年末調整は会社が正しく所得税を納めるために実施しなくてはならない手続きです。正社員であれば原則として全ての従業員が年末調整の対象となりますが、アルバイトの場合は認識が曖昧という方もいるでしょう。

特に分かりにくいのが「年収103万円以下のアルバイト」の年末調整です。年収が103万円以下の人は所得税が非課税とされますが、だからと言って年末調整も不要ということではありません。

この記事では「年収103万円以下の従業員でも年末調整が必要か？」という疑問に焦点を当てつつ、アルバイトの年末調整について解説します。

 

1. アルバイトでも年収103万円以下なら年末調整は不要

結論からいうと、「年収103万円以下で所得税の源泉徴収が1円もない」のであれば、年末調整も確定申告も必要ありません。

年末調整は源泉徴収された所得税と本来支払うべき所得税の差額を清算するための手続きです。年収103万円以下であれば所得税の課税対象にならず、また源泉徴収された税金がなければ還付もありません。年末調整や確定申告をしたとしても何も変わらないのです。

なお、その年の源泉徴収がなかったとしても、年収が103万円を超えた従業員は所得税を納める義務があります。その際は年末調整を実施し、該当の従業員から支払うべき所得税を徴収しましょう。

2. 年収103万円以下のアルバイトで年末調整が必要になる条件

以下の条件を全て満たしている従業員であれば、年収103万円以下のアルバイトでも自社で年末調整が必要です。

1. 自社に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している
2. 自社で所得税の源泉徴収をしている
3. 年末の時点でアルバイトとして在籍している
   
4. 災害減免法が適用されていない

それぞれの項目について詳しく解説していきます。

2-1. 自社に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している

自社に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出していることは、年末調整をおこなう上での前提条件です。一般的には入社時にその年の分の書類を提出してもらい、年末に翌年分の書類を提出してもらいます。

扶養控除等申告書はその従業員が配偶者や扶養家族の有無を会社に申告するための書類です。配偶者控除や扶養控除の額を決定するために必要であり、同書類を提出していない従業員に対しては年末調整を行うことができません。

勤め先が自社のみの従業員であれば自社で扶養控除申告書を提出してもらいます。しかし、扶養控除申告書の提出ができるのは1社のみと定められているため、複数の職場を掛け持ちしているアルバイトは他社で書類を提出していることもあります。どこで申告書を提出するのか確認しましょう。

なお、扶養控除等申告書は原則として最も収入が多い職場に提出します。

既に他社で書類を提出している場合、その従業員の年末調整を自社で行うことはできません。年末調整されない収入に関しては、従業員個人で確定申告を行う必要があります。

関連記事：年末調整を2か所でしてしまった場合の対応について解説

2-2. 自社で所得税の源泉徴収をしている

2つ目の条件は、自社で支払った給与から所得税を源泉徴収していることです。

年収の合計が103万円以下のアルバイトは所得税を支払う必要がありません。その年の給与から所得税を源泉徴収していた場合、それは本来支払わなくてもよい税金です。年末調整により過剰に徴収していた税金を還付する必要があります。

所得税が源泉徴収される基準がひと月の給与8万8,000円です。1月から12月までに発生する12回の給与のうち、1度でも金額が8万8,000円以上となるアルバイトは自社または他社での年末調整、もしくは自身での確定申告が必要になります。

2-3. 年末の時点でアルバイトとして在籍している

3つ目の条件が年末の時点でアルバイトとして在籍していることです。正確に言うとその年最後(12月)の給与を受け取っていることが条件になります。

年末調整は源泉徴収された所得税と支払うべき所得税の差額を清算するための手続きですので、年収が確定するまでは本来の所得税を算出することができません。年末時点で在席していないアルバイトは年収の確認ができないため、年末調整を行うことができないのです。

自社で源泉徴収をしていたとしても、転職先で年末調整を行うか、もしくは元従業員が自身で確定申告をしてもらいます。いずれにせよ自社で源泉徴収を受けていた証明が必要ですので、退職した従業員の源泉徴収票は必ず発行し、自宅へ郵送しましょう。

▼退職する従業員がいる場合はこちらも併せてチェック
年末調整で退職者がやるべき手続きを分かりやすく解説

2-4. 災害減免法の適用を受けていない

4つ目の条件は災害減免法の適用を受けていないことです。大規模災害により納税が困難となった従業員には、災害減免法が適用されることがあります。これにより所得税の源泉徴収に猶予期間が設けられるため、該当期間中は年末調整が行えません。

そのため、災害減免法が適用されている従業員に対しては、年末調整の手続きは不要となります。このような状況下では、従業員自身が確定申告を行い、それによって税金の清算を行う必要があります。雇用主としては、従業員が災害減免法の適用を受けているかどうかを確認し、適切な対応をすることが重要です。従業員がスムーズに年末調整を受けられるよう、必要な情報を提供し、彼らの状況をサポートすることが求められます。

 参考：国税庁「No.1902 災害減免法による所得税の軽減免除」

3. 年収103万円越えでも年末調整できないケースに注意

原則として年末調整は全ての従業員を対象に実施しますが、例外的に手続きをしない、もしくはできないケースがあります。

年末調整が必要となるケースとは逆に、以下の条件に当てはまるアルバイトには年末調整を実施できません。

• 他社で「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している
• 年末時点で自社に在籍していない
  
