商品やサービスを利用した際に発行される領収書は、法律によって一定期間保存することが義務づけられています。日々受領する領収書をきちんと保管するために、正しい領収書の貼り方や整理方法を押さえておきましょう。今回は、領収書の保管が必要な理由や、領収書の正しい貼り方と整理方法のコツ、保管を効率化する方法を紹介します。

1. 領収書の台紙などへの貼り方のコツ

領収書を正しく保管・整理するために、あらかじめルールを決めておくことは経理担当者にとって重要なことです。管理方法が異なってしまうと、後に該当の領収書を探したい際に探しづらく困りかねないためです。ここでは領収書を台紙などへ貼り付ける際の正しい手順を紹介します。

1-1. 領収書を日付順に並べる

領収書を貼るときは、あとから目当てのものをすぐ検索できるよう、日付順に並べて貼り付けていきます。同じ取引先で分けて貼り付ける場合も、日付順に並べるようにしましょう。

1-2. 台紙に日付を記載する

台紙などの用紙にも、日付を記載しておくことを推奨します。とくに記載する場所は「右上」など、ルールを決めておくとあとから検索するときに便利です。

1-3. 領収書の上部のみを貼り付ける

領収書を保管する際は、四辺すべてを糊付けする必要はありません。上部のみ糊を塗って台紙に貼り付けましょう。

貼り付ける紙に指定はないため、ノート、ルーズリーフ、裏紙などなんでも大丈夫ですが、紛失するリスクや整理の利便性を踏まえて用紙は統一しておく方が良いでしょう。

1-4. 台紙を日付順に並べる

この台紙についても日付順に並べるようにしましょう。台紙自体も日付順に並べておくと経理担当者は確認がスムーズにでき、必要な情報を探しやすくなります。

1-5. ファイリングした領収書はファイルケースなどに入れて保管する

月別または科目別にファイリングした領収書は、ファイルケースなどに入れたうえで棚やキャビネットに保管しましょう。ファイルケースの背面に年月日やナンバーを入れておけば、いちいち中身を取り出さなくても目当ての領収書を検索しやすくなります。また用紙の劣化をさけるため、直射日光の当たらない場所を選ぶと良いでしょう。

2. 領収書の貼り方で「折る」「重ねて貼る」はNG？

領収書を折ったり重ねたりして貼ってもいいのか分からずに、大きな領収書でも折らず、領収書がたくさんあっても重ねないで貼っている方もいるかもしれません。

実は、領収書の貼り方に厳密な決まりはないため、大きい領収書は小さく折りたたんで貼り付けたり領収書が重なるように貼っても問題はありません。

ただし、後から見返す際の見やすさを重視してあまりたくさんは重ねすぎないように余裕をもってはりつける方がよいでしょう。

3. 領収書を紙で管理する場合の保管方法

紙の領収書を保管する方法は、大きく分けて2つあります。どちらの方法がやりやすいのか社内運用を考えながら見ていきましょう。

3-1. ノートや帳簿にまとめて張り付ける方法

まず1つ目が、ノートなどに領収書を貼り付けていく方法です。最初から綴じられているので、ファイリングの手間が省けるところが利点です。一方、毎月受領する領収書の量が多い場合、複数のノートが必要になるのでコストがかさむ傾向にあります。また、途中でページを差し込んだり、ページを並べ替えたりすることができない点もネックです。

3-2. コピー用紙などの台紙に張り付ける方法

2つ目の方法は、コピー用紙に領収書を貼り付ける方法です。ノートに比べて1枚あたりのコストが比較的安価で、ページの並べ替えや挿入も容易におこなえるところがメリットです。一方で、パンチを使って穴を開け、バインダーや紐で綴じるといったファイリングの手間がかかるのが難点です。どちらの方法も一長一短なので、取り扱う領収書の数や、自社のニーズに合わせて最適な保管方法を選びましょう。

4. 領収書はなぜ保管が必要？

企業が領収書を保管しなければならない理由は、大きく分けて3つあります。

4-1. 二重請求や過払いの防止

領収書は金銭の授受が発生したことを証明する書類なので、破棄してしまうと支払いの事実を客観的に証明するのが難しくなります。その結果、すでに支払った代金について二重請求される恐れがあります。領収書を保管しておけば、いつ、誰が、誰に、いくら支払ったのかを証明できるので、過払いを防止できます。

4-2. 税務調査への対応

税務調査が入ると、税務署員から領収書を含む国税関係帳簿書類の提出を求められます。国税関係帳簿書類の保管は法律で義務化されているため、領収書が存在しないと、意図的な隠蔽による脱税を疑われる可能性があります。

4-3. 内部不正の防止

従業員が経費を立て替え払いした場合、領収書と経費精算請求書の提出をもって立替分の支払いをおこないます。領収書を保管していないと、後から経費の水増しや私的流用が発覚した場合に、その事実を裏付けることができないため、注意しましょう。領収書をしっかり保管しておけば、水増しや私的流用の確認が容易になり、内部不正の防止につながります。

