小口現金の伝票記載でのポイントや注意点を解説 | jinjerBlog

小口現金の伝票記載でのポイントや注意点を解説

他社や個人消費者と取引を行う場合、必ず使用されるのが「伝票」です。なかでも会社の経費として使う小口現金に関する伝票は、高い頻度で使用されます。基本的な記載方法は覚えておくべきでしょう。

今回は、そんな小口現金に関する伝票の記載方法について解説します。

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「帳簿にズレがないかのチェックが大変で、なかなか仕事が終わらない」「出金や両替で毎回銀行に行くのがとにかくめんどくさい」など、小口現金の管理でお悩みではありませんか?

とはいえ「小口現金を廃止したいけど、どうすればいいのか、そもそもどのような準備が必要なのか・・・?」など、小口現金の具体的な廃止方法や手順がわからないと疑問を抱えている方も少なくないでしょう。

そのような方にむけて小口現金を無くすための手順を解説したガイドブックを用意いたしました。経費精算をラクにしたいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1. 小口現金で使用する伝票は主に「出金伝票」

伝票は主に「入金伝票」「出金伝票」「売上伝票」「仕入伝票」「振替伝票」の5つに分かれています。これらはそれぞれの取引に応じて使い分けることが義務づけられているので記載する伝票を間違えないようにしましょう。

ただ小口現金に関して使用するのは「出金伝票」がほとんどであるはずです。

なぜなら小口現金というのは、日常的な雑費などの支払いに使う現金のことであり、売上や仕入れといった取引に使われることは原則ないためです。

関連記事:小口現金とは?その意味や現金との違いを詳しく紹介 

関連記事:小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介

2. 小口現金の伝票記載のポイント

小口現金の伝票を記載する際に押さえておくべきポイントは主に次の2つです。

2-1. 都度記載を徹底すること

先述したように小口現金は「少額の備品や経費となるものを購入する際に使用するもの」というのが前提になります。

そのため、比較的暗記しやすいものなのですが、働く人数が多かったり、会社の規模が大きかったりするほど文房具やコピー用紙といった備品を購入する回数は増えます。

「これくらいの少額なら覚えていられるから後で伝票書けばいいや」という状態を継続させると、どんな内容の伝票を記載すれば良いのかわからなくなるリスクが高まるのです。

伝票に記載するのを忘れてしまうと、後ほど解説する「小口現金出納帳」との兼ね合いで問題が発生するので、必ず都度記載を心がけましょう。

関連記事:小口現金出納帳とは?実際の書き方や現金出納帳との違いなど網羅的に解説

2-2. 記載する内容を明確にしておくこと

小口現金に関する伝票に書かれた内容は、ほぼそのまま小口現金出納帳に転記されます。ただ伝票の内容が不十分だと勘定項目がつけられず、再度確認を取らなければいけなくなるのです。

以下は、主に小口現金で用いる内容とその勘定項目の組み合わせです。スムーズに伝票を書くためにも覚えておいた方が良いでしょう。

勘定項目 具体邸な内容
消耗品費 社内で使う文房具、コピー用紙代
通信費 電話代、切手代、ネット通信費
修繕費 備品を修理した時にかかった費用
旅費・交通費 公共交通機関使用時の費用、タクシー代
水道・光熱費 水道代、ガス代、電気代
雑費 新聞図書費、お茶代など

3. 小口現金の伝票記載の注意点

小口現金の伝票を記載するときに注意しなければいけないことは2つです。小口現金出納帳に転記するための情報が網羅されていること、かつ実際に出金する金額と事前に発生した支出金額がしっかり整合しているかを確認することです。

最終的には「小口現金出納帳」と手元にある小口現金の残高が一緒でなければいけません。

もし違っていた場合は「伝票から小口現金出納帳への転記ミス」「そもそも伝票に書いた金額と実際に支払った金額が違っていた」といった可能性が考えられます。

ただの転記ミスであれば、確認が取れ次第訂正することができますが、伝票に書いた金額と実際に支払った金額が違っていたとすると、購入したレシートや領収書などを1つひとつ確認しなければなりません。

確認作業や、訂正作業は経理担当者にとってはとても労力が必要で時間も奪われてしまいます。頻繁にこのようなミスがおこる場合は小口現金自体を廃止することを検討してもよいかもしれません。

小口現金廃止の具体的な方法から手順まで網羅的に解説している資料もございますので、ご興味のある方はこちらから「目的別!小口現金廃止を実現するためのガイドブック」をダウンロードしてぜひ一度目を通してみてください。

4. 小口現金出納帳は手書きでない方が良い

現代は様々な作業にクラウド化、AIが浸透しはじめており、帳簿付けや金銭管理といった分野にもその波が起こり始めています。これらの普及によって人的ミスを限りなく少なくすることができるようになりました。

小口現金出納帳に限らずすべての帳簿付けも同様です。従来は手書きで帳簿付けをしていたため、人的な計算ミスが生じるというリスクを抱えていました。結果としてこうした帳簿付け関係の作業は「効率の悪さ」が目立っていたのです。

ただ近年は、Excelをはじめとした自動計算ツールが組み込まれているソフトが数多く開発されているため、人的ミスが起こる場所は「転記ミス」程度に絞られてきています。

効率面においても伝票の内容を転記して、必要であればネットやメールで報告ができるといった作業ルートを確保できるようになったため、改善されていると考えて良いでしょう。

もしまだ、ソフトを用いた帳簿付けを搭載していないのであれば、なるべく早めに検討した方が良いかもしれません。

5. 伝票の記載ポイントと注意点を踏まえてスムーズかつ正確な帳簿付けを

小口現金の帳簿付けや確認はほぼ毎日行うことであるため、経理関係者にかかる時間的コストや業務負担は、かなり大きいと考えられます。ただ伝票さえしっかり記載出来ていて、帳簿付けがほぼ自動で行なえるようになれば、業務負担はかなり軽減できるでしょう。

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とはいえ「小口現金を廃止したいけど、どうすればいいのか、そもそもどのような準備が必要なのか・・・?」など、小口現金の具体的な廃止方法や手順がわからないと疑問を抱えている方も少なくないでしょう。

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