新入社員の採用が決まったら、人事担当者や総務は速やかに入社手続きを進める必要があります。入社手続きの書類は郵送でやり取りできますが、重要な手続きであるため、適切な方法で送付することが大切です。

書類の種類によっては郵送を避けた方がよいものもあるため注意が必要です。本記事では、入社手続きの書類を郵送する際のポイントや、よくあるトラブルとその対策について解説します。

1. 雇用保険や社会保険関係の手続きはNG！郵送できる入社手続きの書類

入社手続きの書類は基本的に郵送できます。しかし、個人情報の取り扱いから郵送を控えた方がよい書類もあります。ここからは、入社手続きの書類で郵送が問題なく認められる書類と、郵送を控えるべき書類について紹介します。

そもそも入社手続きで何をすべきか知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

関連記事：【入社手続きのチェックリスト】従業員を雇う際に会社側が準備することとは？

1-1. 内定通知書

内定通知書は郵送による送付が可能です。法律的には内定通知書の発行に義務は生じませんが、内定通知を受けることによって、事実上の労働契約が成立します。

正当な理由がない限り、企業は従業員を解雇できないという証にもなるので、採用予定者を安心させるためにも、内定通知書を送付するのがマナーとされています。

1-2. 内定承諾書・入社宣誓書

内定通知書は、企業が採用予定者へ一方的に内定を通知するものなので、採用予定者が内定を承諾する場合は、内定承諾書に記入・捺印のうえ提出してもらう必要があります。

この内定承諾書についても、郵送により手続きができます。企業によっては「入社承諾書」「内定宣誓書」「内定承諾書」など名称が異なりますが、意味するところは同じです。

1-3. 雇用契約書・労働条件通知書

雇用契約書や労働条件通知書の交付も、郵送により対応可能です。

労働基準法第15条では、労働の契約を結ぶ際、企業が労働者に対して労働条件を明示することを義務づけています。

2019年4月より、労働条件の明示はメールやFAXでも可となりましたが、書面以外の方法で通知する場合、採用予定者の承諾が必要になります。

個別に承諾を得るのが難しい場合、書面で「労働条件通知書」を送付しましょう。

一方の雇用契約書は、採用予定者が企業側から明示された労働条件に納得したことを証明する書類のことです。

雇用契約書の発行は法律で義務づけられていませんが、後のトラブルを防ぐためにも、労働条件通知書と同封し、署名・捺印のうえ、返送してもらうのが一般的です。

参考：労働基準法15条｜e-Gov法令検索

1-4. 雇用保険、社会保険に関する書類の郵送は控える

雇用保険や社会保険の加入手続きを進める際には、従業員から雇用保険被保険者証や年金手帳・基礎年金番号通知書などの提出を受ける必要があります。これらの書類には個人情報が記載されており、非常に重要なものです。そのため、取り扱いには細心の注意を払わなければなりません。

郵送によるやり取りは、郵便事故などによって書類が紛失するおそれがあり、思わぬトラブルにつながる可能性があります。そのため、雇用保険被保険者証や年金手帳・基礎年金番号通知書の原本の郵送は避け、対面で確認するなど、より安全な方法を取るのが望ましいでしょう。

関連記事：入社手続きで必要な書類とは？種類と作成方法、添え状の書き方を詳しく解説

2. 入社手続きの書類を郵送する方法と押さえておきたいポイント

入社手続きの書類は、手続きが完了した後も保管をしなければなりません。そのため、普通の手紙を送るような方法で郵送しないことが重要です。

ここでは、郵送する方法と押さえておきたいポイントを紹介します。

2-1. 書類の郵送に使用する封筒はA4サイズで

入社手続きの書類を郵送する際は、中に入れる書類を折り曲げずに済むよう、A4サイズの封筒を準備してください。

また、他の郵便に紛れてしまう可能性も考慮し、封筒には「入社書類一式在中」などの文字を赤字で記入しておくことをおすすめします。

2-2. 添え状を作成・同封する

入社手続きの書類を郵送する際は、送付状を添えることが望ましいです。送付状に書類の一覧を記載しておくと、受け取った側が内容を一目で確認でき、書類の抜けや漏れを防止できます。

また、返送が必要な書類や署名・押印が必要な書類を送付状に明記すれば、返送忘れや手続き漏れのリスクも大幅に減らせます。このように、送付状は書類管理を円滑にし、手続きを正確に進めるための重要な手段となります。

2-3. 返信用封筒を同封する

一部書類は署名・捺印のうえ返送してもらう必要があるので、書類と一緒に切手を貼った返信用封筒も同封します。

入社手続きの書類には、採用予定者の氏名や住所といった個人情報が記載されているので、中身の見えない封筒を使用するのがベストです。

2-4. 追跡サービスを利用できる郵送方法を選ぶ

入社手続きの書類が確実に配送されたかどうか確認できるよう、送達を確認できる追跡サービスに対応した郵送方法を選びましょう。

追跡サービスは一般書留や簡易書留、特定記録郵便などで利用できます。

2-5. 返送された書類のチェックリスクをまとめておく

入社手続きの書類の中には、内定承諾書や雇用契約書のように返送が必要なものがあります。「署名・押印済みか」「証明書が同封されているか」など、あらかじめ返送書類のチェックリストを作っておくと、抜け漏れなくスムーズに確認できるでしょう。

当サイトでは、回収すべき書類の一覧から入社手続きの実際の流れまでを一冊にまとめた「入社手続きマニュアル」を無料で配布しています。 入社手続きをスムーズに進めたい！とお悩みの方は、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

