業務の属人化とは、特定の社員のみが業務の詳細を把握しており、ほかの社員が対応できない状況のことです。

本記事では業務の属人化とは何か、属人化の原因や解消方法などとあわせて解説します。

目次
1. 業務の属人化とは｜特定の社員だけが業務を把握している状態
2. 業務の属人化とスペシャリストの違い
3. 業務の属人化が起こる原因
4. 業務の属人化によるデメリット・リスク
5. 属人化による悪影響が大きい業務
6. 業務の属人化によるメリット
7. 業務の属人化を解消する方法
8. 業務の属人化によるリスクを知って問題を解消しよう

1. 業務の属人化とは｜特定の社員だけが業務を把握している状態

まずは業務の属人化とはどのようなものか知っておきましょう。また、属人化とは対照的に、多くの人が同じ業務をクオリティに差を出さずにおこなえる標準化が求められる理由も合わせて解説していきます。

1-1. 特定の社員だけが業務を把握している状態

業務の属人化とは、特定の社員だけが業務内容を把握し、ほかの人が対応できない状態のことです。仕事の流れや手順が共有されていないため、担当者が不在になると業務が滞る可能性があります。

上記の状態が続くと、組織全体の生産性が下がるリスクが高まっていきます。。さらに、人材育成が進まず、企業の成長を妨げる原因にもなりかねません。

業務をスムーズに進めるには、一部の社員に依存せず、知識を共有できる仕組みを整えることが大切です。

1-2. 業務の標準化が求められている

近年は少子高齢化の影響を受け、人材不足が発生しやすくなっています。そのような状況では、誰がおこなっても一定水準以上の成果を出せるように業務の標準化をおこなう必要があります。

業務が標準化されれば、その業務に就ける人員が増えて人材不足は解消しやすくなるでしょう。

また、人材の流動化も業務の標準化が求められる原因です。

現代では転職のハードルが下がり、よりよい条件の企業に移ることを考える人も少なくありません。そのため、属人化した業務の担当者が離職するリスクがあり、離職されてしまうと業務の質が著しく下がったり、完全に停止してしまったりする恐れがあります。

こうした現代社会を取り巻く事情から、業務の標準化が求められています。

2. 業務の属人化とスペシャリストの違い

業務の属人化とスペシャリストの違いは、以下のとおりです。

	業務の属人化	スペシャリスト
情報共有	限られた担当者のみが業務を把握	専門知識を組織内で共有できる
業務の専門性	必ずしも高くない	高度な専門知識やスキルを持つ
組織への影響	担当者が不在になると業務が滞る	ほかのメンバーに指導や支援ができる
成長への影響	ナレッジが蓄積されず組織の発展を阻害	組織全体の成長に貢献

業務の属人化は、業務の手順や知識が一部の担当者に偏り、ほかの社員が把握できていない状況です。担当者が不在になると業務が停滞するリスクがあります。

一方、スペシャリストは特定の分野で専門的な知識やスキルを持ち、その力を活かして組織の発展に役立つ人材です。周囲のメンバーに教えたりサポートしたりすることで、チーム全体のスキル向上に貢献します。

3. 業務の属人化が起こる原因

業務の属人化が起こる原因は、以下のとおりです。

1. 業務量が多く情報共有が後回しになる
2. 情報共有の仕組みが整備されていない
3. 特定の社員が意図的に情報を独占する
4. 属人化に対する問題点を感じていない

それぞれの原因を詳しく見ていきましょう。

3-1. 業務量が多く情報共有が後回しになる

業務量が多いと情報共有が後回しになり、属人化が進みます。

担当者が日々の業務に追われている状況では、ほかの社員へノウハウを共有する時間を確保できないためです。

また、業務量が多すぎると他の従業員とのコミュニケーションも減り、誰がどのような業務を担当しているのかわかりにくくなります。忙しさによって連携が取れなくなることも属人化を進めてしまう一因です。

3-2. 情報共有の仕組みが整備されていない

情報共有の仕組みが整備されていない場合、業務の属人化が特に発生しやすくなります。

業務の手順やポイントがマニュアルやデータなどの形として残されておらず、特定の担当者だけがノウハウを持つ状態では、ほかの社員が対応できないためです。

急速に普及したリモートワークも属人化を発生させる原因です。従業員が別々の場所で業務をしている場合、意識してコミュニケーションを取り、情報共有をしなければ属人化は進んでしまうでしょう。

