小口現金が合わないときの対処法5つのポイントを解説 | jinjerBlog

小口現金が合わないときの対処法5つのポイントを解説

小口現金は、経費などの精算をするときのために手元に置いておく少額の現金のことです。

急に出費が必要になったときや従業員の立て替え負担を軽減するために、小口現金を活用している企業も多いのではないでしょうか。

そんな小口現金を管理している担当者にとって怖いのが、「小口現金が合わない」ことです。

今回は、小口現金が合わなかったときの対処法と、不備をなくすためのコツについて解説していきます。

関連記事:小口現金とは?その意味や現金との違いを詳しく紹介

小口現金が合わない時ってどうする?
「小口現金が合わなくて困っている」
「小口現金が合わない時にどうすればよいかわからない」」
「帳簿にズレがないかのチェックが大変,,,」

 

など小口現金は種類が多く、正確に管理方法を理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

当サイトで無料配布している「小口現金の管理ガイドブック」資料では、小口現金のよくある課題から、出納長の金額が合わないときの対処法まで、本記事の内容をや分かりやすくまとめて解説しております。小口現金に関してわからない時にいつでも対応できる大変参考になる資料となっておりますので、ぜひ無料でダウンロードしてご覧ください。

小口現金

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1. 小口現金は残高を一致させる必要がある

小口現金を管理する方法としては、小口現金出納帳や現金出納帳が挙げられます。

どんな方法で管理するにしろ、小口現金の金額と帳簿上の残高は、必ず一致させなくてはいけません。

現金と帳簿にズレがあれば帳簿が意味を成さなくなってしまいますし、税務調査のときに誤解を招いたり警戒されたりしてしまうことがあるためです。

現金と帳簿にズレがあるということは、現金の管理状況に問題があるということ。会社の信用問題にも関わることなので、正しく管理して小口現金と帳簿の残高は必ず一致させるようにしてください。

関連記事:小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介

2. 小口現金が合わないときの対処法5選

どんなに念入りに管理していても、人間である以上、少しの不注意などで小口現金が合わなくなってしまうことはあります。

もしも小口現金が合わなくなってしまったときは、どのように対処したらいいのでしょうか。

まずは落ち着いて、以下の5つの対処法を試してみてください。

2-1.金種表で丁寧に数え直してみる

最初に試してほしいのが、金額の数え直しです。小口現金が合わないと焦ってしまい、いち早く原因究明をしたくなる気持ちになるかもしれません。

しかし、実はただの数え間違いである可能性も十分にあります。

焦っていると、何度数えて電卓を叩いても金額が合わないことがあります。金種表を使って丁寧に数え直してみると、正しい計算ができるようになるでしょう。

Excelで金種表を用意しておいてもいいですし、100円ショップなどに売っている50枚収納のコインケースを活用してもいいです。

日頃から金種表などを活用して、正しくお金を数えるようにしてください。

2-2.レシートと照らして、金額の転記ミスがないか確認する

小口現金の出金処理で間違えやすいのが、レシート型領収書の転記ミス。

レシート型領収書は合計金額や預り金額、おつりが同じ大きさで記載されているものが多いため、精算のあとで帳簿に料金を記帳するときに転記ミスをしてしまうことがあります。

