領収書の郵送前に確認するべき項目を徹底解説 | jinjerBlog

領収書の郵送前に確認するべき項目を徹底解説

領収書の郵送に関して「こんな時どうする?」を徹底解説!
領収書の送付は相手から求められた期限内に、確実に届くように対応が必要な他、送る際のマナーにも気を付ける必要があります。
領収書を遅滞や失礼のないように送りたい方に向け、当サイトでは本記事の内容をわかりやすくまとめた「領収書郵送のルールBOOK」を無料配布しております。資料では、

①郵送に必要な情報や準備・注意点
②送付状に記載すべき項目
③送付状の文例
④領収書の郵送方法

⑤郵送後の対応

について解説しており、領収書の郵送に関して準備物から送付状の記載方法、郵送したあとの注意点まで網羅的にご確認いただけます。また郵送方法ごと(簡易書類か特定記録なのか)などのメリットまで細かく記載しており、自社に最適な郵送方法も見つけることができますので、確認しながら領収書の送付対応を進めたい方はこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

小口現金

ダウンロード

銀行振込などによって取引先から商品やサービスの代金を受け取った場合、領収書を郵送する必要が生じるかもしれません。

しかし領収書は確かに代金を受け取ったことを証明する重要な書類であるため、通常の郵便物のように送るのは避けたほうが賢明です。

では領収書を郵送する際に気を付けるべき5つのポイントについて解説します。

関連記事:領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説

1. 領収書の郵送方法について

領収書には適した郵送方法とそうでないものとがあります。

では領収書を郵送するのに適した3つの方法を見ていきましょう。

1-1. 簡易書留

まず利用できるのが簡易書留です。

簡易書留では、郵送を申し込んだ時間と届いた時間が記録される郵送方法です。

配達状況はインターネットで確認することができるので、いつ先方に領収書が届いたかを随時確認できます。

さらに簡易書留は配達員から受取人に郵便物が手渡され、受け取りにサインか印鑑が必要です。

そのため紛失のリスクが非常に低くなる信頼できる郵送方法です。

しかも上限を5万円として、額面までの賠償が受けられるというのも簡易書留の非常に大きなメリットといえます。

1-2. 特定記録

特定記録は郵便物の引き受けを記録するサービスのことです。

領収書を確かに送付したことを証明するうえでとても役立ちます。

ただし簡易書留とは異なり、郵便物は手渡しされず、郵便ポストへの投函となります。

しかもサインや受け取りの印鑑などはないため、紛失のリスクはやや高まります。

それでもインターネットで配達状況が確認できること、簡易書留と比べて価格が安いことから、利用している企業も少なくありません。

1-3. レターパック

レターパックは日本郵便の専用封筒を使った郵送方法です。

郵便局でレターパックの封筒を購入し、領収書と領収書送付状を封入してからポストや窓口から発送できます。

レターパックには下記2種類があります。

・レターパックプラス:520円

・レターパックライト:370円

レターパックプラスは配達員が受取人と対面で郵便物を手渡し、受け取りにはサインや受領印が必要です。

さらに受取人が不在の場合にはポストに不在票が入ります。

一方レターパックライトでは、配達先のポストに投函されるため、対面での手渡しではありません。

どちらもインターネットで発送から到着までの記録を確認できるので、領収書を郵送するのに適しています。

とはいえ、領収書の郵送方法はいくつかある中でどれが自社に適した方法なのか、またそもそも領収書の郵送に関して遅滞や失礼のないように正しく送れているか不安な方もいらっしゃるでしょう。

当サイトで無料配布している「領収書郵送のルールBOOK」では本記事の内容をわかりやすくスライド形式でまとめており、領収書の郵送方法に関して順をおって解説しています。また郵送方法ごと(簡易書類か特定記録なのか)などのメリットまで細かく記載しており、自社に最適な郵送方法も見つけることができます。資料は無料となっておりますので、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

