小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介 | jinjerBlog

小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介

企業のお金の管理をしているのは経理部ですが、現金精算の多い営業部などの人が経費をもらうためにいちいち経理部に行くのは手間がかかります。

このような毎日の細々とした出費を部署ごとでまかなう現金のことを、「小口現金」といいます。

小口現金の管理では、毎日残高に差異がないかをチェックする必要があります。

正しく管理するためにも、今回は小口現金の仕組みや仕訳方法について見ていきましょう。

目的別!小口現金廃止を実現するためのガイドブック

近年では、キャッシュレス決済が企業にも徐々に浸透し、小口現金を廃止したいという企業が増えてきました。

小口現金は管理も大変で不正のリスクもあるため、なるべく廃止したいという企業が多いためです。

一方で、「小口現金ってシステムを導入すれば廃止できるんだよね・・・?」と、小口現金の具体的な廃止方法や手順に疑問を抱えている方も少なくないでしょう。。

そのような方のために、今回「目的別!小口現金廃止を実現するためのガイドブック」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・小口現金の概要
・課題別の小口現金の廃止方法
・課題別の小口現金の廃止手順

小口現金を最適な方法で廃止できるように、ぜひ目的別!小口現金廃止を実現するためのガイドブックをご参考にください。


1. 小口現金とは

小口現金とは、日々発生する細々とした出費に備えて手元に持っておく少額の現金のことを指します。たとえば営業で使う切符や切手、備品の文房具を購入する経費として使用されるお金がこれにあたります。

小口現金で使われる費用は少額であることがほとんどですが、頻繁に使われるため、帳簿を使って正しく管理することが求められます。

経理担当や部署ごとに任命される小口現金係は毎日残高を確認し、記録された金額と差がないかをきちんとチェックするようにしましょう。

1-1. 小口現金にはメリット・デメリットがある

小口現金を導入するかどうかは企業の判断に委ねられます。小口現金は必ず必要になるものではないため、デメリット・デメリットを押さえた上で導入するかどうかを判断してください。

(メリット)

  • 営業など、出費が多い従業員の負担が減る
  • 急な出費にも対応できる

(デメリット)

  • 精算作業が増えるため担当者の負担が増える
  • 盗難防止のためにセキュリティを強化する必要がある
  • 毎日残高確認をする必要がある

関連記事:小口現金とは?その意味や現金との違いを詳しく紹介

2. 小口現金の仕組み

ここでは、小口現金の仕組みと資金の流れをみていきましょう。

  1. 会計係が一定の小口現金を小口現金係に前渡しする
  2. 小口現金係が領収書を持った従業員に対して随時支払いをする
  3. 小口現金係は支払った内容を、帳簿で勘定科目ごとに集計する
  4. 小口現金係は一定期間(1週間や1ヶ月)ごとに会計係に支払いを報告する
  5. 会計係は、小口現金係が使った額と同額の小口現金を再び補給する

このようにまとまった金額を渡しておき、一定期間ごとに使った分だけ補給する小口現金の運用を「定額資金前渡制度(インプレスト・システム)」と呼びます。一方で、随時小口現金に補給する「随時補給制度」を導入する企業もあります。

2-1. 小口現金は小口現金出納帳で管理する

小口現金出納帳は、小口現金から支払った金額や内容、補給した金額を記録しておく帳簿です。

毎日この帳簿を使い、現金と帳簿上の数字が一致しているかどうかをチェックします。小口現金出納帳には、受入金額・日付・摘要・支払金額・支払内訳・残高を記載していきます。

必要な情報さえ記載できればいいので、Excelなどで管理している企業も多いです。記載後は、「支払い額(支出)」と「受入額(収入)」が一致しているかを確認してください。

小口現金出納帳と似た名前のものに、毎日の現金の出し入れを記録する「現金出納帳」というものがあります。小口現金出納帳と現金出納帳には以下の3つの違いがあるため、混同しないようにしましょう。

