勤怠表の作成は企業の勤怠管理の中でもとくに重要な業務のひとつです。企業が従業員の労働時間を適切に管理し、正確な賃金計算を実施するためには勤怠表に記録された情報が欠かせません。勤怠表が適切に管理・運用されていない場合は労働基準監督署から指摘を受ける可能性もあるため、ルールの徹底を心掛けましょう。

本記事では勤怠表の概要や、勤怠表の作成方法などを解説します。

1. 勤怠表（勤怠管理表）とは

勤怠表は勤怠管理表とも呼ばれる書類で、従業員の出勤・退勤時間や休暇、欠勤など、労働に関する時間的な情報を記載するものです。従業員が出勤する際に打刻した時刻や、休憩時間などを記載し、労働時間や残業時間、有給休暇などの情報を集計することで、労働時間の管理や給与計算、勤務時間の把握などに役立てられます。

勤怠表は企業によってフォーマットが異なりますが、一般的に記載される項目は出勤時刻・退勤時刻、労働時間、時間外労働時間、欠勤日数、早退や遅刻の回数、有休日数・有休残日数などです。また、一部の企業では休暇申請の承認状況や残業申請の有無、勤務場所なども記載される場合があります。

1-1. 勤怠表の管理が必要な対象者

勤怠表は、正社員だけでなくパート・アルバイト、派遣社員を含む全ての従業員の記録を行う必要があり、法的な要件を満たすためには正確な記録が求められます。最近では、勤怠管理を効率化するために、勤怠管理システムが導入される企業も増加しています。これにより、打刻ミスや不正打刻を防ぎ、労働時間を自動で集計することが可能になります。これにより、働き方改革に対応した適切な労働時間管理が行えるようになります。

2. 勤怠表に記載が必要な項目

勤怠表には規定のフォーマットはありませんが、最低限記載すべき事項として以下の項目が挙げられます。

1	出勤・退勤時刻	出勤・退勤時刻は全従業員の出社時間と退社時間の記録です。これにより、従業員一人ひとりの勤務時間を算出することができます。
2	労働時間	労働時間は出勤から退勤時刻までの時間より、昼休みなどの休憩時間を除いた時間です。たとえば、9時に出社して18時に退社した場合、1時間の昼休みを除いた8時間が労働時間となります。
3	時間外労働時間	時間外労働時間とは、いわゆる残業時間のことです。定時を過ぎてから働いた時間や1日の所定労働時間を超過した時間を記載します。
4	欠勤日数	欠勤日数は既定の出勤日のうち従業員が欠勤した日数です。欠勤日数を記録することで従業員の出勤率や欠勤率を確認できます。
5	早退・遅刻の回数	早退・遅刻の回数は、従業員が定刻に出社できなかった回数や、勤務時間中に途中で退社した回数などを記録する項目です。通常は早退・遅刻の回数に加えてその事由も記載します。
6	有給日数・有給残日数	有給日数・有給残日数は、従業員が有給休暇を取得した日数や、残りの有給休暇日数を記録する項目です。従業員の休暇の取りやすさや、休暇の消化状況を確認できます。

以上の項目が一般的に勤怠表に記載される項目です。これらの項目を正確に記載することで、従業員の勤怠状況や休暇消化状況を把握することができ、適切な勤怠管理を実施できます。

3. 勤怠表を作成する3つの目的

企業が従業員の勤怠表を作成する目的は大きく3つです。ここでは勤怠表を作成する目的について解説します。

3-1. 従業員の労働時間・残業時間の把握

1つ目の目的は従業員の労働時間や残業時間の把握です。勤怠表には、従業員が何時から何時まで働いたか、休憩時間はいつだったか、残業が生じたかどうかなどの勤務状況が記載されています。もしも過剰労働や残業超過などの問題が発生していた場合、勤怠表の記録があれば問題の早期発見が可能です。

労働安全衛生法（第66条8の3）では、企業に対し「労働者の労働時間を正確に把握すること」を義務付けています。その理由は労働者を過労死などの労働災害から保護するためです。そのため、企業には勤怠表の作成によって自社の従業員の労働時間を適切に管理することが求められます。

参考：労働安全衛生法｜e-Gov法令検索
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン｜厚生労働省

3-2. 正確な賃金計算の実施

2つ目の目的は正確な賃金計算の実施です。企業が従業員に支払う賃金は、原則として勤怠表に記載された勤怠記録を基に算出されます。もしも企業が勤怠表を作成していない、もしくは勤怠表の記載情報に不備があった場合、従業員に対して適切な賃金を支払うことができません。

また、勤怠表に記録される有給休暇や休日出勤などの情報も賃金計算に必要な情報です。勤怠表を作成し、従業員の勤怠記録を記録していくことで、初めて正確な賃金計算を実施できるようになります。

3-3. 法令の遵守

3つ目の目的は法令の遵守です。先述のとおり、企業には従業員の労働時間を正確に把握する義務があり、法令に従って適切に勤怠情報を管理しなければなりません。この義務を怠った場合は、労働基準法違反に該当し懲役や罰金が発生することがあります。
法律を守った健全な経営をし、企業の信頼性を維持することも、勤怠表を作成する目的のひとつです。

4. 勤怠表の作成方法

勤怠表は作成が義務付けられていますが、決められたフォーマットはありません。作成する場合は、手書きだけでなく、エクセルや勤怠管理ソフトを使用します。勤怠表の作成に必要な項目や、作成方法を見ていきましょう。