• 災害減免法が適用されている

また、上記の条件とは別に、年間2,000万円以上の給与所得を得ている労働者も年末調整の対象外です。高収入を得ている方は年末調整ではなく確定申告で納税することが国により定められています。

アルバイトという雇用区分で該当する人は稀だと思われますが、年末調整の基礎知識として覚えておくと良いでしょう。

このように年末調整の対象者を確認する場合、複数の条件に該当しているかを確認する必要があります。当サイトでは、年末調整の対象者を図で確認できる資料を無料で配布しています。「はい」「いいえ」形式で簡単に確認ができるため、年末調整業務を抜け漏れなくおこないたい方は、こちらから「年末調整ガイドブック」をダウンロードして、業務にお役立てください。

参考：国税庁「No.1900 給与所得者で確定申告が必要な人

4. アルバイトの年末調整に必要な書類と手続き方法

アルバイトの年末調整でも正社員と同様の書類を用います。対象の従業員がいる場合、対応に漏れが発生しないよう用意が必要になる書類をあらかじめ確認しておきましょう。

4-1. 正社員同様に必要な書類

年末調整に必要な書類は以下の3種類です。

• 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
• 保険料控除申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

扶養控除等申告書は、その年最初の給与を受け取るまでに提出することが義務づけられています。新規入社したアルバイトは入社時に書類を記入してもらうことが一般的です。

その他の2点の書類は毎年11月頃に年末調整の対象従業員へ配布し、必要事項を記入してもらった上で回収します。なお、翌年分の扶養控除申告書も合わせて記入してもらい、他の書類と合わせて提出します。

また、転職や掛け持ちなどの理由により、他の職場でも源泉徴収をおこなっている場合は、「源泉徴収票」も必要です。

関連記事：年末調整に必要な書類は？その種類や揃える方法を解説
関連記事：年末調整の必要書類の集め方｜スムーズに手続きするためには？

4-2. 前職の源泉徴収票がない場合の手続き

従業員の中には「源泉徴収票を受け取っていない」または「紛失してしまった」という人もいるかもしれません。その場合は、前職の職場に問い合わせて再発行してもらいましょう。

源泉徴収票の発行は企業の義務であるため、断ることはできません。反対に、退職した元従業員から発行依頼があった場合も、対応する義務があります。前の職場が倒産してしまった場合は、破産管財人に源泉徴収票の交付義務があります。再発行についても受け付けてもらえる可能性があるため、紛失してしまった場合は確認しみましょう。

4-3. 従業員の年末調整を忘れてしまった場合の手続き

ここまで解説してきたとおり、年末調整をおこなうためには、対象者を洗い出して、必要な書類をすべて提出してもらう必要があります。万が一にもあってはなりませんが、提出忘れや対象者のリストに漏れがあったなどで年末調整ができていない従業員がいた、ということもあるかもしれません。

その場合は、対象の従業員に確定申告をしてもらう必要があります。年末調整も確定申告もしていない場合、従業員自身に罰則があるため、注意しましょう。確定申告をおこなうこと自体が従業員の負担になるため、会社としてきちんと案内をしておく必要があります。

関連記事：年末調整を忘れた場合に考えられるリスクと対処法を解説

5. 短期バイトや掛け持ちバイトの年末調整のやり方

アルバイトの年末調整を複雑にする要因として、短期間での就業や複数の職場の掛け持ちが挙げられます。ここでは短期のアルバイトや複数の職場を掛け持ちしているアルバイトの年末調整について解説します。

5-1. 短期バイトの年末調整は源泉徴収票をチェック

短期間のアルバイトを繰り返している従業員で、年末のタイミングで自社に在籍している従業員は、その年の源泉徴収票を提出してもらえれば自社でまとめて年末調整を行うことが可能です。

一方、自社で就業履歴があり、年末の時点ではすでに退職しているアルバイトに対しては源泉徴収票を発行し、自宅へ郵送しましょう。年末時点で特定の職場に在籍していればそこで年末調整を受けることができます。

5-2. 掛け持ちの場合はメインとなる職場を聞き取る

複数の職場を掛け持ちしているアルバイトに対しては、どこがメインの職場になるのかの聞き取りが必要です。原則として最も収入が多い職場がメインの職場となりますが、特定の基準はないので労働者本人が自身で判断します。

掛け持ちの場合、メインの職場の収入は年末調整が実施されますが、それ以外の職場の収入については本人が確定申告をしなければなりません。もし他の職場の源泉徴収票発行がメインの職場の年末調整の手続きに間に合えば、複数の職場での収入をまとめて年末調整することもできます。

6. アルバイトの年末調整はミスが多いので慎重な処理が必要

年収が少ない従業員だからと言って必ずしも年末調整が不要ということではありません。複数の職場を掛け持ちしていることも多いアルバイトの年末調整は、ある意味で正社員以上に確認事項が多いと言えます。所得税の納税を正しく行うためにも、細かな用件も確認し適切な手続きを行いましょう。