多様化する働き方に合わせた情報共有の仕組みを整備する必要があります。

3-3. 特定の社員が意図的に情報を独占する

業務の属人化は、特定の社員が意図的に情報を共有しないことで発生する場合もあります。

自身の存在意義を高めたいと考え、「自分にしかできない業務」を作りあげることで、職場での立場を確保しようとするケースです。

また、管理職が属人化を容認することもあります。特に人手不足が深刻な中小企業では、業務を特定の社員に集約させた方が効率的だと考え、あえて情報共有を制限する場合も少なくありません。

意図的な情報の独占が、業務の属人化を助長することもあるのです。

3-4. 属人化に対する問題点を感じていない

属人化は業務を一任されている人はやりがいや責任感を感じやすく、それ以外の人は「あの業務はあの人に任せられる」という安心感が出ます。

日々の業務で属人化によるデメリットを感じていない、むしろメリットを感じているような場合は、属人化が進みやすくなります。

「このやり方で問題ない」と属人化を認めていると、ほかの業務に対しても同様に担当者任せになってしまいやすいです。

4. 業務の属人化によるデメリット・リスク

業務の属人化によるデメリットやリスクは、以下のとおりです。

1. 業務が停滞し生産性が低下する
2. ナレッジやノウハウの共有が進まない
3. 人材育成が進まない
4. 不正行為が発生しやすい
5. 品質やサービスに差が生じる

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

4-1.業務が停滞し生産性が低下する

業務が停滞し生産性が低下することは、属人化による大きなデメリットです。。対応できる人が限られている場合、その人が休職や退職した際に業務が滞る恐れがあります。

また、業務の進め方が担当者に依存していると、改善が難しくなります。非効率な作業が続けば生産性が下がり、組織全体に悪影響を及ぼしかねません。

こうした問題が複数の部署や業務で発生していれば、企業全体の生産性の低下を招いてしまうこともあるでしょう。

4-2. ナレッジやノウハウの共有が進まない

業務の属人化によるデメリットとして、ナレッジ（情報・知識）やノウハウの共有が進まないことが挙げられます。特定の社員しか業務の進め方を理解していない状態では、ナレッジやノウハウが個人の中に留まってしまうためです。

例えば、長年同じ担当者が管理していたシステムの操作方法がマニュアル化されていない場合、その社員が退職した途端に業務が滞ります。

共有されるべき情報が組織に蓄積されない状況になり、長期的に大きな損失となるでしょう。

ナレッジやノウハウの共有が進まないことは、業務の属人化によるデメリットです。

4-3. 人材育成が進まない

人材育成が進まないことも属人化によるデメリットとして考えられます。特定の社員が業務を抱え込んでいると、ほかの社員が実務を経験する機会が減り、スキルを習得する場が失われるためです。

例えば、重要な業務を特定の社員が担い続けると、新人や若手社員は補助的な業務しか任されず、基礎的なスキルしか習得できません。その結果、組織全体のスキルが向上せず、成長が遅れる原因となるでしょう。

4-4. 不正行為が発生しやすい

業務の属人化が進むと、業務を個人が独占することになり、業種によっては不正行為が発生しやすくなります。特定の社員しか業務を担当できない状態が長く続くと、業務の透明性が失われ、不適切な行為が発覚しにくくなるためです。

例えば、経理や購買業務を特定の社員だけが管理していると、不正な請求や横領がおこなわれても周囲は気付けません。「誰にも気づかれない」「隠ぺいできる」という意識は不正行為の引き金になることがあります。

4-5. 品質やサービスに差が生じる属人化によって、担当者しか効率のよい方法を知らない、正しいやり方を知らないというような状況になると、品質やサービスに差が生じやすくなります。

担当者以外の人が業務をおこなった場合に、担当者と同じやり方ができずにミスや品質の低下が発生するからです。

また、担当者だけが業務をしている状態では、その内容の良し悪しを判断できる人がいません。いつのまにか品質が低下していたり、効率の悪い方法をとっていたりしても、問題として取り上げられないという点も属人化によるデメリットです。

5. 属人化による悪影響が大きい業務

属人化による影響は、業務によって大きく異なります。

正確性や一貫性が求められる業務や、一定の品質やサービスを提供する必要がある業務は悪影響を強く受けると考えられます。

例えば、総務や労務、経理などは誰が担当しても正確性が求められ、些細なミスも許されない業務です。これが属人化していると、別の人が業務をした場合に組織全体に深刻な影響を出す可能性があります。

