領収書を郵送する際に気をつけるべき5つのこと

銀行振込などによって取引先から商品やサービスの代金を受け取った場合、領収書を郵送する必要が生じるかもしれません。

しかし領収書は確かに代金を受け取ったことを証明する重要な書類であるため、通常の郵便物のように送るのは避けたほうが賢明です。

では領収書を郵送する際に気を付けるべき5つのポイントについて解説します。

3分でわかる!「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」

経費精算書類の電子化が注目を集めている中で「申請書や領収書を電子化したいけど、何から手を付けたらよいのかわからない。。。」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。

そのような方のために、今回「領収書を電子化するためのノウハウ資料」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・領収書電子化のルール
・領収書電子化のメリット
・経費精算システムを使用した領収書の電子化

領収書の電子化を実現するために「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。

1. 領収書を郵送する際に気をつけるべき5つのこと

領収書は代金を受け取った企業や店舗が、代金を受け取ったことを証明するものとして発行されます。

代金を支払った企業や個人から請求された場合、代金を受け取った企業や店舗は領収書を発行する法的な義務があります。

常に対面で取引するわけではないので、発行した領収書を取引先に郵送しなければならないこともあるでしょう。

そのようなときには次の5つの点に注意が必要です。

1-1. 追跡可能な郵送方法を選ぶ

まず非常に重要なポイントとして挙げられるのが、追跡可能な方法で郵送するということです。

領収書の郵送では、「確実に先方に届くこと」が何よりも重要です。

もちろんほとんどの場合、郵便物は確実に相手方に届けられますが、輸送途中で行方不明になってしまったり先方が領収書と気づかずに処分してしまったりする可能性がないわけではありません。

