小口現金出納帳とは？現金出納帳との違いや書き方を網羅的に解説
更新日: 2024.3.8
公開日: 2020.12.1
jinjer Blog 編集部
営業で使った切符代や急な来客によるお茶代など、日々必要となる細々とした経費を精算できるように手元で管理しておく少額の現金のことを、小口現金と言います。
小口現金で支払ったお金についてはしっかりと記録しておく必要があり、小口現金の流れを管理する帳簿が小口現金出納帳です。
今回は、小口現金出納帳の書き方と注意点、また現金出納帳との違いまで解説します。
「帳簿にズレがないかのチェックが大変で、なかなか仕事が終わらない」「出金や両替で毎回銀行に行くのがとにかくめんどくさい」など、小口現金の管理でお悩みではありませんか？
とはいえ「小口現金を廃止したいけど、どうすればいいのか、そもそもどのような準備が必要なのか・・・？」など、小口現金の具体的な廃止方法や手順がわからないと疑問を抱えている方も少なくないでしょう。
そのような方にむけて小口現金を無くすための手順を解説したガイドブックを用意いたしました。経費精算をラクにしたいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。
1. 小口現金出納帳とは
出納帳には小口現金出納帳と現金出納帳があり、「どちらも現金の出入りを記帳するのに違いはあるの？」と疑問を抱いたことのある方も多いのではないでしょうか。
ここでは、小口現金出納帳と現金出納帳それぞれの役割と違いを解説します。
1-1. 小口現金出納帳の目的と必要性
小口現金は、日々の交通費や文房具などの購入費精算のために手元においておく少額の現金のことです。小口現金出納帳は、小口現金の支出を管理する帳簿を指します。
企業の現金をすべて手元に置いておくのは危険ですが、だからといって全く現金を手元に置かなくしてしまうと、万が一のときに対処できません。
ある程度のお金を社内で管理しておくと現金が必要になったときでも柔軟に対処できますし、社員が経費を立て替える負担を軽減することが可能となります。
ただし、必要になった分だけ自由に小口現金を使用していては、何にいくら使用したかがわからなくなってしまいます。
そのため、企業は小口現金出納帳を使ってお金の流れを把握する必要があるのです。
関連記事：小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介
1-2. 現金出納帳（金銭出納帳）
小口現金出納帳とは別に、企業では現金出納帳という帳簿を記帳することが義務付けられています。
現金出納帳は、企業の現金の出し入れを毎日記録して、帳簿上の現金と実際の現金が一致しているかどうかを確認するものです。
毎日の小口現金の収支は小口現金出納帳で管理し、現金出納帳は小口現金を補給する際に記入していきます。
1-3. 小口現金出納帳と現金出納帳が1つにまとまる場合
社内にある小口現金が1つだけであれば、小口現金出納帳と現金出納帳は1つにまとまります。
1つにまとまるメリットとして、金銭管理部が小口現金の精算をおこない次第そのまま現金出納帳を作成することができます。
2. 小口現金出納帳と現金出納帳（金銭出納帳）の違い
上記では小口現金出納帳と現金出納帳の役割について説明しましたが、具体的な違いはなんでしょうか。
ここでは、役割以外の違いについて解説します。
2-1. 運用フローの違い
それぞれの帳簿に記帳するタイミングを区別するために、お金と記帳の流れを理解しておきましょう。
（例）
（1）会計係が小口現金係に現金5万円を渡す
→会計係が「現金出納帳」に出金、小口現金係が「小口現金出納帳」に入金を記帳
（2）小口現金係が従業員の経費をその都度精算
→小口現金係が「小口現金出納帳」に出金をその都度記入
（3）決められた締日に小口現金係が「小口現金出納帳」を会計係へ提出
→会計係が「現金出納帳」に小口現金として使用した金額と内訳を仕訳する
（4）使用した金額を集計し、会計係が小口現金係に補給分の小口現金を渡す
→会計係が「現金出納帳」に出金、小口現金係が「小口現金出納帳」に入金を記帳
このように、それぞれの帳簿は記入する内容やタイミングが異なります。正しく理解して、混同しないように注意しましょう。
