近年はインターネットの普及や働き方改革、新型コロナウイルスの感染対策などの影響により、経理の電子化を進める企業が増えてきています。経理を電子化するとさまざまなメリットがありますが、実施にあたっては電子帳簿保存法をきちんと理解しておかなければなりません。この記事では、経理を電子化するメリットとデメリット、経理の電子化に関連する電子帳簿保存法の基礎知識、経理業務を電子化する方法について解説します。

1. 経理を電子化するメリットとデメリット

紙ベースの経理業務を電子化すると、多くのメリットがある一方、いくつか注意しなければならない点があります。経理を電子化する際は、メリットとデメリットの両方をよく理解してから具体的な導入の仕方を検討しましょう。 ここでは、経理を電子化するメリットとデメリットを紹介します。

1-1. 経理を電子化するメリット

経理を電子化するメリットは大きく分けて3つあります。

経理業務を効率化できる

紙ベースの場合、請求書や領収書などの書類を作成、印刷、郵送する手間がかかります。また、紙の書類は分別してファイリングする必要があるうえ、特定の書類を見直したいときは、膨大な書類の中から目当てのものを探し出さなければなりません。 経理業務を電子化すれば、書類を印刷したり、郵送したりする手間を省略することが可能です。

書類は電子データとして管理するため、わざわざ手作業でファイリングする必要もありません。 さらに、会計ソフトや経費精算ソフトなどのシステムを導入すれば、電子データを日付やジャンル、キーワードで検索できるようになるため、目当ての書類を短時間で探し出すことができます。

コストを削減できる

紙ベースの書類には、用紙代や印刷代、郵送代などのコストが発生します。経理業務を電子化すれば、これらの費用を丸ごとカットできるため、経費削減につながります。 また、電子化によって経理の負担を軽減すれば、時間外労働も少なくなるため、人件費の節約にも役立ちます。

テレワークの普及に役立つ

紙ベースの書類を電子化すれば、印刷や押印、書類確認のためにわざわざ出社する必要がなくなります。オフィス以外の場所にいてもすべての経理業務をこなせるようになるため、完全テレワークの普及に役立ちます。

1-2. 経理を電子化するデメリット

経理を電子化する場合、以下2つのデメリットに留意する必要があります。

初期費用が発生する

経理業務を電子化するには、経理システムや紙の領収書をスキャンする複合機などを導入しなければなりません。元々こうしたシステムや機器を所有している場合は問題ありませんが、ない場合は新たに初期費用がかかることになります。 とはいえ、電子化によって削減できるコストもあるため、長い目で見れば経費の節約になるでしょう。

ワークフローを見直す必要がある

紙の書類を用いた経理業務と、電子化した経理業務では、ワークフローに違いがあります。経理を電子化する際は、既存のワークフローを根本から見直す必要があるため、やや手間がかかります。 また、新たなワークフローを現場に浸透させるには、それなりの時間を要します。事前に社内に向けて経理を電子化することを周知させたうえで、従業員に向けて必要な指導や教育をおこなう体制を整えておくことが大切です。

2. 電子帳簿保存法は経理の電子化に関する法律

経理業務を電子化する際は、電子帳簿保存法について理解しておく必要があります。電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類を電子データとして保存することを認める法律のことです。

国税関係の帳簿書類は、法人税法に基づき、その事業年度の確定申告の提出期限の翌日から原則として7年間保存することが義務づけられています。

電子化した帳簿書類も例外ではなく、電子帳簿保存法で定められたルールに基づき、正しい方法で保存しなければなりません。

電子帳簿保存法では、帳簿書類の保存方法を以下3つに区分しており、それぞれにルールを設けています。

1. 電子帳簿等保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引データ保存

1はPCなどで作成した書類を電子データのまま保存すること、2は紙ベースの書類をスキャニングしてデータ化し、保存すること、3は電子的に授受した取引情報をデータで保存することを意味します。

どの方法を選択するかは企業が任意で決められますが、いずれの場合も以下の要件を満たすことが法律で義務づけられています。（※3）

• 保存場所にシステム機器の操作マニュアルを備え付けること
• 電子データを画面や書面などに速やかに出力できるようにすること
• 検索機能を確保すること
• 電子データの訂正や削除履歴を確認できること
• 電子化した帳簿書類と、それに関連するほかの帳簿書類の相互関連性を確認できること

これらの要件を満たしていないと、正式な帳簿書類として認められず、確定申告等で利用できない恐れがあります。経理を電子化する際は、これらの要件を全て満たす環境を整えることが必須となります。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁
参考：No.5930　帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参考：電子帳簿保存時の要件｜国税庁

3. 改正電子帳簿保存法で電子化できる書類

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律ですが、その後、時代の流れや状況を踏まえて何度か改正されています。法律が改正されると、保存対象となる書類や要件が変化することもあるため、最新の情報をチェックしておきましょう。 改正電子帳簿保存法で電子化できる書類は以下のとおりです。

帳簿	書類
仕訳帳 現金出納帳 売掛金元帳 固定資産台帳 売上台帳 仕入帳など	棚卸表 貸借対照表 損益計算書 注文書 契約書 領収書など

なお、書類に関してはスキャンした電子データの保存が認められています。 一方、帳簿は自己で最初から作成した電子データのみ保存が可能となっているため、注意が必要です。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】P11 ｜国税庁

4. 経理業務を電子化する方法

経理業務を電子化する方法を2つのポイントに分けて説明します。

4-1. 経理業務の電子化に対応したワークフローを作成する

経理業務の電子化に伴い、既存のワークフローの見直しをおこないます。 たとえば、従来の方法では紙書類を作成し、上司に押印してもらって郵送やファイリングをおこなうのが一般的な流れです。

しかし、経理を電子化すれば、印刷や押印、郵送、ファイリングなどが不要になります。 代わりに、電子データの保存や管理、タイムスタンプの付与など、従来にはない業務が追加されます。

新たなワークフローの定着がスムーズにできるよう、わかりやすいワークフローの作成を心がけましょう。

4-2. 経費精算システムや請求書発行システムを導入する

電子帳簿保存法に対応している経理システムを導入すれば、保存要件を満たした状態で書類を管理できるようになります。経理システムには、経費申請書の作成から承認までオンラインで完結できる経費精算システムや、請求書の作成と発行をおこなえる請求書発行システムなどがあります。

いずれもシステムによって搭載されている機能が異なるため、自社のニーズに合ったものを選びましょう。

5. 経理を電子化する際は電子帳簿保存法への理解が必要

経理を電子化すると、経理業務の効率化やコスト削減、テレワークの推進などさまざまなメリットがあります。 経理業務を電子化するには、電子帳簿保存法を遵守しなければなりません。ルールを守らずに保存した電子データは正式な帳簿書類として認められず、確定申告などに利用できなくなる可能性があるため要注意です。

経理を電子化する際は、既存のワークフローの見直しや、電子帳簿保存法に対応した経理システムの導入を進めましょう。