「人事部の役割は？」

「人事部の仕事内容は？」

「人事部に向いている人は？」

上記のように悩んでいる人は多いのではないでしょうか。

人事部は、企業における重要な資源「ヒト」を管理し、活用するための部署です。主に人材の採用や育成、労務管理などを通じて、企業の成長を支える役割を担っています。

本記事では、より具体的に人事部の役割や仕事内容を詳しく解説していきます。

1. 人事部とは

人事部とは、企業の重要な資源「ヒト」を管理し、うまく活用するための部署です。

人材の獲得や育成、管理、活用を一手に引き受けており、「企業は人なり」と言われるように企業の核ともいえる部分を担っています。人材の管理や活用だけでなく、戦略的パートナーや企業制度の設計や運用などにも関わることも多い、非常に重要な部署だと言えるでしょう。

経営戦略にもとづいて、どのような人材をどのポジションに配置すべきかを考えることも人事部の仕事です。組織全体の活性化と成長を支えるために常に変化し続ける環境に対応し、新しい施策を導入することが求められています。

参考：人事事務｜職業情報提供サイト jobtag

2. 人事部が担う4つの役割

人事部の主な役割は以下のとおりです。

• 採用活動
• 人材育成と研修
• 労務管理
• 戦略的パートナーシップ

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

2-1. 採用活動

人事部の大きな役割のひとつが採用活動です。

企業がどのような人材を求めているのか把握し、適した人材を確保するために募集・選考・内定をおこない、入社後は新入社員のフォローをしていきます。また、募集や人材確保に必要な採用計画の立案や、採用媒体の選定、説明会の実施など採用に関連する業務のほとんどは人事部の役割です。

よい人材を集められるかどうかは人事部の採用活動にかかっているといっても過言ではありません。

2-2. 人材育成・研修

採用した人材の育成も人事部の仕事です。自社が求める人材への育成だけでなく、従業員のモチベーションを管理して働きやすい環境や風土づくりにも人事部は貢献しなければなりません。新人研修や管理職研修などの必要な研修制度や教育制度の構築も人事部でおこなう業務です。

近年は特に少子高齢化の影響で人材不足が発生しやすくなっています。そのような中で人材を育成し、従業員のスキルアップを促すことはより重要視されており、人事部の役割は大きくなりつつあります。

2-3. 労務管理

人事部では人事管理だけでなく労務管理もおこないます。

労務管理とは、給与や勤怠、福利厚生、労働契約、就業規則など従業員の労働に関連するさまざまな部分を管理する業務を指します。労務管理に含まれる業務は多岐に渡り、安全衛生管理や労働環境整備、コンプライアンス対策なども労務管理のひとつとして考えられることも多いです。

法改正や多様化する働き方の影響を受けやすい業務ですが、労務管理は従業員の給与や労働環境に非常に近い業務であるため、間違いがあってはなりません。

2-4. 戦略的パートナーシップ

戦略的パートナーシップとは、経営者や事業責任者など、経営や企業の運営に携わる人物と協力することを指します。

経営陣は従業員とは異なる立場と視線で企業を見ているため、現場の実情を把握できていないケースがあります。そこを橋渡しし、経営幹部の理解者として事業戦略や経営目標を理解しながら、人事計画や人事戦略を立案することも人事部の役割です。

人事の目線から企業を支える参謀的な役割を人事部は持っているのです。

3. 人事部と総務部の違い

人事部と総務部の違いは、担当する分野や仕事内容です。以下にまとめました。

人事部	・「ヒト」に関する業務を担当 ・人材の採用・育成・評価・配置転換など
総務部	・「モノ」と「組織全体」に関する業務を担当 ・オフィス環境や設備の管理、備品管理など

人事部は、主に「ヒト」に関する業務を担当し、人材の採用・育成・評価・配置転換などをおこないます。給与計算や社会保険手続き、労働条件の整備など、従業員が働きやすい環境を整える点も特徴です。

