請求書を発行するときに、「印鑑は必ず押印しなければならないのか？」「印鑑はどのような種類を使えばいいのか？」あるいは、「どこに印鑑を押せばいいのか？」と迷ったことがある人もいるかもしれません。
今回は、請求書発行の際の印鑑の必要性や請求書にふさわしい印鑑のタイプ、また、印鑑の押印方法における注意点について紹介していきます。

1.請求書に印鑑は必要？いらない？

請求書を発行する際、印鑑を押す必要があるのかについて、疑問に思ったことがある方もいるでしょう。
そもそも請求書は、提供した商品やサービスの料金を請求するために作成する書類ですが、必ず作成する必要があるものではありません。口約束だけで行われた請求行為についても、双方の合意さえあれば有効なものとみなされます。
そのため、発行した請求書に押印されていなくても、法的には一切問題はありません。しかし、請求書では印鑑を押すことが一般的となっています。なぜ、請求書に印鑑を押すことが当たり前になっているのでしょうか。

2.請求書に印鑑を押すことが必要な理由

請求書に印鑑を押すことが一般的となっている理由には、次の2つが挙げられます。

1. 請求書の改ざんを防止する
2. 請求書の信頼度を向上させる

以下、具体的に確認していきましょう。

2-1. 請求書の改ざんを防止する

印鑑のない請求書は、押印されている請求書と比べ、改ざんの可能性が高くなります。一方、印鑑が押されている請求書は、印鑑イメージの複製が難しく、押印のない請求書と比較し、文書の改ざんのリスクが下がります。
また、請求書が改ざんされた場合でも、押印されている請求書を偽造したときのほうが、押印されていない請求書を偽造したときに比べて厳しい罰せられます。
犯罪抑止といった点からも、請求書の押印は重要な意味を持ちます。

2-2. 請求書の信頼度を向上させる

押印がされている請求書は、発行者が証明されている文書であることが証明できることから、請求書そのものの信頼度が高まります。
また、法的な義務はないものの、企業によっては、押印のない請求書は受理しないというところもみられます。
取引をスムーズに進めるという意味やトラブル防止の観点からみても、請求書の押印を行っておくのがおすすめです。

3.請求書に適した印鑑のタイプ

会社では、書類への押印を行う際、基本的に次の4つの印鑑のいずれかを利用することが多くなっています。

1. 丸印
2. 銀行印
3. 角印
4. 画像データを利用した印鑑

それでは、請求書に押印するのに適した印鑑は、この4つのうちどの印鑑となるのでしょうか。
ここからは、それぞれの印鑑の特徴について説明しながら、請求書に適した印鑑について確認していきましょう。

3-1. 丸印

丸印は代表者印との呼称もあるもので、法人の場合は、法人の本店所在地の法務局に印鑑登録の届け出を行った印鑑となっています。
実印の意味合いを持つ印鑑であり、会社の登記時に使用するほか、契約書や手続き申請書類といった重要書類に押印を行う際に利用します。
このように重要な意味合いをもつ印鑑でもあるため、請求書に押印することは可能なものの、あまり利用されることはありません。請求書のように複数枚発行する書類については、複製されたり、使用しすぎて摩耗してしまったりすることを避けるためにも、多用しないほうがよいとされています。

3-2. 銀行印

銀行印は、主に口座を開設するために使用する印鑑です。このほかに、小切手や手形の発行といった場面でも使用されます。
金融機関への重要な届け出で利用されることの多い銀行印も、実印と同様、悪用される可能性や摩耗のリスクを回避するため、なるべく請求書には使用しないほうがよいとされています。

3-3. 角印

角印は、会社における認印の役割を果たすもので、印鑑登録の届け出が不要な印鑑です。正方形の形に会社名が入った角印は、請求書にも多用されます。
角印に法的な効力はないものの、角印が押印されている書類は、発行者が承認をした書類とみなされます。なお、角印は、業務上頻回にわたって使用される印鑑でもあるため、ゴム印もしくは浸透印が使用されることも多くなっています。

