期日までに回収できていない債権を滞留債権といいます。
掛取引では商品をどれだけ販売しても、代金が回収できなければ利益は生まれないため、滞留債権を作らないことが大切です。

この記事では、滞留債権とは何か、生じる原因と回収方法、管理方法の問題点を解説します。

1. 滞留債権は期日までに回収できていない債権のこと

滞留債権とは、期日までに集金できていない債権のうち、早期回収が見込まれる債権です。
実務では扱うものでは、支払期日までに入金されていない売掛金などが代表的です。

会社により名称や期間は異なるものの、6ヵ月を超えるものを長期滞留債権、1年を超えものを長期未収入金として区別し、管理する場合もあります。

1-1. 不良債権は回収が著しく困難な債権のこと

滞留債権と似た言葉に不良債権がありますが、両者を分ける明確な基準はありません。
取引先の経営悪化などにより、回収が事実上困難な売掛金を不良債権と呼ぶことがあります。

不良債権化しないためにも、滞留債権が発生した時点で早めに手を打つことが大切です。

1-2. 滞留債権の問題点

滞留債権を発生させたり、処理を放置したりすれば、企業経営に大きなダメージを与える恐れがあります。

1-3. 貸倒れ

売掛金の時効消滅や 、取引先の倒産などにより売掛金を回収できなければ、貸倒損失の計上が必要です。
しかし、法律上の貸し倒れに該当するには複数の要件が必要なほか、計上できたからといって商品販売までの労力や売上金が返ってくる訳ではありません。

さらに、これらの損失は会社の利益により埋め合わせなければいけません。

1-4.黒字倒産

黒字倒産とは、帳簿上は利益が出ているにもかかわらず、支払いに必要なキャッシュが不足した結果、倒産することです。黒字倒産に至る理由はさまざまではあるものの、滞留債権も原因の1つとなり得ます。

特に、入出金の管理が行き届いておらず、複数の長期滞留債権を抱えている場合は注意しましょう。

1-5. 企業の信用低下

売掛金が多ければ、それだけ活発な取引がある証拠になります。
ただし、売掛金は正しく回収できないと利益にはなりません。

滞留債権が多い状態で銀行の融資審査を受ければ、資金が返済されないのではないかという疑念を持たれます。
そうなれば、事業に必要な新規融資を受けられない恐れもあります。

2. 滞留債権が生じる原因

滞留債権が生じる原因は、取引先だけでなく、自社に問題があるケースもあります。

2-1. 取引先が原因の場合

取引先が原因の滞留債権では、下記の要因が考えられます。

・請求書の未確認や紛失
・入金忘れや振込み日の間違い
・経営状況の悪化

単純な滞留債権の発生理由としては、請求書の未確認や紛失などが考えられます。
また、手作業で入金処理を行っている会社では、単純に入金を忘れていたり、支払期日を間違ったりして、入金が遅れるケースもあります。

経営状況の悪化により期日までに現金を用意できていないときは、滞留債権の回収が困難になる可能性が高いため、早めの対策が必要です。

2-2. 自社が原因の場合

自社が原因の滞留債権では、下記の原因が考えられます。

・書の記載ミス
・請求書の送付漏れ
・入金消込の間違い

請求書の間違いでは、単純な値引き漏れや商品・単価間違いのほか、締め日を間違って作成するなども考えられます。例えば、15日締めの企業の請求書を20日締めで作成すれば、入金額に5日分のずれが生じます。

また、郵送で請求書を送付しているなら、単純に送り忘れていることもあるでしょう。

さらに、入金消込でもA社からの入金をB社の入金として処理してしまい、帳簿上、滞留が発生している可能性もあります。売掛金額と会社名が似ていれば、このようなミスも起こりえます。

3. 滞留債権を回収する方法

売掛金が締め日までに入金されなければ、速やかに取引先に連絡しましょう。
また、複数回催促しているのにもかかわらず入金されない場合は、法的手続きを検討する必要もあります。

3-1. 支払い期日を過ぎたら連絡し催促する

期日までに入金されない売掛金があれば、自社に不備はないか確認したうえで先方に連絡しましょう。
連絡する際は、手元に請求書を用意し、請求額と支払い期日を案内します。

合わせて、先方担当者の氏名とていつまでに入金可能か確認しましょう。
先方に支払い能力があり、単純なミスであれば速やかに入金されるはずです。

3-2. 内容証明郵便を送付する

自社に非はなく、複数回督促しても売掛金が入金されないときは、請求額を内容証明郵便で送付しましょう。
内容証明郵便とは、どのような内容で、誰から誰宛てに郵便を送ったかを日本郵便株式会社が証明するサービスです。

法的効力はないものの、請求書を間違いなく送付している証拠や、売掛金の時効消滅を中断させる効果があるため話し合いで解決しない場合送付しましょう。
また、コストはかかるものの、弁護士の名前を入れて内容証明郵便を送付すれば、より高い心理的効果が期待できます。

3-3. 法的手続きを検討する

商品引き揚げや債権相殺などの方法も難しい場合は、最終手段として法的手続きを検討します。
話し合いによる解決を計る「民事調停」や、裁判所書記官が支払いを命じる「支払督促」、60万円以下の支払いを求める場合に起こせる「少額訴訟」などが方法です。

これらの方法で滞留債権の回収を図ります。

4. 滞留債権の管理での課題点

 

滞留債権の管理では、期日どおりに入金されているか確認するのはもちろん、請求書を発送するときから間違いのないように注意しなければいけません。
アナログ管理の課題を解説します。

4-1. 請求書の発送漏れ

滞留債権を生じさせないためには請求書の速やかな発送が不可欠です。
個別にエクセルのひな形で作成し、紙に印刷して発送する方法では、封入間違いや発送漏れなど、人的ミスが発生しやすくなります。

また、初歩的な計算間違いにも注意が必要です。

4-2. 請求書を郵送するリスク

請求書を郵送している場合、取引先で開封を忘れていたり、誤って破棄されたりする恐れもあります。
また、自然災害の影響により、予定通り請求書が届かず、その結果入金が遅れる可能性も否めません。

4-3. インプット間違い

売掛金の管理をエクセルで行っているなら、登録段階でのミスが考えられます。
締め日や請求金額が間違っていれば、先方に誤った督促もしかねません。

また、口座に入金があれば、その都度、目視による突き合わせが必要です。
さらに、滞留から何日経過しているか把握するなど、表示を自動化したい場合は関数の知識も不可欠です。

5. 滞留債権の発生を防ぐためにも請求書発行システムを活用しよう

滞留債権の発生理由は多々あるものの、取引先で請求書を確認し忘れていたなど、初歩的なミスが原因のケースも多くあります。請求書の発送漏れや開封忘れを防止する方法としては、請求書発行システムの利用が効果的です。

請求書発行システムなら、Web上で請求書を簡単に作成でき、メールで自動発送も可能なため、郵送事故による遅延も防げます。さらに、請求書の開封状況が確認できるため、先方への催促も容易になります。

また、紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、業務効率化だけでなく、コストの削減に役立てることが可能です。