小口現金の仕訳方法5ステップ！勘定科目一覧から管理方法まで幅広く解説
更新日: 2024.5.8
公開日: 2020.12.1
jinjer Blog 編集部
小口現金とは、毎日の経費を精算するために手元に置いておく少額の現金ことです。
小口現金は企業のお金なので、当然仕訳をして帳簿に記帳する必要があります。
今回は、小口現金の仕訳方法を5つのステップで解説していきます。小口現金の仕訳を楽にする方法についても解説しているので、ぜひ参考にしてください。
「帳簿にズレがないかのチェックが大変で、なかなか仕事が終わらない」「出金や両替で毎回銀行に行くのがとにかくめんどくさい」など、小口現金の管理でお悩みではありませんか？
とはいえ「小口現金を廃止したいけど、どうすればいいのか、そもそもどのような準備が必要なのか・・・？」など、小口現金の具体的な廃止方法や手順がわからないと疑問を抱えている方も少なくないでしょう。
そのような方にむけて小口現金を無くすための手順を解説したガイドブックを用意いたしました。経費精算をラクにしたいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。
1. 小口現金とは
小口現金は、切符代や郵送時の切手代など、業務で必要となる備品などの購入費を精算するときに使われる少額の現金です。経費を精算するたびにお金を管理する経理部に行くのは手間なので、部署ごとに小口現金を渡して、各々で経費を管理する方法を採用している企業が多いのです。
仕訳の際に扱う勘定科目も「小口現金」で、小口現金勘定で処理します。
そのため貸借対照表上では資産に分類されます。
関連記事：小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介
2.小口現金の補充方法
小口現金には、一定期間（1週間や1ヶ月）ごとに使った金額を補給してもらう「定額資金前渡制（インプレスト・システム）」と、随時使ったお金を補給してもらう「随時補給制度」の2種類の運用方法があります。
2-1.定額資金前渡制度（インプレストシステム）とは
小口現金管理をしている企業の大半は「定額資金前渡制度（インプレストシステム）」を会社で採用しています。
「定額資金前渡制度（インプレストシステム）とは、1ヶ月や2ヶ月など一定期間分の金額を各部署に入金し、日々の支払いをそのお金から支払う制度です。
担当者は、支払った内容を小口現金出納帳に勘定科目ごとに分けて集計をします。その後、経理担当者へ報告し、経理担当者はその報告をもとに仕訳を記入し、使用された分を小口現金に補充していくという流れです。
2-2.随時補給制度とは
一定期間ごとに小口現金を入金するインプレストシステムとはことなり、
前渡し金額を一定に限定せず、必要に応じて随時小口現金を補給する方法です。
関連記事：小口現金っていくらまでが上限なの？適正金額の出し方も解説
3. 小口現金の仕訳方法
ここからは、小口現金の仕訳方法についてみていきましょう。
小口現金を仕訳するときは勘定科目の「小口現金」を使用します。小口現金は貸借対照表の「資産」にあたり、貸借対照表の借方項目です。したがって資産が増加すれば借方、資産が減少すれば貸方に記入することになります。
3-1. ステップ1.小口現金の勘定科目を理解する
まずは、小口現金を処理するときの勘定科目を知っておきましょう。小口現金を仕訳するときは、以下の勘定科目一覧に記載されているものが頻繁に使われます。
【旅費交通費】
電車代、バス代、タクシー代など
【消耗品費】
文房具代、コピー用紙台、封筒代など
【水道光熱費】
水道代、電気代、ガス代など
【通信費】
切手代、電話代など
【修繕費】
備品の修繕費など
【雑費】
お客さんへのお茶代、新聞代など
上記の勘定科目は、損益計算表の「費用」に分類されます。費用が増加した場合は借方、費用が減少した場合は貸方に記入することになります。
3-2. ステップ2.前渡しの仕訳をする
勘定科目が理解できたら、小口現金の仕訳方法についてみていきましょう。まずは、経理や会計係が小口現金を各部署に渡すときの流れを仕訳していきます。
たとえば、営業部に小口現金を30,000円前渡ししたときの仕訳方法は以下の通りです。
| 借方 | 貸方 | ||
| 小口現金 | 30,000円 | 当座預金 | 30,000円 |
3-3. ステップ3.小口現金の入出金を記録する
次に、各部署で日々の精算に使用した小口現金の入出金を記録していきます。
小口現金の管理は会社全体のお金を管理する「現金出納帳」で行ってもいいのですが、小口現金を渡す部署が多いときは、全てを現金出納帳で管理すると経理の負担が増大してしまいます。
