従業員を採用した時におこなう入社手続きの中には、期限が設けられているものもあります。

期限までに手続きを済ませないと、新入社員の労働環境や生活に支障をきたすおそれがあるので、採用が決まったら速やかに手続きを開始することが大切です。

ここでは、入社手続きをいつまでにおこなうべきか、もし遅れた場合はどんなリスクがあるのか、入社手続きが遅れた場合の対処法などについて解説します。

1. 入社手続きはいつまで？社会保険や各種税金の対応期限は？

入社手続きは多岐に渡りますが、申請や届出の期限はそれぞれ異なります。いずれも重要な手続きですが、同時進行が難しい場合は、申請手続きが迫っているものから優先的に着手しましょう。

ここでは、入社手続きの種類ごとに届出や申請の期限をまとめているので、総務担当者は確認しておきましょう。

1-1. 出勤簿・労働者名簿・賃金台帳の作成は雇用開始日から

法定三帳簿と呼ばれる労働者名簿と賃金台帳、出勤簿は労働基準法第107条・第108条・第109条および労働基準法施行規則第54条により作成・保管が義務づけられているため、従業員を採用したら全従業員の分を必ず作成しなければなりません。

法令上「雇用開始日までに作成しなければならない」との明文規定はありませんが、労働者を雇い入れた時点で記載事項が発生するため、実務上は雇入れと同時に整備することが求められます。

1-2. 社会保険の手続きは雇用開始から5日以内

健康保険および厚生年金保険の被保険者資格取得届の提出は、健康保険法第48条および厚生年金保険法第27条に基づく義務です。一般的には入社日が資格取得日となるため、雇用開始日から5日以内の手続きが必要となります。

加入手続きに必要な「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」は、年金事務所または健康保険組合に備え付けられているものを利用するか、あるいは日本年金機構のHPから書式をダウンロードすることもできます。

なお、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は、以下3つの方法のいずれかで提出します。

• 年金事務所または健康保険組合の窓口に提出（組合管掌健康保険に加入の事業所はそれぞれの保険者に手続きが必要です）
• 郵送で提出
• 電子申請

短期間での提出のため対応が遅れる可能性が考えられ、人によっては郵送に手間取ってしまったり窓口に行けないなどのケースがあるかもしれません。郵送や手渡しでやっていると、修正が発生した際に、手続きが間に合わない可能性が高くなります。システム化すれば、すぐに差戻・提出ができるので導入を検討してみましょう。入社手続きの電子化が気になる方は、以下の記事をご覧ください。

参考記事▶入社手続きを電子化するメリット・デメリットを徹底解説

添付書類は特にありませんが、配偶者や子どもなどの被扶養者がいる場合は、別途「健康保険被扶養者（異動）届」を提出してもらう必要があります。その場合には添付書類が必要になります。

また、被扶養者が20歳以上60歳未満の配偶者の場合は、「国民年金第3号被保険者関係届」も合わせて出してもらいましょう。

社会保険の手続きが5日以内に間に合わない場合は？

社会保険の加入条件を満たしているにも関わらず未加入者がいた場合は、2年前までさかのぼって加入できます。ただし、未加入期間の社会保険料を一括で請求される可能性が高いです。

詳しくは「4-2. 社会保険の手続きが遅れた場合」で説明しているので確認してください。

1-3. 雇用保険の手続きは雇用日の翌月10日まで

雇用保険の加入手続きは、雇用した日の翌月10日までが期限です。

雇用した日が月始めなら1ヵ月ほど猶予がありますが、月末に雇用した場合は10日ほどしか時間がないので、優先的に手続きを進めましょう。

雇用保険の手続きに必要な「雇用保険被保険者資格取得届」は、ハローワークの窓口でもらうか、ハローワークインターネットサービスから書式をダウンロードして使用します。

必要事項の記入は人事・採用担当者がおこないますが、「個人番号」や「被保険者番号」は、従業員のマイナンバーカードや雇用保険被保険者証を確認しないと記載することができません。