4-1. Excel（エクセル）での作り方

Excel（エクセル）は世界中のオフィスで使用される表計算ソフトです。自社で勤怠表のフォーマットを自作する際、Excelであればカスタマイズ可能なテンプレートを用意に作成できます。また、Excelには勤怠表の機能があるため、計算ミスの心配がありません。

ただし、Excelを扱うスキルには個人差もあるため、場合によってはフォーマットの作成や数値の入力に時間がかかってしまう場合もあります。なお、勤怠表を自作する場合は、先述した必須項目が記載できる様式であることを確認しましょう。

4-2. 勤怠管理システムやアプリを導入した作り方

最後に紹介するのは勤怠管理システムやアプリを使用する方法です。勤怠管理システムとは、勤怠管理を自動化するためのシステムであり、多くの製品で勤怠表の作成にも対応しています。また、法改正に合わせてシステムを提供するベンダーがアップデートを施すため、常に最新の法律やルールに基づいた勤怠表が作成できる点も魅力です。

デメリットとしてはシステムの導入や維持にコストがかかる点が挙げられます。しかし、近年は低コストで手軽に導入できるクラウド型の勤怠管理システムが主流です。勤怠管理業務をDX化する第一歩として勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

5. 勤怠表の作成義務と違反した際の罰則

ここまでお話をしてきたように、勤怠表は従業員の労働時間や賃金を正確に把握し、法令を守るために必要な書類で作成が義務付けられています。違反をした場合は、どのような罰則があるのか知っておきましょう。

5-1. 労働基準法で定められている義務

勤怠表の作成は、労働基準法によって定められています。勤怠管理義務は、基本的には業種や業界、事業規模などを問わず従業員を雇用しているすべての企業に発生するものです。

勤怠管理は、義務であると同時に労使間の信頼関係を築いていくうえでも重要な業務です。管理が不十分な場合は、不信感を招いてしまうでしょう。
また、勤怠管理が適切におこなわれていないことが発覚した場合は、懲役や罰金が科されることがあります。

5-2. 保管期間に違反した場合の罰則

勤怠の管理不足により残業代の未払いなどが発生した場合、労働基準監督署による立入検査が実施されるだけでなく、6カ月以下の懲役、もしくは30万円未満の罰金が科される可能性もあります。
労働基準法109条では「労働関係の重要な書類を最低5年保管しなければならない」と定めています。
勤怠表も保管対象となる重要な書類です。保管義務に違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります。

なお、2023年5月時点では、書類の保管期間が3年以上であれば問題ありません。これは現行の労働基準法が施行されてまだ間もないこともあり、混乱を避ける意味からです。

しかし、将来的には最低5年間の保管が義務付けられることになるため、あらかじめ備えておきましょう。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

6. Excelで勤怠表を作成する際の注意点

勤怠表はExcelで作成できるものの、以下の点に注意が必要です。

• 人為的なミスが発生しやすい
• 関数の修正が必要になる

それぞれの注意点を解説します。

6-1. 人為的なミスが発生しやすい

Excelで勤怠表を作成する場合、以下のような人為的なミスが発生しやすいので注意しましょう。

• 入力・転記ミス
• 計算式の誤り
• 打刻漏れ・不正打刻の見落とし

これらの人為的なミスは、集計作業の手間を増やすだけでなく、最終的には給与計算のやり直しや、従業員からの信頼低下につながりかねません。

6-2. 関数の修正が必要になる

Excelで勤怠表を運用していると、法改正や社内ルールの変更のたびに、勤怠表の関数やフォーマットを修正する手間が発生します。

また、設定していた関数を従業員が崩してしまう可能性があり、都度修正が必要です。

勤怠管理者が関数の修正に時間を取られてしまうと、より注力すべき業務に割く時間がなくなってしまいます。

7. 勤怠表と勤務表の違い

勤怠表とよく似た書類に勤務表があります。名称が酷似しており、労働時間や休日を記載する点も同じですが、勤怠表と勤務表は別のものです。違いを理解しておきましょう。

7-1. 勤務表はスケジュールや予定を書くもの

勤務表は、砕けた表現をすると従業員のスケジュール表のようなものです。シフト表や予定表を想像するとわかりやすいでしょう。あくまでも予定をまとめたものであり、勤務表の内容と実際の労働時間が一致するとは限りません。
そのため、勤務表の作成には法的な定めはなく、記載内容やフォーマットも企業によって大きく違います。

7-2. 労働時間の把握や給与計算は勤怠表でおこなう

勤務表がスケジュール表であるのに対し、勤怠表は実際の労働時間を正確に把握するものです。残業時間や休日出勤回数や給与計算などは、すべて勤怠表を元におこないます。
勤怠表は正確な給与計算に不可欠な書類であり、勤務表よりも重要度が高く正確性が強く求められる書類です。

8. 勤怠表は正しい管理が義務付けられている重要な書類

勤怠表は企業が従業員の労働時間を正確に把握するために用いられる書類です。従業員の勤怠情報の正確な記録を残すことで、長時間労働の是正や適切な賃金計算に繋がっていきます。また、勤怠表には保管義務もあるため、法令違反とならないようルールに従って管理・運用することが重要です。

勤怠表はExcelで作成できるものの、人為的なミスの発生や関数の修正が必要になる可能性があります。そのため、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。勤怠管理システムはベンダーが法改正に対応するため、自社の担当者の負担を軽減可能です。

企業は従業員の勤務時間を適切に管理する必要があり、違反すると罰則が科せられかねません。そのため、勤怠管理システムを導入して適切に勤務時間を管理しましょう。