シフト管理システムとは、企業や店舗で働く従業員の勤務シフトを効率的に管理するためのツールで、シフト作成の工数削減や人為的ミスの防止といった目的で導入されることがほとんどです。

この記事ではシフト管理システムを選ぶ際に押さえておきたい必要な機能や導入することで得られるメリット、理解しておくべきデメリットを解説します。

1. シフト管理システムとは？

シフト管理システムとは、従業員の勤務スケジュールの作成や管理を自動化するソフトウェアやサービスのことです。従来の手作業を自動化することで、管理者の手間を大幅に削減し、ミスを減少させます。システムの具体的な機能として、従業員の勤務希望日や能力に応じたシフト作成・調整、勤務状況のリアルタイムな把握、法令遵守のための管理機能が挙げられます。さらに、日勤・夜勤・土日勤務、正社員・アルバイト・パート・派遣社員など多様な働き方にも対応し、情報共有が容易です。

1-1. シフト管理システムで出来ること

シフト管理システムを導入することで、出来ることを具体的に説明していきます。まず、従業員の勤務スケジュールの作成や管理が大幅に効率化されます。シフト管理システムでは、従業員が簡単に希望のシフトをスマートフォンから提出できる機能が搭載されており、これによりシフト提出のためだけに店舗へ出向く必要がなくなります。その結果、シフト提出率が向上し、管理者の手間も減少します。

また、シフト管理システムはさまざまな条件を考慮したシフト作成機能を備えています。たとえば、必要なスタッフ数やスキルセット、休憩時間などの条件を事前に設定することで、複雑なシフトも効率的に作成することが可能です。これにより、店舗運営におけるシフト作成の負担が軽減されます。

さらに、突発的な勤務変更や代行者の手配も迅速に行えるため、予期しない状況にも柔軟に対応できます。営業短縮や繁忙期対応といったイレギュラーなシフト調整もスムーズに行えるシステムが多いです。また、シフト確定後は、メールやアプリを通じて従業員へシフトが共有されるため、管理者のシフト配布の手間が省けます。

従業員ごとの労働時間や休暇の管理機能も充実しており、これにより法令遵守の観点からも安全です。システムは多くの場合、使いやすいインターフェースを備えており、管理者だけでなく従業員も直感的に操作できます。この結果として、シフト作成や管理にかかる時間が短縮され、業務全体の効率が飛躍的に向上します。クラウド型のシステムならインターネット環境があれば場所を選ばずシフト状況を確認できる点も、多様な働き方に対応している現代の労働環境に適しています。

1-2. 他のシフト管理ツールとの違い

シフト管理システムは、従来のExcelや手書きのスケジュール表と比べて多くの利点があります。

まず、雛形を用いたシフト作成機能があり、入力ミスや計算エラーを防ぐことが可能です。手動で行う場合、特に大規模な組織では作業量が多いためにミスが起こりやすく、修正に時間がかかることが多いです。一方、シフト管理システムでは、従業員の勤務希望や店舗状況や従業員のスキル、必要人数を考慮した人員配置などを設定することで、簡単に最適なシフトを作成することができます。
更に、リモートアクセスが可能なクラウド型システムを用いることで、Excelでの管理とは違い、どこからでもシフトの確認や変更が可能となり、管理業務が効率化されます。従業員ともリアルタイムで情報を共有でき、シフト変更が生じた場合でも迅速に対応できます。これにより、組織全体の運営効率が向上し、シフト管理のストレスを大幅に軽減できます。

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2. シフト管理システムの導入形態

シフト管理システムの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。両者はシフト作成や勤怠管理システムの効率化を図る点で共通していますが、それぞれに異なる利点と課題があります。

	クラウド型	オンプレミス型
形態	インターネットを介してアクセスする形態	自社のサーバーにシステムをインストールする形態
利点	場所を問わず利用可能、リモートワークや多店舗展開している企業にとって便利	データ管理が容易でセキュリティ面でも信頼性がある
課題	ネット環境が不安定な場合には操作に支障が出る恐れがある	システムの構築に莫大な費用がかかる