そのため、事前にマイナンバーカードの写しや、雇用保険被保険者証を提出してもらう必要があるため、余裕を持って必要書類の提出を求めましょう。

1-4. 所得税・住民税関係の手続きは最初の給与計算・支払日まで

配偶者や被扶養者がいる従業員は、配偶者控除や扶養控除の適用対象となります。

実際に控除を受けられるかどうかは配偶者や被扶養者の年収・年齢などによって異なりますが、配偶者または被扶養者の有無や状況を確認するために、従業員には必ず「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらいます。

月々の給与から差し引かれる源泉徴収税は、これら控除の有無によって変動するので、必ず初回の給与支払日までに書類を提出してもらいましょう。

あわせて、従業員から申告された控除対象扶養親族などの状況や月給、徴収税額などを記録する「給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿」を初回の給与計算日までに作成し、会社に保管しておきます。

2. 入社時に社会保険や税金の手続きで必要となる書類

先述した通り、各種保険や税金の申請手続きには、あらゆる書類を提出する必要があります。書類がそろっていないと手続きを進めることができず、中には提出期限を過ぎてしまうものが出てくるかもしれません。

そうなった場合、担当者にはさらなる業務負担がかかるため、事前に回避できるよう書類を確認しておきましょう。

ここでは、入社時に社会保険や税金の手続きで必要となる書類を解説します。

2-1.社会保険の手続きで必要な書類

健康保険や厚生年金といった社会保険の手続きで必要な書類は、以下の3点です。
配偶者の有無など世帯構成や、加入する健康保険によって、提出してもらう書類の数は異なるので注意しましょう。

1. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届とは、社員が社会保険に加入する場合に提出が必要な書類です。

社員に作成してもらう必要はなく、企業側で用意する書類になります。

2. 健康保険被扶養者（異動）届

新入社員に配偶者や子どもなど被扶養者がいる場合に必要な書類です。協会けんぽ管掌事業所の場合は、健康保険の被扶養者（異動）届と国民年金第3号被保険者関係届（下記3の書類）が一体となった書類を提出することになります。

3. 国民年金第3号被保険者関係届

健康保険組合などに加入する新入社員の配偶者が、国民年金の第3号被保険者に該当する場合に必要な書類です。

第3号被保険者は、日本国内に住んでいる20歳以上60歳未満で、原則年収130万円未満の方が加入できます。

2-2.雇用保険の手続きで必要な書類

雇用保険の手続きで必要となる書類は以下の通りです。雇用形態に応じて、必要書類は異なるので注意しておきましょう。

1. 雇用保険被保険者資格取得届

社員を新たに雇った際、ハローワークに提出する書類です。

外国人を雇用する場合には、在留資格、在留期間、国籍・地域等の記載も必要です。

また、令和2年3月以降新たに雇用する場合、在留カード番号の届出も必要となっているので注意しましょう。

2. 雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、前職で雇用保険の被保険者だった場合、資格取得届に記入するために必要な書類です。

雇用保険の番号を知るために必要なものですが、雇用保険被保険者証を紛失した場合には離職票でも番号を確認することができますし、ハローワークで再発行することも可能です。