一方、総務部は「モノ」と「組織全体」に関する業務を担当します。オフィス環境や設備の管理、備品管理などを通じて、組織全体の円滑な運営を支援する点が特徴です。

4. 人事部の仕事内容

人事部の仕事内容は、大きく分けて以下の6つです。

1. 人材採用
2. 人材育成
3. 人事評価
4. 給与規程・人事制度の設計
5. 労務管理・福利厚生
6. ダイバーシティの推進

それぞれ、具体的に解説します。

4-1. 人材採用

人材採用は、企業の成長と発展に不可欠なプロセスであり、人事部の重要な役割の一つです。企業が必要とするスキルや経験を持つ人材を獲得し、組織の目標達成をサポートします。

人材採用は、以下の工程で実施することが一般的です。

1. 採用計画の策定
2. 募集活動
3. 選考

まず、採用計画の策定を実施します。企業の事業計画や人材ニーズに基づき、どのような人材をいつまでに何名採用するかを決定する点が特徴です。

次に、募集活動をおこないます。新卒採用では、大学での説明会やインターンシッププログラムを使用することが一般的です。中途採用では、転職サイトやエージェントを活用して求人情報を広く発信します。

最後の選考プロセスは、書類選考から始まり、適性検査や面接を経て候補者の絞り込みを実施することが基本です。人材採用は単なる人員補充ではなく、競争力の維持につなげることを意識しましょう。

4-2. 人材育成

人材育成は、企業の成長と競争力を高めるために不可欠な要素です。従業員が持つ潜在能力を引き出し、企業の目標達成に貢献できるように育成プログラムを設計・実施します。

人材育成のプロセスは、以下の工程で実施しましょう。

1. 経営戦略の確認
2. 必要な人物像の選定
3. 研修プログラムの企画・実施

まず、企業の経営戦略にもとづき、どのような能力が必要かを特定することが基本です。その後、従業員の役職やキャリアステージに応じた研修プログラムを企画・実施します。

新入社員には、基本的なビジネスマナーや業務知識を教える研修を実施する企業が多いです。中堅社員には、専門スキルやマネジメント能力を高めるための研修が提供されています。

効果的に人材育成ができれば、従業員のスキルアップだけでなく、モチベーション向上や組織への貢献意欲の向上も可能です。企業全体の生産性向上や離職率の低下が期待できるでしょう。

4-3. 人事評価

人事評価も、人事部が実施する重要な仕事です。企業における従業員の能力や業績、勤務態度を客観的に評価します。

人事評価を実施する際は、以下の3つの項目を判断材料にするとよいでしょう。

• 業績評価
• 能力評価
• 情意評価

業績評価とは、従業員が一定期間内に達成した成果を基準に評価するものです。売上目標の達成度や受注件数、予算達成率などが挙げられます。

能力評価とは、従業員が業務を遂行するために必要な知識やスキルをどれだけ発揮しているかを判断するものです。計画力や判断力、実行力などが主な評価項目となり、職務上の経験や研修で得た能力がどの程度活用されているかを評価します。

情意評価は、従業員の仕事に対する姿勢や意欲、行動などを基準とする評価です。規律性や協調性、積極性などが主な項目であり、数字では測りきれない側面を評価します。

4-4. 給与規程・人事制度の設計

人事部の重要な役割の一つに、給与規程や人事制度の設計があります。企業の経営戦略と密接に関連し、従業員のモチベーションや生産性を向上させるために不可欠な要素です。

給与規程は、従業員に対する報酬をどのように設定するかを定めるもので、基本給や賞与、退職金などを扱います。一方、人事制度の制定は、主に等級制度・評価制度・報酬制度などを考えるのが特徴です。

給与規程・人事制度の設計では、従業員が理解しやすく納得できる内容になるよう心がけましょう。また、法的問題がないかを確認することも欠かせません。

4-5. 労務管理・福利厚生

労務管理と福利厚生も、人事部門の重要な役割です。企業全体の健全な運営に欠かせない要素といえます。

労務管理は、企業における従業員の労働条件や労働環境を整備・管理する重要な業務です。主に、以下の内容を扱い、従業員が安心して働ける環境を提供して企業の生産性向上を図ります。

