2019年4月以降に施行された労働基準法や労働関連法の改正のなかでも、企業が注意すべきポイントは、『時間外労働の罰則付き上限規制』『年間5日以上の有休取得義務』『労働時間の客観的な把握』の3点です。

上記の改正点を守れない場合、企業は労働基準法違反となり、30万円以下の罰金または半年以下の懲役刑に処されてしまいます。企業にとって、労働基準法違反による摘発を受けるのは非常に大きなデメリット。

法律違反を避けられるように、この記事では新しい労働時間規制の内容と、各基準をクリアするために必要な勤怠管理の対策をご紹介します。

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1. 時間外労働に罰則付き上限規制が設けられた

労働基準法改正におけるもっとも大きな変更点が、時間外労働に対する罰則付きの上限規制です。法改正前は実質無制限に従業員へ残業を求めることができていたという状況を変えるため、法律で一定時間以上の長時間労働ができないように制限されています。

1-1. 時間外労働の基準は月45時間・年360時間が上限

労働基準法における時間外労働は、もともと「月45時間・年間360時間」が上限です。労働基準法では、1日8時間・週40時間までの労働を「法定労働時間」と定めており、法定労働時間を越えて従業員に仕事をさせる場合は、36協定という労使協定で残業の要件を決めておく必要があります。

改正労働基準法でも、基本的な時間外労働の基準は月45時間・年360時間が基準です。月45時間の残業がどれくらいかというと、月に約20日出社すると考えて、毎日約2時間の残業をしてもらう計算になります。

ただ、実際には日によって2時間以上の残業が発生していた企業もあるでしょう。どうして月45時間という上限を越えて時間外労働をさせられたのかというと、労使協定次第で残業時間の制限を越えることができたからです。

1-2. 法改正までは36協定の特別条項次第で無制限に残業をさせることができた

従業員の残業や報酬、休日の規定について定める36協定は、臨時的かつ特別な状況を想定した「特別条項」付きの内容にすることもできます。特別条項付きの36協定を締結している場合、労使協定の内容に応じて月45時間・年360時間以上の残業を求めることができたのです。

当初の制限である月45時間・年360時間という基準をすでに越えてしまっているため、改正前の労働基準法では「制限を越えた時間外労働」が規制されていませんでした。その結果、度を越した長時間残業や長時間労働が常態化してしまい、時間外労働に上限規制が設けられたのです。

実際、労働基準法が改正された背景には、度重なる長時間労働による過労死やうつといった身体トラブルの増加があるとされています。

1-3. 法改正後は特別条項付き36協定を結んでいても時間外労働に上限ができた

その結果生まれたのが、改正労働基準法による時間外労働規制です。新しい労働基準法では、特別条項付きの36協定を結んでいても、

使用者である企業が上限を越える残業を従業員に命じた場合も、従業員の側が企業の預かり知らぬところで長時間の残業をした場合も、等しく労働基準法違反です。

もしこの上限に違反してしまった場合の罰則は、『30万円以下の罰金』『半年以下の懲役』のどちらかになります。法改正によって、36協定を結んでいても残業時間に上限が設けられたため、企業の人事担当者は長時間残業の予防・抑制に力を入れましょう。

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2. 年間10日以上の有休が発生する従業員に年5日以上の有休取得義務ができた

仕事を休んでいても基本給が発生する有休休暇は、働く人に与えられるご褒美のようなものです。企業は、年10日以上の有休を付与された従業員に対して、年間5日以上の有休を取らせる必要があります。

2-1. 勤続半年以上・８割以上出勤している従業員には年10日の有休が発生する

有休の付与条件は、『勤続開始から半年以上経過している』『全出勤日のうち8割以上出勤している』ことです。こちらの条件を満たしていれば、正社員やアルバイトといった雇用形態に関係なく等しく有休を付与する必要があります。

なお、有休の給付は原則年1回で、勤続年数に徐々に日数が長くなっていくことも特徴です。勤続半年時点での付与日数は10日ですが、長い期間同じ会社に勤めていれば、1年間で最大20日の有休を付与する必要があります。

2-2. 法改正によって有休の取得が企業側の義務に

本来、与えられた有休を使うタイミングは、基本的に従業員の自由意志に任せられていました。企業には「時季変更権」といって、繁忙期などの事情に応じて有休の取得日を振り替えてもらう権利はありますが、原則有休の使用自体を断ることができません。