3. 入社手続きの書類を郵送する際に起こりがちなトラブルとその対策

入社手続きの書類を郵送する際に起こり得るトラブルとその対策をあらかじめ把握しておくことで、問題発生時にも迅速かつ適切に対応でき、手続きをスムーズに進められます。

3-1. 遠方からの入社で重要書類の手渡しができない

昨今の働き方改革の影響もあり、リモート入社を導入する企業は増えています。遠方に居住する従業員の場合、雇用保険や社会保険などの重要書類を直接手渡しするのが難しいことがあります。このような場合、多くは郵送でのやり取りとなります。

入社手続きに必要な書類を郵送する際は、まず法令や社内規程で郵送が認められているかを確認することが重要です。また、個人情報の流出を防ぐため、追跡可能な方法で送付することが望ましいです。さらに、郵送中の盗難や破損などのリスクに備えて、保険が付帯したサービスを利用すると安心でしょう。

参考：郵便物として差し出すことができないもの｜日本郵便株式会社

3-2. 追跡番号を忘れてしまう

入社手続きの書類を追跡サービスで郵送する場合でも、追跡番号を控えていなければ配達状況を確認できません。そのため、郵送後は必ず社内システムや記録簿に追跡番号を登録し、誰でも確認できる状態にしておくことが重要です。具体例としては、郵送直後に番号を写真で保存したり、送付状に追跡番号を記入して添付したりする方法があります。

万が一追跡番号を控え忘れた場合は、速やかに郵送業者に連絡し、配達状況の確認や再送手続きの指示を受けましょう。また、社内では追跡番号が確認できない場合の対応フローをあらかじめ定めておくと、トラブル時でもスムーズに対応できます。

3-3. 従業員から書類が返送されない

従業員から必要書類が返送されない場合、まずはメールや社内連絡ツールなどで、返送期限のリマインドをおこないましょう。「返送が遅れると手続きに影響が出る可能性がある」など、理由を添えると効果的です。

それでも期限を過ぎても返送がない場合は、電話での催促も検討します。この際、丁寧に状況を確認しつつ、従業員が手続きに困っていないか、必要書類の内容に不明点がないかなども確認すると、トラブル防止につながります。

なお、返送の遅れは従業員側の手続き漏れだけでなく、郵送トラブルが原因となっている場合もあります。そのため、郵送時には追跡サービスを活用して配達状況を確認し、万が一遅延や紛失が疑われる場合は郵送業者に問い合わせるとよいでしょう。

3-4. ゆうパックで「信書」を郵送しようとする

法律上、次のようなサービスを利用して信書を送ることは禁止されています。

• ゆうパック
• ゆうメール
• ゆうパケット
• クリックポスト

なお、信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです（郵便法第4条第2項）。例えば、申請書や依頼書、契約書、承諾書などが該当します。信書を送付する場合は、普通郵便や書留など、信書の送付が認められた郵便サービスを利用することが必要です。

参考：郵便法第4条第2項｜e-Gov法令検索

参考：信書の送付について｜日本郵便株式会社

4. 入社手続きの書類の電子化を検討しよう

入社手続きの書類は、郵送だけでなく電子化して送付することも可能です。ここでは、書類を電子化して送付する際のメリットや注意点について解説します。

4-1. 入社手続きの書類を電子化するメリット

入社手続きの書類を電子化すると、メールや専用システムを通じてやり取りが可能となり、封筒代や切手代などの郵送コストを削減できます。紙の書類を印刷して郵送・回収する作業が不要になることで、事務担当者の手間を大幅に軽減し、業務効率の向上にもつながります。

また、電子システム上で手続きの進捗状況をリアルタイムに可視化できるため、「誰がどの書類を提出済みか」「未提出の書類は何か」を容易に把握できます。これにより、確認作業にかかる時間を短縮できるだけでなく、手続き漏れの防止にも役立ちます。

さらに、電子データで管理すれば、紙の書類で起こりがちな紛失や破損のリスクを低減できます。重要書類の保管場所や管理方法に悩む必要がなくなり、セキュリティ面でも安心です。

4-2. 入社手続きの書類を電子化する際の注意点

入社手続きの書類の中には、電子化にあたって一定の条件が定められているものがあります。例えば、労働条件通知書は労働者の同意がなければ電子化できません（労働基準法施行規則第5条）。そのため、同意が得られない場合に備え、従来通りの手渡しや郵送による対応も並行しておこなえる体制を整えておくことが重要です。

さらに、電子化には情報セキュリティ上のリスクも伴います。不正アクセスやシステム障害により、個人情報の漏えいや書類の改ざんが発生する可能性があります。これを防ぐために、専用システムを導入し、アクセス権限の厳格な管理、定期的なバックアップ、暗号化などのセキュリティ対策を徹底することが大切です。

参考：労働基準法施行規則第5条｜e-Gov法令検索

関連記事：入社手続きを電子化するメリット・デメリットや管理システムについて解説

5. 入社手続きの書類を郵送する際は送付する書類の種類や郵送方法に注意しよう

入社手続きに関する書類を郵送でやり取りする場合は、確実に届いたかどうかわかるよう、郵便物を追跡できる簡易書留や特定記録郵便で送付するのがポイントです。

ただし、追跡サービスを利用しても郵便事故のリスクを完全に排除することはできません。そのため、雇用保険被保険者証や年金手帳・基礎年金番号通知書などの重要書類は、郵送でのやり取りを避けるのが安全です。採用予定者から書類が返送されたら、署名・捺印の有無や添え状の内容をチェックし、不備がないかどうかしっかり確認しましょう。