何度お金を数え直しても金額が合わないときは、金額の転記ミスをしていないかをしっかりと見直してみてください。

転記ミスを防ぐためにも、精算をするときは合計金額にマーカーなどを引いてわかりやすくしておくことが大切です。

精算に来た従業員と一緒に確認しながらマーキングすることで、金額にミスがないかをダブルチェックすることができます。

まれに申請書を書く社員自身が申請金額を間違えることもあるため、一緒に金額のチェックをすることは非常に大切なことなのです。

2-3.仮払いを確認してみる

小口現金が合わない場合は、仮払いの有無も確認しましょう。仮払いがあると経理処理に混乱が生じやすくなるため、小口現金が合わなくなってしまうことがあります。

たとえば、小口現金から経費を仮払いしたあとに領収書が提出され、その領収書を再度経費として処理してしまうのはよくあるミスです。

また、仮払いの金額が多かったり少なかったりするときは、あとから入金・出金処理が追加で必要になります。

こういった処理を見逃していないかを確認すると、小口現金が合わない原因が判明するかもしれません。

関連記事:小口現金と仮払金の違いについて詳しく解説

2-4.第三者に数え直してもらう

何度数えても領収書を見返しても金額が合わないときは、第三者にお金を数え直してもらいましょう。

金額が合わない焦りから視野が狭くなり、ミスに気づけなくなってしまうのはよくあることです。

冷静な第三者が数えることで、思いの外簡単に問題が解決することもあります。

2-5.不正や横領の可能性がないか確認する

ここまでの確認作業をしてそれでも原因がわからないときは不正や横領の可能性もあるかもしれません。

経費精算を小口現金で管理していることにより、横領や不正に繋がったケースが多くあります。

横領といっても種類は色々あります。皆さんがイメージしやすいのは、やはり現金の抜き取りではないでしょうか。

小口現金の担当者が企業に一人しかいないことも多く、犯行に手を染めやすい環境となっているケースが多いです。

なにか思い当たる節がないか考えたり、小口現金を管理している場所が横領をしやすい場所にないかなど今一度確認してみましょう。

2-6.差額の調査報告書を作成する

どんなに確認しても小口現金が合わないときは、差額の調査報告書を作成しましょう。

小口現金が合わないときは、基本的に「現金化不足」として帳簿で処理することになります。

ただし、過不足をそのまま経費や損失として計上することを認めてしまうと、帳簿や会社の金銭管理に対する信頼性が下がってしまうため注意が必要です。

場合によっては、税務調査が入ったときに事業主や役員の横領が疑われてしまう可能性もあります。

こうなってしまうと、場合によっては罰則などが科される可能性も出てきてしまいます。

不審なお金の動きではないことを知らせるためにも、差額の調査報告書を作成する必要があるのです。

調査報告書には、「調査を行った日付・調査の内容・なぜ原因が分からなかったのか」を明記しておき、しっかりと調査の経緯が説明できるようにしておきましょう。

3. 小口現金が合わないときの経理処理

それでは、小口現金が合わないときの経理処理はどのように行っていけばいいのでしょうか。

最初にも説明した通り、帳簿上のお金と実際の残高はプラスとマイナスで一致させなくてはいけません。したがって、小口現金のか不足が生じたときは「雑損失」もしくは「雑収入」を使って差額を0に調整していきます。

それぞれの仕訳方法については、以下の通りです。

◇小口現金の残高が帳簿より多かった

借方 貸方
小口現金 10,000円 現金過不足 10,000円
       

この場合は資産(小口現金)の増加と考えて、借方に小口現金、貸方に現金化不足を記入します。

◇小口現金の残高が帳簿より少なかった

借方 貸方
現金過不足 10,000円 小口現金 10,000
       

この場合は資産の減少と考えて、借方に現金化不足、貸方に小口現金を記入します。

3-1. 小口現金過不足の原因が分かったときの経理処理

もしも経理処理をしたあとに「現金がない、足りない!」と気づいて、現金過不足の原因が分かったときは、正しい金額になるように仕訳をし直します。

◇現金が多い理由が消耗品費だったとき

借方 貸方
現金過不足 10,000円 消耗品費 10,000円
       

◇現金が少ない理由が消耗品費だったとき

借方 貸方
消耗品費 10,000円 現金過不足 10,000
       

3-2. 原因が分からなかったときの仕訳

現金化不足のまま決算を迎えてしまったとき、決算の確定に「現金過不足」の勘定科目は使用できないため、注意が必要です。この場合、過不足になってしまった金額を「費用」もしくは「収益」と考えて処理をしていきます。

使用するのは、「雑損」と「雑益」の勘定科目です。

◇現金が多い原因が分からなかったとき

借方 貸方
現金過不足 10,000円 雑益 10,000円
       

◇現金が少ない原因が分からなかったとき

借方 貸方
雑損 10,000円 現金過不足 10,000
       
とはいえ、小口現金が合わない時にその対処法を毎回調べたり、人に聞いたりするのはとても工数がかかります。
当サイトで無料配布しております「小口現金の管理ガイドブック」では本記事の内容をわかりやすくスライド形式でまとめており、小口現金管理に関しての疑問はこれひとつで気になったタイミングですぐ確認して解決できるので、経理業務をより正しく効率的にすすめることができます。資料は無料となっておりますので、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