そのため、各部署に「小口現金出納帳」を渡して、部署ごとに小口現金の動きを管理する方法がおすすめです。
小口現金出納帳には、「受入金額・日付・摘要・支払金額・支払内訳・残高」の情報を記入します。締日や追加で補給を受けるときは、支払金額の合計と仕訳内訳ごとの合計金額を算出し、経理部や会計係に金額を報告する必要があります。
関連記事：小口現金出納帳とは？実際の書き方や現金出納帳との違いなど網羅的に解説
3-4. ステップ4.小口現金係からの報告を仕訳する
各部署の小口現金係からの報告を受けた経理部や会計係は、報告内容について仕訳していきます。
その際の仕訳方法は、以下の通りです。
|
借方 |
貸方 | ||
| 旅費交通費 | 5,000円 | 小口現金 | 10,000円 |
| 消耗品費 | 2,000円 | ||
| 通信費 |
3,000円 |
||
3-5. ステップ5.小口現金補給の仕訳をする
最後に、小口現金の補給額を仕訳していきましょう。
使用された小口現金を補給するときは、以下のように仕訳します。
|
借方 |
貸方 |
||
| 小口現金 | 10,000円 | 当座預金 | 10,000円 |
ちなみに、前項の小口現金係の報告と小口現金の補給をまとめて仕訳することも可能です。
| 借方 | 貸方 | ||
| 旅費交通費 | 5,000円 | 当座預金 | 10,000円 |
| 消耗品費 | 2,000円 | ||
| 通信費 | 3,000円 | ||
4. 小口現金の仕訳を楽にする方法
小口現金を管理する際は、部署ごとに任命した小口現金係と経理担当の2段階の管理をする必要があります。毎日現金を確認したり支払いの都度記録をする必要のある小口現金の管理は、担当者にとって負担になりやすい業務です。
では、小口現金の仕訳や管理を楽にするためにはどうしたらいいのでしょうか。以下の2つの方法を用いれば、小口現金の仕訳を楽にすることができます。
4-1. 経費の支払いをキャッシュレス化する
小口現金の管理を楽にする方法としては、経費の支払いをキャッシュレス化する方法が挙げられます。
定期的に購入している物品や通信費の精算は、クレジットカードで行えませんか？また、金融機関より発行される法人カードを社員に配布し、カードで支払ってもらうことを検討してみてもいいかもしれません。
経費の精算がキャッシュレス化すれば小口現金で精算する頻度が減り、仕訳を楽にすることができます。
関連記事：小口現金とクレジットカードを併用する方法とメリット
4-2. 経費精算システムや法人カードを利用する
小口現金の管理を手書きで行っている場合は、法人カードや経費精算システムを活用することで仕訳や計算が自動化されて小口現金の管理が楽になります。
近年は経費精算システムが進化しており、外出先から入力できるものや入力するだけで帳簿が作成できるものも増えてきています。小口現金のみならず日頃の記帳や経理作業が効率化できるため、経理業務に悩まされている企業は経費精算システムの導入も視野に入れてみてください。
とはいえ、どのようにシステム導入して小口現金を廃止すればよい、イメージがつかない方もいらっしゃるでしょう。
当サイトでは、システム導入に向けてどのような準備が必要なのか、またどのようなシステムを選定すればいいのか、そもそもの小口現金廃止方法などを網羅的に解説した資料を無料で配布しております。
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▼経費精算システムへの移行を検討されている方はこちら。
経費精算システムの導入を成功させる7つのポイントを徹底解説
5. 小口現金の正しい仕訳方法を身につけて正しい記帳を
小口現金を管理する際は、入出金があるたびに小口現金出納帳や現金出納帳で正しくお金の流れを把握することが大切です。また小口現金を仕訳するときは、現金に差異が生まれないようにする必要があります。
もしも小口現金の仕訳を楽にしたい、現金と帳簿の数字が合わないことが多いという場合は、経費のキャッシュレス化や経費精算システムの活用がおすすめです。煩雑な小口現金の管理を効率化し、経理業務の手間を減らしていきましょう。
「帳簿にズレがないかのチェックが大変で、なかなか仕事が終わらない」「出金や両替で毎回銀行に行くのがとにかくめんどくさい」など、小口現金の管理でお悩みではありませんか？
とはいえ「小口現金を廃止したいけど、どうすればいいのか、そもそもどのような準備が必要なのか・・・？」など、小口現金の具体的な廃止方法や手順がわからないと疑問を抱えている方も少なくないでしょう。
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