従業員が業務に関連する費用を立て替えなければならない際に、その費用として企業が一時的に従業員に渡した金銭を仮払金といいます。
この仮払金について詳しく確認するとともに、立替金や仮受金との違いを見ていきましょう。
貸借対照表における仮払金の位置づけや、仮払金の仕訳をおこなう際の注意点などについても解説します。

1.仮払金とは？をわかりやすく解説

仮払金は、企業が従業員に対して一時的に金銭を渡した場合の勘定項目です。
飲食代、出張費、交際費など、業務上で必要な費用を従業員が一時的に立て替えるシーンは多いです。
ですがその費用が高額すぎて従業員個人が賄えない場合に、企業がそのための金銭を従業員に渡すことがあります。
事前に最終的な金額が明確でない場合に、勘定項目を「仮払金」とすることが可能です。
この仮払金はあくまでも一時的な勘定項目ですので、金額が確定した場合は早急に本来の勘定項目に振り返る必要があります。

1-1.仮払金を活用するシーン

仮払金を活用する例として従業員に出張を依頼する場合を紹介します。
出張には交通費、宿泊費、飲食費などさまざまな費用がかかります。
これを事前にすべて計算して一円単位で金銭を支給することは難しいです。
そのため、最初に五万円などまとまった金額を渡した上でその中から出張にかかった費用を差し引いていきます。
最終的にかかった費用を出張費として処理し、残った金額を返還してもらいます。
その他、企業全体での会食などで幹事を担当した従業員が飲食代を支払う場合などにも仮払金は活用されます。
仮払金を活用することで、従業員がポケットマネーで費用を賄うストレスをなくす、費用を後払いにすることで起こりうるトラブルを防ぐなどのメリットがあります。

関連記事：仮払金の精算ルールについて申請・精算フローを踏まえて詳しくご紹介

1-2.立替金と仮払金の違い

仮払金と似た勘定項目に立替金があります。
立替金は従業員が負担しなければならない金銭を一時的に企業が負担した場合に使用します。
仮払金が企業が従業員に対して事前に手渡す金銭であるのに対して、立替金は企業が事前に支払い、あとから従業員にその金額を返還してもらうというものです。
実際に金銭を手渡しで返還してもらうのではなく、給与からその金額を差し引くことも可能です。

1-3.仮受金と仮払金の違い

仮払金と似た勘定項目に仮受金もあります。
仮受金は、企業に対して何らかの入金があり、その目的が不明な場合に使われる勘定項目です。
企業の口座に取引先の口座から入金があったものの理由がわからず、取引先に確認を取る必要があるといった場合に、この仮受金という勘定項目を使います。
時間が経つと目的が余計にわかりにくくなってしまうため、理由が判明したらすぐに項目を修正する必要があります。

関連記事：仮受金と仮払金の違いについて財務諸表における位置付けなど徹底解説
関連記事：仮払金と前払金の違いや使い分けのポイントや処理方法について

2.仮払金の賃借対照表における位置づけ

仮払金は資産の中では流動資産に分類されます。その中でも「その他の流動資産」という扱いになります。
この「その他の流動資産」は、流動性のある資産の中でも現金でやり取りしやすい資産です。
「その他の流動資産」には仮払金の他にも仮受金や短期貸付金、抵当証券、さらに仮払消費税なども含まれています。
こまごまとした費用が多いですが、これらをすべて合わせた金額がすべての資産の5％以下であれば「その他の流動資産」としてまとめて貸借対照表に記載しても構いません。
これは財務諸表等規則の19条に記載されています。

2-1.仮払金が総資産の5％を超える場合

仮払金の金額が総資産の5％を超えることはほとんどありませんが、高額な支払いが発生する可能性は充分にあり得ます。
総資産の5％を超える仮払金を従業員に渡し、その処理が賃借対照表を作成する締め切りまでに間に合わなかった場合、何を目的にするかを示した上で記載する必要があります。
例えば、パソコンなどのハードウエアを購入する場合は「ハードウエア仮勘定」などと賃借対照表に記載してください。