4. 小口現金の不備をなくすためのコツ

小口現金が合わなかったときの対処法と経理処理の流れについて解説しましたが、もっともいいのは過不足が出ないように小口現金を管理することです。

では、小口現金で過不足を出さないためには、どんなことに気をつければいいのでしょうか。ここからは、小口現金の不備をなくすためのコツを解説していきます。

4-1.小銭をたくさん用意しておく

正しくお金の受け渡しをするためにも、小口現金を管理するときは小銭をたくさん用意しておきましょう。

よくある間違いのひとつとして挙げられるのが、経費精算のときに小銭が足りなくなってしまい、多めにお金を渡しておつりを受け取るケース。

おつりでもらった小銭が正しくないと、小口現金が合わなくなってしまいます。

また、従業員も自分も小銭を持っていないからと、小銭の受け渡しを後回しにしてしまうケースにも注意が必要です。

「あとでやろう」と思っているうちに忘れてしまい、正しく精算ができなくなってしまいます。

小銭をたくさん用意しておけば、こういったトラブルの要因を防ぐことができます。

数えるのが大変になってしまいますが、正しくお金を管理することのほうが大切なので、小銭はしっかりと用意しておきましょう。

4-2. こまめに残高を確認する

小口現金の残高確認は、どれほどの頻度で行っていますか?受け渡しのたびに行う必要はありませんが、できるだけこまめに残高を確認しておくと、残高が合わなくなった時期を絞り込みやすくなり原因究明に役立ちます。

小口現金は、1日の終わりに必ず残高と帳簿を照らし合わせて数字を合わせる必要があります。

しかし1日の終りだけではなく、精算の頻度が高い場合は昼休み前に1回、就業前に1回残高を数えるとより安心でしょう。

また、毎日の締め作業は早めに終わらせておくことをおすすめします。就業後に過不足が発覚したとき、従業員や上司が帰宅してしまっていては確認が取れないためです。

手元に現金がなくなるより前に定期的に確認しておきましょう。

こまめに確認するだけではなく、少し早めに精算業務を締めてしまうのも小口現金管理のコツです。

4-3. 精算をキャッシュレス化する

そもそも現金のやり取りを減らせば、小口現金の不備は減ります。

備品の購入は法人カードで済ませる、従業員が立て替えた交通費などはまとめておいてもらい、月ごとに締めて給料と一緒に振り込むなど、経費の精算をキャッシュレス化すると小口現金の必要性がなくなります。

経理上の負担も減らせるので、可能であれば経費会計のキャッシュレス化を検討してみてもいいかもしれません。

しかし、小口現金をなくしてキャッシュレス化にするとはいっても、どのような手法をもちいてキャッシュレスに対応するのか、またキャッシュレス化に対応するためにどのような手順ですすめていけばよいのかが不明瞭な方もいらっしゃるでしょう。

そのような方に向けて小口現金の廃止方法やキャッシュレス化に対応する際の手順をまとめた資料「目的別!小口現金廃止を実現するためのガイドブック」を無料で配布しております。ご興味のある方は、こちらからダウンロードページをご覧ください。

4-4. 手計算をやめる

小口現金は「ノートに手書きで記録しなくてはいけない」という決まりはないため、データで管理してしまうのもひとつの手です。

計算式が入っている小口現金用のExcelフォーマットを活用すれば、電卓での計算ミスが減ります。

また、クラウド型の経費精算システムを活用すれば、面倒な仕訳作業も全て自動で行ってもらえます。

ヒューマンエラーをなくすためにも、手計算をやめて自動化するのは非常に有効な手段です。

関連記事:小口現金からキャッシュレス化する4つのメリット

関連記事:小口現金を廃止する3つのメリットやその方法を解説 

5. 小口現金が合わないときも落ち着いて対処を!

小口現金が合わないと慌ててしまいますが、数え間違いや帳簿への転記ミスで数字が合わなくなっているケースも非常に多いです。まずは落ち着いて、周囲の力も借りながらひとつずつ対処法を実践してみてください。

どうしても小口現金が合わないときは、経理処理で差額を0に調整する必要があります。また小口現金が合わなくなってしまうことがないように、小口現金の不備をなくすコツを実践していきましょう。

小口現金が合わない時ってどうする?
「小口現金が合わなくて困っている」
「小口現金が合わない時にどうすればよいかわからない」」
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