シフト作成機能により、管理者はシフト作成の手間を大幅に削減でき、業務効率が向上します。しかし、初めての導入にはコストや使いやすさが気になる要素となります。それぞれの導入形態には特有のコストとセキュリティリスクが存在するため、企業のニーズに最適な形態を選択することが重要です。

2-1. クラウド型

クラウド型のシフト管理システムは、インターネットを介してシステムを運用する形態であり、どこからでもアクセス可能です。特にリモートワークや複数拠点を持つ企業にとって便利です。システム管理が不要で、初期導入費用も抑えられるため、利用企業が増えています。また、システムの更新やメンテナンスが自動的に行われるため、常に最新の状態で使用できます。しかし、利用にはインターネット接続が必要で、ネット環境が不安定な場合には支障が出ることもあります。

また、クラウドサービス提供会社のセキュリティ対策に依存するため、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。加えて、ランニングコストが利用者数に応じて変動することも覚えておきましょう。メリットとしては、場所を問わずアクセス可能な点や、自社でサーバーやソフトウェアの更新が不要な点が挙げられますが、デメリットとしては、選ぶシステムによっては既存の社内独自システムとの連携が難しい場合や、セキュリティ面の懸念、ネット環境による不安定さが考えられます。

2-2. オンプレミス型

オンプレミス型のシフト管理システムは、自社サーバーにソフトウェアをインストールして運用する形態です。

この方式ではデータがすべて社内に保存されるため、セキュリティ面での安心感があります。また、システムのカスタマイズの自由度が高く、自社の業務フローに合わせた設定が可能です。導入には高い初期費用や時間がかかることが多いですが、サーバーの管理を自社で行うことで、データの保管方法やアクセス権限の管理が容易です。インターネットへの依存が少なく、特に社内のセキュリティ対策を強化する必要がある業種に適しています。しかし、システムの運用にはサーバーのメンテナンスや更新が自社で求められるため、専門的な知識や技術を持つ人員が必要です。また、導入コストや電力消費、保守管理にかかる費用も考慮する必要があります。メリットとしては、セキュリティ面での安心感とカスタマイズの自由度の高さが挙げられますが、デメリットとして導入コストの高さと必要な専門人員が求められます。

3. シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムの導入には多くのメリットが存在します。とくにシフトを作成する管理者にとっては、より正確で効率的なシフト管理が実現し、労働時間の管理も容易になります。ここではシフト管理システムを導入する3つのメリットを紹介します。

3-1. シフト作成の工数が減る

シフト管理システムを活用することで、シフト作成の工数が大幅に削減されます。

これにより、アナログなシフト作成プロセス、例えばExcelを用いたシフト管理に比べて、従業員が希望休や働ける時間帯を提出する段階から担当者が入力し、店舗状況を確認して調整する一連の流れが簡略化されます。シフト管理システムには雛形を用いてシフトを作成する機能があり、従業員のスキルや希望を考慮した上で最適なシフトが作成できます。特にアルバイトや派遣スタッフの多い業態では、その効果が顕著であり、システムでのシフト作成によりミスを最小限に抑え、効率的なスケジュール組みを実現します。

さらに、リアルタイムでのシフト調整や変更が容易なため、急な人員変更にも迅速に対応できます。このように、シフト管理システムの導入により、全体の業務効率が向上し、従業員の負担も軽減します。

3-2. 人為的ミスを防ぐ

シフト管理システムを導入することで、シフト作成に関する人為的なミスを防ぐことができます。

紙やExcelによるシフト作成では、目視で確認するためミスが起こりやすいですが、シフト管理システムを使用することでデータを一元管理し、出勤予定回数や勤務予定時間として自動計算されたシフトを確認できるため、ヒューマンエラーのリスクを大幅に減少させることが期待できます。これにより、従業員の希望やリクエストを効率的に反映させることが可能です。

さらに、システム導入により管理者は従業員の時間外労働や休日出勤申請、休暇申請などを一元化して管理することができ、承認作業もスムーズに進みます。これにより、手計算や手動入力によるミスが大幅に削減され、多数の従業員を抱える大型店舗やシフトパターンが複雑な企業にとって非常に有用です。正確なシフト作成は労働基準法の遵守を促進し、従業員満足度の向上にもつながります。

