請求書発送のスタンダードは郵送ですが、郵送以外の方法を選択する企業も増えています。請求書の発送について「コストを押えたい」「手間・時間を減らしたい」と考える担当者は、請求書の発送方法の選択肢を広げてみましょう。

本記事では、請求書の発送方法や郵送のメリット・デメリット、さらには近年多くの企業が導入する「電子請求書」のメリットや導入のポイントについて紹介します。自社に最適な請求書の発送方法を選び、業務効率アップを目指しましょう。

1.請求書の発送方法【郵送】

「請求書を送る」といえば、郵送をイメージするのが一般的です。請求書を郵送で発送するときのポイントやメリット・デメリットを紹介します。

1-1. 「信書」として発送

請求書は「信書」に該当するため、郵便法及び信書便法によって定められた送付手段で発送しなければなりません。

信書とは、郵便法4条第2項に定義される「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。

具体的には、郵便局の封書やレターパック、佐川急便の「飛脚特定信書便」などです。

万が一違反した場合は「3年以下の懲役又は360万円以下の罰金」というペナルティが課せられるため、注意しましょう。

請求書を封書で郵送する際は、請求書に送付状を付けて三つ折りします。取引先の住所と名称・自社の住所と名称をそれぞれ封筒の表・裏に記載しましょう。

また封じ目には「〆」「封」「緘（かん）」などと記載・またはスタンプを押し、表面の左下には「請求書在中」と記載あるいはスタンプを押すのが一般的です。

参考：総務省｜信書の送達についてのお願い（22/01/03確認）

参考：総務省｜信書便事業｜信書のガイドライン（22/01/03確認）

1-2. 請求書を郵送するメリット

郵送のメリットは、改ざんのリスクが低い点です。文言を足したり消したりすれば必ず痕跡が残るため、容易に偽装できません。加えて社印がしっかり押してあれば、手を加えるのはほぼ不可能と考えられます。

また郵送は最もオーソドックスな送付方法で、「郵送で」と言っても拒否感を抱く企業はほぼありません。企業間の合意が容易なのもメリットといえるでしょう。

1-3. 請求書を郵送するデメリット

デメリットとしては、コスト・手間・時間がかかる点が挙げられます。請求書を作成するために、担当者は請求書や送付状をプリントアウトしたり社印を押したりしなければなりません。請求書の数が多ければ、担当者には大きな負担となるでしょう。

また、2021年10月からは郵便物の配達が土日祝日休みとなりました。発送のタイミングによっては、発送から受け取りまでにかなり大きなタイムラグが発生することもあり得ます。

加えて、郵送すると1通ごとに切手代が必要です。毎月多くの請求書を発行する企業にとっては、大きな負担となります。

2.請求書の発送方法【FAX】

請求書を発送するとき、FAXを使うケースもあります。FAXの特徴やメリット・デメリットを見ていきましょう。

2-1. 特別な事情がある場合に限る

請求書は法律によって発行が義務付けられているものではありません。「必ずしも送る必要はない」と考えれば、FAXで送付することにも問題はないといえます。

ただしビジネスマナー的に、請求書の発送をFAXのみで済ませるのは好ましくありません。請求書をFAXで送るのは、「相手からすぐに送ってほしいと言われた時」「緊急性が高い時」のみに留めるのが無難です。

2-2. 請求書をFAXで送るメリット

発送方法としてFAXを選択するメリットは、「発送のタイムラグがない」ことです。FAX送信すれば、すぐに相手のFAXから請求書が出てきます。

郵送のように、配達中の紛失を心配せずに済むのはメリットです。

2-3. 請求書をFAXで送るデメリット

FAXは、文字や数字がかすれたりブレたりする恐れがあります。送信のタイミングによっては他の文書に紛れてしまい、相手に届かないことがあるかもしれません。

FAX番号を間違えれば誤送信する可能性もあり、「必ず相手に届く」という確証を得にくいといえます。

またFAXを送っても、それだけで請求書の発送業務は終わりません。「届いたかどうか相手に確認の電話をする」「後日原本を郵送する」といった作業をすれば、郵送よりも手間・時間がかかることがあります。

3.請求書の発送方法【メール】

業務効率をアップさせるため、メールで請求書を送る企業も少なくありません。メールでの請求書送付のポイントやメリット・デメリットについて紹介します。

3-1. PDFファイルで送付する

メールで請求書を送付するときは、請求書をPDFファイル化するのが一般的です。ExcelやWordで作った請求書をそのまま送付すると、改ざんされてしまう恐れがあります。取引の信用性を担保するため、簡単に手を加えられないPDFに変換しましょう。