3.仮払金の仕訳例

ここからは実際の具体例をもちいて仮払金の仕訳をしていきましょう。

3-1.仮払いを行った時

「従業員が出張をする予定があり、出張費の概算額として3万円を現金で前渡しした。」

この場合は仕訳は下記のようになります。

仮払金　　30,000　/ 　現金　30,000　となります。

3-2.仮払金を精算した時

次は実際の出張が終わって、仮払金の内容や金額が判明した時の仕訳をご紹介します。

「従業員が出張から帰り、実際に出張にかかった経費の額が旅費交通費の2万円のみだったと報告があり、残額の1万円は現金で受け取った」

上記のような場合の仕訳は、

旅費交通費　　20,000　/ 　仮払金　30,000　
現金　　　　　10,000　/　　　　　　　　　

となります。

4.仕訳の際の注意点

仮払金を取り入れることで従業員の負担を軽減できる、トラブルを回避しやすくなるといったメリットがありますが、その分仕分けの際には注意が必要です。
早めに処理をする、不正がおこなわれないようにする、ミスを防ぎ、業務の効率化についても考えるなど、仮払金の仕訳けの際の注意点を紹介します。

4-1.できるだけ早く処理する

仮払金は内容や最終的な金額が不明な場合に簡単にその費用を処理できる便利な勘定項目ですが、従業員に仮払金を渡してから時間が経つとその使用用途や取り引きの内容がわかりにくくなってしまいます。
何の取り引きに使われたか、それを証明する書類はどこにあるかがわからなくなり、結果的に正しい勘定項目への振り分けができなくなる可能性もあります。
そのため、仮払金が発生したらできるだけ速やかにその金額を確認し、適切な処理をおこなうようにしてください。
あとからまとめておこなう場合は書類などをすぐ確認できるよう整理しておく必要もあります。

4-2.領収書などの信憑性を高める

仮払金を従業員に渡し、その中から必要な経費を支払ってもらう形を取ると、不正が発生しやすくなります。
従業員の私用に金銭が使われたり、費用をかさましして少ない金額を企業に返還したりという不正も少なくありません。
このような不正を防ぐためには領収書やレシート、契約書、支払い証明書など、信憑性の高い書類の提出を義務づけなければなりません。
実際に適切に仮払金が使われた場合でもそのことを証明する書類がなければ従業員の自己負担になるということをあらかじめ説明しておきましょう。

4-3.仕訳や処理の際のミスに注意する

仮払金は一時的に処理をする場合には便利ですが、あとから書類などを確認して正しい勘定項目に振り返る際にミスが発生しやすいです。
当然一円単位で金額を合わせる必要があり、この計算が合わない場合は再度計算をやり直さなければなりません。
経理担当者の時間、手間が仮払金を活用しない場合に比べて多くなるので注意しましょう。

4-4.業務の効率が下がらないようにする

上記のような理由で仮払金の処理に時間がかかると、その他の経理の業務に支障が出る可能性も高くなります。
経理の業務には日次業務、月次業務、年次業務など多くの業務があり締め切りも厳密に定められているため、経理担当者の負担が増え、ミスだけでなく残業時間が増える原因にもなります。
経理担当者の負担を軽減するためにも業務を効率化する方法を考えましょう。
人の手による計算や勘定項目の修正ではどうしてもミスが起きやすいです。
そのため、会計ソフトを取り入れるという方法もおすすめです。
会計ソフトであればより簡単に、そして正確に仮払金の振り替え作業をおこなえます。
経理担当者の負担軽減、業務のさらなる効率化にも役立ちます。

関連記事：仮払金を相殺処理する方法とは？具体例や計上方法を解説

5.仮払金の基本的な扱い方を確認しよう

企業が従業員に対して一時的に支払いをおこなう金銭を、賃借対照表で仮払金として処理する方法を解説しました。
仮払金を取り入れることで従業員の負担が軽減し、あとからまとめて処理をしやすくなります。
一方で仮払金は不正が発生しやすく、後からの処理も煩わしくなってしまうため、その都度正確な仕訳けをおこなう必要があります。
会計ソフトなどを利用して業務を効率化し、ミスを防ぐことも大切です。