性も高い文書です。
今回は、スムーズな取引につながる発注書の書き方や記入すべき項目、書き方の注意点について解説していきます。

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「そもそも内容が難しすぎてわからない」
「情報収集したけど、いまいち理解できてない」
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1.発注書とは?

発注書とは取引先に対して、発注をする意思を伝えるための書類です。
発注書は先方との受発注の証拠となり、発注書を取り交わすことで安心して先方とやりとりができます。
  
発注書を作成せずメールだけで発注内容の確認を済ませるケースもありますが、取引の認識のすり合わせにもなるので、書類を送付することが好ましいでしょう。

関連記事:発注書が必要となる場面や正しい作成方法を解説

1-1.発注書と注文書の違い

発注書と注文書は言い方は異なりますが、ほぼ同義の言葉で、
どちらも発注側で作成して先方に送る書類です。業界や業種によって呼び方が異なるケースが多いようです。

法的には発注書でも注文書でも効果は変わりませんが、社内で認識が異なり、ミスにつながるケースもあるので統一するのが好ましいでしょう。

関連記事:発注書と注文書の違いとは?それぞれの役割や作成方法を解説

2.発注書を書く際に確認すべきこと

発注書とは、業者に対し、正式に商品や資材などを発注する際に作成する文書のことを指します。
発注書を書く際には、まず次の2点について確認をしておく必要があります。

2-1.発注書の提出方法

発注書を提出する際には、手渡しだけでなく、メールやFAX、郵送などさまざまな方法があります。どのような方法で提出するのかについては、前もって確認を行っておく必要があります。
メールで提出する場合は、PDFなどデータ化したファイルを添付する形とするのがおすすめです。また、郵送の場合には、封筒や切手などの準備も忘れずに行いましょう。

2-2.発注書の送付前に準備しておくもの

発注書を送付する前には、発注書の送り先を確認できるもののほか、担当者名や納期といった書類作成に必要となる内容について、あらかじめまとめておきましょう。のちの手続きがスムーズに進みます。
なお、発注書を書く際には、記入が義務付けられている「発注書に必ず記入すべき項目」がありますので、忘れずに記入するようにしましょう。トラブルを未然に防ぎ、円滑な取引とするために「できる限り記入したほうがよい項目」についてもあわせて記入していくとよいでしょう。
これらの発注書作成時に記入する項目については後ほど説明しますので、ぜひ参考にしてください。

3.発注書を書く理由


ここでは、発注書を作成する理由について確認しておきましょう。
発注書を作成する理由には、以下の3つが挙げられます。

◇発注書を作成する理由3つ
1. 発注を行った証跡を残すため
2. 受注者に安心してもらうため
3. 受注者・発注書双方の認識違いを防ぐため

3-1. 発注を行った証跡を残すため

発注書には、正式に発注を行ったという証跡を残すという役割があります。確実に履歴を残すのであれば、発注請書の作成を受注者側に依頼するとよいでしょう。

関連記事:発注書と請書の違いやそれぞれの役割・書き方を詳しく解説

3-2. 受注者に安心してもらうため

発注書を作成しておくことにより、受注者側からはあらためて取引条件を確認できるため、取引に対しても安心してもらうことができます。取引条件が急に変更されるといったトラブルの発生を未然に防ぐためにも、発注書の作成は有効です。

3-3. 受注者・発注書双方の認識違いを防ぐため

受注者・発注者側で電話だけのやりとりを繰り返していると、聞き間違いなどといった認識違いが発生しやすくなります。
前もって発注書を作成しておくことで、お互いの認識の相違をなくし、トラブルを未然に防ぎます。

4.発注書の書き方と記入項目


発注書で記入すべき項目には、次の項目が挙げられます。

4-1.書類を作成した人の氏名や名称

書類を作成した人(発注元を指す)の社名や住所、電話番号を記入します。

4-2.発注日

原則、発注書の発行日もしくは締日を記入します。

4-3.取引内容

発注する商品名や単価および数量といった発注内容の詳細を記入していきます。

4-4.取引金額

取引金額を税込みで記入します。原則、発注金額の合計を記入しておきましょう。わかりやすいように、太字もしくは大きめの文字で記入するのがおすすめです。
軽減税率が適用されている期間については、税率ごとに区別できるように内訳を記入するようにしましょう。