• 就業規則の作成・管理
• 勤怠管理
• 給与計算
• 安全衛生管理

一方、福利厚生は、企業が従業員に対して実施するサポートの一環です。法定福利には健康保険や雇用保険があり、企業独自の法定外福利には社宅提供や育児支援などがあります。

適切な労務管理で法令遵守とリスク回避を図り、充実した福利厚生により従業員の満足度と働きやすさを向上させることが大切です。

4-6. ダイバーシティの推進

ダイバーシティの推進は、企業における重要な取り組みです。人事部が多様性を尊重し、さまざまな背景を持つ人々が共に働く環境を整えることで、組織全体の活力を引き出せます。

例えば、多様な視点やアイデアが組織に取り入れられることで、社内のイノベーションを促進可能です。異なる背景や価値観を持つ人々が集まることで、新しい商品やサービスの開発が可能になります。

ただ、多様な人材が共存する環境では、文化的な違いやコミュニケーションの問題が発生しやすいのが特徴です。そのため人事部には、多様な勤務体系を整備したり、異文化への理解を深める研修を実施したりと、環境整備が求められています。

5. 人事部に必要なスキル

人事部に必要なスキルは、以下の4つです。

1. 情報収集能力
2. コミュニケーションスキル
3. スケジュール管理スキル
4. 経営に関する戦略的思考力
5. 正確な事務処理能力

それぞれ、詳細に解説します。必要なスキルセットを理解して、円滑に業務を進められる人材を目指しましょう。

5-1. 情報収集能力

人事部には、組織内外の変化を迅速に把握して対応策を講じるために、情報収集能力が必要です。

法律や市場の動向について最新の情報を得られなければ、適切な人事施策を打ち出せません。とくに労働保険や社会保険に関する保険は変更が多いため、常に最新情報を把握しておく必要があります。

また、新規採用に向けて若者が重視する傾向も理解しておく必要があります。人材確保競争に勝つためには、企業に求められている取り組みや方針を理解することが非常に重要です。

5-2. コミュニケーションスキル

人事部におけるコミュニケーションスキルは、効果的に情報を共有し、意思疎通を図るために不可欠な能力です。

とくに人事部は、企業の上層部から現場作業員、外部の専門家や求職者まで、さまざまな立場の人々と接します。コミュニケーションスキルがなければ、円滑に仕事ができません。

コミュニケーションスキルには、単に情報を伝えるだけでなく、相手の意見を尊重し、共感する力も含まれます。また、異なる文化的背景や価値観を持つ人々と円滑にコミュニケーションが取れるよう、文化的な理解も必要です。

5-3. スケジュール管理スキル

人事部におけるスケジュール管理スキルは、業務の効率化と信頼性の向上に欠かせません。人事部は社内外の多くの関係者と日程調整をする必要があるためです。

とくに求職者との面接日程調整や選考結果の通知、入社手続きなどは、予定どおりに進行しなければ関係者に迷惑がかかります。

また、社会保険手続きや給与計算などの労務管理業務も、法定期限を守る必要があるため、正確なスケジュール管理が必須です。

さらに、急に人員配置の変更やプロジェクトが開始した場合も、既存の業務に支障をきたさないよう調整しなければなりません。

多様な業務を効率よく遂行し、組織全体の信頼性と生産性を高めるために欠かせないスキルといえるでしょう。

5-4. 経営に関する戦略的思考力

人事部が企業の成長に貢献するためには、経営に関する戦略的思考力も欠かせません。

経営戦略と人材戦略が連携していなければ、企業の目標達成に必要なスキルを持つ人材を確保して育成できないためです。適切な人材を確保するためには、経営層と密接にコミュニケーションを取りながら、企業全体の方向性を理解する必要があります。

また、戦略的思考力があると、適切な人材を適切なポジションに配置する判断も可能です。各部署のニーズを把握し、それに応じた人材配置をおこなうことで、効率的な組織運営ができるでしょう。