5. 領収書の保管が義務付けられた期間とは

法人税法第126条では、青色申告の承認を受けている法人について、帳簿書類の作成と保管を義務づけています。
参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
保存期間について詳しくみていきましょう。

5-1. 保管期間は5年～10年間

領収書は帳簿書類の「書類」に該当し、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間にわたって保存する必要があります。

なお、以下2つの要件に該当する場合、保管期間は10年間となります。

• 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が所持他事業年度
• 青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた事業年度

5-2. 期間内に破棄してしまった場合の罰則

帳簿書類の保存は青色申告の承認を受けた者の義務です。法で定めた期間内に領収書を破棄してしまった場合、青色申告の承認を取り消される可能性があります。
青色申告の承認を受けていると、最大65万円の青色申告党別控除を受けることができるほか、生計を一にする身内を青色事業専従者として仕事に従事させた場合にその給与を必要経費として認めるなど、さまざまなメリットがあります。

青色申告の承認を取り消されると税制面で大きな痛手となるため、領収書はきちんと保管しておく必要があります。

参考：法人税法｜e-Gov法令検索
参考：帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参考：青色申告制度｜国税庁

6. 領収書の整理を効率化する方法

税務調査が入ったときや、帳簿の内容と照会したい場合に備え、領収書は整然と保存しておく必要があります。ここでは、領収書をより効率的に保管するために取り入れたい工夫や効率化する方法を紹介します。

6-1. 領収書の数が多い科目は別途保管する

経費を分類する勘定科目は多岐にわたるため、通常は分けて保管することはありません。
しかし、特定の科目に領収書の数が集中している場合は、その科目だけ別にファイリングして保管するのも一つの方法です。その場合、帳簿を付けたら領収書を科目ごとに仕分けし、特定の科目のみ別の用紙に貼り付けてファイリングします。

6-2. すぐに保管対応ができない時は一時保管場所を設置

領収書を受領したら、その場で帳簿に付けてファイリングするのが理想です。しかし、現実には受領の都度、帳簿をつけて保管するのは困難です。そんなときは、月別や科目別ごとに大判の封筒を用意し、一時的な保管場所を作っておきましょう。ある程度領収書がたまったとき、あるいは手が空いたときに封筒を整理すれば、仕分けの手間を省くことができます。

6-3. 帳簿付けしてから保管する

領収書を保管する手順は人それぞれで、領収書をとりあえず保管してから帳簿付けするケースもあれば、帳簿付けを済ませた後に保管する場合もあります。自分に合った方法を選べば問題ありませんが、どちらがいいか迷ったときは帳簿付けを済ませてから保管する方法がおすすめです。

一度領収書を保管してから帳簿を付けようとすると、一回あたりにさばく領収書の数が膨大になってしまい、まとまった時間が必要になります。小分けにして作業を進めた場合、前回どこまで帳簿を付けたか確認しづらく、場合によっては二重計上してしまう恐れがあります。また、重ねて貼り付けた領収書を一枚一枚確認するのは思った以上に手間がかかる作業です。領収書の保管にかかる手間と時間を省きたいのなら、帳簿付けしてからの保管を心がけましょう。

6-4. 領収書を電子化する

紙の領収書を用紙に貼り付けたり、ファイリングして棚に保管したりするのには多大な手間と時間がかかります。また、領収書は最低でも7年間にわたって保管しなければならないため、オフィスの規模が小さい場合は保管場所に苦労することになります。

こうした問題の解決に役立つのが、領収書の電子化です。領収書を複合機でスキャンするか、デジカメやスマートフォンのカメラアプリで撮影し、電子データとして保管すれば、用紙への貼り付けやファイリングの手間を丸ごと省くことができます。
また、領収書を電子データ化すれば、日付やファイル名などから容易に目当ての領収書データを検索し、閲覧することが可能になります。以前は、領収書の電子化について、あらかじめ税務署長に届け出なければならなかったり、データ読み取り時に自署が必要だったりと、さまざまな制約がありました。

しかし、令和3年の税制改正により、税務署長への事前承認制度の廃止、受領者がスキャナで読み取る際の自著は不要など、大幅な要件緩和が施行されました。
さらに、電子データの訂正または削除の事実や内容を確認できるクラウドなどのシステムにおいて、一定の入力期間内に電子データの保存をおこなったことが確認できるときは、タイムスタンプの付与も省略することが可能です。

なお、領収書を電子化するには所定の要件を満たさなければならないので、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムなどの導入をおすすめします。

参考：電子帳簿保存法が改正されました　p2｜国税庁

7. 領収書を効率的に保管するなら電子化がおすすめ

領収書は法律で最低7年間の保存が義務づけられているため、帳簿付け後もファイリングして保管しておく必要があります。ただ、紙の領収書を整理して保管するのは手間と時間がかかるうえ、7年分の領収書を保管するスペースも確保しなければなりません。領収書の保管を効率化したいのなら、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムなどを導入し、領収書を電子データで保存することを検討しましょう。