4-5.発注先の氏名または名称

発注書の送り先の社名や住所、電話番号などを記入します。

4-6.発注書メールの書き方

発注書をメールで送る場合は以下の内容を記載し、次に紹介するフォーマットを参考に作成すると良いでしょう。


・タイトル
・宛先
・挨拶
・発注書をおくる旨
・添付ファイル
・納品日

【例文】発注書送付メール


タイトル
〇〇の発注書のご送付に関して【〇〇株式会社 名前:〇〇】

〇〇株式会社
〇〇部〇〇 様


平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。

先日は〇〇の御見積のご送付、誠にありがとうございました。
早速ではございますが、発注書(注文書)を作成
いたしましたので添付ファイルにてお送りさせていただきます。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなど
ございましたらご連絡くださいませ。


【添付内容】
・××××発注書  1通

お忙しいところ大変恐縮ですが、◯月◯日までに
ご提出いただきますようお願い申し上げます。


何卒よろしくお願いいたします。

名前:〇〇

【例文】メールでの発注

【発注依頼】〇〇の注文に関して【〇〇株式会社 名前:〇〇】


平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。

先日は〇〇の御見積のご送付、誠にありがとうございました。
早速ではございますが、ご提示いただいた価格にて以下の通り発注させていただきます。

・商品名:〇〇
・商品番号:〇〇
・数量:〇〇個
・納品希望日:〇月〇日(〇曜日)
・納品場所:〇〇
・その他連絡事項:〇〇

ご不明点等あれば以下の番号までお問い合わせください。

番号:〇〇
担当:〇〇

何卒よろしくお願いいたします。

名前:〇〇

5.発注書で記入したほうがよい項目


ここからは、発注書に必ず記入すべきではないものの、できれば記入したほうがよい項目を紹介します。
以下の項目を記入しておくことで、今後の取引をスムーズに進めることが可能となります。

5-1.納期

原則、商品やサービスの納品日を記入します。調整中であれば、その旨を記入しておくとよいでしょう。

5-2.発注番号および通番

発注番号や通番を記入しておくことで、後日同じ内容で注文する際に便利です。見積書の番号と紐付けておくと、管理がしやすくなるのでおすすめです。

5-3.小計

税抜の合計金額を記入しておきます。

5-4.備考

納入方法や支払い方法などを記入します。
納入方法については、商品やサービスを受け渡す方法について記入し、詳細な方法が不明な場合は、「弊社指定の方法」といった書き方をするとよいでしょう。
支払い方法についても可能な範囲で記入し、トラブルを未然に防ぎましょう。

6.発注書の書き方で注意すること


発注書を書く際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
ここでは、発注書を書く際に注意するポイントを4つ取り上げ、紹介します。

◇発注書を書く際に注意するポイント4つ
1. 見積書の表記と合わせて作成する
2. 定められた期間内の保管を行う
3. 課税文書とみなされる発注書には収入印紙を用意する
4. 先方から書式を指定された場合は従って作成する

6-1. 見積書の表記と合わせて作成する

発注書を書く際には、見積書の表記とあわせて作成するようにしましょう。もし、見積書を提出した後に内容が変更になった場合には、見積書の内容も変更しておくようにすると、トラブルを防げます。

関連記事:見積書の正しい書き方とは?知っておきたい18のポイント

関連記事:見積書の作成方法を徹底解説!知っておきたい4つのポイント

6-2. 定められた期間内の保管を行う

発注書は帳票書類であり、発行後は一定期間の保管を行うことが定められています。
法人の場合は、事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間、欠損金の発生する事業年度は10年間の保管が必要です。個人事業主の場合は、5年間の保管を行わなければなりません。

6-3. 課税文書とみなされる発注書には収入印紙を用意する

原則、発注書には収入印紙を貼る必要はありません。
しかし、発注書に契約書または請書としての役割がある場合には、収入印紙を準備しましょう。なお、契約の金額が1万円に満たない場合は、収入印紙は不要です。
また、請負書が提出される場合や、PDF化された発注書など電子データとして作成され、メールで送付した発注書についても収入印紙は不要となります。

6-4. 先方から書式を指定された場合は従って作成する

先方からあらかじめ書式について指定されている場合は、そちらに従って作成するようにしましょう。見積書とも書式を合わせるようにしましょう。

7.発注書の書き方を知り、正確な作成を心がけよう


今回は、発注書の書き方や記入すべき項目、作成の際の注意点などを紹介しました。
発注書は、商取引を行う際のトラブルを未然に防ぐ意味でも、必要な証憑です。取引を円滑に進めるためにも、発注書の正しい書き方についてあらためて確認しておくことが重要となります。
また、取引先と良好な関係を作り、自社の信頼度を高めるためにも、ぜひ正確な方法で発注書の発行を行うように心がけるとよいでしょう。

 

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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