しかし、従業員と企業では、建前はどうあれ企業のほうが圧倒的に強い立場に立っています。その結果、権利があっても実際には有休を利用することができないといった従業員が数多く存在し、有休の消化率も改善しませんでした。

その結果、今回の法改正では有休の消化が企業側の義務になったのです。半年以上雇用している従業員に与えた有休の内半分以上、つまり10日の有休がある社員に5日以上の有休を取得させなかった場合、企業が法律違反で処罰されてしまいます。

有休の消化が罰則付きの義務になったことで、人事は企業内の人員配置を見直し、業務に支障が出ないように順次有休を消化するよう従業員へ周知・指導するという業務も担うことになりました。

2-3. 時季変更権の利用も、より慎重に進める必要がある

なお、有休の取得時期をずらしてもらう時季変更権も、むやみに利用できないようになっています。企業が時季変更権を利用する場合、妥当な理由が必要不可欠です。

「気に入らないから」「ほかの人も働いているから」といった理由で有休の取得を上司が拒否した場合、労働問題に発展してしまう可能性もあるため、人事は有休消化の重要性を各部署の担当者へ徹底的に周知しましょう。

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3. 企業として従業員の労働時間を客観的に把握する義務ができた

労働基準法の関連法、労働安全衛生法の改正に伴って、新たに企業へ求められるようになったのが労働時間の把握です。労働時間の把握自体は改正以前の労働基準法でも求められてはいましたが、どちらかといえば「正確に労働時間を把握して、給与を支払うため」のルールでした。

法改正後は、「長時間労働を防ぐため」「従業員の健康を守るため」に、より厳格な労働時間の把握を求められるので、必要に応じて社内の勤怠管理システムそのものも見直す必要があります。

3-1. 労働時間も時間外労働も原則1分単位で把握する必要がある

労働基準法の改正に合わせて新設された「高度プロフェッショナル制度」を除いて、日本では労働時間×時給という考え方で各人の給与を計算するのが基本です。当然のことながら、労働時間の長さによって給与の額が大きく変わってしまうため、従業員に給与を支払う企業側は、従業員の労働時間を正確に把握しておく必要があります。

このときに重要なのが、「労働時間は1分単位でのカウントが必要」である点です。残業の発生しない労働時間はもちろん、時間外労働時間も1分単位での管理を求められます。

このとき、労働時間の申告を従業員に任せていると、いくらでもごまかすことが可能です。「定時に出社したら判を押す」「残業をしたら時間を手書きで記録する」といった方法では、正確な労働時間を記録できているとはいえません。

上司の裁量でサービス残業が横行していたり、社員の判断で勝手に残業をされたりする可能性もあります。主観的で証拠のない労働時間管理は、給与支払いにも支障をきたすため、新しい法律では客観的に労働時間を把握できる手段の準備が非常に重要です。

たとえば、一度打刻すると簡単には記録を改ざんできない勤怠管理システムの導入や、タイムカードの利用といった勤怠管理を用意する必要があります。

今まで正しく行われていないという自覚のある人事担当者は、上記の中で最適な勤怠管理の方法を導入しましょう。

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4. 労働基準法の改正には勤怠管理システムの導入で対処しよう

『時間外労働の罰則付き制限』『年間5日以上の有休取得』『労働時間の把握』といった労働基準法の改正に対応するためにおすすめの方法は、クラウド型勤怠管理システムの導入です。

4-1. 労働時間の把握は勤怠管理システムがあると解決する

『長時間労働の抑止』『社員の勤怠状況を見たうえでの有休取得の推奨』に応える場合、前提として従業員の労働時間を人事担当者が正確に把握しておく必要があります。

ただし、自己申告制の出退勤管理は客観性がなく、正確な労働時間の把握には使えません。タイムカードを使った打刻も、数分のずれが発生する可能性は十分考えられます。

しかし、『IDカードによる出退勤管理』『業務用パソコンのログイン時間による管理』『スマホなどを使ってネットで打刻できる機能』などがあれば、労働時間を細かく記録することが可能になります。

5. 勤怠管理システムの導入で労働基準法の改正に備えよう

2020年4月以降、中小企業も改正労働基準法の対象です。時間外労働の罰則付き上限規制や有休の取得義務、労働時間の把握義務など、企業や企業の人事担当者に求められる業務が増えるのは間違いありません。

新しい労働基準法の基準をクリアできない企業は、法律違反で罰せられてしまいます。手作業での労働時間管理には限界がありますし、ミスも出やすいので、無理なく法律の求める基準をクリアできるように、クラウド型の勤怠管理システムを導入しましょう。