2. 領収書郵送時の送付状について

上述したとおり、領収書を郵送する際に送付状を同封する必要があります。

送付上にはどのような情報を記載しなければならないのでしょうか。

2-1. 送付状に記載する情報

送付上に必ず記載すべき情報は、下記6つです。

・先方の社名
・部署
・氏名
・領収書を郵送した日付
・入金のお礼
・郵送した領収書の内訳・同封枚数

通常は本文の最初に時候の挨拶や日ごろの感謝を述べてから領収書の件に入ります。

本文の最後に下記の情報を記載して社印を押すと正式な文書となります。

・領収書の発行者名
・住所
・電話番号
・担当者名

もし領収書の件以外に伝えたいことがある場合には、送付状の最下部に「連絡事項」として書き加えます。

関連記事:この領収書の宛名、問題あり?各ケースと訂正方法を解説

3. 領収書送付用の封筒について

次に、領収書を送付する際の封筒に関するポイントです。

封筒の大きさや記載項目など、意外とご不明点の多い箇所ではないでしょうか。

3-1. 封筒への記載項目は「領収書在中」

封筒の表面には「領収書在中」としっかりと明記するようにしましょう。

特段ルールなどはありませんが、一般的には左下に青色で記載している企業が多いです。

領収書だと一目でわかるようにしておけば、中身を確認せずに捨てられてしまうこともなく、確実に相手先に届くでしょう。

3-2. 封筒の大きさに規定はない

領収書の大きさには規定はありませんので、そこまで気にする必要はありません。

領収書の郵送に適した方法である、簡易書留、特定記録、レターパックで対応している封筒で問題ないでしょう。

4. 郵送する領収書について

よく、領収書は折ってしまって問題ないのかというご質問をいただきますが、折っても問題はありません。

折れていても、書類としての効力は同じだからです。

しかし、折り方には気を付けましょう。大事な書類であるため、文字が内向きになるように折りたたむことを心掛けると良いでしょう。

5. 領収書における郵送後のポイント

領収書は代金を受け取った企業や店舗が、代金を受け取ったことを証明するものとして発行されます。

代金を支払った企業や個人から請求された場合、代金を受け取った企業や店舗は領収書を発行する法的な義務があります。

常に対面で取引するわけではないので、発行した領収書を取引先に郵送しなければならないこともあるでしょう。

そのようなときには次の点に注意が必要です。

5-1. 郵送後はメールで連絡を入れる

領収書を郵送した後には、必ずメールで郵送したむねを先方に伝えることが必要です。

少し面倒くさいと感じるかもしれませんが、これはとても重要なポイントです。

とくに郵送した日付、郵送方法などをメールに記載することで証拠を残せます。

電話連絡でも問題ありませんが、万が一領収書が行方不明になってしまったときに確かに送ったことを証明でき、トラブルになる危険性を最小限に抑えられるでしょう。

5-2. 領収書の控えを取っておく

領収書を郵送してしまうと、代金を受け取った側には取引があったことを証明するものが残りません。

そのため領収書の控えを取っておくことが非常に重要です。

領収書を受け取った企業は、その領収書を最長7年保管しておかなければなりません。

しかし領収書を発行した側も領収書の控えを保管しておけば、取引先や税務署とのトラブルを防ぐことができるでしょう。

6. 領収書はビジネスマナーを守って確実に先方に届けましょう

領収書を郵送する場合には、確実に先方に届くように、郵送物が領収書だとはっきりわかるように送ることが重要です。

紛失や破損のリスクを最小限に抑えるため、簡易書留やレターパックなど追跡可能な郵送方法選ぶようにしましょう。

ビジネスマナーを守って送付状を同封すれば、先方との信頼関係も強くなりよりよい取引ができるでしょう。

領収書を郵送する際の注意点に配慮しながら、トラブルのない取引を行いましょう。

関連記事:領収書はメールで送信できる?送り方のポイントや注意点

領収書の郵送に関して「こんな時どうする?」を徹底解説!
領収書の送付は相手から求められた期限内に、確実に届くように対応が必要な他、送る際のマナーにも気を付ける必要があります。
領収書を遅滞や失礼のないように送りたい方に向け、当サイトでは本記事の内容をわかりやすくまとめた「領収書郵送のルールBOOK」を無料配布しております。資料では、

①郵送に必要な情報や準備・注意点

②送付状に記載すべき項目
③送付状の文例
④領収書の郵送方法

⑤郵送後の対応

 

について解説しており、領収書の郵送に関して準備物から送付状の記載方法、郵送したあとの注意点まで網羅的にご確認いただけます。また郵送方法ごと(簡易書類か特定記録なのか)などのメリットまで細かく記載しており、自社に最適な郵送方法も見つけることができますので、確認しながら領収書の送付対応を進めたい方はこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

小口現金

ダウンロード

関連タグ