契約書は、企業同士あるいは企業と個人との約束事を定めた様式です。ビジネスシーンでは最も重要な書類のひとつといえますが、何らかの理由で再発行を依頼するあるいはされることがあるかもしれません。この場合、どのような手続きが必要になるのでしょうか？

契約書の再発行が必要なケースや、再発行するための手続きについて紹介します。

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1. 契約書の再発行が必要となるケースとは

契約書は契約年月日や双方が合意した条件・留意点などを詳細に明文化した書類です。
企業にとって重要度の高い書類ですが、紛失したり内容に不備があったりした場合再発行となるケースもあるようです。

契約書の再発行が必要となるケースについて、具体的に見ていきましょう。

1-1. 契約書を紛失した

契約書を原本・控えともに完全に紛失してしまった場合、再発行が必要になるケースがあります。
そもそも契約書は、会社法では10年・法人税法では7年の保管が義務付けられている重要書類です。保管義務期間中に提出を求められたり税務調査が入ったりした場合、契約書がないと大きなトラブルとなるおそれがあります。

契約書を再発行する手間よりも「契約書を持っていない」リスクが大きく、再発行を検討する必要があるでしょう。
ただし紛失の場合は、まず何よりも「徹底的に探すこと」が必要です。原本が見つかれば、それに勝るものはありません。

1-2. 契約書に誤りがあった

契約書の文言・数値・日付等に記載ミスがあった場合、再発行で対応するケースがあります。

通常であれば、契約書の訂正は以下の手順で行われます。

1. 訂正したい文字・数値に二重線を引く
2. 二重線のそばに正しい文字・数値を書く
3. 欄外かページ上部に訂正を加えた行・削除した文字数・追加した文字数を記載する
4. 記載した文字に掛かるように押印する

訂正で使用する印鑑は、記名・押印で使ったものと同じ印鑑を使ってください。

契約書の訂正で重要なのは、変更箇所がはっきりと分かることです。そのため、追記をしたり押印したりして一目で相違点が分かるようにしてあります。

とはいえ、訂正箇所が多過ぎる場合は、契約書が訂正線だらけ・押印だらけとなってしまいます。契約書の見栄えが悪くなったり、内容が分かりづらくなったりしてしまった場合は、双方合意の下で再発行するのが好ましいでしょう。

1-3. 契約書の内容を変更した

「契約金額の桁が上がった」「取引する商品・サービスが全く違うものになった」などの場合は、契約の本質そのものが変更されたといっても過言ではありません。契約書を再発行しなおして、新しく契約を結ぶ方が自然です。

契約書は、取引の基礎・前提が記されている書類です。取引の核に関わるような大きな変更があった場合、契約書も新たに作り直すのが理にかなっています。

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2. 契約書を再発行するための手続方法

一口に「契約書を再発行する」といっても、紛失したケースと不備があったケースでは、対処方法が異なります。
契約書を再発行する際の手順をケースごとに見ていきましょう。

2-1. 原本・控えがない場合

契約書の原本・控えのどちらとも紛失してしまった場合は、契約相手に連絡を取りましょう。相手は原本・控えを持っているはずなので、コピーさせてもらえないか頼んでみましょう。

ただし、万が一契約書を訴訟の証拠として提出しなければならなくなったとき、コピーでは証拠力が弱まります。訴訟トラブルに備えるのであれば、コピーした契約書に再度押印しましょう。もちろん、相手の印鑑も必要です。
その上で契約書に「原本と相違ないことを認める」と記載しておけば、たとえコピーの契約書であっても原本と同等とみなされます。

2-2. 控えが残っている場合

契約書の控えが残っている場合は、こちらを原本として扱っても問題ありません。ただし、先述のとおり、控えの契約書は契約書原本に証拠力で劣ります。
契約相手に連絡を入れ、署名・押印をもらいましょう。その上で【控】の文字を消し「原本と相違ないことを認める」とただし書きをしてください。

2-3. データが残っている場合

契約書を自社で作成した場合は、契約書作成時のデータが残っているのではないでしょうか。この場合は、データをそのままプリントアウトして正本とすることが可能です。
新たに契約書を再発行したら、相手に再度郵送して押印を求めましょう。

「文言や数値を改ざんした」などと言われるトラブルを避けるためにも、「契約書の内容について今一度確認いただき、問題がなければ押印をお願いいたします」などと一言記載しておくのがおすすめです。