そのため発送や到着を記録してくれる方法で郵送することで、紛失のリスクを最小限に抑えることができます。

追跡が行えない一般郵便の場合、紛失や破損のリスクがあるだけでなく、万が一のときの補償もありません。

さらに領収書は「信書」として扱われる重要な書類であるため、宅配業者を利用して送ることは違法です。

罰せられる恐れもあるので注意が必要です。

1-2. 「領収書在中」と記載する

領収書を郵送する際の別の注意点は、「相手に領収書が入っていると理解してもらわなければならない」ということです。

ある程度大きな企業になると、毎日多くの郵便物が送られてきます。

そのため「領収書在中」と書かれていないと、ダイレクトメールなどのほかの郵便物と一緒に処分されてしまう恐れがあります。

領収書が紛失したり処分されたりしてしまうと、企業間で大きなトラブルに発展することもあるので、必ず領収書が入っていることがわかるように表記をしておきましょう。

多くの企業ではわかりやすいように、縦書き封筒では宛名の左下、横書き封筒では宛名の右下に青地で「領収書在中」と記載しています。

さらに領収書在中を四角で囲むことで、より目立たせることができます。

こうして先方が重要な郵便物であることに気づきやすくなり、トラブルを未然に防げるでしょう。

1-3. 領収書とともに送付状を同封する

領収書が先方に届けば、領収書の目的は果たされますが、ビジネスマナー上あまり好ましい方法ではありません。

そのため領収書とともに領収書送付状を同封しましょう。

先方との信頼関係を築くためにも、ビジネスマナーに通じていることを示す必要があります。

送付状は日ごろの感謝を先方に伝える手段ともなるので、必ず領収書と同封して送るということを覚えておきましょう。

1-4. 郵送後はメールで連絡を入れる

領収書を郵送した後には、必ずメールで郵送したむねを先方に伝えることが必要です。

少し面倒くさいと感じるかもしれませんが、これはとても重要なポイントです。

とくに郵送した日付、郵送方法などをメールに記載することで証拠を残せます。

電話連絡でも問題ありませんが、万が一領収書が行方不明になってしまったときに確かに送ったことを証明でき、トラブルになる危険性を最小限に抑えられるでしょう。

1-5. 領収書の控えを取っておく

領収書を郵送してしまうと、代金を受け取った側には取引があったことを証明するものが残りません。

そのため領収書の控えを取っておくことが非常に重要です。

領収書を受け取った企業は、その領収書を最長7年保管しておかなければなりません。

しかし領収書を発行した側も領収書の控えを保管しておけば、取引先や税務署とのトラブルを防ぐことができるでしょう。

2. 領収書の3つ郵送方法

領収書には適した郵送方法とそうでないものとがあります。

では領収書を郵送するのに適した3つの方法を見ていきましょう。

2-1. 簡易書留

まず利用できるのが簡易書留です。

簡易書留では、郵送を申し込んだ時間と届いた時間が記録される郵送方法です。

配達状況はインターネットで確認することができるので、いつ先方に領収書が届いたかを随時確認できます。

さらに簡易書留は配達員から受取人に郵便物が手渡され、受け取りにサインか印鑑が必要です。

そのため紛失のリスクが非常に低くなる信頼できる郵送方法です。

しかも上限を5万円として、額面までの賠償が受けられるというのも簡易書留の非常に大きなメリットといえます。

2-2. 特定記録

特定記録は郵便物の引き受けを記録するサービスのことです。

領収書を確かに送付したことを証明するうえでとても役立ちます。

ただし簡易書留とは異なり、郵便物は手渡しされず、郵便ポストへの投函となります。

しかもサインや受け取りの印鑑などはないため、紛失のリスクはやや高まります。

それでもインターネットで配達状況が確認できること、簡易書留と比べて価格が安いことから、利用している企業も少なくありません。

2-3. レターパック

レターパックは日本郵便の専用封筒を使った郵送方法です。

郵便局でレターパックの封筒を購入し、領収書と領収書送付状を封入してからポストや窓口から発送できます。

レターパックには下記2種類があります。

  • レターパックプラス:520円
  • レターパックライト:370円

レターパックプラスは配達員が受取人と対面で郵便物を手渡し、受け取りにはサインや受領印が必要です。

さらに受取人が不在の場合にはポストに不在票が入ります。

一方レターパックライトでは、配達先のポストに投函されるため、対面での手渡しではありません。

どちらもインターネットで発送から到着までの記録を確認できるので、領収書を郵送するのに適しています。

3. 領収書郵送時の送付状に記載する内容

上述したとおり、領収書を郵送する際に送付状を同封する必要があります。

送付上にはどのような情報を記載しなければならないのでしょうか。

3-1. 送付状に記載する情報

送付上に必ず記載すべき情報は、下記6つです。

  • 先方の社名
  • 部署
  • 氏名
  • 領収書を郵送した日付
  • 入金のお礼
  • 郵送した領収書の内訳・同封枚数

通常は本文の最初に時候の挨拶や日ごろの感謝を述べてから領収書の件に入ります。

本文の最後に下記の情報を記載して社印を押すと正式な文書となります。

  • 領収書の発行者名
  • 住所
  • 電話番号
  • 担当者名

もし領収書の件以外に伝えたいことがある場合には、送付状の最下部に「連絡事項」として書き加えます。

4. 領収書はビジネスマナーを守って確実に先方に届けましょう

領収書を郵送する場合には、確実に先方に届くように、郵送物が領収書だとはっきりわかるように送ることが重要です。

紛失や破損のリスクを最小限に抑えるため、簡易書留やレターパックなど追跡可能な郵送方法選ぶようにしましょう。

ビジネスマナーを守って送付状を同封すれば、先方との信頼関係も強くなりよりよい取引ができるでしょう。

領収書を郵送する際の注意点に配慮しながら、トラブルのない取引を行いましょう。

領収書を電子化して経費精算を効率化しよう

近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。

そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。

また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。

【システムを利用した経費精算で実現できること】

・領収書をはじめ、あらゆる経費精算関連書類を電子化できる
・クラウド上での書類保管により管理工数が削減できる
・書類の電子化だけでなく、経費精算業務全体を効率化することができる

など、経理業務全体の効率化につながります。

「領収書を電子化したいけど、何から手を付ければよいかわからない」という経理担当者様のために、領収書の電子化におけるルールや電子化した際の業務イメージをまとめたノウハウ資料を用意しました。

経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。