テレワークの導入が進んでいる企業でも、経理担当だけは出社して業務に当たるケースが多々あります。請求書の発行や送付・受け取りは会社に出向く必要があり、テレワークが難しいためです。

しかし現状のシステムを見直せば、請求書処理業務もテレワークで対応しやすくなります。自社の問題点・課題を洗い出し、全社的なテレワークの導入を目指しましょう。

本記事では、テレワーク中の請求書処理の流れや、テレワークに移行するためにすべきこと、さらには請求書処理業務をスムーズに行う上での注意点を紹介します。

現在請求書処理業務が経理担当の足かせになっている企業は、ぜひ本記事で改善のヒントをつかみましょう。

1.テレワークの請求書処理の流れ

テレワーク中でも、請求書処理の基本的な流れは変わりません。請求書処理業務の一連の流れを紹介します。

1-1. 請求金額の確定

請求書には「都度請求」「締め請求」の2種類があります。請求書の種類によって金額や発光のタイミングが異なるため、種類ごとに分類しましょう。

都度請求は、売上伝票を記載した時点で請求金額が確定します。取引初回の企業や1回限りの企業はこのパターンがほとんどです。

一方締め請求は、一定期間の取引を全てまとめて請求する方法です。一定期間内に発生した取引を全てまとめて計上します。

請求の金額をどのように拾うかは、各企業のやり方次第です。ツールやExcel等で取引金額を管理している企業は、システムが自動的に請求金額を計算します。システムを立ち上げた時点で、各社への請求金額が表示されるでしょう。

1-2. 請求書の作成・発行

請求金額が確定したら、実際に請求書を作成します。Excelで集計している企業はExcel、ツールを導入している企業はツールを使って出力することとなります。

請求書については、法律で定められた様式はありません。自由に作成して構いませんが、ビジネスの証拠として残るよう、以下の点は必ず記載が必要です。

● 自社の名称
● 取引年月日
● 取引内容
● 取引金額（税込）
● 取引先名称

また、取引相手によっては「このようなフォーマットにしてください」と要望されるケースがあります。相手から何らかの要求を受けている場合は、それに合わせた対応が必要です。

1-3. 社内承認

請求書を発行したら、社内に回して承認をもらわなければなりません。このとき「印鑑をもらうためだけに出社」という不毛な事態とならないよう、請求書の電子化を行いましょう。

請求書をPDF形式で発行すれば、メールで承認を求めることが可能です。印鑑の問題はなりすまし防止機能の付いた電子印鑑を使えばよく、改ざんのリスクもありません。

スマホやタブレットから簡単に承認できるツールもあるため、テレワークのネックだった承認プロセスがスムーズになります。

1-4. 請求書の送付

請求書の送付は、相手との取り決めや相手からの要望に合わせるかたちとなります。ただし「郵送」のみしか手段がない場合、経理担当はどうしても出社が必要となります。この不都合を解消するには、「PDF化した請求書をメールで送る」のが効率的です。

Excelで作った請求書をPDF化して電子署名を付ければ、請求書としての体裁に問題はありません。

ただし、取引相手によっては「紙ベースにしてください」などと言われることがあるかもしれません。相手がデジタルなやり取りに応じない場合は、出社して請求書処理を行うこととなるでしょう。

2.テレワークの請求書処理業務をスムーズにするために必要なこと

テレワーク中の請求書処理業務を円滑に行うためには、発行プロセスのデジタル化が必須です。現在紙ベースで請求書をやり取りしている企業は、業務のデジタル化に注力してください。

請求書処理業務をスムーズに行う上でのポイントを紹介します。

2-1. 適切なICT環境の構築

まずはクラウドサーバーを導入し、社外のデバイスからでも必要なデータにアクセスできるようにしましょう。

クラウドサーバーを導入すれば、場所・デバイスを問わずにどこからでもアクセスできます。テレワーク中の共同作業も容易になり、データや書類をいちいちメール・郵送する手間がありません。

請求書の金額確定・承認がスムーズになり、請求書処理業務がスピードアップします。

2-2. 適切な請求書管理・発行システムの選択

請求書を作成するためには、取り引の記録を相手ごとにまとめ、金額を確定する必要があります。このとき請求書管理システムがあれば、いちいちデータを手で拾う必要がありません。ボタン一つで、相手ごとの請求書の作成が可能です。

ただし、請求書処理業務のどこまでをカバーするかは、システムによって異なります。「作成までしてほしい」「発送までできるようなものがほしい」など、自社のニーズに合うものを選びましょう。