2-2. 記入者の違い
小口現金出納帳と現金出納帳は役割やタイミングだけでなく、記入者にも違いがあるので押さえておきましょう。
小口現金は部署ごとに用意され、小口現金出納帳も部署ごとに管理します。一方で、現金出納帳は1冊しか用意されず、記入するのは経理部のみです。
現金出納帳は会社全体のお金の動きを管理するため、複数の人が書き込むと情報が混乱してしまいます。そのため、基本的に経理部以外の人間が記入することはありません。
関連記事：小口現金と仮払金の違いについて詳しく解説
3.小口現金出納帳の書き方、記入方法
ここからは小口現金出納帳の書き方に関して説明していきます。
小口現金出納帳を記入する目的は「支払金額」「手元の残っている残高合計」と「受入金額の合計」の3つを一致することが目的です。
ノートなどに手書きで記載する場合や、パソコンでエクセルに打ち込む場合、
またアプリやシステムでの記録など運用方法は複数ありますが、自社にあった最も適した運用方法を選択しましょう。
3-1.小口現金出納帳の記載項目
小口現金出納帳に記載する項目は主に下記の5つです。
・受入金額
・日付
・摘要
・支払金額
・支払内訳
上記の各項目に記載していきます。
3-2.記載する流れ
記載していく流れは、まず最初に受入金額の欄に小口で保持している金額を書きます。
経費が使用されると、金銭のやりとりがおこなわれた日付を記載し、
その後各種支払が発生した後に摘要の欄に何につかったのかを記載し、その支払い金額と内訳を記入していきます。
3-3.小口現金出納帳繰越への対応
ここでは小口現金出納帳での締め切り方を解説します。
各会社で毎月の締め作業がありますが、その中で残った残高を次月へ繰り越す作業も必要になります。
具体的な記載方法は摘要の欄に次月繰越と記載し計上していくというフローになります。
次月になる前に事前に対応しておくことが好ましいでしょう。
3-4.小口現金出納帳の注意点
小口現金出納帳の管理はミスが起きやすい経理業務の一つです。特に勘定科目や金額の記載ミスが多い傾向があります。締めるタイミングで金額のズレは発見されやすいですが、勘定科目はミスに気づきにくいため、社内でミスが起きないような管理体制を事前に作っておくことが大切です。
とはいえ小口現金出納帳に記載をしていく作業では、人力が加わっていることもありミスが起こりがちです。
そのため中長期的には小口現金をなくす方法で考えるのが好ましいです。
小口現金を廃止すべきか検討中の方は小口現金を廃止する3つのメリットや方法の記事で解説しているのであわせてご覧ください。
また小口現金を廃止しようと考えてはいるもののどのように社内で進めていくか知りたい方は小口現金廃止を実現するためのガイドブックを用意しておりますので、こちらをご活用ください。
4. 小口現金出納帳の勘定科目
小口現金は会社に置いているが、どのような費用の際に小口現金を使用するか悩むこともあるかもしれません。
ここでは、よく小口現金が使用される費用を記載しますので、参考にしてみてください。
・交通費（電車、バス、タクシー、飛行機）
・通信費（電話代、切手代、インターネット通信費）
・消耗品費（筆記用具、コピー用紙）
・光熱費（水道代、電気代、ガス代）
・新聞図書費（新聞代、書籍代）
・雑費（上記以外）
5. 小口現金出納帳を正しく運用しよう
小口現金を管理する小口現金出納帳は、毎日記入して手元にある現金と帳簿上の残高を合わせておく必要があります。
慣れてしまえば難しくない作業です。ぜひ、この記事を参考にしながら小口現金出納帳の正しい運用方法を理解していただければ幸いです。
「帳簿にズレがないかのチェックが大変で、なかなか仕事が終わらない」「出金や両替で毎回銀行に行くのがとにかくめんどくさい」など、小口現金の管理でお悩みではありませんか？
とはいえ「小口現金を廃止したいけど、どうすればいいのか、そもそもどのような準備が必要なのか・・・？」など、小口現金の具体的な廃止方法や手順がわからないと疑問を抱えている方も少なくないでしょう。
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