3-3. 労働時間の管理が簡単になる

シフト管理システムにより、労働時間の管理が大幅に簡単になります。システムには作成したシフトに対して実績として、自動で勤務実績や残業時間を計算する機能があり、手作業の手間をかけずに正確なデータを取得できます。さらに、管理画面では各従業員の労働時間や出勤状況がリアルタイムで可視化され、特定の従業員の負担も一目で分かるようになります。もし法定労働時間を超過した場合にはアラートを出すこともできるため、労務リスクを防止することができます。

また、シフト管理システムは出退勤管理を効率化することも可能です。勤怠管理機能を備えたシステムなら、従業員ごとの勤務形態区分から残業時間、欠勤、早退、遅刻、有給休暇など、多彩な勤務データを自動的に集計します。従業員数や勤務形態が多様な場合でも、こうしたシステムを導入することで、管理業務に多くの労力や時間を割く必要がなくなり、管理者の負担が軽減されます。

シフト管理システムの導入により、過去のデータの比較も容易になり、労働時間の傾向分析がしやすくなります。これによって適切なシフトを作成することが可能となり、効果的な労務管理を実現します。労働時間管理の自動化は、業務の簡素化とともに、管理者の業務負担を大幅に軽減する助けとなるでしょう。

4. シフト管理システムを導入するデメリット

シフト管理システムを導入する際には、発生すると想定されるデメリットもあらかじめ把握しておくことが重要です。正しくデメリットを理解していれば、適切な対策を講じることが可能です。シフト管理システムの導入において大切なステップですので、紹介していきます。

4-1. 初期費用や利用料金のコストがかかる

シフト管理システムを導入する際の大きな課題の一つが、初期費用や月々の利用料金に関連するコストです。

システムは通常、クラウド型とオンプレミス型の2つのモデルで提供され、それぞれに異なるコストが発生します。クラウド型は、サーバーやシステムなどの設備を自社で導入する必要がないため、初期費用は抑えられることが一般的です。しかし、毎月の利用料金や追加機能の費用が発生し、長期的にはコストが増加する可能性があります。対照的に、オンプレミス型は自社内にサーバーやシステムを設置する必要があり、初期費用が高額になります。

さらに、これには維持管理や保守に関連する費用も含まれています。特に中小企業や新規事業にとっては、こうした初期投資が大きな負担となり得ます。しかし、適切なシステムを選ぶことで、コスト削減や業務効率化といったメリットも享受でき、トータルコストパフォーマンスの向上が期待されます。企業の状況に応じて、最もコスト効果の高いシステムを選ぶことが必要です。

4-2. セキュリティに関するリスクがある

シフト管理システムをクラウド型で導入する場合、セキュリティのリスクが存在します。オンラインでデータを管理するため、外部からの不正アクセスや情報漏洩といったリスクが伴います。

従業員情報やシフト作成のための機密情報が多く含まれているため、セキュリティ対策は非常に重要です。導入システムが認証や暗号化など安全性の高い機能を持っているか、また信頼性のあるサービスプロバイダーから提供されているかを確認する必要があります。自社でも社内のセキュリティポリシーを強化することが求められ、従業員情報やアクセスログなどの管理にルールを定め、不正な情報漏洩を防ぎます。

オンプレミス型で導入する場合、自社ネットワーク内で完結するため、人為的流出のリスクを軽減できますが、自社独自のセキュリティーポリシーを確立し、専任者を配置するなどの対応が不可欠です。

これにより、クラウド型システムの効率化や自動化といったメリットを享受しながらも、セキュリティに対する懸念を軽減することが可能となります。

4-3. 操作方法を教育する必要がある

シフト管理システムを導入する際には、従業員全員に新しいシステムの操作方法を教育する必要があります。システムが多機能で便利になっている反面、それを使いこなせないとその利便性も無意味になってしまうためです。
まずシフト作成者に対しては、各企業や店舗には休業日、営業時間帯、独自のルールなどが存在するため、それらをシステム側に事前に設定する必要があります。このため、シフト作成者はシステムの操作方法を理解しておかなければなりません。つまり、導入時には操作方法をレクチャーする研修をおこなう必要があります。

