小口現金からキャッシュレス化する4つのメリット | jinjerBlog

小口現金からキャッシュレス化する4つのメリット

現代の生活に根付いてきた「キャッシュレス決済」。今やさまざまなサービスが展開されており、今後も普及すると予想されています。

しかし企業においては未だに現金で運用している作業があります。それが「小口現金」です。ただその運用効率の悪さやデメリットから、キャッシュレス化が進みつつあるのです。

今回は、小口現金の廃止とキャッシュレス化でもたらされるメリットについて解説します。まだ小口現金を廃止しキャッシュレス化していない人はぜひ読んでみてください。

関連記事:小口現金とは?その意味や現金との違いを詳しく紹介

現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書

企業の現金管理の課題を解決するための手段として、経費精算システムが注目を集めてきました。

ICカードをはじめとした現金を使用しない精算方法を活用することで、小口現金そのものはもちろん、現金管理によって生じる課題を解決することができるようになったためです。

一方で、「キャッシュレス化といわれても今まで現金で管理していたものをいきなりキャッシュレス化するのは難しいんじゃないか・・・」と不安な方も少なくないでしょう。

そのような方のために、今回「現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・現金管理によって起きてしまう課題
・経費精算システムを使用したキャッシュレス化
・実際にシステムを使用した際の経費精算の流れ

キャッシュレス化を簡単に理解して進めることができるように、ぜひ現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書をご参考にください。


1. 小口現金でもたらされる3つのデメリット

小口現金とは会社においておく少額の現金のことです。企業規模によっては、部署ごとに小口現金を支給し、一定期間はその額で管理してもらうといったルールを敷いているところもあります。

ただこの小口現金は以下のようなデメリットがあると考えられているのです。

1-1. 従業員への負担増加、盗難・紛失が起こるリスクがある

上述したように、小口現金は現金で取引が行われます。加えて、毎日残高の確認が行うことが基本であるため、小口現金出納帳と現金の数字が合わないと毎日のように原因探しに時間をかけることになります。

結果として管理担当が帰れなくなるというリスクが発生するのです。また従業員も毎回清算するものを提出するのは負担が大きいでしょう。

1-2. 小口現金出納帳への記帳が面倒

小口現金出納帳とは、小口現金の取引に関する内容が記載された帳簿のことです。一定期間の取引を経理に提出する必要があるため、その都度記帳しなければいけません。

これも簡易担当の負担増につながると考えられており、金残高と小口現金出納帳の記載残高が合わない場合は、残高が合うか原因が分かるまで確認作業が必要となります。

かなり大変な作業になるため、小口現金を採用しないこともあります。

関連記事:小口現金出納帳とは?実際の書き方や現金出納帳との違いなど網羅的に解説

1-3. 月末、再び残高を確認しなければならない

毎日、小口現金の称号をしていても多くの場合が月末を出納帳の提出日としているため、月末には再び残高の照合を行わなくてはなりません。一般的に月末というのはどの企業も忙しく、小口現金の照合に時間が取られることを嫌います。

ただしっかり照合して提出をしないと、部署の信用に関わってしまうのでやらざるを得ないのです。

関連記事:小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介

2. 小口現金を廃止してキャッシュレス化する4つのメリット

小口現金を廃止しキャッシュレス化を導入すると、以下のようなメリットが得られます。

2-1. 業務効率の向上が見込める

まず大きいのが「業務効率の向上」です。小口現金を採用している場合、次のような様々な業務が必要となります。

・銀行への出金

・両替業務(銀行まで)

・現金の残高確認(毎日・月末)

・小口現金出納帳への記帳

・経費精算作業

・小口現金の過不足原因調査(過不足があった場合)

ひとえに小口現金管理担当と言ってもこれだけの業務が毎月のように積み重なります。もちろん小口現金に関する業務だけを行えばよいはずがないため、かなりの時間と労力を費やすことになるでしょう。

ただ逆に考えれば、小口現金を廃止しキャッシュレス化に成功すればこれらの業務は無くなり、業務効率の向上につながります。

2-2. 経費精算・会計入力がラクになる

従業員の交通費も取引先との飲食代もキャッシュレス決済にすることで小口現金から逐一現金を取り出し、記帳する必要がなくなります。

また、キャッシュレス決済対応の経費精算システムを導入しておくことで担当者はカードリーダーやカードの明細を見ることができるようになります。経理部においても、紙媒体ではなくデータが手元に届くため、数字を再入力が必要なくなり人的ミスも防げます。