小口現金出納帳 現金出納帳
管理する内容 従業員が日常的な雑費などの支払いに使う小口現金の管理 企業が現金を支払ったり受け取ったりする行為の一時的な管理
記載する部署 部署ごとに記載 経理だけが記載
記載するタイミング 小口現金に変動があったとき 小口現金を補給するとき

関連記事:小口現金出納帳とは?実際の書き方や現金出納帳との違いなど網羅的に解説

3. 小口現金の仕訳方法

では、小口現金はどのように記帳していけばいいのでしょうか。ここからは、小口現金の仕訳方法についてみていきましょう。

3-1. 小口現金で使う勘定科目

まずは、小口現金で使う勘定項目を押さえておきましょう。小口現金は、主に従業員の交通費や文房具、切手代やお茶代などの支払いに使われます。よく使われる勘定項目は、以下のとおりです。

  • 旅費交通費
    電車、バス、タクシー代
  • 消耗品費
    文房具やコピー代
  • 通信費
    インターネット料金、切手代、電話代
  • 水道光熱費
    水道代、ガス代、電気代
  • 修繕費
    備品の修繕費
  • 雑費
    お茶代や新聞代など、上記以外の費用

ただし、企業によって勘定項目は変わります。業種や企業の決まりにあわせて仕訳するようにしましょう。

3-2. 小口現金の仕分け方法

小口現金は勘定科目の「小口現金(資産)」となり、貸借対照表の借方項目に分類されます。したがって増加すれば借方、減少すれば貸方に記入することになります。

主に「小口現金を渡すとき」と「集計結果を記載するとき」、「小口現金の補給をするとき」の3つのタイミングで仕訳をしていきます。ここでは、それぞれのケースについてみていきましょう。

  • 小口現金を渡すとき

現金30,000円を小口現金としたときの仕訳方法は以下の通りです。

借方 貸方
小口現金 30,000円 当座預金 30,000円
  • 集計結果を記載するとき

小口現金係から小口現金出納帳による集計結果を受け取ったときの仕訳方法は、以下の通りです。

借方 貸方
旅費交通費 4,000円 小口現金 10,000円
消耗品費 3,000円
雑費 3,000円
  • 小口現金の補給をするとき

使用した分の小口現金を補給するときの仕訳方法は、以下の通りです。

借方 貸方
小口現金 10,000円 当座預金 10,000円

ちなみに、小口現金出納帳による集計結果の仕訳と小口現金補給の仕訳は、以下のようにひとつにまとめることも可能です。

借方 貸方
旅費交通費 4,000円 当座預金 10,000円
消耗品費 3,000円
雑費 1,000円

関連記事:小口現金の仕訳方法5ステップを分かりやすく解説

4. 小口現金を正しく仕訳して管理しよう

小口現金は、少額の経費支払をするときに使われる現金のことを指します。経費精算で使われた小口現金は一定期間ごとに補給して、使用した金額や内容、補給した金額はしっかりと記帳しておく必要があります。

部署が多くて小口現金の管理が難しい、仕分け作業が煩雑というときは、経費精算を自動化できるクラウド型経費精算システムの導入がおすすめです。

経理作業を効率化して正確な小口現金の管理をするためにも、ぜひ選択肢のひとつに加えてみてください。

関連記事:小口現金の仕訳ルールとは?押さえるべき5つのポイント

目的を明確にして小口現金を最適な方法で
廃止しよう
キャッシュレス決済の台頭や経理業務のIT化が注目を集めている中で、企業の現金管理の課題を解決することができるようになりました。

しかし、小口現金の廃止と一言に言っても、廃止方法や廃止手順など理解しなければならないことは多いです。

「小口現金ってただシステム化するだけで廃止できるのかな・・・?」とお悩みの方は「目的別!小口現金廃止を実現するためのガイドブック」をぜひご覧ください。

資料では

・小口現金における企業の課題
・課題別の小口現金の最適な廃止方法
・各廃止方法における実施手順

など、小口現金の廃止に関する内容を総まとめで解説しています。

「小口現金を適切な方法で廃止したい」という経理担当者様は「目的別!小口現金廃止を実現するためのガイドブック」をぜひご覧ください。。

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