2-4. 再契約する場合は改めて内容を確認

契約書の再発行理由が「契約内容が大幅に変更されたため」の場合は、相手と十分な協議を重ねましょう。

本来、契約書は双方が議論を尽くし、合意した後に作成されるものです。重要なことは契約前の話し合いでまとまっているはずで、そこから大きく変わることはありません。それにもかかわらず大幅な変更が出たということは、議論が尽くされていなかった可能性があります。
契約書を再発行する前に双方の意見をきちんと固め、「再再発行」ということがないようにしておきましょう。

2-5. 自社の過失による再発行なら謝罪も必要

契約書を再発行するケースとして「自社の過失」「相手の過失」の2パターンがあります。再発行の理由が自社の紛失によるものであった場合は、まず真摯に相手に謝罪しましょう。

契約書を再発行する際は、相手に再び「押印」・返送という手間を掛けてしまいます。本来であれば不要な業務を依頼することとなるため、「申し訳ない」という気持ちを見せるのは当然です。

なお、相手と今後も長くやり取りをする・大口の契約をするのであれば、電話やメールで押印の依頼をするのは、今後の付き合いにも差し障るかもしれません。
担当者が相手企業まで足を運び、口頭で謝罪と押印の依頼を行うのが好ましいでしょう。

自社の不手際で請求書を再発行する場合は、取引先との信用問題にも関わるため、発生させないことが重要です。そのためには、法務部が主導して適切に管理するだけでなく、従業員一人ひとりが意識する必要があります。従業員が契約書紛失のリスクを理解していない場合、管理を軽視してしまう恐れがあります。管理を徹底させるためには、正しく管理されているかを確認するとともに、適切に管理する必要性を従業員に理解してもらう必要があるでしょう。

当サイトで無料配布している「【従業員周知用】ビジネスにおける契約マニュアル」では、契約の基本知識から契約書の役割、契約に関するよくある質問についてまとめています。そもそも再発行にならないような契約締結までの流れもまとめているので、従業員が契約業務を進める上でのマニュアルとしても活用できます。気になる方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 契約書を再発行しないことによるデメリット

実際のところ、民法上では契約成立の条件に契約書は含まれません。すなわち契約書が手元になかったとしても、契約自体の継続は可能です。
とはいえ、企業間の取引では契約書を発行しないことによってさまざまな不利・不都合が生じると考えられます。

契約書を再発行しない場合、どのようなデメリットがあるのかを見ていきましょう。

3-1. 訴訟で不利になる

契約書がない場合、訴訟が発生した際に相手側が有利になります。相手が同じ契約書を持っていたとしても、改ざんや項目の削除があるかもしれません。相手と意見が対立したとき、自社の意見の正当性を主張するのは難しいでしょう。

契約書には以下の3つの機能が備わっています。

1. 「確認機能」：当事者間の合意に基づいて行われたことを示す
2. 「紛争予防機能」：契約書に記載されている内容を全てとする
3. 「立証機能」：押印・署名により証拠力を担保する

初めての企業・トラブルを多く聞く企業との取引は、必ず契約書を手元に置いておくべきです。

3-2. 契約内容を確認できない

契約書には、取引の詳細が記載されています。いざ契約を実行に移そうとしたとき、細かい条件や仕様が分からなくなることもあるかもしれません。そんなとき、契約書を見れば問題を解決できることがあります。

手元に契約書がない場合は、取引先に直接聞くしかありません。契約した内容について改めて尋ねられれば、「なぜ契約書を確認しないんだ」と相手の心証を悪くするおそれがあります。

3-3. 不誠実な印象を与える

契約書は取引の要ともいえる書類で、通常であれば大切に保管されます。「紛失したからそのまま」「間違いがあってもそのまま」というのは、だらしない印象を与えます。

取引において、「この企業は信頼できるのだろうか」と相手に不安を与えるでしょう。再発行の手間を惜しんだことが、今後の取引や企業同士の付き合いにも影響してくるかもしれません。

4. 電子契約を導入すれば再発行の必要なし

契約書の間違い・内容の変更は、契約者双方のミスといえます。ある意味仕方ないところがありますが、「紛失」は完全に自社の過失です。自社の業務フロー・管理体制を今一度見直した方がよいでしょう。

契約業務が非効率的だったり契約書の保管・管理が行き届いていなかったりする場合は、「電子契約」の導入がおすすめです。
電子契約とは、オンライン上で契約を結ぶことです。押印の代わりに電子署名を使い、正当性を担保できます。
電子契約なら紙にプリントアウトする必要がなく、全てデータで処理することが可能です。締結後の契約書はクラウドサーバーに保存できるため、保管スペースを確保する必要もありません。