加えて、従業員側に対しては技術に不慣れなスタッフやアルバイト、派遣スタッフなどにも適切な教育が求められます。従業員が新しいシステムを使いこなせるようにするためには、基本的な操作からシフト提出手順までを網羅する実践的な研修を提供し、スムーズな移行を目指すことが重要です。
このように使い方によって効果的な教育プログラムを整えることで、一時的な業務効率の低下を最小限に抑え、新しいシステムの利点を最大限に引き出すことができます。

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5. シフト管理システムを選ぶポイント

シフト管理システムを選ぶ際には、実際に利用する従業員やシフト作成者にとっての使いやすいのかというポイントに加えて、会社としても継続して利用可能なのかという視点で考えることが重要です。システムを比較する際にチェックしておきたいポイントを紹介します。

5-1. シフト作成者・従業員にとって使いやすいか

シフト管理システムを選ぶ際には、シフト作成者や従業員にとって使いやすいかどうかが非常に重要です。特に直感的で分かりやすいインターフェースが求められ、パソコンを使い慣れない従業員でも手軽に入力できることが優先されます。

スマホに対応しているシステムなら、普段から使い慣れたデバイスで操作できるため便利です。また、雛形を用いたシフト作成機能が搭載されたサービスは従業員の希望を簡単に入力できるため、シフト作成の手間が大幅に削減されます。このようなシステムを選ぶことで、シフト管理の効率が向上し、作成者と従業員の双方にとって快適な環境が整います。無料でデモ試用できるシステムも多く、実際に操作してみて使いやすさを確認してから導入することをおすすめします。これにより、システムが現場に適したものであるかどうかを判断できます。

5-2. 独自の設定・カスタマイズが可能か

システムを選ぶ際に、独自の設定やカスタマイズが可能かどうかは非常に重要な要素です。たとえば、「シフトパターン」を予め何種類も登録できる機能や、従業員ごとの労働時間やスキルセットを考慮した細かい調整ができることは、シフト作成の効率化に大いに寄与します。また突発的な変更や特殊な勤務形態にも柔軟に対応できることが重要です。

さらに、労働時間に対してアラートを出してくれる機能も重要です。たとえば、長時間労働に対してアラートを出す機能があると、労働管理の負担や不安が大幅に軽減されます。特に従業員が多い場合、こうした機能によって労働時間の過剰を未然に防ぐことが可能です。

5-3. 他システムとの連携ができるのか

シフト管理システムを選ぶ際には、他の業務システムとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。例えば、勤怠管理システムや給与管理ソフトと連携できるクラウド型システムを選ぶことで、業務の一元化が図れます。特に、アルバイトを多く雇用する店舗では、シフト管理と勤怠管理の連携が不可欠です。これにより、労働時間の集計や給与計算が自動化され、手動入力によるミスを防ぐことができます。

管理者の目線から見ると、既存の他のシステムと連携することで、労務管理の手間を大幅に削減することができるため、非常に効率的です。さらに、自社が既に使用しているツールやシステムと統合できる機能を持つシフト管理システムを選ぶことで、業務全体の効率化を最大限に引き出すことができます。

従業員の目線からは、連絡システムなどと連携できるシフト管理システムを選ぶことで、使いやすさが大幅に向上します。通知や連絡が円滑に行えるため、シフトの変更や確認がスムーズになり、従業員の満足度も向上します。

このように、他システムとの連携が可能なシフト管理システムを選ぶことは、管理者と従業員双方にとってメリットが大きく、業務効率の向上に寄与する重要なポイントです。

6. シフト管理システムで労務管理業務を効率化しよう

シフト管理システムを導入することで、労務管理業務を効率化させることが可能です。システムの導入に際しては、まず現在の問題点や不便を洗い出し、自社のニーズに合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。自動化されたシステムはシフト作成のみならず、勤怠管理システムとも連動して一括管理できます。このように、勤怠管理や給与計算と密接に関わる業務を一体型のシステムで効率化することで、労務管理業務がスムーズに進み、従業員の満足度や生産性も向上するでしょう。