3. 労働者名簿

労働者名簿は、労働基準法によって作成・保管が義務付けられている書類です。

入社時に1人に対して1枚作成し、労働者の情報に変更があった場合には修正する必要があります。

4. 出勤簿またはタイムカード

出勤簿またはタイムカードには、「氏名」「出勤日」「出勤日ごとの始業・終業時刻、休憩時間等」を記載します。

労働者名簿同様、作成が義務付けられているので確実に作成しておく必要があります。

5. 雇用契約書または雇入通知書（有期契約労働者やパートタイマーの場合）

雇入通知書とは、「賃金」や「労働時間」などの労働条件を明示した書類です。

有期契約労働者やパートタイマーの方が雇用保険に加入する場合には、本書類の提出が必要となる場合があります。

6. 派遣契約書（派遣労働者の場合）

派遣契約書とは労働者と派遣会社の間で結ばれる契約書で、雇入通知書と同様、労働条件を明示した書類です。

派遣労働者が雇用保険に加入する場合には、本書類の提出が必要となる場合があります。

なお、「3. 労働者名簿」～「6. 派遣契約書（派遣労働者の場合）」については、事業主として初めて雇用保険被保険者資格取得届をする際、届出期限を過ぎている場合など、特定の場合でのみ必要になる場合があります。基本的には雇用保険被保険者資格取得届のみ提出することになります。

2-3.所得税・住民税の手続きで必要な書類

1～2の書類は給与計算に使うため提出の必要はありません。しかし、3の給与所得者異動届出書は期日までに提出するため注意しましょう。

1. 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

本書類を提出することで、所得税の扶養控除等の控除を受けることが可能です。
社員の配偶者や扶養家族の所得状況を記載する必要があり、その状況に応じて毎月の給与から引かれる控除額が決まります。

2. 源泉徴収票

前職での給与と、いくら所得税を支払っているかを確認するための書類です。
年末調整をおこなう際に必要となります。

3. 給与所得者異動届出書

給与所得者異動届出書とは、住民税の支払いを前の職場から継続して特別徴収でおこなう場合に、前職の会社から引き継いで提出する書類です。一般的には退職した翌月の10日までに市区町村へ提出する必要があります。

期限を過ぎてしまった場合には、「特別徴収への切替申請書」が必要となるので注意しましょう。

当サイトでは、ここまで紹介した入社手続きに必要な書類に加えて、対応フローを詳しくまとめた資料を無料で配布しております。 複雑な入社手続き対応にお困りの方は、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

3. 入社手続きが遅れる原因

入社手続きが期限に間に合わない原因は、担当者個人の確認不足や作業漏れだけではありません。実際には、社内の業務フローや情報共有の設計に構造的な問題があり、その結果として社会保険や雇用保険の届出が後手に回るケースが多く見られます。

特に、入社日が確定しないまま準備を進めている、必要書類の回収を入社者任せにしている、部署間の役割分担が曖昧であるといった運用は、遅延を恒常化させる要因になります。

ここでは、入社手続きが遅れる原因について解説します。

3-1. 入社日が確定しないまま手続きを進めている

中途採用では、内定後に現職の退職日が変更になったり、引継ぎ状況によって入社日が後ろ倒しになったりすることが少なくありません。しかし、入社日が正式に確定していない状態で手続きを進めると、資格取得日をいつに設定するのかが曖昧になり、結果として届出作成や提出が遅れる原因になります。

また、入社日が確定してから書類回収を開始する運用になっている場合、実質的な準備期間が極端に短くなり、期限直前で慌ただしく処理することになるでしょう。

社会保険や雇用保険の手続きは、入社日を基準に期限が定められているため、入社日確定前に準備できる書類回収や情報整理をあらかじめ進めておく体制が必要です。

3-2. 必要書類の回収を従業員任せにしている

入社手続きで必要となる書類は、健康保険や厚生年金、雇用保険、税務関係など多岐にわたります。これら書類準備を入社する従業員に委ねていると、提出が遅れたり不備が生じたりする可能性が高まります。

特に、雇用保険被保険者証や源泉徴収票などは、本人が重要性を十分に認識していない場合、優先順位が下がりやすい傾向があります。その結果、人事側では必要情報がそろわず、資格取得届の提出期限に間に合わない事態が発生することもあるので注意しましょう。

提出期限を明示し、回収状況を一覧で管理する仕組みを設けなければ、担当者の催促業務が属人化し、同様の遅延が繰り返されやすくなります。

3-3. 人事・現場・経理の連携不足

入社手続きは、人事部だけで完結する業務ではありません。採用担当者や配属先の現場責任者、給与計算を担当する経理部など複数の部署が関与します。しかし、誰がどの情報をいつ共有するのかが明確でない場合、情報伝達の遅れがそのまま手続き遅延につながります。