また、顧客対応やトラブル対応も一定の品質が求められるため、属人化してはいけない業務です。

人によって対応が異なったり、サービスの質に差があったりすると、顧客満足度が低下し、新たなトラブルを呼んでしまうからです。

6. 業務の属人化によるメリット

属人化は特定の業務において、メリットや強みになることがあります。限られた条件下ではありますが、属人化がプラスになる2つのケースを見ていきましょう。

6-1. スキル保有者の育成やモチベーション向上

特定の人に業務が集中すると、担当者は同じ業務を繰り返しおこなうことになります。その結果、練度が高まってより正確で効率的な業務ができるようになります。

スキルを持っている人であれば、そのスキルをより磨くことで専門性を高めていけるでしょう。

こうした成長は従業員のモチベーションの向上につながります。モチベーションが高ければ業務に対しても真剣になり、自己研鑽を続けることでより高い能力をもつ人材への成長が期待できます。

6-2. 属人化が強みになるケース

クリエイティブな分野や職人技が求められる分野では、独自性や唯一性が武器になります。属人化していることで唯一無二の作品や技術になり、それが大きな評価を得ることもあるでしょう。

特に近年はSNSによる発信が簡単にでき、そこから新規案件や顧客開拓につながるケースも多々あります。

クリエイティブ系の企業では、属人化をあえて進めることで個の集合体の組織として、さまざまな個性を利益につなげている例もあります。

7. 業務の属人化を解消する方法

業務の属人化を解消する方法は、以下のとおりです。

1. 属人化している業務を洗い出す
2. 業務を可視化する
3. マニュアルや手順書を作成する
4. だれでも情報にアクセスできるようにする
5. コミュニケーションを活性化する

それぞれのステップを詳しく解説していきます。

7-1. 属人化している業務を洗い出す

属人化は周囲が問題視していないと、発覚しにくいです。そのため、まずはどの業務が属人化しているのかしっかりと洗い出しましょう。

前述したように属人化していても問題のない業務も存在します。属人化していて、尚且つそれがリスクになる業務を洗い出し、優先順位をつけて解決に動き始めることが大切です。

属人化にリスクがあるにもかかわらず、他に任せられる人がいないケースもあるでしょう。そのような場合は人材の確保も含めて考え始めなければなりません。

7-2. 業務を可視化する

属人化している業務がわかったら、次は業務の可視化を進めていきます。業務の流れや担当者を明確にすることで、解消するためのヒントが見えてくるでしょう。

例えば以下のような点を整理し、業務の全体像を把握しましょう。

• 業務を実施するタイミング
• 担当者や関係者
• 業務の進め方・手順
• 属人化による問題点

可視化した業務をもとに、属人化が進んでいる原因や問題も一緒に洗い出すことが大切です。

7-3. マニュアルや手順書を作成する

マニュアルや手順書を作成することは、業務の属人化を解消する手段の一つです。手順が明確になれば、特定の担当者に依存せず、だれでも業務を遂行できるようになります。

マニュアルや手順書を作成する際には、以下のポイントに気をつけましょう。

• 知識がゼロの人でも理解できるよう簡潔かつ具体的に記載する
• 業務に携わっている人しか気づかない注意点やコツを盛り込む
• 作業の抜け漏れを防ぐためチェックリストを活用する

マニュアルや手順書が整備されていれば、業務の標準化が進み、属人化によるリスクを軽減できます。

7-4. だれでも情報にアクセスできるようにする

だれでも情報にアクセスできるようにすることも、業務の属人化を解消する方法と言えるでしょう。業務の属人化は、必要な情報が特定の担当者にしか共有されていないことが原因で発生するためです。

例えば、業務手順やマニュアルを共有フォルダやクラウド上に保存すれば、必要な人がいつでも確認できます。その結果、特定の担当者に依存しない体制を作れるでしょう。

情報の共有の仕組みを整備することは、業務の属人化を解消するために不可欠です。

7-5. コミュニケーションを活性化する

業務の属人化を防ぐには、コミュニケーションの活性化が欠かせません。対話が不足すると情報共有が進まず、業務が特定の担当者に偏りやすくなるためです。

マニュアルや情報共有の体制が整っていても、対話がなければ十分に活用できません。とくにリモートワークを導入している現場では、コミュニケーションに力を入れることが重要です。

定期的なミーティングなどコミュニケーションを活性化させる場を設け、業務の属人化を防ぎましょう。

8. 業務の属人化によるリスクを知って問題を解消しよう

業務の属人化は、担当者のみが業務を把握している場合に発生します。

属人化が進むと、業務の停滞や生産性の低下を招く可能性が高まります。人材育成の遅れや不正リスクの増加にもつながり、組織の成長を妨げる原因ともなりかねません。

業務の属人化によるリスクを防ぐには、「業務の可視化」が重要です。マニュアルを整備し、情報共有の仕組みを強化しましょう。定期的な情報交換の場を設けるなどコミュニケーションを活性化することも必要です。

業務の属人化を解消し、組織の成長を促進しましょう。