営業担当者から回ってくる申請書もミスがない状態で受け取ることができるでしょう。キャッシュレス化の採用は経理部にも良いメリットを与えられるのです。

2-3. 経理の属人化がなくなる

キャッシュレス化を採用することは今まで属人的だった経理業務が見えるようになります。また、それによって問題点も把握しやすくなり、改善へと繋がるでしょう。

なにより、属人化は担当者の急な退職や急病による休業によって業務が進まなくなったり、機能がストップ・混乱したりすることがリスクでした。こうした面でもリスク対策にもなると考えられます。

2-4. 小口現金の払い間違いがない

クレジットカードや電子マネー決済のメリットは、払い間違うことがないことです。小口現金の場合、基本的に現金手渡しであるため小銭の渡し間違いや小口現金出納帳の記入間違いなどが発生する可能性があります。

しかし、クレジットカードや電子マネーのようにキャッシュレス化ができれば払い間違うことなく金銭のやり取りが可能です。

関連記事:小口現金を廃止する3つのメリットやその方法を解説!横領や不正の対策にも。

3. キャッシュレス化する方法

小口現金を廃止し、キャッシュレス化する方法は以下の通りです。

3-1. 法人カードや電子マネーを用意する

まずはキャッシュレス決済の手段を確保しなければいけません。そのためにも、法人や事業用のクレジットカードを作りましょう。

ほぼすべてのカード会社が法人用のカード作成に対応しているので、自社にとってメリットが大きい会社を選ぶことが重要です。

用意する枚数は、よく小口現金を使用する部署に1枚あれば問題ないでしょう。もし営業部のように移動が多い部署や職種の場合は、交通系ICカードの支給も検討するようにしましょう。

交通系ICカードがあれば使用者の履歴がすべて記録されるので、管理も行いやすくなるはずです。

関連記事:小口現金とクレジットカードを併用する方法とメリット

3-2. 直接取引から口座振替への変更

上述したように直接取引は、渡し間違いや盗難・紛失のリスクが大きくなります。実際に現金を渡さない口座振替にする手続きをおこない、直接取引する機会をなくしてしまいましょう。

4. キャッシュレス化する際の注意点

キャッシュレス化を行う際の注意点はただ1つです。「キャッシュレス化の移行期間を必ず設けること」です。なぜなら、いきなり「キャッシュレス決済」を導入してしまうと、従業員も戸惑うためです。

規模が大きい企業ならなおさらでしょう。またそれに伴い、思いがけない大きなミスが発生するリスクも高くなります。よってキャッシュレスへの変更は、段階を踏みつつおこなうようにましょう。

具体的には経費清算の仕組みを変える部署を1つに定めてみるのがおすすめです。もちろん部署でも構いませんし、役職ごとに移行するのもありでしょう。

段階を踏んで移行していく中で、改善点などが見つかればその都度検討することもできるはずです。大事なのは徐々に浸透させていくことです。キャッシュレス化を提案した側の負担も大きくならないように時間をかけて行なってください。

5. 小口現金廃止とキャッシュレス化にはメリットがたくさん

現代日本は、多くの分野でキャッシュレス化が進んでいます。企業も徐々に進みつつありますが、何となく「まだ現金を置いておきたい」という気持ちがあるのが現状でしょう。ただその気持ちは経理や小口現金担当者の負担を大きくしています。

今こそ、小口現金を廃止してキャッシュレス化を導入する時期です。ぜひ検討してみてください。

経理業務のキャッシュレス化は経費精算システム!経理業務における現金の取り扱いを無くすことは、企業にとってメリットがとても大きいです。

しかし、これまで小口現金を扱っていた企業にとっては、今までの業務フローの大幅な変更や運用に不安を感じる方も少なくありません。

「キャッシュレス化を進めたいが、システムが難しかったり使いずらかったりしたらどうしよう・・・」とお悩みの方は「現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書」をぜひご覧ください。

資料では

・キャッシュレス化が注目されている理由
・経費精算システムを用いたキャッシュレス化
・経費精算システムを用いた申請から処理までの流れ

など、キャッシュレス化に関する内容を総まとめで解説しています。

「キャッシュレス化を進めて経理業務を効率化していきたい」という経理担当者様は「現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書」をぜひご覧ください。。