例えば、入社日変更の連絡が人事に届くのが遅れれば、社会保険の資格取得日にも影響が出ます。また、給与額の確定が遅れれば、税務処理にも支障が生じるかもしれません。

各部署の役割と連絡タイミングを明確に定め、手続き工程を可視化しておかなければ、個々の担当者の注意だけで遅延を防ぐことは難しくなるでしょう。

4. 入社手続きにかかる時間の目安

入社手続きにかかる時間を把握しておかないと、いつから準備を始めれば間に合うのかがわかりません。早く準備をすればよいだけですが、他の業務と並行しながらおこなう場合は、時間の余裕がない可能性もあります。

ここでは、パターン別で入社手続きにかかる時間の目安を解説するので、いつまでに準備を始めなければならないのかを逆算しておきましょう。

4-1. パターン①中途入社者で在職中

在職中の中途入社者が入社手続きに要する期間は、内定通知への承諾から初出勤日までおおよそ3ヶ月程度が一つの目安です。多くの場合、前職の就業規則で退職の申し出期限が「退職希望日の1ヶ月前」などと定められているので、実務上は引き継ぎ期間を含めて2〜3ヵ月を要するケースが一般的です。ただし、管理職や専門職など、担当業務の専門性が高いポジションでは後任選定や業務移管に時間がかかるため、さらに長期化する可能性もあるので注意してください。

また、入社日が確定するまで社会保険や雇用保険の資格取得日を確定できない点に注意が必要です。現職の源泉徴収票や雇用保険被保険者証の回収時期も、退職日以降になることがあります。

遅延をしないためには、入社前に回収可能な書類と退職後でなければ取得できない書類を整理し、チェックリスト化しておくことがポイントです。

4-2. パターン②中途入社者で離職中、もしくは新卒入社者

離職中の中途入社者や新卒入社者の場合、内定承諾から入社日までの期間はおおよそ1〜2か月程度が一般的な目安です。

このパターンの場合は引き継ぎが不要なため、雇用契約締結や必要書類の提出、マイナンバーの回収などを比較的短期間で進めることが可能です。企業側としても、入社日を確定させやすく、社会保険や雇用保険の資格取得届の準備を前倒しで進められる利点があります。

ただし、新卒入社者の場合は卒業証明書の提出時期や住民票の異動、健康診断の受診などの学生特有の手続きが発生します。離職中の中途入社者については、失業給付受給中であれば雇用保険の資格喪失日との整合性確認も必要です。

入社までの期間が短い分、書類回収が遅れると一気にスケジュールが逼迫するため、内定時点で必要書類一覧と提出期限を明示し、回収状況を管理する体制整備が重要となります。

5. 入社手続きが間に合わない場合に考えられるリスク

入社手続きは、労働契約の成立に伴い発生する法定義務を適切に履行するための重要な業務です。社会保険・雇用保険の資格取得届、法定三帳簿の整備、税務関連書類の回収などは、それぞれ法令に基づく期限や保存義務が定められています。

これらが期日どおりに完了しない場合、行政指導や遡及徴収、罰則適用といった法的リスクだけでなく、従業員の不信感や労務トラブルの発生にもつながるため注意が必要です。

ここでは、入社手続きの遅延によるリスクについて解説します。

5-1. 法定三帳簿の作成が遅れた場合

法定三帳簿である労働者名簿、賃金台帳、出勤簿（労働時間の記録）は、労働基準法に基づき作成および保存が義務づけられている重要書類です。労働者名簿は労働基準法第107条、賃金台帳は第108条、出勤簿等の記録は第109条および労働基準法施行規則第54条に根拠があり、いずれも事業主に作成・保存義務が課されています。