5-5. 正確な事務処理能力

人事部では採用や人事戦略だけでなく、給与や勤怠管理をはじめとした事務処理も多く発生します。

労務管理では非常に多くの業務があり、複雑な計算や細かい処理を間違いのないように進めなくてはなりません。そのため、正確かつ素早い事務処理能力が求められます。

人事部の事務処理能力が低いと、集まった情報や書類を処理しきれずに停滞することになります。給与や経費の処理が間に合わなかったり、間違いが発生したりすることは許されないため、事務処理能力も求められるわけです。

6. 人事部に向いている人の特徴

人事部に向いている人の特徴は、以下のとおりです。

• ルーティンワークを楽しめる
• 守秘義務を遵守できる
• 事務処理能力が高い
• 人間観察力が優れている
• 論理的な思考で判断できる

それぞれ、具体的に解説します。

6-1. ルーティンワークを楽しめる

人事部の業務には、ルーティンワークが多く存在するため、楽しめるかどうかで人事部での適性が大きく左右します。

毎日同じ作業を繰り返しても飽きず、そのなかに楽しさや工夫を見出せる人は、人事部に適しているといえるでしょう。また、同じ作業を繰り返すなかでも集中力を維持し、ミスなく遂行できる人も重宝されます。

さらに、効率化への意識があることも大切です。作業時間の短縮や無駄な工程の削減を意識することに仕事へのやりがいを感じる人は、ぴったりの仕事といえるでしょう。

6-2. 守秘義務を遵守できる

人事部において「守秘義務を遵守できる」ことは、極めて重要な資質の一つです。

人事部は、従業員の個人情報・給与情報・評価データなどの機密性の高い情報を扱います。万が一漏洩すると、企業の信頼を損なうだけでなく、法的な問題に発展しかねません。

そのため、情報管理やセキュリティ対策を徹底している人は重宝されがちです。クラウドサービスや管理ツールを利用している企業の場合は、ITリテラシーも重要になるでしょう。

6-3. 事務処理能力が高い

人事部において、事務処理能力が高いことも重要な要素といえます。

人事の業務は、求人の書類作成や入退社に関わる手続きなど多岐にわたるうえ、効率的かつ正確にこなす必要があるためです。

具体的には、以下の能力が求められます。

• 書類作成
• データ入力
• 数字の計算
• 管理ツールの理解

とくに中小企業やベンチャー企業では、人事担当者が複数の業務を兼任することが多いです。マルチタスク能力など、高い事務処理能力も求められるでしょう。

また、人事部の業務には、給与計算や社会保険手続きなどミスが許されない業務も多く存在します。細部まで確認しミスを防ぐ確認能力も欠かせません。

6-4. 人間観察力が優れている

人事部に向いている人の特徴の一つとして、人間観察力が優れていることも挙げられます。

なぜなら、人事部は企業内外の人々と密接に関わるためです。他者の行動や言動を注意深く観察し、本質を理解する能力が求められます。

とくに採用活動において、応募者の短い面接時間で彼らの性格や適性を見極める能力は欠かせません。面接時の態度や表情、言葉遣いから、会社に適合するか人材かどうかを判断する必要があります。

また、従業員を適切な部署に配置する際にも、人間観察力が必要です。日常的に従業員とコミュニケーシをとり、それぞれの強みや弱み、性格的な特徴を把握する必要があります。

6-4. 論理的な思考で判断できる

人事部は採用や育成など、人に関連する業務をおこない、人とのコミュニケーションも多くなる部署です。

しかし、だからといって感情や感覚に頼った判断をすると大きな間違いにつながることがあります。人を取り扱う部署ではありますが、だからこそ感情や感覚に左右されない論理的な思考ができる人が適しています。

人を多角的に情報として分析し、規則や基準を軸にした判断を下せる人が求められます。

7. 人事部は企業を支える重要な部署！役割を理解して業務に取り組もう

人事部は、企業の成長を支える重要な役割を担う部署であり、人材の採用から育成、労務管理まで幅広い業務を担当しています。

企業の戦略的パートナーとして人材を最大限に活用し、組織全体の活性化に貢献することが大切です。

そのためには、ルーティンワークを楽しみ、守秘義務を遵守することは欠かせません。また、事務処理能力や人間観察力も重要なスキルです。

仕事内容を理解して必要なスキルを身につけることで、円滑に業務を進めましょう。