PDFファイルを作成したら、ファイル名には「請求年月」「取引先名称」「件名」「発行年月日」を入れてください。

3-2. 請求書をメールで送るメリット

メール送信なら、郵送のように1通1通切手を貼る必要がありません。発送も1クリックとスムーズで、手間が掛らないのがメリットです。

またメールなら、複数枚の請求書をまとめて送ることも難しくありません。経理担当の業務スピードは、大幅にアップします。

3-3. 請求書をメールで送るデメリット

請求書をメールで送るデメリットは、取引先によっては拒否される可能性がある点です。

電子帳簿保存法の改正により、電子データで送られた文書は電子データのまま保存しなければなりません。請求書を紙ベースで保管したい企業なら、「請求書は紙で」と言われるでしょう。

請求書をメールで送ると、「こちらの企業は郵送」「あちらはPDF」と対応を変える必要があり、発送作業が煩雑になる恐れがあります。

4.請求書発送の手間を省くなら電子請求書も検討しよう

近年は請求書の作成・発行・発送をワンストップで行える請求書サービスが登場しています。請求書に関係する業務を効率化したい企業は、システムの導入を検討してみてもよいでしょう。電子請求書の概要を紹介します。

4-1. 電子請求書とは電子データ化された請求書

電子請求書とは、電子データでやり取りする請求書です。請求書の作成・発行・発送を一気通貫で行ったものをいい、PDFファイル化した請求書とは分けて考えるのが一般的です。

電子請求書を導入すれば、システムが帳簿から数字を拾って自動で請求書を作成します。発送方法も指定できるため、郵送・メールの企業が混在していても発送ミスが起きる心配はありません。

電子請求書が普及した背景には、産業界全体のDXやテレワークの普及があります。アナログで行っていた作業をシステム化することで、業務効率・労働生産性を上げようとする企業が増えているのです。

4-2. 電子請求書の主な種類は三つ

電子請求書には、主に次の3種類があります。

● メールにPDFファイルを添付して送信するツール
● クラウド上にPDFファイルをアップロードして送信するツール
● クラウド上のシステムで電子データをやり取りするツール

このうち最も多機能なのは、クラウド上のシステムで電子データをやり取りするツールです。印影の登録が可能なケースも多く、電子データでネックとなりがちな押印の問題もありません。

5.電子請求書の導入を検討すべき企業

請求書の発行や発送業務をWeb上で行うことで、経理部門の業務負担は一気に軽減できます。現在「郵送の手間・コストが大きい」「検索・保管が負担」「請求ミスが頻発」等の悩みがある企業は、電子請求書の導入を検討しましょう。

5-1. 郵送の手間・コストが大きい

電子請求書を導入すれば、紙ベースの請求書を封筒に入れて宛名を書いて、切手を貼って出す…、という手間が不要です。請求書に関する作業は全て1クリックで済むようになり、担当者の負担を軽減できます。

切手代・封筒代をコストカットできるのはもちろん、経理部門を減らして人件費をカットすることも可能です。

5-2. 検索・保管が負担になっている

電子請求書なら保管の場所が不要な上、検索が容易です。データにアクセスすれば、必要な請求書をすぐにブラウザ上に提示できます。

紙ベースで請求書を保管すると、1枚に請求書を探し出すのに時間がかかります。保管の仕方が悪ければ紛失の恐れもあり、企業の生産性・信頼性を大きく低下させる恐れがあります。

5-3. 請求ミスが頻発している

請求書の発行や発送に人の手が入ると、「請求漏れ」「金額の記載ミス」「発送の遅れ」「誤送付」などが発生する確率が上がります。あまりにも頻発する場合は、「コンプライアンスを軽視する企業」とのレッテルを貼られかねません。

企業の信頼が落ち、業績にも悪影響を及ぼすでしょう。

その点電子請求書なら、請求書の作成から発送までが自動で行われます。人為的ミスが起こる確率は低く、企業の信頼性を損なう心配を低減できるでしょう。

6.電子請求書を導入して発送業務の手間をなくそう

請求書の発送は郵送がスタンダードですが、コスト・手間・時間がかかるというデメリットが顕著です。業務効率や労働生産性を上げたい企業は、請求書にかかわる業務がワンストップで完了する電子請求書の導入を検討しましょう。

電子請求書を導入すれば、発行・発送はもちろん保管の手間も省けます。取引先の理解を求め、電子化への切り替えを進めていきましょう。