2-3. 取引先への説明

テレワーク中の請求書処理をスムーズに行うには、「請求書のデジタル化」について相手の理解を得ておくことが必要です。

PDFファイルでのやり取りが認められれば、請求書をメールに添付して送ることができます。郵送処理の手間・時間がなく、出社の必要もありません。

万が一相手が渋る場合は、「紙も電子データも法的効力は変わらない」ことを伝えると、理解してもらいやすくなるでしょう。

3.請求書発行システムの導入により期待できる効果

請求書発行システムを導入すれば、請求書作成までをパソコン上で処理できます。これにより社内リソースの温存や業務効率アップ、さらには社員のワークライフバランスを実現しやすくなるでしょう。

請求書発行システム導入によって期待できるメリットを紹介します。

3-1. 社内リソースの有効活用につながる

請求書発行システムがあれば、テレワーク中の自宅から必要な処理を行えます。請求書発行にコストやマンパワーを奪われず、リソースの有効活用が可能です。

例えば請求書の作成・発送を人力で行う場合、出勤コスト・社内設備費・光熱費、さらには請求書を郵送するための郵便料金も必要となります。長い目で見れば、これらはムダなコストといえるでしょう。

また、請求書発行システムを導入すれば、ボタン一つで請求書を発行できます。経理担当は請求書の業務負担が減り、ほかの業務に注力しやすくなるのもメリットです。

3-2. 労働生産性が向上する

請求書発行・送付までが自動化されれば、業務スピードは一気に早くなります。何日もかかっていた作業が数分・数時間で終わり、労働生産性は向上します。

また、決裁の過程をデジタル化すれば、印鑑をもらうためだけに会社に行く必要はありません。会社までの往復時間・コストをムダにせずに済むのも、大きなメリットです。

3-3. ワークライフバランスの実現

経理業務がテレワークに対応できるようになれば、社員の働き方は多様化します。個人の事情にマッチした働き方ができるようになり、仕事と家庭のバランスを取りやすくなるでしょう。

また、他の社員がテレワークを実施している中「印鑑をもらうためだけに会社に行く」「請求書を発送するために会社に行く」のはモチベーションが下がるものです。システムの導入によって社員がテレワークの恩恵を受けられれば、仕事への満足度も向上します。

企業エンゲージメントが高まったり会社への愛着が湧いたりといった、よい効果も期待できるでしょう。

4.テレワーク中の請求書処理のポイント

テレワークの請求書処理では、セキュリティを徹底することが必要です。また取引相手との話し合いがうまくいかない場合は、請求書管理の外部委託を検討してもよいでしょう。

セキュリティの重要性と外部委託について、詳しく紹介します。

4-1. セキュリティ対策を徹底する

クラウドサーバーを活用して請求書処理業務を行う場合、徹底したセキュリティ対策が必要です。

● 自社専用のネットワークを保有する
● フォルダへのアクセスに制限を設ける
● 社員のセキュリティ意識向上
● セキュリティ対策ソフトの導入

重要なデータを無防備にサーバー上に置くのは望ましくありません。VPN（仮想プライベートネットワーク）を使用したりフォルダへのアクセスに制限を設けたりしましょう。それと同時にセキュリティ研修なども実施して、社員に危機管理意識をもってもらうことも必要です

また、家庭のパソコンは、常にマルウェアの脅威にさらされています。一人の社員からウイルスが広がらないよう、個々のパソコンにセキュリティ対策ソフトを入れるよう指示してください。

4-2. 受け取りについては外部委託も検討する

自社で発行する請求書を電子化しても、他社から紙ベースで請求書が送られてくることがあります。この場合、経理担当は会社に赴いて処理するしかないでしょう。

他社からの請求書処理に悩まされる場合は、請求書処理を代行してくれるサービスの活用もおすすめです。業者が紙ベースの請求書をデジタル化して保存してくれるため、経理担当がいちいち出社する必要がありません。

クラウドサーバーにデータを入れてもらえば、社外からでも簡単に請求書データにアクセスできます。

利用コスト・サービス内容を比較検討し、バランスのよいサービスを選びましょう。

5.自社に合うツールを導入してテレワークの請求書処理を効率化しよう

テレワーク中の請求書処理業務は、クラウド上で行えばスムーズです。紙ベースで請求書を発行している企業は、電子データへの移行を始めましょう。

請求書発行システムを導入すれば、一連の処理は全てオンラインで完結します。テレワークの足かせがなくなって、経理担当のワークライフバランスの向上、生産性の向上が期待できます。

産業界全体のDXが進む日本では、紙ベースから電子データへの移行が推進されています。テレワークの恩恵を全社員が受けられるよう、面倒な請求書処理業務も自動化しましょう。