3-4.シャチハタ印

シャチハタは本体にインクがはいっていて、朱肉を必要としない印鑑のことです。
シャチハタはその手軽さゆえ、気軽に使いやすい一方、大量生産でつくられた同じ印面が存在するので、実印として取り扱うことは難しいです。ただし、個人事業主であれば請求書に利用しても問題ありません。

3-5. 画像データを利用した印鑑

昨今は、画像データを利用した印鑑を、請求書の押印に利用する企業も増えています。請求書の印鑑はあくまでも、発行者に請求書を発行した証明となるものなので、印鑑が画像データを利用したものであったとしても問題はありません。
しかし、企業によっては、画像データを利用した印鑑で押印された請求書の受取りは不可とするところもあります。書類のやり取りをスムーズに進めるためにも、あらかじめ相手先企業の取り決めについては確認をしておくとよいでしょう。

3-6.個人やフリーランスの場合

個人やフリーランスの場合個人事業主やフリーランスの場合は、上記で述べたような丸印や銀行印、角印などは必ずしももっているわけではないので、シャチハタや三文判の利用するのが一般的でしょう。とはいえ、取引先との信頼性を高める点では、仕事用の印鑑や屋号の印鑑を準備することをおすすめします。

3-7.請求書はPDFで対応できるのか

法的に請求書をPDFで送付することは特に問題ありません。

しかし、事前に取引先とPDFでの対応が問題ないのかだけ確認しておくことが必要です。また実際にPDFで請求書を送る場合の印鑑の扱いはについて、方法はいくつかありますが、一般的に一度印刷して捺印してその後再度PDF化するケースが多いようです。

他にもハンコの画像をスキャンして、加工する方法などもあります。

4.請求書への押印で注意すること

ここまで説明してきたとおり、請求書には角印を押印したのちに提出しますが、押印を行なう際には守っておきたい注意点があります。
請求書へ押印する際の注意点3点を紹介します。

1. 押印する位置に注意する
2. 訂正印は使わない
3. 印影がはっきりわかるように押印する

以下、それぞれについて確認していきましょう。

4-1. 押印する位置に注意する

あらかじめ決められたフォーマットで発行する請求書に押印する場合は、指定された捺印欄がある場合にはこちらを優先して押印します。
特に指定がないのであれば、社名の右側に押印するようにしましょう。
押印の際には、文字の上に一部をかぶせるようにして押すと、印影の複製や請求書の偽造を防止する効果があります。

4-2. 訂正印は使わない

一般的な書類は、間違った部分に二重線をひき訂正印を押して修正を行いますが、請求書では訂正印を使用しないようにしたほうがよいでしょう。
請求書はお金にかかわる書類であること、また、代表者の承認を得て発行しているものであることから、ミスが無いのは当たり前であるとする場合も多いためです。
請求書でミスが発生した場合は、訂正印を利用するのではなく、正確な内容で再発行しましょう。また、再発行した請求書には、タイトルや備考欄で再発行された請求書であることがわかるようにしておくとよいでしょう。

4-3. 印影がはっきりわかるように押印する

印鑑を押す場合には、印影がかすれたり欠けたりすることのないようにします。はっきりとわかるように押印を行うことで、請求書の証拠能力を高めることができます。
もし印影がはっきりとしていない状態であれば提出はせず、新しい請求書を再度発行するようにしましょう。

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5.円滑な取引のため請求書発行時には印鑑の押印を忘れずに

請求書への押印については、法的に決まりはないものの、スムーズな取引を進めるために必要となる対応です。
請求書の改ざん防止や信頼度向上にもつながるので、請求書への押印は忘れずに行いましょう。
また、押印の際には、請求書にふさわしい印鑑や押印の注意点を念頭においた上で、正しい方法で押印を行うようにするとよいでしょう。

とはいえ、請求書は捺印以外にも書類の印刷や封筒への封入、郵送の手配など多くの工数がかかります。請求書管理をシステムで行うことで、これらの工数が大きく削減されます。そのため中長期的にはシステム導入を検討することをおすすめします。