保存期間は原則5年間（当面は経過措置により3年間）とされており、監督署の調査時には速やかに提示できる状態で管理しておくことが求められます。

これらの帳簿の作成が遅れた場合、労働基準法違反となる可能性があり、同法第120条により30万円以下の罰金が科されることがあります。実務上では、直ちに刑事罰が適用されるケースは多くありませんが、是正勧告や指導の対象となり、改善報告書の提出を求められる可能性もあるので注意しましょう。

また、未払残業代請求や労働時間に関する紛争が発生した際に、企業側が不利な立場に置かれるリスクも高まります。法定三帳簿は「雇用開始日から必ず作成」と明確に期限が条文で示されているわけではありませんが、実務上は雇入れと同時に記載を開始できる体制を整えておくことが重要です。

5-2. 社会保険の手続きが遅れた場合

法人および従業員を常時5人以上使用している一部の業種を除いた個人の事業所は、社会保険に加入することが義務づけられています。

社会保険は2年前までさかのぼって加入できるので、手続きされないまま長期間が経過した場合、過去2年にわたる社会保険料を一括で請求される可能性があります。

社会保険料は企業と従業員で折半して支払いますが、過去2年分ともなるとかなりの高額になるため、従業員との間でトラブルが発生するおそれがあります。

また、健康保険法第208条では、正当な理由なく被保険者の資格の取得に関する事項を届け出なかった場合、「6ヵ月以下の拘禁刑又は50万円以下の罰金に処する」と定めています。

さらにニュースやSNSなどで社会保険未加入が報じられた場合、社会的な信用も失い、今後の経営に大きな支障を来すリスクがあります。

5-3. 雇用保険の手続きが遅れた場合

雇用保険は、1週間の所定労働時間が20時間以上かつ31日以上の雇用見込みがある従業員を雇用した場合、加入が義務づけられています。

雇用保険の加入手続きをおこなわなかった場合、雇用保険法第83条により「6ヵ月以下の拘禁刑又は30万円以下の罰金」が科せられる可能性があります。

社会保険同様、雇用保険も2年前まで遡って手続きをおこなえますが、紙でおこなう申請の場合は、紙の印刷から郵送にどうしても時間がかかってしまいます。そういった際には電子申請の導入を検討するのがよいでしょう。電子申請であれば、手元の電子機器から申請可能なため、場所や時間を選ばずに申請が完結するので遅延を避けるためには役立つ手段です。

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5-4. 控除の手続きが遅れた場合

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の提出が遅れた場合、その従業員は年末調整の対象外になります。

扶養控除が適用されると節税になるので、手続きが遅延すると本来より高い税金を払わなければなりません。

1月31日までなら再年末調整をおこなうことが可能ですが、それ以降は従業員本人に確定申告してもらうことになるため、会社側のミスで遅延した場合はトラブルのもとになる可能性があることを理解しておきましょう。

6. 入社手続きが遅れた場合、遅延理由書が必要になることもある

入社手続きが間に合わないとしても、なるべく早く手続きを完了させるようにしましょう。

手続きが遅れた場合、追加で書類の提出を求められることがあります。さらに、入社手続きの遅延が6ヵ月以上に及んだ場合には、遅延の理由を記載した「遅延理由書」の提出が必要となります。

遅延理由書の作成には手間がかかるので、追加書類の提出を求められないように、時間に余裕を持って必要な手続きをおこなうことが大切です。
遅延をしてしまった場合でも、気付いた時点で速やかに手続きをおこなうことで、不要な手間を省けます。

7. 入社手続きを期限までに完了させよう！

入社時に必要な雇用保険や社会保険の加入手続き、および控除の申請手続きなどは、それぞれ提出期限が設けられています。

期限を過ぎても遡って申請することは可能ですが、添付書類が増えたり、従業員との間にトラブルが発生したりするリスクがあるため、期限内に手続きを済ませることを心がけましょう。

提出書類についても解説しているので、どの書類をいつまでに提出してもらうのか計画を立てておくとよいでしょう。修正してもらうことも踏まえて、できるだけ早めに書類を回収しておくのがおすすめです。